Criterios específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos del Centro Nacional de Metrología

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1 Criterios específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos del Centro Nacional de Metrología Elaboró Revisó Lic. Lucila Selene Zavala Ramírez Coordinador de Archivo C.P. Guillermo S. Villalobos Castrejón Director de Administración y Finanzas Miembros del Comité de Información Aprobó Aprobó Aprobó Lic José Fernando Dosal Rivero. Titular del Órgano Interno de Control Lic. José Martín Luján Solís Jefe de la División de Asuntos Jurídicos Dr. Ismael Castelazo Sinencio Director de Servicios Tecnológicos Unidad de Enlace

2 C O N T E N I D O 1. OBJETIVO ALCANCE VIGENCIA DEFINICIONES CLASIFICACIÓN DE SERIES ARCHIVÍSTICAS CONFORMACIÓN Y TRATAMIENTO DE EXPEDIENTES DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y EXCEPCIONES

3 1. OBJETIVO Establecer los criterios específicos para la organización de archivos y expedientes en el Centro Nacional de Metrología (CENAM). 2. ALCANCE Estos criterios aplican a todas las unidades administrativas del CENAM que generan documentos como producto de sus actividades. 3. VIGENCIA Estos criterios entrarán en vigor a partir de su publicación en la Normateca Interna y sustituyen a los criterios emitidos el 28 de febrero de DEFINICIONES Los términos empleados en estos criterios están definidos en los siguientes documentos normativos: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (en lo sucesivo, Ley) Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (en lo sucesivo, Reglamento) Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario oficial de la Federación, el 20 de febrero de 2004 (en lo sucesivo, Lineamientos) Adicionalmente, se definen los siguientes términos: Responsable de archivo: Persona(s) designada(s) por el responsable de la Unidad Administrativa, encargada(s) del(os) archivo(s) de trámite correspondiente(s). Unidad Administrativa: De conformidad con la estructura orgánica del CENAM, son unidades administrativas las áreas, las divisiones y los departamentos. 5. CLASIFICACIÓN DE SERIES ARCHIVÍSTICAS 1. El Cuadro General de Clasificación Archivística refleja la actividad sustantiva de las unidades administrativas por lo que solo podrá ser modificado cuando cambien las funciones de alguna de ellas en el Manual de Organización del CENAM. 2. Las series documentales que hayan cesado de generar expedientes podrán cerrarse. 3. La codificación de las series archivísticas seguirá el siguiente formato: UA.Serie.Subserie.Consecutivo.Año Donde el tamaño de cada campo es el siguiente: UA: Serie: Subserie: Consecutivo: Año: 3 dígitos (Unidad administrativa) 2 dígitos 2 dígitos 5 dígitos 2 dígitos 3

4 Las series relacionadas con los documentos de calidad estarán registradas en la División de Aseguramiento de Calidad adscrita a la Dirección General, los documentos de calidad de la DAF en la Dirección de Administración y Finanzas y los documentos del SICAME en la Dirección de Metrología Física. 6. CONFORMACIÓN Y TRATAMIENTO DE EXPEDIENTES 1. Cada solicitud de servicio por parte de un cliente dará lugar a la apertura de un expediente independiente. 2. Las copias de los documentos que se integren a los expedientes deberán contar con la firma del responsable del archivo. 3. Un acuse de recibo es considerado un documento original. 4. El número de fojas se consignará en la portada en el momento de cierre del expediente. 5. El número de folio, en su caso, se colocará en el frente de cada hoja, de tal manera que no se obstruya la información que contiene el documento. 6. La integridad de los expedientes deberá mantenerse desde el inicio del expediente hasta su destino final, aún al ser transferido al archivo de concentración y en caso de préstamo. 7. DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 1. Las Unidades Administrativas deberán contar con un inventario general por expediente, generados a partir del 1 de enero del Las Unidades Administrativas informarán a la Coordinación de archivo en el mes de enero de cada año la actualización de los siguientes documentos: Cuadro General de Clasificación Archivística (solo en caso de cerrar alguna serie) Catálogo de Disposición Documental Inventario general por serie Inventario general por expediente 3. Las transferencias primarias se realizarán en el mes de febrero de cada año e incluirán los expedientes que hayan cumplido su plazo de conservación en el archivo de trámite en el transcurso del año anterior. 4. El plazo mínimo de conservación en el archivo de concentración es de un año, incluyendo los expedientes clasificados 5. Las solicitudes de baja y de transferencias secundarias podrán solicitarse en cualquier momento. 8. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 1. Los titulares de las unidades administrativas deberán incorporar al Catálogo de Disposición Documental los rubros temáticos que se encuentren en archivos electrónicos. 2. La transferencia primaria de estos rubros temáticos se realizará en discos compactos los cuales estarán foliados cuando se utilice más de uno para almacenar un mismo expediente. 3. En caso de que estos documentos sean valorados como históricos, adicionalmente al medio electrónico los archivos deberán trasladarse a un medio físico y ser foliados. 4. Cada expediente podrá estar conformado por uno o más archivos electrónicos, almacenados en una carpeta que llevará el nombre del código del expediente. 5. Cuando se almacene en el mismo medio más de una serie, la organización de las carpetas electrónicas deberá reflejar la estructura del cuadro general de clasificación archivística. 4

5 9. OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y EXCEPCIONES 1. Los titulares de las Unidades Administrativas serán los responsables de autorizar y mandar a la Coordinación de Archivos, el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, así como mantener bajo su responsabilidad los expedientes reservados y confidenciales. 2. Serán los titulares de las unidades administrativas quienes tomen la última decisión para la conservación y destino final de los archivos de sus unidades. 3. Los responsables de cada Unidad Administrativa podrán delegar la tarea de firmar las carátulas de los expedientes en un responsable de archivo, mediante un oficio dirigido a la Coordinación de Archivo. 4. Los casos de tratamiento especial serán sometidos a consideración del Comité de Información del CENAM. POR MEDIO DE LA PRESENTE RAZÓN, SE HACE CONSTAR QUE ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA ÚLTIMA VERSIÓN DICTAMINADA FAVORABLEMENTE POR EL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA (COMERI) DEL CENTRO NACIONAL DE METROLOGIA, EN LA SESIÓN ORDINARIA CELEBRADA EL DIA 23 DE JUNIO DE 2009, DEL DOCUMENTO CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DEL CENTRO NACIONAL DE METROLOGIA Presidente: Guillermo Salomón Villalobos Castrejón Director de Administración y Finanzas Secretario Ejecutivo: José Martín Luján Solís Jefe de la División de Asuntos Jurídicos Vocal: Ismael Castelazo Sinencio Director de Servicios Tecnológicos Vocal: René Carranza López Padilla Director de Metrología Eléctrica Vocal: Ignacio Hernández Gutiérrez Director de Metrología Mecánica Vocal suplente: Carlos Humberto Matamoros García Jefe de la División de la División de Óptica y Radiometría Representando a la Dirección de Metrología Física Vocal suplente: José Antonio Salas Téllez Jefe de la División de Materiales Cerámicos Representando a la Dirección de Metrología de Materiales 5

6 Comité de Información Autoriza ( ) No autoriza ( ) Fecha Lic. José Martín Luján Solís Presidente Lic. Jose Fernando Dosal Rivero Secretario Dr. Ismael Castelazo Sinencio Vocal ULTIMA HOJA DE LOS CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACION Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DEL CENTRO NACIONAL DE METROLOGIA, DICTAMINADOS EN LA SESIÓN ORDINARIA DEL COMERI CELEBRADA EL DIA 23 DE JUNIO DE

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