PROCEDIMIENTO DE LA GESTION DOCUMENTAL REGISTRAL, GUARDA, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL REGISTRAL Y EXPEDIR COPIA DE DOCUMENTOS.

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1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del servicio registral de la propiedad inmobiliaria en Colombia, en lo pertinente a la Gestión Documental Registral relacionada con la Guarda, Conservación y Custodia de la Información Registral, expedir copias de documentos solicitados por los usuarios del servicio, entregar la información solicitada y gestionar los recursos de valor agregado requeridos para la Custodia, garantizando la guarda de la fe pública en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio del Estado y la Sociedad en General. La custodia de los Documentos objeto de Registro, se realiza en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, donde al ciudadano se le Guarda Conserva y Custodia los documentos que han sido objeto de Registro, el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. 1.1 ALCANCE: Inicia: Separación y desanotación en el despacho del registrador del Documento que se Registro en el folio de matrícula inmobiliaria. Qué hace?: Guarda, Conserva y Custodia los documentos que han sido Objeto de registro y expide fotocopia o copia mecánica por solicitud. Termina: Archivo o grabación de los Documentos. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Registrador de Instrumentos Públicos 2.2. Responsable operativo: Técnico administrativo y/o auxiliares administrativos 3. DEFINICIONES: Oficina de registro de instrumentos públicos: Dependencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, encargada del registro de la tradición jurídica de los bienes inmuebles en Colombia (folio de matrícula inmobiliaria). Folio de matrícula inmobiliaria: Número único de identificación registral del bien inmueble.

2 Página:2 Consulta: La información solicitada por el cliente, usuario del servicio, quien requiere información sobre el registro de la propiedad inmobiliaria registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Pago de derechos de consulta: Valor conforme a la ley, que se debe cancelar para obtener la información requerida sobre propiedad inmobiliaria, destinado a la Superintendencia de Notariado y Registro. Antiguo sistema: Son las matrículas que se encuentran contenidas en los tomos y folios anteriores a Anotación: Orden numérico de registros contenidos en cada folio. Sistema Folio: Sistema de información centralizado que contiene la base de datos de todos los folios de matrícula de la propiedad inmobiliaria registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. La guarda de la propiedad inmobiliaria, tiene como clientes a los ciudadanos-usuarios del servicio, a los servidores públicos que prestan el servicio y a todas las personas naturales o jurídicas públicas o privadas que accedan al servicio público registral. 3.1 Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento Consultas de la propiedad inmobiliaria Histogramas: para mostrar comportamientos de ingresos, egresos y hacer comparaciones de datos de las consultas Hojas de cálculo: Manejadas desde el sistema para generar informes de recaudos y egresos mes a mes. Para registrar todas las consultas del mes. 3.2 PHVA Planeación: Planear los recursos logísticos, financieros y humanos del procedimiento. Planear la grabación, conservación, custodia, consulta, expedición de copias hacia la ORIP y al ciudadano en el procedimiento de registro de la propiedad inmobiliaria. Planear el tiempo de respuesta y la satisfacción del ciudadano. Hacer: Atender al funcionario de la ORIP y al ciudadano, consultar el sistema, entregar los documentos soporte, fotocopiar y entregar la respuesta sobre la propiedad inmobiliaria requerida.

3 Página:3 Verificación: Verificar los documentos, el sistema, el paquete en donde se conservan los documentos, su manejo y organización. Que el sistema de archivos sea el adecuado, la grabación (microfilmación o digitalización) Actuar: Definir estrategias de conservación de archivos y de custodia para dar respuesta oportuna al funcionario de la ORIP y al ciudadano en general. Definir estrategias para mejorar el índice de satisfacción del ciudadano. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Archivar, custodiar, grabar fotocopiar documentos Registrados Solicitar Información y los DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. Separar copia con destino a la Oficina de Registro y catastro. 2. Generar reporte de los documentos atenientes a las mutaciones de la propiedad raíz con destino a la Oficina de Catastro con sus respectivos soportes. Articulo 2º. Decreto 1711 de Las copias con destino a la oficina de Registro se envían al área de archivo. - Selección de carpeta correspondiente. - Archivo de acuerdo a la TRD. - Anotación hoja de control de documentos. Responsable: Técnico administrativo y/o Auxiliar Administrativo Conocimiento: Manejo de Aplicativo, conocimientos y experiencia en archivística y gestión registral. Recursos esenciales: PC, fotocopiadoras, archivadores, Impresora, papelería, tinta impresoras, Valor agregado: Oportunidad, efectividad y confianza. Normatividad: Decreto Ley 1250 de 1970, LEY DE ARCHIVISTICA, resolución 5123 de 2000 SNR. Herramientas de control: Relación Documentos Recibidos del Despacho del Registrador, formato de solicitud de consultas. Frecuencia: Diaria Tecnología (M. A. S): Manual. Descripción de actividades:

4 Página:4 Registral 1. Expedición de copias mecánicas o fotocopias solicitadas por el usuario. Ver resolución de tarifas Búsqueda de la carpeta requerida por el usuario. Liquidación de las respectivas copias solicitadas. Colocación de sello especificando fecha, carpeta, número de folios. Autenticación de las copias con la firma de la Registradora de Instrumentos Públicos. Entregar a ventanilla para reclamación por parte del usuario. 2. Entrega de los documentos para consulta por los funcionarios de la ORIP. Registro en el aplicativo folio, manejo de carpetas y documentos. Entrega personal de la carpeta al área solicitante. Una vez devuelto la carpeta, se procede a desanotar del aplicativo. Responsable: Técnico administrativo y/o Auxiliar Administrativo. Conocimiento: Manejo de Aplicativo, conocimientos y experiencia en archivística y gestión registral Recursos Esenciales: PC, fotocopiadoras, archivadores, Impresora, papelería, tinta impresoras. Valor Agregado: Oportunidad, efectividad y confianza. Normatividad: Decreto Ley 1250 de 1970, LEY DE ARCHIVISTICA, resolución 5123 de 2000 SNR. Herramientas de Control: Recibo de caja y petición escrita de copias. Frecuencia: Diaria. Tecnología (M.A.S): Manual. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1Documentos asociados: Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad. Mapa de riesgos de los procesos. (paso 6). Decreto de tarifas y códigos de los actos. Instructivo del aplicativo Folio magnético. 5.2 Requisitos aplicables:

5 Página:5 Norma: NTCGP: 1000:2009. Requisitos 5 y 6 Legales y reglamentarios: ley 872 de 2003, Decreto reglamentario 4110 de Decreto ley 1250 de 1970 y normas complementarias. 6. NOTAS DE CAMBIO. Versión Naturaleza del cambio 1 Ajuste del procedimiento 2 Aportes y ajustes de estandarización de procesos 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Elaboró: Aportes Oficina de Registro Medellin Zona Sur, Jhonson Martínez Montoya Septiembre 12 de 2011 Revisó: Coordinadores Aprobó: Jurídicos Registradores principales de Orip`s Medellin Zona Norte y las Orip`s de Medellin Zona Sur, Manizales, Barranquilla Norte y Sur, Manizales, y Valledupar Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - Oficina Asesora de Planeación MECI Grupo Calidad - MECI Septiembre 26 de 2011 Octubre15 de 2011

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