DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DEL PROYECTO SIERRA NORTE - PSN -

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1 DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DEL PROYECTO SIERRA NORTE - PSN - CHACHAPOYAS, Setiembre

2 DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DEL PROYECTO SIERRA NORTE - PSN I. OBJETIVO Artículo 1º Las presentes normas tienen como objetivo regular la administración, custodia y conservación de los documentos producidos y recibidos por el PSN, incrementar su calidad y productividad y facilitar la interpretación y aplicación uniforme de las políticas archivísticas. Igualmente, fijar la responsabilidad de los responsables y servidores, que generen acciones administrativas en esta materia, en cuanto a su legitimidad, oportunidad, mérito o conveniencia. II. DEFINICIONES Y NOMENCLATURAS Artículo 2 Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de estas Normas técnicas, debe entenderse por: Acervo documental: está integrado por el conjunto de documentos sean de cualquier tipo y clase documental que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del sistema. Archivo Central: Unidad técnico-administrativa que actúa como órgano rector y asesor de los archivos de gestión y de los archivos intermedios. Archivo de Gestión: Archivos de documentos administrados por las diferentes dependencias del PSN (Oficinas Locales/Unidades/Area). Archivo intermedio: Archivos centrales de las OLPs, donde se administran y custodian, con base en los principios técnicos archivísticos que en esa materia rigen para el PSP, los documentos de sus distintas dependencias. Comité: Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CSED). Dependencia: Unidad administrativa dentro de la estructura organizacional del Proyecto Sierra Norte. Documento: Medio Textual, gráfico, sonoro, audiovisual, electrónico o informático, que actúa como testimonio ofreciendo pruebas y justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administradores y ofrecen información ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuente de historia. PSN: Proyecto Sierra Norte. OLP: Oficina Local del Proyecto. Servidor: Personal que prestan sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros al PSN a nombre y por cuenta de ésta como parte de su organización, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura, con entera independencia del carácter imperativo, representativo, remunerado, permanente o público de la actividad respectiva. Se asimila a este término el de funcionario. Tabla de Plazos de Conservación de Documentos: es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en el PSN. Igualmente, se determina su vigencia administrativa y legal, su valor científico-cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en que clase documental están almacenados, y otros datos de carácter general que permite controlar la producción documental en el PSN. Tipo documental: Se refiere a la forma en que esté presentada la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá hablar de actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, convenios, cierres contables, acuerdos, licitaciones, otros. 2

3 III. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS 3.1. Del Sistema de Archivos Artículo 3 El Sistema de Archivos del PSN está conformado por: a) El Archivo Central. b) Los archivos de gestión de las diferentes Oficinas Locales del PSN, y sus Unidades/Areas. c) Los archivos intermedios de los Oficinas Locales. d) El Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CSED) Del propósito del Archivo Central Artículo 4 El Archivo Central es la unidad técnico administrativa, rectora y asesora del Sistema de Archivos de la Institución, encargada de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, y facilitar la documentación producida y recibida, que haya cumplido su vigencia administrativa y se conserve por razones legales o de valor científicocultural De las funciones del archivo central Artículo 5.- El Archivo Central tendrá las siguientes funciones: a) Las descritas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202, artículos 39 y 42 y en el Capítulo IV de su Reglamento, a saber: Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida. b) Coordinar con las diferentes dependencias de la Institución la organización y administración de los Archivos de Gestión y Archivos Intermedios, que son las fuentes primarias de información para alimentar el Archivo Central. c) Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y conservación de la documentación custodiada. d) Velar porque el sistema de archivos disponga de los medios técnicos que faciliten su labor. e) Brindar asesoría técnica y capacitación a los encargados de los archivos de gestión y archivos intermedios, directores, jefes de sección, para facilitar el desarrollo archivístico del PSN. f) Evacuar consultas técnicas de los documentos custodiados, tanto a usuarios internos como externos. g) Suministrar material e instrumentos descriptivos para la gestión archivística desarrollada por las diferentes dependencias del PSN. h) Examinar y valorar los documentos de acuerdo a su importancia y valor histórico. i) Revisar si los plazos de conservación de los documentos son aún validos, así como determinar si los criterios están acordes a la vigencia del documento. j) Elaborar y mantener actualizados los procedimientos e instructivos del Archivo Central De las instalaciones del Archivo Central Artículo 6 El lugar destinado para el Archivo Central deberá contar con cinco áreas definidas a) Administrativa b) De consulta c) De depósito d) De carga y descarga e) De microfilmación o digitalización 3

4 IV. CLASIFICACIÓN Y CONSERVACION DOCUMENTAL 4.1. De la clasificación documental Artículo 7 El fondo documental que se conserva en el sistema de archivos del PSN se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos De la conservación de los documentos Artículo 8 El Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias para garantizar la conservación óptima de los documentos, tomando en cuenta el grado de humedad relativa del aire, temperatura, polución, luz e insectos o situaciones similares. Además, deberá contar con las medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos. Artículo 9 Para la preservación de los documentos que conserva el Sistema de Archivos del PSN, deben respetarse las siguientes medidas: 1. Para la conservación de los documentos debe observarse lo establecido en los artículos 66 al 78 del reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No Existirán los equipos de extinción de fuego necesarios. 3. Se realizará al menos una fumigación anual con los químicos adecuados que no perjudiquen los documentos ni la salud del personal y los usuarios. 4. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación. 5. Velar porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte del personal del sistema de archivos y usuarios en general. V. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Artículo 10 El Archivo Central recibirá debidamente organizada toda la documentación dispersa que ha sido producida y recibida por las Oficinas/Unidades/Areas del PSN, de acuerdo con los plazos de conservación y requisitos establecidos. Artículo 11 La remisión de los documentos de los archivos de gestión al Archivo Central, debe hacerse con las siguientes indicaciones: 1. Que su trámite administrativo haya terminado. 2. La documentación debe estar, debidamente clasificada, ordenada, foliada y en su respectivo file formalmente rotulado, indicando su contenido. 3. No incluir copias del mismo documento. 4. Toda documentación debe enviarse con su respectiva hoja de remisión, detallada en orden organizacional y fecha de la emisión del documento. 5. Enviar al Archivo Central por correo electrónico borrador de la tabla de plazos y hoja de remisión para corregir errores y deficiencias que note. 6. El Archivo Central reenviará por el mismo medio la tabla de plazos y la hoja de remisión analizada y corregida. Igualmente facultará a los archivos del sistema para que efectúen la transferencia de los documentos de conformidad con lo descrito en la hoja de remisión. 7. Los funcionarios del Archivo Central, Archivos de Gestión y Archivos Intermedios confrontarán los documentos con sus respectivas hojas de remisión. 8. La transferencia que no cumpla con las indicaciones antes mencionados, no será admitida. 4

5 Artículo 12 En caso de que alguna dependencia de la Institución desaparezca por reestructuración organizacional, toda su documentación deberá ser remitida al Archivo Central. VI. DEL PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS Artículo 13 El préstamo de documentos puede hacerse a los funcionarios del PSN, previa autorización por escrito firmada por el Jefe de la dependencia productora de los documentos, pero no podrán salir de instalaciones físicas del PSN, salvo regulación específica reglamentaria y en los casos de exposición o requerimiento de los Tribunales de Justicia, de la Contraloría General de la República, de otras instancias públicas por motivos debidamente fundamentados o bien con la autorización expresa del Coordinador Ejecutivo. Artículo 14 Para el préstamo externo de documentos a entidades públicas autorizadas para ello, aquel deberá operar ante mandamiento expreso emitido para tales efectos. La remisión se hará por medio de Oficio, que deberá hacer mención del mandamiento recibido, fecha de emisión y de la autoridad que lo solicita, tipo de documento (s) que pretende, número de folios que contiene, y fecha de entrega o envío, conservándose copia del mismo con el respectivo recibido. Artículo 15 El préstamo no podrá exceder el término de ocho días hábiles, salvo casos de excepción debidamente acreditados y autorizados por el responsable del Archivo Central o Archivos Intermedios, según corresponda. Artículo 16 El Archivo Central y los Archivos Intermedios llevarán un control de usuarios de consulta en el mismo Archivo, mediante la utilización de una fórmula llamada Préstamo de Documentos que contiene la siguiente información: a) Nombre de la dependencia solicitante. b) Descripción del material o documentación solicitada. c) Número de folios y signatura del documento solicitado, de acuerdo con la hoja de remisión. d) Nombre, firma, cédula y teléfono de quien retira. e) Fechas de la solicitud y de la devolución del documento. f) Nombre y firma del funcionario del Archivo Central o del Archivo Intermedio. Artículo 17 Los expedientes o documentos devueltos al Archivo Central o Archivos Intermedios serán revisados por el personal de éste, para constatar su estado. Artículo 18 Los expedientes de los funcionarios y de los ex funcionarios tienen carácter de confidencialidad, por lo cual se le facilitará solamente al interesado, o a los funcionarios del PSN que necesiten atender alguna gestión relacionada, así como a las Instituciones Estatales y Judiciales competentes para tal fin. Artículo 19 Sobre los documentos devueltos que presenten daños, deberán notificársele al responsable del Archivo Central o Archivo Intermedio para que se realice las gestiones correspondientes a fin de que sea sancionado el prestatario y éste asuma el costo de la correspondiente reparación o reposición según las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. 5

6 Artículo 20 Cuando los usuarios no efectúen la devolución de los documentos o expedientes al vencimiento del plazo conferido, el Archivo Central o Archivo Intermedio, según corresponda, procederá a solicitarle por escrito la entrega dentro de los siguientes tres días. Artículo 21 Cuando algún servidor no efectúe la devolución del documento dentro de los siguientes tres días, se le mantendrá en suspenso cualquier otra solicitud en el tanto persista esa situación. Artículo 22 Cuando un funcionario cese en su relación laboral con el PSN o se ausente por un periodo mayor al del tiempo otorgado para el préstamo de la documentación, ya sea por vacaciones, licencia, o permiso, deberá devolver al Archivo Central o Archivo Intermedio, según corresponda, los documentos prestados, dentro de los cinco días hábiles a su retiro temporal o definitivo. Artículo 23 El servidor que extravíe o devuelva en mal estado la documentación prestada, no podrá ser objeto de nuevos préstamos y únicamente podrá hacer uso del servicio de consulta dentro del Archivo Central o Archivo Intermedio y obtención de fotocopias. Artículo 24 El equipo que se utilice para facilitar la consulta, debe ser adecuadamente tratado, y en caso de daño, el servidor se expondrá a las sanciones disciplinarias aplicables y será responsable de su reparación o reposición, según proceda, todo de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. VII. ARCHIVOS INTERMEDIOS Y DE GESTIÓN 7.1 De los archivos intermedios Artículo 25 Cada Coordinador Local será la encargada de controlar y hacer efectivas las recomendaciones dadas por el Archivo Central y por el CSED. Deberá, además, designar un responsable del Archivo Intermedio de la OLP respectivo. Este servidor tendrá a su cargo la organización de los documentos de acuerdo con la capacitación y asesoría técnica impartidas por el personal del Archivo Central. Artículo 26 Para la descripción de los documentos, se elaborará registros de entrada y salida de documentos, listas de remisión de documentos, tablas de plazos de conservación y cualquier otro instrumento que facilite la descripción De los archivos de gestión Artículo 27 Los archivos de gestión están en la obligación de facilitar a sus usuarios los documentos en su poder, de acuerdo con lo que establece la Constitución Política y la norma del Sistema Nacional de Archivos, para lo cual deberá llevarse un registro de préstamo de documentos. Artículo 28 Los servidores responsables de los archivos intermedios deben: 6

7 1. Aplicar y observar el cumplimiento en las dependencias en que laboran de las medidas de preservación documental que se indican en los artículos 8 y 9 de estas normas técnicas. 2. Enviar al Archivo Central los documentos descritos en la hoja de remisión y en la tabla de plazos. Estas remisiones se realizarán en las fechas que el Archivo Central establezca y de acuerdo con las instrucciones dadas en materia de remisión documental. 3. Cumplir y velar porque se ejecuten en los archivos a su cargo estas normas técnicas y las disposiciones emanadas del Archivo Central y del CSED. 4. Abstenerse de eliminar documentos que hayan sido declarados con valor científico y cultural por parte de la Comisión o que no hayan cumplido su plazo de vigencia administrativa y legal. VIII. MICROFILMACIÓN O DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Artículo 29 El proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo del Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos para tal efecto. De igual forma, cualquier otra tecnología presente o futura que afecte la gestión documental del PSN. En caso de que alguna dependencia desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos deberá coordinarlo de previo con el Archivo Central. Artículo 30 La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro que garantice su generación, almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes razones: a) Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia. b) Complemento: Para complementar los fondos cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentran en otros lugares. c) Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos. d) Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legal. Artículo 31 Los documentos que se vayan a microfilmar o digitalizar deben estar debidamente clasificados, ordenados y libres de objetos que produzcan daños al equipo o distorsiones en la fotografía, (grapas, ligas, Clips, etc) y contar con el índice de localización respectivo, cuando sea necesario. Artículo 32 El proceso de selección y eliminación de documentos del Archivo Central, deberá estar regulado por el Comité, el cual será nombrado por la Coordinación Ejecutiva del PSN e integrado de la siguiente forma: a) El encargado de Almacén, quién es responsable del Archivo Central. b) Un Asesor Jurídico o legal. c) El Coordinador de la Oficina Local productora de la documentación o por quién éste delegue. Dicho Comité tendrá las siguientes potestades: a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los archivos de gestión, intermedios y en el archivo central. 7

8 b) Convocar a reunión a las personas que considere pertinentes para decidir con mayor objetividad la conservación o eliminación de documentos del PSN. c) Consultar a la Comisión cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas. d) Someter a la aprobación de la Comisión las tablas de plazos por ellos aprobada. e) Normalizar los diferentes tipos documentales que se utilizan en la Institución. Artículo 33 Los miembros del CSED elegirán, por mayoría absoluta, dentro de su seno a un presidente y un secretario, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, quienes durarán en el cargo dos año, pudiendo ser reelectos. Dicho Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones. Artículo 34 El CSED podrá solicitar apoyo técnico, cuando se amerite, tomando en cuenta los objetivos y funciones específicos de cada dependencia. IX. DE LAS EXPOSICIONES Y CAPACITACIÓN A USUARIOS Artículo 35 El Archivo Central podrá realizar exposiciones de documentos con el fin de colaborar con la cultura del país, la celebración de los acontecimientos importantes o para divulgación y promoción de los documentos que custodia el Archivo Central. También podrá organizar conferencias, publicaciones, visitas guiadas u otras actividades que permitan mostrar el funcionamiento y la organización del Archivo Central. Artículo 36 El Archivo Central deberá capacitar y asesorar en materia archivística a los servidores responsables de los archivos de gestión y archivos intermedios para que organicen los archivos técnicamente. X. DE LA VIGENCIA Artículo 37 Estas Normas técnicas rigen a partir de la fecha de su aprobación y son un complemento a la legislación, reglamentación y disposiciones vigentes en esta materia. 8

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