1. Objeto. 2. Justificación y alcance

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIOS DE GUARDA Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA OFICINA DEL DEFENSOR DEL PUEBLO ANDALUZ. 1. Objeto El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene por objeto la contratación del servicio de GUARDA Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA OFICINA DEL DEFENSOR DEL PUEBLO ANDALUZ. 2. Justificación y alcance La sede actual de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz no dispone de espacio suficiente para el depósito de Archivo Documental. Existe por tanto, la necesidad de unas instalaciones que permitan garantizar la conservación y custodia del ingente volumen documental (1.720 contenedores, Modelo A-5) producido en el ejercicio de sus funciones por la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz, así como, la continuidad de los servicios que en relación con ella se prestan, que se estiman en 150 contenedores anuales. El dotar de estas dependencias a la citada Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz, es una actuación cuya ejecución implica gestionar disponibilidad de suelo, edificación y equipamiento, por lo que no se prevé que pueda ejecutarse y ser además ineficiente tal actuación. Por ello, para satisfacer las necesidades expresadas y garantizar el normal funcionamiento de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz es necesario proceder a la contratación de un servicio de guarda y custodia de documentos. Actualmente este servicio viene prestado por la empresa IRON MOUNTAIN ESPAÑA S.A El servicio a contratar consistirá en: - Guarda y custodia de contenedores, Modelo A-5, de documentación producida por la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz en el ejercicio de sus funciones. Esta documentación deberá estar instalada en un espacio independiente en las dependencias de la empresa adjudicataria que deberá garantizar su confidencialidad, adecuada conservación y seguridad. - La recepción e incorporación de nueva documentación durante la duración del contrato en las condiciones antes citadas, estimándose un incremento de 150 contenedores de instalación anuales. - La puesta permanentemente a disposición de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz de la documentación para la realización de consultas, estimándose en 100 consultas anuales. Dicha consulta supondrá consulta de expediente en el contenedor, extracción del expediente demandado, traslado a la sede de la Institución y reposición al contenedor una vez devuelta la documentación. - Recogida mensual para su custodia de 3 unidades de cintas (de 11cm x 11 cm, y una altura de 2'5 cm). A partir del sexto mes, en cada recogida se iría

2 sustituyendo las cintas más antiguas (que deberían entregarse en la Institución). Por tanto, como máximo existirán 18 unidades de cinta en custodia. - Baja de documentación: La baja de un contenedor se producirá a petición solicitada por escrito y firmada por el responsable de la Institución. - Dicha comunicación producirá automáticamente la baja de un contenedor en la base de datos del adjudicatario que resultará en una reducción en la factura con respecto a la custodia del mismo, desde el día siguiente a la notificación de la baja. La empresa adjudicataria, en su caso, se hará cargo del coste del trasvase y transporte de los contenedores actualmente gestionados (1.720 contenedores) en dependencias de la empresa IRON MOUNTAIN ESPAÑA S.A. Los contenedores tienen un tamaño de: 43 x 37 x 29 cm., todas las cajas poseen índices de contenido que serán facilitados por la mencionada empresa en formato electrónico estándar. 3. Contenido La GUARDA Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA OFICINA DEL DEFENSOR DEL PUEBLO ANDALUZ se hará conforme a las siguientes reglas: Instalación, guarda y custodia La documentación de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz deberá ser instalada de forma ordenada, según su numeración correlativa, en un espacio independiente y aislado en las dependencias puestas a disposición por el adjudicatario para la ejecución de este contrato, garantizando: - Que el fondo de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz permanezca siempre unido durante la duración de este contrato y la confidencialidad e independencia del mismo respecto del resto de la documentación que la empresa pudiera tener depositada. - La adecuada conservación de la documentación mediante su instalación en un ambiente controlado (temperatura y humedad) y libre de elementos biológicos contaminantes y/o destructivos. - La seguridad de la misma frente a: o Uso indebido por parte del personal de la empresa o cualquier otra persona ajena a la misma que se adentrase en las instalaciones o Robo, hurto, vandalismo y pérdida. o Fuego (detección y extinción) o Inundaciones y filtraciones La recogida y entrega de la documentación o cintas se realizará en la sede de la Institución, con los medios del adjudicatario Consultas y Nuevas Incorporaciones Consultas: La documentación estará permanentemente al servicio del personal de la Institución que la necesitase tanto para su consulta como para el trabajo archivístico que sobre la misma se esté realizando, en horario de apertura de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz.

3 El plazo máximo de entrega de la documentación solicitada por parte de la Institución para su consulta será de un día hábil desde la comunicación por parte de aquélla. Una vez consultada será devuelta y deberá ser inmediatamente reinsertada en su lugar correspondiente. Al contrato con el adjudicatario se adjuntará un registro de las personas autorizadas para solicitar la consulta de documentación, en el que constarán sus respectivos datos nominales, puesto de trabajo, dirección y teléfono del mismo. De estos datos se hará uso exclusivamente para la finalidad con que han sido facilitados, sin que en ningún momento puedan utilizarse para cualquier otra sin la autorización expresa de los interesados y de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y la normativa que la desarrolla. Se estima un número máximo de 100 consultas al año Nuevas incorporaciones: La documentación será entregada por el personal que la Institución determine al personal de la empresa adjudicataria que se encargará de su instalación. Ésta será instalada a continuación de la ya depositada por la Institución en las mismas condiciones de independencia y aislamiento. El crecimiento medio anual se sitúa en torno a los 150 contenedores, Modelo A-5. Cada entrega generará la documentación correspondiente para dejar constancia de la misma para lo cual se firmarán los correspondientes partes de entrega y recepción por los responsables del traslado tanto por parte de la Institución como por el contratista. El plazo para el traslado de las nuevas incorporaciones será de quince días como máximo desde la comunicación realizada por la Institución. Como se ha indicado anteriormente, la custodia de cintas se inicia con este procedimiento de licitación, estimándose una recogida mensual de 3 cintas, con una rotación de 6 meses. Es decir, al cabo de los 6 meses, para la recogida de las cintas mensuales correspondientes, se reintegrarán en las Oficinas del Defensor del Pueblo las cintas más antiguas depositadas. Por tanto, como máximo se almacenarán 18 cintas La Institución comunicará a la empresa, por un medio del que quede debida constancia, las unidades de instalación que causen baja en el archivo, lo cual incidirá desde ese mismo día en la facturación de la custodia Plazo de Vigencia del Contrato El contrato tendrá una duración de CUATRO AÑOS, que comenzará a contarse a partir de la firma del documento administrativo de formalización de contrato. Finalizado el plazo de vigencia inicial, el servicio podrá prorrogarse hasta un total de dos anualidades más. 4. PROTECCIÓN DE DATOS 4.1. Todos los datos y documentación manejados o generados por la empresa adjudicataria a causa de la prestación de los trabajos serán propiedad de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz, sin que la empresa adjudicataria pueda utilizarlos con un fin distinto al que figura en el contrato de servicios La empresa adjudicataria deberá garantizar la integridad y conservación de toda la documentación durante toda la ejecución del contrato, será en todo momento

4 responsable de la manipulación, conservación, almacenamiento y protección de dicha documentación, asumiendo para ello las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado La empresa adjudicataria, en su condición de encargada del tratamiento de los datos por cuenta del Defensor del Pueblo Andaluz, se compromete a guardar el más absoluto secreto respecto de toda la información a que tenga acceso en cumplimiento del contrato, a suministrarla únicamente a personal autorizado por la Institución del Defensor del Pueblo Andaluz y a observar todas las previsiones legales que se contienen en la Ley Orgánica 15/1999. de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo dela LOPD, que resulten de aplicación. En particular, la empresa adjudicataria se compromete a tratar los datos de carácter personal obtenidos de la Institución conforme a las instrucciones de ésta; a no utilizarlos o aplicarlos con fin distinto al que figura en el presente acuerdo; y a no comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas. Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 de la LOPD, la empresa adjudicataria tendrá implementadas las medidas de seguridad de nivel alto necesarias y adecuadas para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal a los que tenga acceso como consecuencia de su relación contractual con la Institución, y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Una vez finalizada la relación con la Institución, la empresa adjudicataria se compromete a devolver a ésta los datos de carácter personal tratados y a destruir todas la copias de los mismos que obrasen en su poder. A estos efectos, una vez finalizada la referida relación, la empresa adjudicataria deberá entregar a la Institución un documento en el que se ponga de manifiesto que han cumplido debidamente con las referidas obligaciones La Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz se reserva el ejercicio de la potestad de inspección de los locales o instalaciones donde se custodian los documentos, con el objeto de poder supervisar en todo momento el estado de la documentación cedida La Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz se reserva la potestad de recuperar en todo momento la documentación puesta a disposición de la empresa adjudicataria A tenor de lo previsto en el art. 10 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre sobre Protección de Datos de Carácter Personal, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de dicha Ley Orgánica, la empresa adjudicataria está obligada al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligación que subsistirá aún después de finalizar la presente relación contractual. 5.: REFERENCIAS TÉCNICAS A INCLUIR EN EL SOBRE Documentación a incluir en el sobre: - Declaración responsable en la que se especifiquen la ubicación y características de las instalaciones que la empresa licitadora va a poner a disposición de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz. - Certificado por el órgano competente de que las instalaciones reúnen los requisitos especificados en la norma Eurocode 3.

5 - Certificación, a la fecha de presentación de la oferta, emitida por las empresas mantenedoras y/o instaladoras, que deberán estar homologadas, donde acrediten el buen funcionamiento de las instalaciones. - Fotocopia del contrato con la empresa encargada de la vigilancia y seguridad de las instalaciones y documento en que conste la conexión con la central de alarmas de las fuerzas de seguridad del estado. - Declaración responsable que incluya documentación gráfica y escrita así como planos del edificio donde se especifiquen los espacios destinados al archivo y medidas e instalaciones de protección contra incendios. - Certificado de inscripción en el registro de instalaciones de prevención y extinción contra incendios de la Comunidad Autónoma en la que se ubiquen las instalaciones. - Proyecto sobre tratamiento físico o electrónico de la documentación. 5.2 El oferente detallará de acuerdo con el modelo que se adjunta en el ANEXO II, las características de los locales e instalaciones donde se presta el servicio. 5.3 Calidad en la gestión administrativa de archivos, servicio de consulta, sistemas de manipulación y transporte. El oferente detallará de acuerdo con el modelo que se adjunta en el ANEXO III, las características de los contenedores y los sistemas de manipulación y transporte a utilizar. 5.4 El oferente detallará de acuerdo con el modelo que se adjunta en el ANEXO IV, las características de los sistemas de gestión de información, gestión por radio frecuencia y expurgo, así como de las garantías de confidencialidad. En la calidad se valorará la disposición y vigencia de certificados de calidad ISO o similar que deberán ser acreditados para poder ser valorados. La Mesa de contratación podrá por si misma, o a través de personal técnico designado por ella, proceder a la verificación in situ de los datos reflejados en las referencias técnicas solicitadas. 6.- DATOS ECONÓMICOS DEL COSTE DEL SERVICIO. Para el cálculo del coste de los servicios se han tenido en cuenta el volumen inicial de documentación existente más las previsiones estimadas en los próximos ejercicios, De dichas estimaciones, conforme al cuadro que se indica más abajo, se obtiene la cifra del valor estimado de OCHENTA Y SIETE MIL SESENTA Y NUEVE euros ( ), correspondiente al plazo de ejecución de cuatro años más dos años de posible prórroga. La indicación de estos precios y servicios no supone en ningún caso un compromiso por parte de la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz de realización de los mismos, siendo utilizado para el cálculo del coste estimado del servicio. El sistema utilizado para la determinación del precio del contrato será por los precios unitarios que se indican a continuación. Estos se refieren a la custodia anual de la documentación depositada, el servicio de consultas anuales, y el incremento de unidades de custodia en función de la producción anual (con cálculo de incremento anual estimado de 150 contenedores)

6 SERVICIOS Contenedores / TARIFAS Coste Unidades UNITARIAS estimado Custodia archivo existente , Nueva documentación 750 4, Consultas e inserciones anuales 100 4, Por transporte entrega/recogida 36 12, Recogida cintas 36 2, Custodia anual cintas 18 24, Detalle de los Servicios: Custodia archivo existente: Comprende la custodia y archivo de toda la producción actual fijada en contenedores. La documentación que se vaya generando cada año irá incrementando dicho volumen que, en todo caso, se facturará por el realmente producido. Las nuevas incorporaciones se facturarán con el importe proporcional al tiempo que se incorporen al archivo. En el coste estimado se incluyen la custodia de la nueva documentación. Nueva documentación: Comprende los servicios de recogida, suministro de contenedores y colocación de la documentación convenientemente ordenada y su codificación. Se estima que la producción anual será de 150 contenedores (en total, 5 años, 750). Para el cálculo del importe estimado del contrato se consideran que se producirán, en los seis años de duración máxima, 2250 servicios en total. Consultas e inserciones anuales: Este importe retribuye el servicio de recepción de peticiones de documentación y búsqueda de la documentación. Asimismo, la recogida de la documentación una vez consultada y la reinserción en su ubicación original. Se estima un total de 100 consultas e inserciones anuales. Por transporte entrega/recogida: Indica el coste máximo estimado por traslado de documentación o recogida de documentación. Se tiene en cuenta un total de 36 servicios anuales, por ambos conceptos. Recogida cintas: Incluye el servicio de recogida en la sede de la Institución, por medios propios de la entidad adjudicataria. Para el cálculo del precio se consideran 12 recogidas anuales de tres cintas, en total 36 unidades. Custodia anual de cintas: Tal como se ha indicado, se contempla un máximo de 18 cintas a custodiar. El Defensor del Pueblo Andaluz, en funciones. Fdo. José Chamizo de la Rubia.

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