Outlook 2010 Administrar eficazmente el correo electrónico - Versión digital

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1 Administrar la avalancha de correos A. Introducción 9 1. El correo electrónico: una herramienta de comunicación formidable 9 2. Administrar el correo electrónico: una tarea difícil de un tiempo a esta parte Quiénes son los «invasores» de su bandeja de entrada? 11 a. Algunas cifras para estudiar el problema 11 b. Introducción 11 c. Alguien le ha escrito 12 d. s masivos y mensajes de servicio Diagnóstico: quién le ha escrito? 14 a. Presentación del diagnóstico 14 b. Buscar todos los mensajes recibidos durante el último mes 14 c. Agrupar los mensajes por remitente 18 d. Analizar los resultados Objetivo de este capítulo: «dominar» su bandeja de entrada Principios básicos 23 B. Manos a la obra: ordenar los mensajes entrantes Bases de su funcionamiento Organizar las carpetas 26 a. Presentación 26 b. Crear una carpeta dentro de la raíz 28 c. Mover una carpeta 30 d. Otras acciones en una carpeta 32 e. Mover los mensajes 33 f. Archivar los mensajes Reglas de clasificación alternativas Clasificación alternativa Aplicar una clasificación automática 36 a. Configuración de una regla de clasificación 36 b. Las reglas expandidas 38 c. Generalización de las reglas de clasificación a todos los mensajes entrantes 47 1/6

2 C. Jerarquizar y tratar las peticiones Puesta en marcha Terminar manualmente la clasificación de la bandeja de entrada 48 a. Principio 48 b. Las funciones que le van a facilitar la vida Administrar los mensajes que requieren tratamiento (pendientes) 58 a. Principio 58 b. Las funciones que le van a facilitar la vida 59 D. Cómo gestionar mejor sus s en pocas palabras Reglas y principios Metodología 65 Comunicarse mejor por A. Introducción Ecología aplicada a los s 69 a. Vista previa de la situación 69 b. Los errores del sistema 70 c. Un poco de ecología Diagnóstico: qué tipo de interlocutor es usted? 75 a. Objetivos 75 b. Buscar en los mensajes enviados 76 c. Agrupar los mensajes por destinatarios 78 d. Los destinatarios en copia 82 e. Las respuestas a los mensajes 84 f. Los mensajes reenviados 86 g. Los mensajes sin asunto Determine su perfil Objetivo de este capítulo: comunicarse mejor por Principios básicos 90 B. Limite el impacto de sus s 91 2/6

3 1. Elegir a los destinatarios 91 a. Cuál es el objetivo de su mensaje? 91 b. Restringir el número de destinatarios 92 c. Adaptar al contexto Reglas para asignar las direcciones 94 a. El mensaje inicial 94 b. Las respuestas Elegir el medio adecuado El uso correcto de la función Reenviar Atención a los documentos adjuntos 97 C. Eche un cable a sus interlocutores Definir el asunto del mensaje Modificar los asuntos y separar las conversaciones Definir claramente los papeles de los destinatarios Las confirmaciones de recepción 101 a. Pedir confirmación de recepción 101 b. Pedir confirmación de recepción 102 D. Algunos trucos y reglas de uso Utilice los grupos de contactos Evite los mensajes largos Un solo tema por mensaje Firme los mensajes 105 a. Por qué firmar los mensajes? 105 b. Utilizar las firmas predeterminadas Cuide el lenguaje, la ortografía y la gramática Reglas clásicas de uso Conflictos, irritación y escalada de mensajes Cuidado con las «trampas» 113 E. Actuar a nivel de empresa 114 Optimizar el entorno de trabajo 3/6

4 A. Introducción 119 B. Adaptar su entorno de trabajo Personalizar la visualización de Outlook 119 a. Temas, fuentes y color 119 b. Panel de lectura 122 c. Panel de navegación 124 d. Barra de tareas pendientes 124 e. Panel de personas 126 f. Cambio rápido de la vista Personalizar Outlook en función de sus necesidades 129 a. Añadir favoritos 129 b. Distinguir mensajes 131 c. Uso avanzado de las reglas 132 d. Clasificar por categorías 135 e. Utilizar la búsqueda avanzada 139 f. Mostrar los mensajes en forma de conversaciones Los contactos 143 a. Uso del administrador de contactos 143 b. Modificar la tarjeta de presentación 145 c. Los contactos sugeridos 146 d. Outlook Social Connector Modificar la cinta de opciones 147 a. Presentación 147 b. Crear una ficha y añadirle un grupo 147 c. Añadir comandos 151 d. Desplazar los elementos de la cinta de opciones 154 e. Eliminar elementos de la cinta de opciones Disminuir la frecuencia de actualización de la bandeja de entrada 157 a. No confundir con mensajería instantánea 157 b. Modificar la frecuencia de recepción del correo 158 C. Administrar varios buzones de correo Añadir buzones suplementarios a Outlook 160 4/6

5 a. Aproximación técnica 160 b. Añadir una cuenta suplementaria Centralizar todos sus buzones personales en un webmail 166 a. Qué es un webmail? 166 b. Centralice sus mensajes en un webmail 166 D. Los accesos múltiples Aproximación al problema Una posible solución 168 Mantenimiento general y seguridad A. Introducción El correo electrónico: una actividad delicada Objetivo: mantener un buen nivel de rendimiento y seguridad 173 B. Depurar y archivar s Criterios para archivar y depurar 174 a. En qué consiste archivar? 174 b. Alcance de la operación de archivado Utilizar la función de Autoarchivar 177 a. Poner en marcha la función de Autoarchivar 177 b. Adaptar las carpetas 181 c. Depurar archivos Depurar y archivar manualmente ciertos mensajes 186 a. Por qué depurar y archivar manualmente? 186 b. Buscar los mensajes pesados La compresión de los archivos de datos 188 a. Controlar el tamaño necesario para el almacenamiento de datos 188 b. Controlar el tamaño del archivo de datos 189 c. Comprimir el archivo de datos Operaciones con los archivos de datos 191 a. Cerrar un archivo de datos 191 b. Abrir un archivo de datos 192 5/6

6 6. Las búsquedas en archivos 193 a. Cuestiones generales sobre las búsquedas 193 b. Buscar en todos los archivos de datos 194 C. Exportación y copias de seguridad Exportar los datos Proteger el archivo exportado Las copias de seguridad 198 D. La seguridad Introducción 198 a. El correo electrónico y la seguridad 198 b. Usurpación de identidad 199 c. Robo o fuga de datos 199 d. Sabotaje 200 e. Establecer un nivel de seguridad correcto La confidencialidad 201 a. Proteger su identidad 201 b. Cómo proteger su identidad 202 c. Separar lo profesional de lo personal 204 d. Bloquear la descarga de imágenes en los s El pirateo 205 a. Proteger el acceso a sus cuentas de correo 205 b. Proteger su ordenador 207 c. Proteger los archivos de datos 208 d. El almacenamiento de documentos adjuntos El phishing 208 a. Qué es el phishing? 208 b. Cómo prevenir el phishing? Los virus 210 a. Qué es un virus? 210 b. Cómo protegerse? 211 índice 213 6/6

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