Manual de Procedimientos Archivo Unidad Estudios y Proyectos

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1 Manual de Procedimientos Archivo Unidad Estudios y Proyectos TÍTULO PRIMERO Disposiciones Generales y Procedimiento CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1º (Objetivo) El objetivo del presente Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación, es establecer normas, procesos y responsabilidades para el manejo, resguardo y custodia de la documentación recibida y producida por la Unidad de Estudios y Proyectos, así como de otras unidades técnicas que estén relacionadas con la elaboración de proyectos, en cumplimiento de sus funciones, así como el de proteger, conservar y organizar el patrimonio documental del archivo de gestión, por dos años. Articulo 2º (Misión del Archivo Técnico) Gestionar el fondo documental de proyectos técnicos y promover la conservación adecuada, ordenada y sistematizada de la documentación a archivarse, facilitar y agilizar su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones archivísticas. Artículo 3º (Ámbito de Aplicación) El presente Manual será aplicable a toda el área de la Dirección de Planificación, Unidad Estudios y Proyectos, y todas las unidades que realicen y/o generen proyectos técnicos. Consecuentemente a todos los funcionarios de las unidades mencionadas del Gobierno Autónomo Municipal de Oruro son responsables de su aplicación; constituyéndose en un componente importante de control interno. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS PÁGINA Nº 1

2 Artículo 4º (Base Normativa) La base normativa que rige el presente Manual de Procedimientos, es la siguiente: a) Ley Nº 1178 de Sistema de Administración y Control b) Ley Nº 2028 de Municipalidades c) Decreto Supremo Nº A Responsabilidad por la Función Publica Tomando en cuenta el archivo de gestión en la unidad técnico administrativa, debe regirse a disposiciones de organización interna. Articulo 5º (Definiciones) Con el propósito de establecer los conceptos inherentes al presente manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación se incluye las siguientes definiciones: Archivo.- Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por la Unidad de Estudios y Proyectos y de otras unidades técnicas. Archivo Activo.- Es el archivo de la documentación, resultado de la elaboración de proyectos sean con el fin de tener un banco de proyecto o de proyectos a ejecutarse en la gestión, los mismos que deben ser ordenados y clasificados por la ejecución de los mismos o son de utilización continua y de consulta. Archivo Pasivo.- Es el archivo de documentación que la unidad reúne en forma documentada y clasificada por gestiones pasadas, en caso de que el documento(proyecto) haya sido ejecutado o que ya no sea necesario para el uso técnico administrativo, esta documentación podrá ser transferida bajo registro y con los medios de control al Archivo central de la Municipalidad. Archivo de Valor Permanente.- es aquel archivo que consigna documentación que por su valor e interés estratégico para la Unidad (Disposiciones legales, Resoluciones Municipales y otros) deben conservarse y mantenerse constantemente actualizado. Archivo Central.- Es aquel Archivo al que se ha de transferir la documentación desde los archivos pasivos de la unidad conforme a normas y periodos de conservación. Archivo Digital.- Es el archivo de documentos que se resguarda en medio magnético (discos), los mismos que deben tener una copia de resguardo, convirtiéndose en archivo de valor permanente. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS PÁGINA Nº 2

3 CAPITULO II RESPONSABILIDAD FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO Articulo 6º (Responsables) El Jefe de la Unidad de Estudios y Proyectos a través de un memorando designara o ratificara al inicio de cada gestión al o la responsable de la conservación y custodia de la documentación generada por la unidad, de igual manera todos los funcionarios de las unidad técnica son responsables del resguardo de la documentación que se emite relacionado a proyectos. Articulo 7º (Funciones Operativas) Son funciones del Responsable del Archivo Técnico 1. Control de ingreso de la Documentación 2. Organización del archivo (Clasificar, ordenar describir) 3. Descripción( Inventarios e índices) 4. Creación de un sistema de información para el control, localización y digitalización de la información 5. Conservación 6. Servicio de control de préstamo de la documentación 7. Selección traslado de la documentación para el Archivo Central Articulo 8º (Ubicación del Archivo) Toda la documentación que se elabora en la Unidad de Estudios y Proyectos, y otras unidades técnicas constituyen los archivos de la unidad resultado de la elaboración de proyectos técnicos relacionado al mejoramiento de la infraestructura urbana en general. Los archivos estarán ubicados en las oficinas de la Unidad de Estudios y Proyectos, es decir estar bajo su custodia archivos de documentos emitidos por las unidades técnicas. Por la importancia de la información técnica la Unidad de Estudios y Proyectos dispondrá de ambiente propio, del mobiliario adecuado y seguro, para la custodia y archivo de esta documentación en forma ordenada y completa con el fin de evitar su daño o pérdida. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS PÁGINA Nº 3

4 Articulo 9º (Principios Para el Resguardo y Archivo de Documentación) Para el procedimiento en la administración de la documentación, se deberá tomar en cuenta los siguientes principios: 1. Los archivos de la Unidad de Estudios y Proyectos estarán clasificados por los diferentes orígenes y procedencia administrativa 2. Todo proyecto elaborado que fuera declarado pendiente por falta de priorización en la ejecución de la obra, deberá ser archivado como documentación activa. 3. Todos los legajos, planos o que estén producidos en medios magnéticos deben ser archivados conforme a sus antecedentes y documentación de respaldo para su conservación y resguardo de daño o pérdida. 4. Debe elaborarse inventario actualizado en los cuales se detalle la documentación archivada debidamente codificada de acuerdo al tipo de documentación. 5. Los funcionarios de las diferentes unidades organizacionales, que requieran alguna documentación en calidad de préstamo deberán solicitar a través del formulario correspondiente y su respectivo registro (ver anexo 1 y 2), los mismos que serán autorizados por el Jefe de la Unidad. 6. Toda salida de documentación del archivo técnico es con cargo a devolución, que debe ser registrada en el libro de prestamos y en el formulario correspondiente, estableciendo en forma detallada el nombre de la persona solicitante, unidad o área a la que pertenece, descripción del documento, cantidad (planos, medio magnético, anillados o archivadores, etc.), fecha de salida y motivo de la solicitud, todo con el fin de realizar el seguimiento y la devolución correspondiente, previa presentación del documento de identidad correspondiente y vigente. 7. El responsable designado para el archivo técnico, al finalizar cada gestión, deberá realizar un inventario y verificación de la documentación y respaldos correspondientes. 8. El responsable de Archivo debe emitir el detalle de los funcionarios que no realizaron la devolución de la documentación prestada, para su devolución, en caso de hacerse efectiva en el plazo de cinco (5) días hábiles, se gestionara la retención de haberes a través de la Dirección de Recursos Humanos. 9. Mantener un archivo pasivo de la documentación de manera ordenada y completa durante dos años posteriores a la finalización de gestión, posteriormente transferir la custodia al Archivo Central de la Municipalidad, mediante registro detallado. Articulo 10º (Ingreso de Documentos) Todo ingreso de documentos originados en las oficinas técnicas al Archivo de la unidad se realizara mediante memorando de la Jefatura de Estudios y Proyectos, que detalle el nombre del proyecto, origen y cantidad de fojas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS PÁGINA Nº 4

5 Articulo 11º (De la Obtención de Fotocopias o Copias) Las copias o fotocopias de los documentos archivados en el archivo técnico, solo podrán ser obtenidas previa autorización de la Jefatura de Estudios y proyectos, en caso de tratarse de personas ajenas a la institución, con el propósito de evitar infidencias o fuga de información siempre y cuando sea necesario. Articulo 12 º (Proceso de Entrega de Documentación al Archivo Central) La remisión y entrega de la documentación emitida y archivada en la Unidad de Estudios y Proyectos al Archivo Central Municipal, se realizara en función al Manual de Procedimientos Administrativos (Sistema manejo y Control de Documentos), acompañada con la nota de remisión correspondiente en la que se especifique en forma detallada la documentación remitida y que en la verificación se incluya: 1. Caratula, indicando la propiedad de la Unidad de Estudios y Proyectos 2. Documentación clasificada por tipo de proyecto en forma cronológica. 3. Otros detalles que la Unidad Considere necesarios. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS PÁGINA Nº 5

6 ANEXO 1 UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS ARCHIVO LIBRO DE REGISTRO DE SALIDA DE DOCUMENTACION Nombre solicitante Área Proyecto Código Fecha Motivo-Destino MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS PÁGINA Nº 6

7 ANEXO 2 UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS ARCHIVO TECNICO SERVICIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTACION SOLICITANTE DEPENDENCIA TITULO.. CODIGO. MOTIVO.. FECHA DE PRESTAMO FECHA DEVOLUCION.... Autorizado: Recibí Conforme: Firma conformidad de recepción Nota: El préstamo de la documentación tiene carácter interno y no esta autorizada su difusión por ningún medio; la devolución de la documentación deberá hacerla ene le plazo de cinco (5) días, de hacer efectiva su devolución en el plazo señalado, se emitirá el informa a la Dirección de Recursos humanos para la retención de sus haberes. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO UNIDAD ESTUDIOS Y PROYECTOS PÁGINA Nº 7

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