IB Américas Guía de usuario de Regis

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1 IB Américas Guía de usuario de Regis IB Américas Teléfono: (202) 3025 Fax: (202) 3003 Correo-e: Sitio web:

2 IB Américas GUÍA DE USUARIO DE REGIS BIENVENIDO El IB ha creado un sistema de inscripción en línea a talleres para el uso de los coordinadores de los Colegios del Mundo del IB y los colegios solicitantes, así como para las personas que actúan como contactos en colegios interesados en el IB. Los coordinadores y los contactos en colegios interesados podrán inscribir a participantes en nombre de su colegio en talleres que se celebren en la región de las Américas del IB a partir de Esta guía incluye instrucciones e información sobre los siguientes temas: Acceso a Regis Inscripciones Impresión de facturas y certificados de asistencia Ingreso y modificación de información de pagos Administración de inscripciones existentes Políticas de inscripción Si necesita más información o tiene consultas relacionadas con Regis y la inscripción en talleres, póngase en contacto con el equipo del IB responde llamando al o envíe un mensaje a

3 Índice 1. Acceso a Regis Inscripción Impresión de una factura Pagos con tarjeta de crédito Modificación de un método de pago o una inscripción Cancelación de una inscripción Descarga de un certificado de asistencia Política de cancelación de los talleres del IB Política de cambios y de inscripción fuera de plazo de los talleres del IB Política de seguridad del IB Información adicional para pagos...29

4 ACCESO A REGIS 1. Para identificar el taller en el que desea inscribirse, consulte la selección de talleres que se ofrecen actualmente: 2. Haga clic en el botón Registro (figura 1) ubicado en la página del evento específico del taller en el que quiere inscribirse. Figura 1 3. Después de hacer clic el botón Registro, su navegador le redirigirá a IBIS. Inicie sesión en IBIS utilizando su código de usuario, contraseña y PIN.* 4. Seleccione el enlace Inscripción en talleres, que se encuentra en el menú de la ficha Inicio en IBIS (figura 2). Para poder ver la página de inscripción de Regis, verifique que el bloqueador de elementos emergentes de su navegador esté desactivado. Figura 2 * IMPORTANTE: Solo el coordinador del programa designado o el contacto del colegio interesado pueden acceder al sistema de inscripción en línea e inscribir participantes. En todos los casos, se necesitarán datos de acceso a IBIS. Si usted no dispone de datos de acceso a IBIS o si este es su primer contacto con el IB, escriba a para solicitar ayuda.

5 INSCRIPCIÓN 1. Antes de inscribirse, revise la política de cancelaciones que se encuentra en la página 27 de este documento o en el sitio web del IB, en: 2. Cuando ingrese en el sistema de Regis, verá una lista de sesiones programadas para el taller que ha elegido. Para acceder al formulario de inscripción, haga clic en el enlace correspondiente debajo de la lista de sesiones (figura 3). Si usted ingresó en Regis accediendo directamente a IBIS sin haber visitado antes el calendario de talleres de deberá seleccionar primero el evento correspondiente en la página del calendario de Regis (figura 4). Figura 3

6 Figura 4

7 3. Complete el formulario de inscripción (figura 5) para el participante y seleccione el botón Registro en la parte inferior de la página. Tenga en cuenta que la información solicitada en los campos marcados con un asterisco es obligatoria. Si uno de los talleres no está disponible, la palabra FULL" (completo) aparecerá junto al título de dicho taller en la sección TALLERES OFRECIDOS del formulario de inscripción. Si la sesión del taller a la que usted desea asistir está completa, seleccione otra. Nota: no hay lista de espera para la inscripción en los talleres. Figura 5 4. Después de enviar el formulario de inscripción, puede consultar el importe total cobrado a la persona inscrita y elegir el método de pago (figura 6). Si paga con una orden de compra, ingrese su número en el campo correspondiente. Para seguir, haga clic en el botón CONTINUAR. Si en este momento desea hacer cambios en la inscripción, seleccione el enlace volver al formulario de inscripción.

8 Figura 6

9 5. En la pantalla siguiente, verá un acuse de recibo de la inscripción, y se enviará un mensaje de correo electrónico preliminar a la dirección de correo electrónico indicada. Si desea agregar más participantes para este taller o para otros, seleccione el enlace Inscribir más participantes. Desde esta pantalla puede elegir también hacer modificaciones en el formulario de inscripción o imprimir la factura, si ya se han inscrito todos los participantes (figura 7). Para inscribir participantes en un taller que se celebra en un lugar diferente, seleccione la opción eventos del menú de la izquierda para ver el calendario de todos los eventos del IB. Figura 7 6. El IB se reserva el derecho de cancelar un taller por baja cantidad de inscritos o por circunstancias imprevistas. El IB hace todo lo posible por brindar a sus inscritos toda la información anticipada posible sobre cambios en la inscripción. Si el IB se ve forzado a cancelar un taller, se informará de inmediato a los participantes inscritos y se les acreditará las tasas de inscripción. El IB no se hace responsable de otros costos relacionados (pasajes aéreos, visas, alojamiento, etc.). Recuérdelo cuando organice sus viajes.

10 IMPRESIÓN DE UNA FACTURA 1. Para acceder a la pantalla de facturación y pago después de inscribir a todos los participantes, seleccione la sección facturación en el menú de la izquierda (figura 8). Figura 8 2. Cierre todas las facturas abiertas y seleccione el icono de archivo PDF para abrir la factura que desea imprimir (figura 9). Para pagar con cheque, orden de compra o giro postal deberá enviar una factura impresa junto con el pago a la dirección que aparece a continuación. No será necesario enviar la factura impresa cuando el pago se realice con tarjeta de crédito. International Baccalaureate PO Box 5950 New York, NY,

11 Figura 9

12 PAGOS CON TARJETA DE CRÉDITO 1. Para acceder a la pantalla de facturación y pago después de inscribir a todos los participantes, seleccione la sección facturación en el menú de la izquierda (figura 10). Figura Si en el formulario de inscripción usted ha indicado que desea pagar con tarjeta de crédito, verá el importe total adeudado por su inscripción junto con el botón >>comprar en línea ubicado debajo del resumen del saldo (figura 11). Después de hacer clic en este botón, verá una pantalla que verificará una vez más el importe adeudado (figura 12). Para ser redirigido al sitio de autorización de la tarjeta de crédito, haga clic en el botón >> click here to purchase using PayPoint (haga clic aquí para comprar con PayPoint) que se indica en la imagen a continuación. Figura 11

13 Figura Después de ser redirigido al sitio de autorización de la tarjeta de crédito*, ingrese la información de su pago según las instrucciones y haga clic en CONFIRM ORDER (confirmar pedido) para recibir confirmación del pago (figura 13). No haga clic en este botón más de una vez. No cierre sesión ni retroceda hasta recibir una confirmación. Figura 13 * IMPORTANTE: El sitio de autorización de la tarjeta de crédito está ubicado en el Reino Unido. Por lo tanto, algunos emisores de tarjetas de crédito pueden clasificar su pago de inscripción como transacción del exterior y calcular las tasas según sus políticas. Para más información, póngase en contacto directamente con el emisor de su tarjeta de crédito.

14 MODIFICACIÓN DE UN MÉTODO DE PAGO O UNA INSCRIPCIÓN 1. Si desea hacer cambios en los datos de inscripción de un participante o en el método de pago preferido, seleccione la opción participantes del menú de la izquierda para acceder a la lista de participantes (figura 14). Figura En la sección participantes podrá ver la lista de todos los inscritos, ordenados por fecha de inscripción. El color de la fila indica el estado de la inscripción: Gris: sin confirmar Aguamarina: confirmada Rosa: cancelada 3. En la lista de participantes, seleccione el apellido de la persona cuyos datos de inscripción o método de pago desea modificar (figura 15). Cuando lo haga, aparecerá un menú desplegable con diversas opciones. En ese menú, seleccione inscripción (figura 16).

15 Figura 15 Figura 16

16 4. Después de seleccionar inscripción en el menú desplegable, se abrirá el formulario de inscripción de esa persona en otra ventana (figura 17), y usted podrá hacer modificaciones en la información de contacto o la preferencia de talleres, incluso el nombre y apellido de la persona. Si desea modificar el nombre de la persona inscrita, ingrese en el formulario de inscripción del participante anterior, haga clic en Si necesita hacer un cambio de nombre por favor haga clic aquí e ingrese el nombre del nuevo participante. Figura 17

17 5. Cuando haya terminado de realizar las modificaciones, seleccione el botón MODIFICAR en la parte inferior de la ventana (figura 18). Si solo desea cambiar el método de pago, puede hacer clic en MODIFICAR sin hacer cambios en la información del participante en el formulario. Figura 18

18 6. Después de hacer clic en MODIFICAR, aparecerá un resumen de la inscripción y usted podrá cambiar el método de pago elegido (figura 19). Figura 19

19 7. Para recibir un acuse de recibo de la modificación, seleccione el botón CONTINUAR (figuras 20 y 21). Figura 20

20 Figura Nota: si desea cambiar el método de pago con cheque, orden de pago o transferencia bancaria por el de pago con tarjeta de crédito, para poder ingresar la información de la tarjeta de crédito deberá hacer clic en la sección facturación del menú de la izquierda después de cerrar la ventana de acuse de recibo (figuras 22, 23, y 24). Figura 22

21 Figura 23 Figura 24

22 CANCELACIÓN DE UNA INSCRIPCIÓN 1. Si desea cancelar la inscripción de un participante, seleccione la opción participantes del menú de la izquierda para acceder a la lista de participantes (figura 25). Figura En la sección participantes podrá ver la lista de todos los inscritos, ordenados por fecha de inscripción. El color de la fila indica el estado de la inscripción: Gris: sin confirmar Aguamarina: confirmada Rosa: cancelada 3. En la lista de participantes, seleccione el apellido de la persona cuya inscripción desea cancelar (figura 26). Cuando lo haga, aparecerá un menú desplegable con diversas opciones. En ese menú, seleccione cancelar inscripción (figura 27).

23 Figura 26 Figura 27

24 4. Después de seleccionar cancelar inscripción en el menú desplegable, se abrirá un acuse de recibo de la cancelación en una ventana aparte (figura 28). Tenga en cuenta que, para poder ver el estado de inscripción actualizado, deberá actualizar la página de la lista de participantes. Figura 28

25 DESCARGA DE UN CERTIFICADO DE ASISTENCIA 1. Dos semanas después de completar la encuesta sobre el taller de capacitación, el coordinador del colegio o la persona de contacto con el IB recibirá un correo electrónico en el que se indicará que puede descargar los certificados de asistencia de todos los participantes del colegio utilizando su cuenta de inscripción en talleres (REGIS). Tenga en cuenta que la única persona que puede descargar los certificados del colegio es el titular de la cuenta de REGIS. 2. Para acceder a los certificados, inicie sesión en su cuenta de REGIS, ingrese el evento al que asistió (por ejemplo, Nueva York) y luego seleccione el certificado de asistencia (figura 29). Figura 29

26 3. A continuación, seleccione el nombre del participante en el menú desplegable y haga clic en enviar (figura 30). Figura A continuación, podrá descargar el certificado en formato PDF. Imprima el documento y guarde el archivo PDF en un lugar seguro.

27 POLÍTICA DE CANCELACIÓN DE LOS TALLERES DEL IB A las cancelaciones que se realicen con una anterioridad de 22 o más días a la fecha de inicio del taller corresponderá una nota de crédito por el monto total de la tasa de inscripción. A las cancelaciones que se realicen con una anterioridad de hasta 21 días a la fecha de inicio del taller corresponderá una penalización correspondiente al 100% de la tasa. Sabemos que muchos participantes deben viajar para asistir a los talleres regionales del IB. El IB espera que las personas inscritas hagan todo lo razonablemente posible para asistir a los talleres a los cuales se inscribieron. Tenga en cuenta que si el taller se lleva a cabo, no se realizarán reembolsos ni se otorgarán créditos por problemas de transporte. Se alienta a los participantes a adquirir un plan de seguro de viaje para su protección en caso de pérdidas ocasionadas por condiciones o eventos repentinos e inesperados. Nota: las cancelaciones deben ser realizadas por el coordinador del IB a través del sistema de REGIS. Las solicitudes de cancelaciones que se realicen por vía telefónica o correo electrónico no serán consideradas cancelaciones oficiales. En el improbable caso de que el IB deba cancelar un taller, el importe total de la tasa de inscripción será reintegrado o se acreditará mediante nota de crédito. POLÍTICA DE CAMBIOS Y DE INSCRIPCIÓN FUERA DE PLAZO DE LOS TALLERES DEL IB Las inscripciones recibidas después del plazo de inscripción incurrirán en una tasa por inscripción fuera de plazo de USD50 por participante en el caso de los talleres que se celebran en Estados Unidos, además de un impuesto adicional de bienes y servicios del 5% en el caso de los talleres impartidos en Canadá. Los cambios y las correcciones a los nombres solo pueden realizarse durante el plazo de inscripción en el taller. Se cobrará una tasa administrativa de USD50 por cada cambio en las inscripciones in situ, incluida la sesión de taller. Todas las solicitudes de cambios in situ o de inscripciones fuera de plazo estarán sujetas al número de personas inscritas en el taller deseado. IB Américas se reserva el derecho de rechazar solicitudes de cambios in situ o de inscripciones fuera de plazo.

28 POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL IB Ni el IB ni sus directores, empleados o representantes tienen responsabilidad alguna sobre la seguridad y las pertenencias de los participantes o sus acompañantes, ni por las pérdidas financieras que se podrían producir si se cancelaran eventos por razones ajenas al control del IB. El viaje hacia y desde el lugar de celebración del taller tendrá lugar bajo la exclusiva responsabilidad de los participantes. Se aconseja a los participantes recabar información sobre los potenciales riesgos para su salud o su seguridad o la de sus acompañantes, y obtener una cobertura de seguro adecuada, que incluya el reembolso de los gastos en el caso de cancelación de un evento. Toda cuestión legal relacionada con la inscripción y la participación en talleres del IB se regirá por las leyes suizas. Cualquier disputa surgida en relación con la inscripción o la participación en un evento se someterá a la decisión final de un árbitro de acuerdo con las reglas de arbitraje de la Cámara de Comercio e Industria de Ginebra.

29 INFORMACIÓN ADICIONAL PARA PAGOS Para los talleres en América del Norte, hay cinco métodos de pago posibles: 1. Giro postal 2. Orden de compra 3. Cheque En dólares estadounidenses, a la orden del Bachillerato Internacional, preferiblemente emitido por banco de Estados Unidos. Los cheques deben enviarse con una copia de la factura a: o International Baccalaureate Americas PO Box 5950 New York, NY, Tarjeta de crédito* 5. Transferencias o giros bancarios Sucursal: JP Morgan Chase Bank Número de ruta: Número de cuenta: Código de sucursal del banco (USD): Código SWIFT: CHASUS33 Dirección: JP Morgan Chase Bank NY Int l Agencies Banking 270 Park Avenue 43 rd Floor New York, New York USA Bajo ningún concepto se aceptará dinero en efectivo como pago de tasas de inscripción. Para los talleres en América Latina, hay tres métodos de pago posibles: 1. Transferencia bancaria Sucursal: HSBC Bank plc -Cardiff Nombre de la cuenta: International Baccalaureate Código de sucursal de la organización: Código IBAN: GB30MIDL Código SWIFT: MIDLGB22 Número de cuenta: Referencia: programa, lugar de celebración, mes y año (DIPMEX10) 2. Cheque En dólares estadounidenses, a la orden del Bachillerato Internacional, preferiblemente emitido por

30 banco de Estados Unidos. Los cheques deben enviarse con una copia del formulario de inscripción a: o International Baccalaureate Organization Attn. Credit Controller Peterson House, Malthouse Avenue Cardiff Gate Cardiff, Wales GB CF23 8GL UNITED KINGDOM A partir del 1 de enero de 2013, se aceptan pagos en pesos argentinos para las tasas de los talleres que se celebran en la Argentina. El IB seguirá emitiendo facturas en dólares estadounidenses, pero los colegios pueden enviar pagos en pesos argentinos. Para establecer el tipo de cambio al hacer un pago, use el convertidor de divisas de 3. Tarjeta de crédito* * IMPORTANTE: El sitio de autorización de la tarjeta de crédito está ubicado en el Reino Unido. Por lo tanto, algunos emisores de tarjetas de crédito pueden clasificar su pago de inscripción como transacción del exterior y calcular las tasas según sus políticas. Para más información, póngase en contacto directamente con el emisor de su tarjeta de crédito.

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