PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DEL PASIVO PARA PUNTOS DE VENTA Y CENTROS DE DISTRIBUCION CON SISTEMA SAP

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1 PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DEL PASIVO PARA PUNTOS DE VENTA Y CENTROS DE DISTRIBUCION CON SISTEMA SAP Código: POL 0005 Estado: A Versión: 2 Proceso: Logística DOCUMENTO NO CONTROLADO Fecha: Mayo 29 de 2009 Elaboró: Mauricio J. Cerón Freyle Cargo: Profesional de Métodos y Procedimientos Revisó: Jaime Moreno Cargo: Gerente Comercial Aprobó: Javier Quimbayo Glen Cargo : Director Nacional de Cuentas por Pagar TABLA DE CONTENIDO Error! Argumento de modificador desconocido. 1. Objeto. 2. Alcance. 3. Definiciones. 4. Condiciones Generales. 5. Responsabilidades. 6. Contenido. 7. Anexos. 8. Control de Cambios. Error! Argumento de modificador desconocido. 1. Objeto : 1

2 Establecer el procedimiento que deberá cumplirse para la liquidación de los pedidos de mercancía recibidos en la compañía, con el fin de determinar correctamente el pasivo a pagar al proveedor. 2. Alcance: Este procedimiento es de aplicación en los Centros de Distribución y Puntos de Venta de la compañía, con sistema SAP. 3. Definiciones: Liquidación del Pasivo: Es el proceso mediante el cual se determina el valor correcto del pasivo a pagar a un proveedor, por concepto de un pedido despachado. 4. Condiciones Generales : La liquidación de un pedido debe iniciarse inmediatamente el recibidor efectúe el ingreso de la mercancía en la terminal portátil. En caso en que se detecte que el recibidor dió ingreso en el sistema a una cantidad mayor a la físicamente recibida, y no se haya efectuado aún la liquidación del pasivo o el despacho de la mercancía recibida, antes de iniciarse el proceso de Liquidación del pasivo deberá aplicarse una devolución con referencia a una entrada de mercancía, a fin de establecer en el sistema las cantidades exactas de mercancía recibida (Ver Manual de Usuario P920_CDLT_020_Devoluciones a Proveedores con Referencia a una entrada de Mercancía), en caso que se haya liquidado el pasivo o despachado la mercancía, se deberá informar al Jefe de Recibo y al Gerente de Negocio con el fin de establecer la sanción correspondiente al recibidor. Conciliación entre Factura del Proveedor y la Entrada de Mercancía Toda factura de proveedor que se vaya a liquidar deberá conciliarse en el sistema contra el ingreso de mercancía: Formato Novedades en el Recibo si las hay) y la Órden de Compra, teniendo en cuenta cantidades recibidas, precios, descuentos e impuestos fijados en la orden de compra (Ver Manual de Usuario P920_MM_18_Registro de Factura Retail). Diferencias entre la Factura del Proveedor y la Liquidación de la Compañía - Tratamiento El análisis de las diferencias que se pueden presentar entre el valor facturado por el proveedor, y el valor según la liquidación de la compañía, además de la forma de proceder ante estas dependiendo del motivo de la diferencia se encuentra en el Instructivo Tratamiento de Diferencias en la Liquidación del Pasivo. Contabilización de la Factura 2

3 El proceso de registro y contabilización de facturas efectuado generará un pasivo pero solo hasta cuando en el área de Cuentas por Pagar se verifique la información de las facturas, la obligación del acreedor estará liberada para pago. Envío de Documentación a Cuentas por Pagar Los originales de las facturas deberán enviarse al Departamento de Cuentas por Pagar antes del final de la tarde del día siguiente al recibo y liquidación de los pedidos despachados por los proveedores, junto con los Formato Novedades en el Recibo (Si las Hubo), el Reporte de Autofacturación de las Devoluciones (Ver Manual de Usuario P920_MM_23_Autofacturación de las Devoluciones), el Formato Origen de Diferencias en Facturas (Si aplica) y las Salidas de Mercancía relacionadas con las devoluciones a proveedor. Las liquidaciones deberán efectuarse con la fecha real de recibo de la mercancía, se deberá tener en cuenta esta situación especialmente en los casos en que la liquidación se realice en una fecha distinta a la del recibo de la mercancía, ya que el sistema SAP siempre registra por defecto la fecha del día en que se ejecuta la liquidación. Revisión de Documentos y Registros en Cuentas por Pagar Toda factura contabilizada en el Punto de Venta queda automáticamente bloqueada para pago en el sistema, por tal motivo, en el área de Cuentas por Pagar se deberán desbloquear según lo establecido en el Manual de Usuario P920_MM_18_Registro de Factura Retail, previa revisión de: Factura Original. Firma y Sello del recibidor en la factura. Firma del Recibidor y Liquidador en la Orden de Compra. Consistencia entre el valor a pagar registrado en el sistema, orden de compra y factura física. Registro correcto del número de factura en el sistema. Total de las diferencias en el Formato Origen de Diferencias en Facturas, contra los registros físicos de las reducciones de facturas. En caso de encontrarse inconsistencias en el registro sistematizado de la factura, se deberá devolver la documentación al Punto de Venta para su correspondiente corrección. 5. Responsabilidades: El Liquidador(a) es responsable por : Liquidar los pedidos de mercancía recibidos de manera adecuada y en la misma fecha en que se recibe la mercancía. Conciliar la factura del proveedor contra el registro de la entrada de mercancía y la información de la orden de compra, hayando el motivo de las diferencias encontradas y registrandolas en la factura, orden de compra, sistema y el Formato Origen de Diferencias en Facturas. 3

4 Efectuar las acciones correspondientes frente a las diferencias que se encuentren en la liquidación del pasivo, según lo registrado en el Instructivo Tratamiento de Diferencias en la Liquidación del Pasivo (SAP). Imprimir el reporte de Autofacturación de las Devoluciones. Enviar oportunamente al Dpto. de Cuentas por Pagar, las facturas, copia del Formato Novedades en el Recibo (Si los hay), el Listado de Autofacturación de las Devoluciones, y el Formato Origen de Diferencias en Facturas. La liquidación de todas las compras efectuadas. Reportar errores en el recibo de mercancía cometidos por los recibidores, lo cuales afectan la liquidación del pasivo, al Jefe de Recibo / Director Regional de Logística / Gerente de Negocio, con el fin de que se tomen las medidas al respecto. El Encargado de las Devoluciones es responsable por: Entregar diariamente al Liquidador(a) las Salidas de Mercancía, de acuerdo a las cantidades relacionadas en el Reporte de Autofacturación de las Devoluciones. El Director Regional de Logística / Gerente de Negocio es responsable por: Supervisar la oportuna y correcta liquidación de los pedidos de mercancía recibidos en el centro a su cargo. Realizar en el sistema las devoluciones con referencia a una entrada de mercancía, establecer la responsabilidad de los recibidores en los registros errados de ingreso de mercancía, y tomar las medidas preventivas y correctivas a que haya lugar. Coordinar con Gestión Humana las sanciones a lugar para los recibidores que afecten la liquidación del pasivo por errores en el recibo de mercancía. 6. Contenido : Ver flujograma. 7. Anexos : Manual de Usuario P920_CDLT_020_Devoluciones a Proveedores con Referencia a una entrada de Mercancía Formato Novedades en el Recibo Manual de Usuario P920_MM_18_Registro de Factura Retail Manual de Usuario P920_MM_23_Autofacturación de las Devoluciones Instructivo Tratamiento de Diferencias en la Liquidación del Pasivo (SAP) 4

5 8. Control de Cambios : La versión 2 de este procedimiento presenta las siguientes variaciones respecto a la primera versión: Se actualiza el procedimiento según las condiciones relacionada con el sistema SAP. Se amplía el alcance para que aplique a Centros de Distribución y Tiendas. Se incluye la realización de devoluciones con referencia a una entrada de mercancía, con el objeto de corregir posibles errores de los recibidores al momento de dar ingreso a la mercancía. Se incluye la forma de mostrar los ajustes a la facturación del proveedor físicamente tanto en la factura como en la orden de compra. Debido al cambio de sistema se elimina el informe preliminar y de validación del pasivo, así como el Formato de Transferencia / Devolución, el cual se cambia por la impresión de la Salida de Mercancía. La actualización del pasivo se efectuará automáticamente al finalizar la conciliación de la factura contra la entrada de mercancía y la información de la orden de compra. Se incluye como soporte de la reducción de facturas la Nota de Reclamación al proveedor y el Formato Origen de Diferencias en Facturas. Se establece como política no ajustar la información de la orden de compra cuando esto implique un mayor valor a pagar para la compañía, solo se aplicarán reducción de facturas u ordenes de compra. Se elimina el informe de cierre de la bodega. 5