DECRETO Nº S EL PRESIDENTE DE LA PEPUBLICA Y EL MINISTRO DE GOBERNACION, POLICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA. Considerando DECRETAN:

Transcripción

1 DECRETO Nº S EL PRESIDENTE DE LA PEPUBLICA Y EL MINISTRO DE GOBERNACION, POLICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA Con fundamento en los incisos 3 y 18 del artículo 140 de la Constitución Política, el artículo 28 inciso b) de la Ley General de la Administración Pública y la Ley del Sistema Nacional de Archivos número 7202 y su reglamento. Considerando 1º Que es necesario dictar normas que ordenen y faciliten la administración y control eficiente en el manejo, conservación, clasificación, facilitación y de todos los documentos producidos en el Ministerio. 2º Que existen una serie de normas que ordenan el cumplimiento obligatorio de parte de las Unidades de Archivo del Sector Público, según lo establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos, número 7202 del 24 de octubre de 1990 y su reglamento Decreto Ejecutivo número C y que resultan de acatamiento obligatorio y que propician que se emita el presente reglamento en aras de una óptima organización, conservación y facilitación de los documentos. Por tanto: DECRETAN: Reglamento del Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública CAPITULO I Disposiciones generales Artículo 1.- Aplicabilidad del Reglamento. Las disposiciones del presente reglamento regularán la materia de archivística entre el Ministerio de Seguridad Pública, sus funcionarios y aquellas personas que requieran de sus servicios, con el propósito de garantizar la eficiencia y la buena administración de los archivos de la Institución. Artículo 2.- Legislación Supletoria. Lo que no se encuentre contemplado en el presente reglamento se aplicará supletoriamente y en lo que corresponde, la Ley del Sistema Nacional de Archivos número 7202 y su reglamento, la Ley General de la Administración Pública, el Código de Trabajo, la Ley General de Policía y sus reglamentos, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento, el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Seguridad Pública, así como toda reglamentación vigente que regula la materia del Ministerio de Seguridad Pública.

2 Artículo 3.- Definiciones. Para los propósitos del presente reglamento, cada vez que en él aparezcan los siguientes términos, deben de entenderse de la siguiente manera: a) Archivo: Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública. b) Archivos de Gestión: Documentos recibidos y producidos en el ejercicio de sus funciones que custodian las oficinas de todo el Ministerio en archivadores o en otro tipo de mobiliario y de uso frecuente. e) Ministerio: Ministerio de Seguridad Pública. d) Ley: Ley del Sistema Nacional de Archivos número 7202 del 24 de octubre de CAPITULO II Del Archivo Central Artículo 4.- Competencia. El Archivo del Ministerio, forma parte del Departamento de Servicios Generales, el cual se regirá por las disposiciones del presente reglamento, así como en materia archivística establezca la Ley del Sistema Nacional de Archivos número 7202 del 24 de octubre de 1990 y su reglamento. El Archivo forma parte del Sistema Nacional de Archivos. Siendo sus funciones las siguientes: a) Centralizar la documentación tramitada de varias o de todas las oficinas del Ministerio de acuerdo con los plazos de remisión establecidos en las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos. b) Velar por la aplicación de políticas archivísticas implementadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y asesorar técnicamente al personal de la Institución que labore en Archivos de Gestión. c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, custodiar y facilitar la documentación producida y la que se haya recibido como producto de la funciones del Ministerio. d) Preparar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos, así como auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de los documentos que son producto de la gestión del Ministerio. e) Entregar o facilitar a otras instituciones o personas interesadas, copia o reproducción de los documentos que conserva. Los costos correrán a cargo de los interesados. f) Promover cursos para la capacitación del personal a cargo de los Archivos de Gestión, ya sea por medio del propio Archivo, el Archivo Nacional o cualquier otra Institución atinente. g) Suministrar de una manera ágil, veras y oportuna la información que requieran los usuarios del Archivo. h) Despachar todo tipo de constancias y certificaciones con base en el fondo documental del Archivo. Cuando así lo exijan las leyes y reglamentos, el solicitante aportará las especies fiscales y el papel correspondiente. i) Promover la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. j) Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de la documentación que en él esté depositada. k) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas

3 archivísticas del Ministerio. l) Salvaguardar toda aquella documentación que de una o otra manera vea amenazada su integridad por medio del microfilm, así mismo reproducirá por el mismo medio los documentos de mayor consulta. Previa consulta a la Dirección General del Archivo Nacional sobre la planificación y realización del proceso. m) Elaborar tablas generales de plazos de conservación de documentos del Ministerio, basadas en las tablas de plazos de los Archivos de Gestión y someterlas a conocimiento del Comité Institucional de Selección y Eliminación Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Artículo 5.- Encargado de archivo. El Archivo tendrá un encargado, el cual tiene los siguientes deberes y atribuciones: a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y mantener mediante procedimientos técnicos el sistema del Archivo. b) Elaborar las normas y procedimientos para la organización del Archivo y de los Archivos de Gestión del Ministerio. c) Dar a conocer la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo y su Reglamento, así como velar por su cumplimiento. d) Solicitar la asesoría técnica a la Dirección General del Archivo Nacional cuando lo estime necesario. e) Solicitar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, autorización para eliminar documentos. Dicho Comité tendrá que tener el aval de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para tal propósito. f) Estar al día con las nuevas técnicas de Archivo mediante una comunicación directa con el Archivo Nacional, así como con la Comisión Institucional de Jefes y Responsables de los Archivos del Estado, de la que formará parte. g) Rendir el informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo del Archivo del Ministerio. Dicho informe será presentado en el mes de marzo de cada año, de conformidad a lo establecido en los artículos 145 y 146 del Reglamento de la Ley número h) Elaborar consultas sobre los documentos custodiados en el Archivo de acuerdo a la solicitud de los usuarios internos externos del Ministerio. i) Evacuar consultas sobre los documentos custodiados en el Archivo de acuerdo a la solicitud de los usuarios internos externos del Ministerio. j) Evacuar consultas técnicas en materia archivística. k) Participar en seminarios y jornadas archivistas o cualquier otro tipo de capacitación y velar porque así lo hagan sus subalternos. l) Obtener copia o reproducciones de documentos editados por el Ministro, Viceministros, Oficial Mayor, Auditoría Interna, Asesoría Legal, Procesos y Subprocesos, Departamentos, Secciones cualquier otra dependencia. m) Cualquier otra función que se encuentre dentro de su competencia de acuerdo a este reglamento y la demás normativa que regule la materia.

4 Artículo 6.- Deberes y atribuciones de los funcionarios del archivo. Son deberes y atribuciones de los demás funcionarios del Archivo: a) Colaborar en el cumplimiento de las políticas que exige este reglamento, la Ley número 7202 y su respectivo reglamento. b) Apoyar y asistir a la jefatura en las labores de recepción, ordenación, descripción y administración de documentos. del e) Realizar todo tipo de tareas y labores previamente asignadas por el encargado Archivo, así como atender al usuario. d) Confeccionar certificaciones y constancias que sean solicitadas, con vista en la documentación que tiene en custodia el Archivo. e) Realizar levantamientos de inventarios y cualquier otra función que necesite la oficina y el archivo. Artículo 7.- Instalaciones del archivo. Las instalaciones que deben de alojar el Archivo, debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos: a) El edificio o local del Archivo debe estar construido con materiales que minimicen las posibilidades de incendio, así como que eliminen al máximo la presencia de insectos y animales que puedan destruir los documentos. b) El edificio o local del Archivo debe disponer como mínimo de 300 metros cuadrados, el cual estará dividido para su funcionamiento en: Sala de Consulta y Atención al Público, Área Administrativa y Área de depósito. Artículo 8.- Preservación y control de documentos. El Archivo debe observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos en las instalaciones: a) Solo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del Archivo, funcionarios que en ejercicio de sus funciones tengan competencia para ello y toda persona que cuente con previa autorización de la Jefatura. b) Se prohíbe fumar dentro de las instalaciones del Archivo. e) La estantería, cajas y los documentos serán sometidos periódicamente a limpieza de polvo y cualquier otra suciedad, los estantes serán preferiblemente de metal y las cajas de cartón corrugado. d) Los documentos deberán ser guardados en cajas de cartón o cualquier otro material que les permita estar libres de factores físicos, químicos y biológicos que ocasionen deterioro o destrucción de los mismos. e) En el depósito se utilizarán niveles bajos de luz artificial, siendo la recomendable la de fluorescentes, que se utilizará únicamente en el momento de buscar algún documento. f) Los niveles de humedad dentro del depósito deben encontrarse entre un 45 % y un 55% y la temperatura debe oscilar entre 18' y 22' grados. g) El edificio o local del archivo debe contar con alarmas de incendios e interruptores de fluidos eléctricos y los equipos de extinción necesarios, los cuales serán los más apropiados para mantener la máxima protección de la documentación custodiada. h) Los niveles de luz naturales deben ser bajos e indirectos en las áreas de

5 depósito, así mismo se debe contar con un sistema de ventilación apropiada que evite la humedad al máximo. i) La estantería del depósito tendrá una altura entre 2.30 metros y 2.44 metros, con una distancia mínima de 10 centímetros entre el suelo y el primer estante. Los pasillos de circulación principal tendrán 1.20 metros a 1.50 metros de ancho y los secundarios tendrán de 90 centímetros a 1.00 metro. CAPITULO III Del ingreso y clasificación de documentos Artículo 9.- Patrimonio documental y material informativo. Se definirá y considerará patrimonio documental y material informativo del Ministerio todo documento recibido, producido por la Institución en el cumplimiento de sus funciones, independientemente de su formato o soporte en el que esté contenido, así como toda la producción intelectual elaborada por sus funcionarios en el cumplimiento de sus responsabilidades y toda literatura que les sea entregada en seminarios, talleres, simposios y otros a los que asisten funcionarios del Ministerio. Cualquier de los documentos citados y aquellos que en su defecto establezca el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos como título o valor de propiedad del Ministerio que es necesario conservar por el Archivo de la Institución. Artículo 10.- Remisión de documentos al archivo. Los documentos que se remitan o entreguen al Archivo, serán los producidos por las diferentes dependencias del Ministerio y que hayan concluido el trámite administrativo. Dicha entrega será en los meses de enero y febrero de cada año, los cuales estarán debidamente inventariados y clasificados. La entrega se hará de acuerdo al cronograma de remisión de documentos, el cual será confeccionado por el encargado del archivo y comunicado con la debida anticipación a las diferentes dependencias del Ministerio. La documentación tendrá que cumplir con los plazos de conservación previamente establecidos. Artículo 11.- Forma de Remisión de documentos al archivo. Todo expediente debe ser enviado o remitido al Archivo con carátula al principio y final, la cual será debidamente rotulados, indicando su contenido. El Archivo no recibirá expedientes sin cumplir con los requisitos dichos. La documentación enviada, debe acompañarse del inventario o lista de remisión en riguroso orden junto con la fórmula diseñada por el Archivo para tal efecto. Artículo 12.- Recibo provisional de la documentación. El Archivo recibirá en forma provisional toda documentación que le sea enviada por las diferentes dependencias del Ministerio, y de acuerdo con los datos suministrados en las listas de remisión. Los funcionarios del Archivo revisarán en forma minuciosa la documentación confrontándola con los datos contenidos en las listas de remisión, y corrigiendo los errores que se pudieran encontrar. Terminada la labor de revisión, el Archivo enviará el acuse de recibo definitivo a la dependencia correspondiente y si fuera procedente, le señalará los errores encontrados y corregidos.

6 Artículo 13.- Clasificación de los documentos. Una vez recibidos satisfactoriamente los documentos, el Archivo procederá a clasificarlos, seleccionarlos, describirlos y ordenarlos, según su naturaleza y respetando el orden de procedencia de la archivaría. Para lo cual se procederá de la siguiente manera: a) Los documentos se organizarán en estantes debidamente clasificados y rotulados, con la enumeración, materia, Dirección, Departamento, Sección u Oficina gestora de la documentación. b) Los mismos se clasificarán según el sistema numérico simple y de ser necesario se podrá realizar una alteración alfabética o de dígitos, haciéndose constar el hecho en acta firmada por el funcionario que realizó la alteración y la firma de aprobación del encargado del Archivo. c) La descripción de la documentación se realizará por medio de inventarios y registros, los cuales se dividirán en series y subseries. d) Los instrumentos descriptivos solo pueden ser consultados por el personal del Archivo y por personas previamente autorizadas. CAPITULO IV De la consulta al archivo central Artículo 14.- Horario de consulta. El horario de consulta de los documentos que se encuentren en custodia en el Archivo será de las ocho horas a las quince horas de Lunes a Viernes, con finalidad de que el personal del Archivo, cuente con el tiempo suficiente para reubicar los documentos en el depósito o donde correspondan. Artículos 15.- Normas de consulta. Toda persona que consulte documentos o expedientes en el Archivo, debe de observar las siguientes normas: a) El usuario deberá identificarse previamente, presentando documento idóneo, de previo a llenar la boleta de préstamo de documentos. b) Ningún documento se doblará o arrugará. c) Para pasar las páginas de los documentos, se hará sin humedecer los dedos. d) No se debe de rayar, calcar o escribir sobre los documentos. e) Terminada la consulta, se entregará de inmediato el documento o expediente al funcionario del Archivo. f) En todo momento de la consulta, se guardara silencio. g) No permitirá, comer, beber o fumar dentro del Archivo. h) No se permitirá sacar las tarjetas de los ficheros. i) El equipo que se utilice para facilitar la consulta debe de ser adecuadamente tratado, en caso de daño, el usuario responderá por su reparación. Cuando las circunstancias lo ameriten, el encargado del archivo podrá adicionar otras normas con la intención de salvaguardar la documentación en custodia. Estas normas se tendrán en lugar visible en el Archivo para la debida información del usuario. Artículo 16.- Control de usuarios. El Archivo Central llevará el control de los usuarios de consulta en el mismo Archivo, mediante la utilización de una fórmula llamada "Registro de

7 Usuarios" Artículo 17.- Retiro temporal de documentos. El responsable del Archivo, podrá retirar temporalmente o en forma permanente de la consulta del público los documentos cuyo deterioro sea evidente, procurando rehabilitar su acceso lo antes posible, cuando sea transitorio y cuando no, se procederá a microfilmarlo para poner a disposición del usuario, en este caso la microficha. Dicha microfilmación se hará según el plan confeccionado al efecto y de conformidad con el artículo 45 de la ley. Artículo 18.-Salida de documentos. El Responsable del Archivo podrá autorizar la salida de documentos para ser reproducidos fuera de las instalaciones, cuando no se cuente con equipo requerido para ello dentro del Ministerio y así lo requiera el usuario. En tal caso la documentación saldrá bajo custodia de un funcionario del Archivo y en todo caso el usuario deberá cubrir el costo de la reproducción en su totalidad. Artículo 19.- Préstamo de documentos. El Archivo facilitará sus documentos en calidad de préstamo a los funcionarios del Ministerio autorizados para ello y demás instituciones públicas que así lo soliciten expresamente, previa verificación de su calidad como tales. Se facilitará documentos a los particulares que tengan algún interés en ellos, para que sean analizados dentro del mismo archivo en el área acondicionada para tal propósito. Artículo 20.- Préstamo interno de documentos. Para el préstamo a las diferentes dependencias del Ministerio de documentos, se deberá llenar una fórmula de préstamo con una copia, que contenga al menos la siguiente información: a) Número de consecutivo de boleta. b) Nombre y apellidos del solicitante, así como su firma. c) Nombre de la dependencia solicitante, así como el número telefónico o número de extensión. d) Fecha de la solicitud y fecha de entrega. e) Descripción del material o documentación solicitada. f) Número de folios y signatura del documento solicitado. g) Nombre y apellidos, número de cédula y la firma del funcionario que retira. h) Nombre y apellidos, así como la firma del funcionario del Archivo que presta el documento. Artículo 21.- Préstamo externo de documentos. Para el préstamo de documentos a dependencias que no pertenezcan al Ministerio, se procederá de la siguiente forma: a) Tribunales de Justicia: Para el préstamo a los diferentes despachos judiciales, este deberá operar ante mandamiento emitido por la instancia judicial correspondiente, a la cual se le remitirá lo solicitado por medio de oficio suscrito por el responsable del Archivo. El oficio necesariamente debe hacer mención del mandamiento recibido, autoridad judicial que lo solicita, tipo de documentos que se envían, número de folios que contiene y fecha en que entrega la documentación, conservándose una copia del mismo con el respectivo recibido.

8 b) Otras Instituciones Públicas: Cuando el préstamo sea solicitado por Instituciones Públicas, éste se hará previa solicitud por escrito dirigida al responsable del Archivo y en ella deberá indicarse el nombre y el puesto que desempeña el funcionario que se hará presente para retirar lo solicitado, así como número telefónico y extensión del solicitante, señalando la documentación que necesita le sea facilitada. Será el responsable del Archivo que autorizará el préstamo. Al retirar la documentación facilitada por el Archivo, llenará la fórmula de préstamo correspondiente, consignando el número de oficio, fecha y lugar de procedencia. Artículo 22.- Plazo para el préstamo de documentos. El préstamo de documentos no podrá exceder el plazo de ocho días hábiles, salvo en casos de excepción debidamente acreditados y autorizados por el responsable del Archivo. Artículo 23.- Obligación de revisar la documentación devuelta. Los expedientes o documentos devueltos al Archivo, serán revisados por el personal de éste para constatar el estado antes de entregar al prestatario el "Recibo de Préstamo de Documentos" cancelado. Artículo 24.- Solicitud de entrega por escrito. Cuando los usuarios no efectúen la devolución de los documentos o expedientes al vencimiento del plazo conferido, el Archivo procederá a solicitarle por escrito la entrega de los mismos dentro de los siguientes tres días hábiles. Vencido el término anterior sin que el funcionario hiciera entrega de la documentación facilitada, el Archivo no le prestará ningún documento, en tanto persista la situación. Artículo 25.- Remoción de funcionarios. Los funcionarios que sean removidos en sus puestos, deberán devolver al Archivo todo documento que haya solicitado cinco días hábiles antes de su cese o cambio de dependencia, como máximo. Artículo 26.-Obligación de denunciar. Cuando algún funcionario cometiera alguna infracción a lo estipulado en el presente reglamento, el encargado del Archivo enviará denuncia por escrito con la narración de los hechos, las infracciones cometidas y adjuntará las pruebas que correspondan, remitiéndola a la Inspección Policial o Relaciones Laborales, según corresponda. En cuanto a las particulares, tomará las medidas que considere pertinentes para proteger la documentación en custodia del archivo, enviando la denuncia donde corresponda cuando esta fuere pertinente. CAPITULO V De los archivos de gestión Artículo 27.- Organización. Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, el espacio físico, el equipo, mobiliario suficiente y el recurso humano idóneo para permitir una adecuada conservación, integridad y contenido informativo de los documentos, así como para garantizar su integridad. Los archivos de gestión deben acatar las directrices y

9 recomendaciones del Archivo. Artículo 28.- Tabla de plazos de conservación de documentos. Cada dependencia administrativa además de observar y respetar las medidas de preservación y seguridad a que se refiere el presente reglamento, deberá elaborar con el asesoramiento de funcionarios del Archivo una tabla de plazos de conservación de los documentos que existan en los Archivos de Gestión en el que se especificará como mínimo el tiempo de permanencia de los documentos en la oficina productora, su valor científico, cultural y descripción de la documentación con carácter permanente. CAPITULO VI Del comité institucional de selección y eliminación de documentos Artículo 29.- Conformación del comité. El Comité Institucional de Selección y eliminación de documentos, estará conformado por el encargado del Archivo, el Director de la Dirección de Asuntos Legales o su representante y el Oficial Mayor o su representante. Entre dichos miembros se nombrará un presidente, quien presidirá y un secretario; los que durarán en el cargo un año pudiendo ser reelectos. La primera sesión del Comité se efectuará en el plazo de quince días naturales después de la entrada en vigencia del presente reglamento, se definirá lo relativo al programa de trabajo, así como los detalles relativos al cumplimiento de sus funciones y normas internas de actuación, de conformidad con lo que establece el artículo 138 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, número C, todo lo cual se hará del conocimiento del superior jerarca del Ministerio. Después de instalado, el Comité se reunirá previa convocatoria del Presidente. Artículo 30.- Funciones del comité. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos tendrá las siguientes funciones: a) Evaluar, determinar y aprobar la vigencia administrativa y legal de los documentos del Ministerio. b) Someter a la aprobación a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos la determinación del valor científico, cultural, social e histórico de los documentos y demás material informativo para la institución. c) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que han finalizado su trámite administrativo. d) Someter a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su aprobación las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional del Ministerio. Artículo 31.- Acuerdos del comité. Los acuerdos del Comité se tomarán por mayoría y se consignará en el libro de actas que se llevará al efecto, el cual será responsabilidad del secretario. Los acuerdos tomados se comunicarán a las dependencias donde correspondan.

10 Artículo 32.- Denuncia al Ministerio Público. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos denunciará ante el Ministerio Público aquellas personas que eliminen documentos incurriendo en el tipo penal que establece el artículo 36 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Número Artículo 33.- Selección y eliminación de documentos del archivo. La selección documental se llevará a cabo pieza por pieza y en el caso de eliminación se hará por unidades documentales, expedientes o legajos, serie documental o bien grupos documentales. Cumpliendo el plazo de vigencia administrativo - legal de los documentos de los Archivos de gestión, estos seleccionarán los documentos que consideren deben ser eliminados, posteriormente, el Archivo se pronunciará sobre la conveniencia o no de dicha eliminación, debiendo levantar un acta que será firmada por el encargado de esta área y por la persona responsable del Archivo de Gestión. En caso de considerarse precedente la eliminación del documento, el Archivo de Gestión procederá de conformidad, en caso contrario, los documentos se conservarán en el Archivo Central. Dicho proceso se hará conforme a las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos creadas al efecto. CAPITULO VII Disposiciones finales Artículo 34.-Utilización de información del archivo. Los estudiantes e investigadores que realicen trabajos con información del Archivo, deberán entregar una copia del mismo para incorporarlo, si se considera útil al patrimonio documental del Ministerio. Artículo 35.- Obligación del Ministerio. El Ministerio deberá dotar al Archivo de los instrumentos y herramientas necesarias para que pueda llevar adelante su cometido y establezca los procedimientos y mecanismos de control adecuados a efecto de que esta Dependencia esté en capacidad de manejar en forma apropiada la documentación que tiene en custodia. Artículo 36.- Vigencia. Este reglamento regirá a partir de su publicación en el Diario Oficial "La Gaceta". Dado en la Presidencia de la República.-San José, a las nueve horas del día veintidós de noviembre de mil novecientos noventa y nueve. MIGUEL ANGEL RODRIGUEZ ECHEVERRIA.-EL Ministro de Gobernación, Policía y de Seguridad Pública, Juan Rafael Lizano Sáenz.-I vez.-<solicitud No 2@545).-C <84227). Publicado en La Gaceta Nº 251 del 27 de diciembre de 1999