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1 Son funciones de la Unidad de Archivo las que a continuación se describen: 1. Guardar y custodiar los documentos propios de la Secretaría de Relaciones Exteriores, sus direcciones y unidades, con el fin de que no se dañen, se extravíen o se altere la información que en ellos se encuentra contenida. 2. Planificar, coordinar y dirigir las actividades de clasificación, ordenamiento y movilización de documentos. 3. Velar por la perfecta conservación de los documentos en existencia de los archivos de la Secretaría. 4. Proponer métodos, técnicas y procedimientos que permitan mejorar la eficiencia en el archivo de documentos. 5. Asegurarse que los documentos asignados a las diferentes secciones de la Unidad sean revisados, clasificados y organizados mediante técnicas adecuadas, con el fin de archivarlos y custodiar los originales correctamente. 6. Autorizar, supervisar y controlar los préstamos y reintegros de los documentos al archivo. 7. Asegurarse de la correcta actualización y automatización del archivo virtual. 8. Proponer proyectos de mejora continua, enfocados al mantenimiento, actualización, y correcta aplicación de métodos de archivo. 9. Coordinar con la Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión (UPEG) la elaboración del Plan Operativo Anual de la unidad, conforme los objetivos gubernamentales e institucionales. 10. Ejecutar con efectividad en tiempo y forma la implementación de todos los Planes Operativos Anuales y funciones inherentes al área. La Unidad de Archivo tiene a su cargo las siguientes secciones: Archivo Central, Archivo Virtual, Biblioteca, y Archivo Histórico.

2 Son funciones de la Sección de Archivo Central las que a continuación se describen: 1. Recibir, clasificar y organizar por unidad de procedencia toda la información en proceso de depuración. 2. Asegurarse que los documentos que se reciben sean revisados, clasificados y ordenados adecuadamente, con el fin de que la organización y archivo de los mismos se haga de forma adecuada. 3. Planificar, coordinar y dirigir las actividades de clasificación, ordenamiento y archivo de documentos en proceso de depuración. 4. Proponer métodos, técnicas y procedimientos de trabajo que permitan mejorar la eficiencia en el archivo de documentos. 5. Ejecución y desarrollo de proyectos de su competencia. 6. Controlar con la debida autorización, la salida de documentos de su área de trabajo en caso de ser requeridos por oficinas internas de la Secretaria de Relaciones Exteriores y/o otras instituciones gubernamentales y no gubernamentales. 7. Supervisar los préstamos y reintegros de los documentos prestados al solicitante interno o externo. 8. Coordinar la atención de servicios de información a los usuarios internos y externos, y los reclamos que surgieren al respecto. 9. Coordinar con el Jefe de la Sección de Archivo Virtual la trascripción de los datos de la información. 10. Coordinar con los jefes de Archivo Biblioteca y Archivo Histórico el traspaso de la documentación pertinente a cada uno de ellos, luego del plazo establecido por Ley. 11. Velar por el perfecto estado de los documentos en existencia custodiados en su sección implementando normas para la conservación y seguridad de los documentos. 12. Elaborar periódicamente informe de actividades realizadas. 13. Elaborar el Plan Operativo Anual. 14. Promover la capacitación y adiestramiento en materia archívistica a las personas que laboran dentro de la sección.

3 Son funciones de la Sección de Archivo Virtual las que a continuación se describen: 1. Economizar recursos físicos y financieros, mejorando la calidad y eficiencia de las consultas de información a los archivos mediante la eliminación del papel. 2. Proponer normas técnicas y sistemas de seguridad que permita proteger y preservar la documentación electrónicamente. 3. Elaborar informes técnicos estadísticos del registro de la documentación y otros que competen a la unidad. 4. Promover, coordinar e implementar sistemas computarizados de archivo. 5. Controlar el buen funcionamiento de la página Web en lo que compete a la documentación custodiada por la Unidad de Archivo. 6. Repostar al administrador de red cualquier problema que se tenga con la información manejada a través de la página Web. 7. Actualizar la pagina del archivo electrónico. 8. Recibir, clasificar, escanear e ingresar los documentos al sistema. 9. Apoyar en actividades de inventarios de la Unidad de Archivo. 10. Controlar el uso de documentación previa autorización de la jefatura de la Unidad. 11. Apoyar en la depuración preliminar de la documentación de la Unidad. 12. Orientar al usuario sobre los servicios electrónicos que brinda la sección y resolver consultas. 13. Mantener organizado el archivo virtual para brindar un buen servicio. 14. Encuadernar documentación que ya ha sido escaneada, y asegurarse de devolverla a la sección correspondiente dentro de la Unidad. 15. Escanear con las medidas de seguridad y conservación adecuadas la documentación de valor histórico. 16. Brindar asistencia en la optimización del servicio archivístico.

4 17. Apoyo en la labores de digitación de documentación de la unidad. 18. Colaborar con la Unidad de Informática en la estructuración del espacio de la Web que corresponde al archivo en el portal de la Secretaría de Relaciones Exteriores. 19. Elaborar proyectos de mejora en lo referente a la automatización de archivo.

5 Son funciones de la Sección de Biblioteca las que a continuación se describen: 1. Guardar y custodiar los documentos propios de la Secretaria de Relaciones Exteriores, sus direcciones y unidades, con el fin de que no se dañen, se extravíen o se altere la información. 2. Adquirir, preservar y difundir el patrimonio bibliográfico. 3. Crear sistemas de ordenamiento para el fondo bibliográfico bajo su custodia. 4. Mediar entre los sistemas de ordenamiento de información y los usuarios. 5. Facilitar el acceso a la información contenida en la colección bajo su cargo. 6. Mejorar continuamente los servicios de información en respuesta a las necesidades cambiantes. 7. Gestionar sistemas modernos de almacenaje. 8. Desarrollar productos de información especializados para el uso interno o externo de la organización o para los usuarios individuales. 9. Evaluar los resultados del uso de la información, y realizar investigaciones para la solución de los problemas de gestión de dicha información que en ellos se encuentra contenida. 10. Colaborar con los procesos formativos y de investigación y no solo administrativos relacionados con la gestión de la biblioteca. 11. Planificar, coordinar y dirigir la custodia de documentos donados por Instituciones gubernamentales y no gubernamentales. 12. Organizar, clasificar los documentos que la biblioteca recibe en custodia a fin de detectar aquellos que pueden ser rescatados, indicando su registro y movilización. 13. Identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices, normas internas). 14. Velar por la perfecta conservación de los documentos en existencia de los archivos y organizar de forma numérica, cronológica o alfabética a nivel orgánico- estructural.

6 15. Supervisar y controlar los préstamos de documentos, y que dichos reintegros sean entregados a la biblioteca en perfecto estado.

7 Son funciones de la Sección de Archivo Histórico las siguientes: 1. Realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los documentos históricos que se encuentran dentro de la Secretaria de Relaciones Exteriores. 2. Restaurar y dar mantenimiento a los documentos y piezas de valor históricos que se encuentren dañados o que se dañen en su manejo a la hora de limpiarlos. 3. Llevar un inventario de los documentos y piezas históricas que se encuentran dentro del Departamento. 4. Organizar la documentación histórica escrita, impresa, gráfica, fotográfica y audiovisual garantizando la conservación y custodia de los mismos. 5. Facilitar la documentación e información historica necesaria, tanto al personal de la Secretaria de Relaciones Exteriores como a cualquier investigador externo, a traves de un control adecuado de los mismos. 6. Elaborar los mecanismos que garanticen el control, acceso y recuperación eficiente de la información. 7. Seleccionar y evaluar la documentación que procede del archivo central y de biblioteca, con el fin de realizar propuestas de conservación de documentos. 8. Establecer y dar seguimiento al plan de conservación y eliminación histórica documental. 9. Recibir, ordenar, clasificar, describir y administrar la documentación histórica recibida a través de las diferentes unidades y dependencias de la Secretaria de Relaciones Exteriores. 10. Obtener copias o reproducciones de documentos históricos editados que se encuentren dentro del departamento. 11. Coordinar con el archivo de biblioteca, la selección de los documentos sin valor histórico para su posterior eliminación. 12. Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los demás departamentos de esta Secretaria de Estado. 13. Autorizar las salidas de documentos dentro y fuera de la institución.

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