Contabilidad electrónica: Cómo apoyar al contribuyente en ese proceso

Transcripción

1 TEMAS DE ACTUALIDAD Contabilidad electrónica: Cómo apoyar al contribuyente en ese proceso 48 C.P. Ángel Rolando Marín Estrada, Integrante de la Comisión de Docencia del Colegio de Contadores Públicos de México, A.C., y Profesor de tiempo completo en el IPN ESCA Santo Tomás La contabilidad electrónica surge como un proyecto de parte de las autoridades fiscales, mediante el cual se propusieron la posibilidad de realizar compulsas y cruces de información para confirmar como ciertas o no, las operaciones de los contribuyentes, situación que facilitaría las facultades de comprobación, además de que esto le ahorraría costos al Gobierno Federal. Pero también representa una oportunidad para el Contador Público, quien deberá asistir al contribuyente en la implementación de un proceso contable, el cual permita cumplir con la normatividad y coadyuve en la toma de decisiones, así como en el correcto cumplimiento del entero de sus contribuciones

2 INTRODUCCIÓN Las disposiciones tributarias relacionadas con la contabilidad electrónica se encuentran contenidas, básicamente, en los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF); 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF), y en la Sección I de la Quinta Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal (RM) para Cabe destacar que los ordenamientos antes citados tienen la característica de haber sido modificados o creados para su aplicación en el presente ejercicio, además de lo establecido en los artículos 32, fracción I de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA) y 19, fracción I de la Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (LIESPYS). Ahora bien, con la finalidad de obtener una mejor comprensión sobre este tema, el presente trabajo se encuentra dividido en los siguientes apartados: 1. Documentación contable. 2. Del registro contable (catálogo de cuentas, pólizas y auxiliares). 3. Balanza de comprobación y estados financieros. 4. Envío de la información contable al Servicio de Administración Tributaria (SAT). 5. Recomendaciones. DOCUMENTACIÓN CONTABLE Para iniciar este tema, debo mencionar que el artículo 28 del CFF, considera que la contabilidad se integra por: libros, sistemas, registros contables, papeles de trabajo, libros sociales y cualquier medio electrónico que almacene la información señalada anteriormente. Al mismo tiempo, el artículo 33 del RCFF, en su apartado A, adiciona la información contable siguiente: 1. El catálogo de cuentas. 2. Las pólizas que reflejen registros y/o asientos contables. 3. Los avisos al Registro Federal de Contribuyentes (RFC). 4. Las declaraciones anuales, provisionales, informativas o definitivas. 5. Los estados de cuenta bancarios de cualquier tipo (inversiones, tarjetas de crédito y/o débito, entre otros). 6. La información relacionada con los monederos electrónicos para el pago de combustible y/o para el otorgamiento de vales de despensa, que sean otorgados a los trabajadores del contribuyente. 7. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente. 8. La información relacionada con la contratación de trabajadores y empleados, incorporando aquélla en materia de Seguridad Social, principalmente la del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) e Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT). 9. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior. El mismo artículo 33 del RCFF, pero en su apartado B, fracción XI, establece que la documentación que se encuentre en idioma distinto del español, deberá de acompañarse de su traducción. Adicionalmente, la regla I , fracción I de la Quinta Resolución de modificaciones a la RM para 2014, establece la obligación de adjuntar los papeles de trabajo relacionados con la deducción de inversiones, los cuales deberán contener: monto original de la inversión; fecha de adquisición; porcentaje, e importe de deducción anual. Es importante señalar que algunas personas morales omiten cumplir con la documentación relativa a los ordenamientos mercantiles o civiles. Por ello, se hace necesario que tengan al día los libros donde consten las actas de asambleas ordinarias y extraordinarias, y en su caso, estén protocolizadas ante fedatario. REGISTRO CONTABLE Para un mejor análisis este apartado se dividirá el mismo en las secciones siguientes: catálogo, pólizas y estados financieros. Catálogo de cuentas Sin duda, el catálogo de cuentas es parte esencial de la contabilidad, por lo que la primera actividad es establecer un catálogo que se encuentre acorde con las necesidades y características específicas de cada entidad. Pese a que cada organización tiene particularidades distintas, las autoridades hacendarias 49

3 50 propusieron un catálogo que consta de 269 cuentas dividas en 75 de primer nivel y 194 subcuentas, cada una de ellas identificada por un código agrupador, divididas en: activo, pasivo, capital, de resultados y orden. Ese catálogo se encuentra en el anexo 24, dado a conocer en la Segunda Resolución de modificaciones a la RM para el 2014, publicada en el DOF del 11 de julio de este año. De acuerdo al anexo 24, el catálogo de cuentas deberá de contener: RFC; total de cuentas; mes y año; código agrupador; número de cuenta; nivel; descripción y naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora). La Quinta Resolución de modificaciones a la RM para 2014, en su regla I dispuso que al catálogo de cuentas se le agregará un campo con el código agrupador más apropiado a la naturaleza de la cuenta. Pólizas Sin duda, la póliza es el documento impreso o electrónico, donde por excelencia se efectúan los asientos contables. Esa situación obliga a conocer los requisitos que deben contener las pólizas, y de esta manera poder cumplir con lo preceptuado en los artículos 28, fracciones II y III del CFF, y 33, apartado B del RCFF, relativos al registro contable. Por su parte, el mencionado anexo 24 prevé que los requisitos obligatorios que deben contener las pólizas serán los siguientes: RFC; mes y año; tipo (ingresos, egresos o diario); número de póliza; fecha de registro; concepto de la operación; número de cuenta que afecta la transacción; concepto; importe del cargo y abono, y tipo de moneda. Para poder realizar registros contables óptimos se debe cumplir con lo establecido en el RCFF y la Quinta Resolución de modificaciones a la RM para 2014, por lo que deberán de ser: 1. Analíticos, y se podrán efectuar dentro del mes siguiente a aquél en que se realice la operación (artículo 33, apartado B, fracción I del RCFF y regla I , fracción II de la Quinta Resolución de modificaciones 2. Deberán de registrarse cronológicamente todas las operaciones y concentrarse en el libro diario y mayor, reflejando movimientos y saldos iniciales y finales por cuenta (artículo 33, apartado B, fracciones II y V, del RCFF). 3. Señalar la fecha de realización de la operación, su descripción, la cantidad o unidad de medida, la forma de pago especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago, y relacionar el(los) comprobante(s) fiscal(es) digital(es) por Internet (CFDI)(s) con la operación (artículo 33, apartado B, fracciones III y XIII del RCFF, y regla I , fracción III de la Quinta Resolución de modificaciones 4. De no poder identificar el medio de pago, se puede incorporar, la expresión NA, por lo que no será necesario especificar si fue de contado, a crédito o en parcialidades, ni el medio de pago (regla I , fracción III de la Quinta Resolución de modificaciones 5. En caso de no identificar el folio fiscal de los CFDI en las pólizas, podrá auxiliarse de un reporte en el cual se relacionen todos los folios fiscales, el RFC y el monto, soportado con sus respectivos comprobantes (regla I , fracción III de la Quinta Resolución de modificaciones 6. El registro de las operaciones deberá de permitir identificar las contribuciones a que haya lugar especificando, tasas, cuotas o exenciones. En el caso del impuesto al valor agregado (IVA), se deberán detallar los actos gravados, exentos y no identificados (artículo 33, apartado B, fracciones III, VIII y XVIII del RCFF). Es importante mencionar que los registros contables deberán cumplir con el marco contable vigente emitido por organismos profesionales competentes; por tanto, se podrán aplicar las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad (USGAAP) o las Normas Internacionales de Contabilidad (IFRS). Auxiliares Es conocido de todo contador, que en ocasiones las pólizas contables se encuentran soportadas por papeles de trabajo que comúnmente se denominan auxiliares. Las disposiciones en comento obligan a considerar la elaboración de los siguientes auxiliares. Relación de las inversiones Identificando cada una de ellas con la documentación comprobatoria, que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto

4 original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual (artículo 33, apartado B, fracción IV del RCFF y regla I , fracción I de la Quinta Resolución de modificaciones Conciliaciones bancarias Éstas deberán ser de todas las cuentas a nombre del contribuyente (artículo 33, apartado A, fracción IV y apartado B, fracción XIV del RCFF y regla I , fracción I de la Quinta Resolución de modificaciones Control de inventarios Este control deberá de cumplir con lo dispuesto en el artículo 33, apartado A, fracciones X, XII y apartado B, fracción XV del RCFF, el cual impone lo siguiente: 1. Establecer centro de costos, identificando las operaciones por sucursal o establecimiento. 2. Identificar el método de valuación (primeras entradas primeras salidas (PEPS); últimas entradas primeras salidas (UEPS); costo identificado; promedio, o detallista, especificando la fecha a partir del cual se implementó dicho método. Es importante mencionar que la LISR no considera el método UEPS (artículo 41 de la LISR). 3. Reconocer los bienes adquiridos o producidos, de acuerdo a las distintas etapas del proceso (materias primas, producción o artículos terminados). 4. Detallar el destino del inventario: enajenación, donación o destrucción (artículo 33, apartado B, fracción X del RCFF). 5. El registro de los inventarios deberá ser capaz de reconocer sus movimientos y determinar los saldos iniciales y finales mensuales. 6. Realizar inventario físico anualmente (artículo 76, fracción IV de la LISR y artículo 91 del RISR). BALANZA DE COMPROBACIÓN Y ESTADOS FINANCIEROS Es conocido que la balanza de comprobación concentra los saldos y movimientos por un periodo determinado, y es el documento previo a la elaboración de los estados financieros. Por tal motivo, la normatividad de la balanza de comprobación se encuentra contemplada en el apartado C del anexo 24 y en la regla I , fracción II de la Quinta Resolución de modificaciones a la RM para 2014, mismas que consideran: 1. Requisitos obligatorios: RFC, total de cuentas, mes y año, número y descripción de las cuentas y subcuentas, saldos iniciales y finales, movimientos en Debe y Haber. 2. Deberá contener todas las cuentas de: activo, pasivo, capital, resultados y orden, así como todos los ajustes por efectos fiscales. Al mismo tiempo, el artículo 33, apartado B, fracciones VI y VII del RCFF, establece la obligación de elaborar estados financieros, mismos que deberán incluir en su caso cuentas de orden y notas a los mismos. Esos estados se enlistan a continuación: 1. Estado de posición financiera. 2. Estado de resultados. 3. Estado de variaciones en el capital contable. 4. Estado de origen y aplicación de recursos. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE AL SAT El artículo 28, fracción IV del CFF prevé que la información contable se envíe mensualmente a través del portal del SAT, lo que implica cumplir con las disposiciones técnicas contempladas en el anexo 24 de la Quinta Resolución de modificaciones a la RM para Ese anexo muestra los códigos fuente en XML para poder generar la información contable de manera electrónica, en virtud de las adecuaciones que han venido realizando la autoridad y contribuyentes a sus respectivos sistemas informáticos. Así, las autoridades han determinado que la información se entregue en las siguientes fechas: Catálogo de cuentas Se deberá de enviar una vez, y posteriormente sólo cuando se modifique, por primera vez, a más tardar en el mes de enero y 27 de febrero de 2015, para personas morales y físicas, respectivamente (regla I , fracción I y numeral décimo cuarto de la Quinta Resolución de modificaciones Balanza de comprobación Se deberá de enviar al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, de acuerdo con las siguientes fechas: 51

5 Balanza de comprobación con información: Tipo de contribuyente Plazo de envío, a más tardar el: De los meses de julio a diciembre de 2014 Personas físicas y morales Mes de enero de 2015 Mensual generada a partir del ejercicio 2015 Del cierre del ejercicio en la que se incluyan ajustes para efectos fiscales Personas morales Personas físicas Personas morales Personas físicas 25 del mes inmediato posterior 27 del mes inmediato posterior 20 de abril del ejercicio inmediato posterior 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior (Reglas I , fracción II; I , fracciones II y III, y décimo cuarto de la Quinta Resolución de modificaciones a la RM para 2014) 52 Pólizas contables Esta información se deberá de enviar a solicitud de la autoridad en los siguientes casos: En ejercicio de sus facultades de comprobación (de gabinete, domiciliaria, dictamen o electrónica); como requisito en devolución o compensación (reglas I , fracción III; I , y décimo cuarto de la Quinta Resolución de modificaciones a la RMpara 2014). RECOMENDACIONES 1. Recabar toda documentación contable, incluyendo aquélla relacionada con las áreas: mercantil, civil, laboral, fiscal y de Seguridad Social. 2. Diseñar un catálogo de cuentas específico para cada entidad. 3. Relacionar el código agrupador con el catálogo de cuentas. 4. Implementar un sistema informático que permita generar los archivos XML. 5. Automatizar el proceso contable, relacionando los CFDI emitidos y recibidos con los asientos más comunes. 6. Revisar los artículos 83 y 84 del CFF, que hace referencia a las infracciones y multas relacionadas con la contabilidad. CONCLUSIÓN La contabilidad electrónica representa una oportunidad para el Contador Público, quien deberá asistir al contribuyente en la implementación de un proceso contable, el cual permita cumplir con la normatividad aquí descrita y, a su vez, pueda explotar al máximo la técnica contable, generando información financiera confiable y oportuna, con el ánimo de auxiliar al usuario de la información en la toma de decisiones, además del correcto cumplimiento del entero de sus contribuciones. Por último, el pasado 13 de noviembre de 2014 se publicó en el DOF el Decreto por el que se expide la Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 2015, y en su artículo 22, fracción IV se indica lo siguiente: Artículo 22. Para los efectos de los impuestos sobre la renta y al valor agregado, derechos, así como en lo referente al cumplimiento de obligaciones en materia de información contable previstas en el Código Fiscal de la Federación, se estará a lo siguiente:. IV. Para los efectos de lo dispuesto por el artículo 28 fracción IV del Código Fiscal de la Federación, el ingreso de la información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria deberá realizarse a partir del año 2015, de conformidad con el calendario que para tal efecto establezca dicho órgano desconcentrado mediante reglas de carácter general. Por tal motivo, tendremos que estar atentos a la publicación de las citadas reglas de carácter general que se den a conocer para tal efecto.