SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SSYMA -

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar la contratación y evaluación de personal que cumpla con las competencias y valores necesarios, para cubrir las vacantes de las áreas y así poder atender las necesidades de negocio y objetivos estratégicos de la Corporación Gold Fields. Asimismo, establecer los alcances a tomar en cuenta para la correcta contratación de servicios externos. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las postulaciones de Gold Fields La Cima. Asimismo, contiene disposiciones a tomar en cuenta en los procesos de contratación de servicios externos. 3. DEFINICIONES 3.1. Reclutamiento: Convocatoria de personas iniciada por la empresa para cubrir una vacante nueva o una vacante existente, por una necesidad en un plazo fijo o indeterminado Selección: Proceso que implica la decisión de elegir los candidatos que cumplen las competencias exigidas para cubrir la vacante 3.3. Evaluaciones: Proceso que comprende desde la revisión y el análisis de las hojas de vida hasta las pruebas y entrevistas a las que son sometidos los candidatos a cubrir la vacante Contratación: Decisión de contratar a uno de los candidatos para cubrir la vacante Exámenes Médicos Pre Ocupacionales: Examen médico y de investigación de antecedentes ocupacionales, previo al ingreso del trabajador, para determinar si su condición de salud satisface los requisitos del puesto de trabajo al que postula Cliente interno: Gerente/Superintendente que solicita que se cubra una posición RRHH: Recursos Humanos Servicio externo: Contratación de personal a través de una locación de servicio o intermediación laboral SuccessFactors: Plataforma informática de RRHH que cuenta con la funcionalidad de aprobar procedimientos de forma electrónica 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Gerente de Compensaciones y Talento Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento. Hacer seguimiento al proceso en sus distintas etapas Gestionar los requerimientos de personal nuevo de las áreas de la Región Américas de acuerdo a las exigencias del SOX. 4.2 Jefe de Gestión de Talento Asegurar el cumplimiento del proceso en sus distintas etapas. Hacer seguimiento al proceso en sus distintas etapas Validar los requerimientos para todas las áreas de Gold Fields La Cima

2 Página 2 de Personal y Aplicar el procedimiento de selección y evaluación del personal. Cargar los requerimientos de personal al sistema SuccessFactors y hacer seguimiento al cumplimiento de las aprobaciones necesarias Evaluar las competencias de los candidatos en función a la descripción de puesto. Revisar la hoja de vida del candidato e identificar aquellos candidatos que se ajusten al perfil del puesto solicitado Realizar entrevistas a los candidatos. 4.4 Jefe de Compensaciones Asegurar que la información de cada nueva posición vacante cumpla con los requisitos necesarios: Nombre del puesto, Banda Salarial, Remuneración. Asegurar que el puesto esté presupuestado o que cuente con la aprobación del comité de contrataciones. 4.5 Gerente/Superintendente/Jefe/Supervisor Asegurar que el personal que seleccione cumpla con las competencias técnicas y blandas necesarias para el puesto Asegurar que el personal bajo su cargo cumpla con las responsabilidades que le son asignadas en las Descripciones de Puesto y en los procedimientos de Sistema integrado de gestión SSYMA. 5. ESTÁNDARES Gerente/ Superintendente de área solicitante 5.1. Evaluar la modalidad de contratación, completar el Contenido para el Requerimiento del Personal P03.10-A01) y remitir por correo electrónico la solicitud de Personal y enviarlo al Analista de Atracción y con copia al Gerente del área y VP correspondiente. Correo Electrónico Requerir Personal 5.2. En caso se requiera crear un nuevo puesto, se debe elaborar el formato Descripción de Puestos P03.10-F01), el cual debe contener las responsabilidades y funciones de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y debe ser incluido en el correo Si se requiere cubrir un puesto existente, se debe actualizar el formato Descripción de Puestos P03.10-F01), el cual debe ser coherente, debidamente estructurado, contener las responsabilidades y funciones de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y categorizado, para su validación por el área de Compensaciones Descripción de puestos P03.01-F01) Abogado Senior 5.4. Revisar la modalidad de contratación validar el tipo de contratación del

3 Página 3 de 10 requerimiento, pudiendo ser: Plazo fijo e indeterminado. Intermediación Laboral o locación de servicios. Atracción y Abogado Senior Atracción y Jefe de Servicios Médicos Atracción y Compensacione s 5.5. En caso tengamos un puesto a plazo fijo y/o nuevo que no esté en la matriz de modalidad de Contrataciones por Puesto, se debe enviar para la revisión e identificación del tipo de contratación al Abogado Senior Validar el tiempo de contratación y periodo de Prueba para los casos que son enviados por la Talento Cualquier observación o comentario, debe ser consignado a través de un correo electrónico y enviarlo al Atracción y En función a la Matriz de Puestos con Discapacidad validar e informar a las fuentes de reclutamiento En caso tengamos un puesto que no esté en la Matriz de Puestos con Discapacidad informaremos al Jefe de Servicios Médicos para su validación Validar si la posición nueva puede ser cubierta por una persona con discapacidad para los casos que son enviados por la Talento Cualquier observación o comentario, debe ser consignado a través de un correo electrónico y enviarlo al Atracción y Cargar el requerimiento en el sistema SSFF y completar la información de la vacante según el requerimiento del área y las sugerencias realizadas por el Abogado Senior y Jefe de Servicios Médicos Aprobación de Compensaciones: Posición presupuestada: En caso que el puesto sea presupuestado, el área de Compensaciones debe completar la Matriz de Modalidad de Contrataciones por Puesto Matriz de Puestos con Discapacidad

4 Página 4 de 10 información correspondiente a la vacante (nombre del cargo, banda y rango salarial) y aprobar el requerimiento. Posición no presupuestada: el área de Compensaciones debe solicitar la aprobación del Comité de contrataciones. Si la posición es aprobada, se debe completar la información correspondiente a la vacante (nombre del cargo, banda y rango salarial) y aprobar el requerimiento. En caso que la posición sea rechazada, se debe informar al área solicitante y termina el proceso. Jefe de Gestión de Talento Gerente de Área/ Vicepresidente de Área/Vicepresi dente de RRHH/Vicepres idente Ejecutivo/Vicep residente Ejecutivo de RRHH Atracción y Validar y aprobar el Requerimiento en el Sistema SuccessFactors únicamente luego de constatar que éste se encuentra con el flujo de aprobación correspondiente según la Banda de la posición correspondiente Validar la necesidad del puesto requerido y según eso, Aprobar o Rechazar el requerimiento del puesto en el Sistema SuccessFactors Validar con el área solicitante la Descripción de Puesto P03.01-F01) y modificarla en caso amerite. Requerimiento que corresponda Reclutar y Seleccionar Personal Activar el proceso de selección e identificar las fuentes de información para el reclutamiento de los candidatos Se revisa con el área solicitante, si aplica activar una convocatoria interna por un tiempo no menor a 07 días. Pueden aplicar a esta convocatoria interna: Personal que cuente con la autorización escrita de su jefatura inmediata Personal con una nota 3 en el BSC del periodo previo a la postulación En caso la posición no sea cubierta de manera interna, se debe iniciar la búsqueda de manera externa, a través de nuestras bolsas de trabajo o través de un proceso de headhunting de ser el caso. Publicación interna y externa de reclutamiento y revisión de Base de Datos.

5 Página 5 de En los casos que la posición permita la postulación de personas con discapacidad se remitirá la Oferta de Empleo a la Ventanilla Única de Promoción del Empleo del Ministerio de Trabajo, para su publicación en caso aplique el requerimiento En posiciones de Banda B, se debe realizar la convocatoria a través del área de Relaciones Comunitarias para su publicación en caso de no cubrir la posición este debe ser abierto en otras instancias (bolsas de reclutamiento) Recepcionar y hacer una pre selección de las hojas de vida (interna/externa). En el caso de los candidatos referidos por alguna persona de la compañía, los curriculums vitae deben estar acompañados por el formato de Referidos para postulantes a Trabajadores, Contratistas y Proveedores P03.10-F14), debidamente completado y firmado por la persona que refiere al candidato. Referidos para postulantes a Trabajadores, Contratistas y Proveedores P03.10-F14) 5.17 Realizar la evaluación y entrevista por competencias, así como: Para todos aquellos puestos que requieran obtener Licencia Interna de Conducción/Operación el requisito de contar con licencia de Conducir emitida por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones con una antigüedad mínima de un (01) año. Si la posición nueva requiere realizar trabajos en altura (sobre 1.8 m sobre el nivel de la superficie de trabajo), los postulantes deben pasar un examen médico previo para proseguir con el proceso de selección, dicho examen debe ser coordinado con el Jefe de Servicios Médicos Presentar al área solicitante los candidatos que cumplen con el perfil para el puesto Enviar al área solicitante los informes por cada candidato usando los formatos Informe Banda DU, Informe Banda DL, Informe Banda CL-B o Informe Banda CU. Informe Banda DU P03.10-F07), Informe Banda

6 Página 6 de 10 DL P F08)Informe Banda CL-B P03.10-F09), Informe Banda CU P03.10-F10) o Gerente/ Superintendente de área/ /Jefe de Servicios Médicos Jefe de Servicios Médicos El área solicitante realizar la selección correspondiente, considerando la evaluación realizada, deber definir el 1er y 2do candidato finalista de la terna, y completar el formato de Evaluación de Candidatos P03.10-F15) Se define el candidato seleccionado en conjunto con la Gerencia y el/la Atracción y debe enviar un indicando el nombre del candidato seleccionado En caso la posición sea cubierta de manera interna, la Atracción y debe comunicar al área de Compensaciones para gestionar el movimiento interno Coordinar con el Jefe de Servicios Médicos la realización del examen médico Pre Ocupacional, acorde con los riesgos a que están expuestos a sus labores, según lo indicado en el procedimiento Salud Ocupacional e Higiene Industrial P04.04) Gestionar la verificación de Antecedentes Policiales y Penales del candidato(a) finalista Exigir informe final a las Clínicas autorizadas donde se desarrolló el examen y revisar los resultados del examen médico pre ocupacional Brindar el resultado de APTITUD médica en un lapso no mayor a 2 días hábiles después de haber concluido el examen médico pre ocupacional. Evaluación de Candidatos P03.10-F15) Examen médico pre ocupacional Informe de antecedentes

7 Página 7 de Recibida la aptitud del nuevo trabajador por parte del área médica, elaborar la carta oferta y enviarla al Gerente de Compensaciones y Gestión de Talento. Gerente de Compensacion es y Talento Revisar la carta oferta para darle conformidad y luego firmarla Enviar la carta oferta aprobada y firmada al candidato seleccionado Enviar al Administrador de Personal la siguiente documentación y registros para la apertura del file de personal: 1. Currículum Vitae actualizado 2. Carta oferta firmada 3. Descripción de Puesto (para puestos nuevos) 4. Reporte de Antecedentes Policiales y judiciales. 5. Entrevista e Informe por competencias. 6. Certificado de discapacidad cuando corresponda (para incluir dicha información en la planilla) Carta oferta File del personal Contratar Personal Para practicantes: Solicitar los documentos y registros listados anteriormente a excepción del punto 2, adicionalmente la siguiente documentación: 1. Carta de Presentación del centro de estudio de donde proviene. 2. Plan de capacitación visado por la universidad. Administrador de Personal Enviar al candidato seleccionado la relación de documentos necesarios para su ingreso, copiar el correo al Administrador de Personal para el seguimiento respectivo Recibir la documentación solicitada al candidato seleccionado y asegurar que el nuevo empleado cuente con la información definida en los formatos Checklist de empleado nuevo P03.10-F04) o Checklist de practicante pre/profesional nuevo (C.I) P03.10-F05) Checklist de empleado nuevo P03.10-F04) y Checklist de practicante pre/profesional nuevo (C.I)

8 Página 8 de Con la documentación solicitada al nuevo empleado, proceder a elaborar el contrato y abrir el file correspondiente, adicionando la Descripción de puestos P03.10-F01) definida para el puesto, la cual se encuentra disponible en la red, disco compartido de RRHH Con todo ello, proceder a la firma del contrato de trabajo por ambas partes: Representante Legal de Gold Fields La Cima S.A. y por el trabajador. P03.10-F05) En caso el contrato sea a plazo fijo, presentar a la Autoridad Administrativa de Trabajo tres copias que serán distribuidas de la siguiente manera: Una copia permanecerá en poder del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo; un segundo ejemplar en el file personal y una tercera copia en poder del trabajador. Contrato firmado y refrendado por el MINTRA Coordinar la realización del examen médico de retiro, al término de la relación laboral según lo indicado en el procedimiento Salud Ocupacional e Higiene Industrial P04.04) Proporcionar al Gerente/ Superintendente del área solicitante los registros de Autorización de Excepción al Perfil de Puesto P03.10-F06) para los casos que corresponda. Autorización de Excepción al Perfil de Puesto P03.10-F06) Autorizar excepción al perfil de puesto Gerente /Superintendent e del área Gerente / Superintendente del área/ En caso el candidato seleccionado no cumpla con todos los requisitos descritos en el formato Descripción de Puestos P03.01-F01), pero aun así el Gerente/Superintendente del área considere que es la persona idónea para el puesto (debido a conocimientos técnicos, experiencia, así como a requerimiento crítico indispensable para la continuidad de la operación), el Gerente/Superintendente del área debe llenar el formato de Autorización de Excepción al Perfil de Puesto P03.10-F06) De ser el caso, programar las capacitaciones necesarias de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de capacitación P03.03).

9 Página 9 de Conservar el registro de Autorización de Excepción al Perfil de Puesto P03.10-F06) en el file personal. NOTA: El personal que ya viene ejerciendo sus actividades en la empresa y no cumplan con los requisitos de educación y Conocimientos establecidos en la Descripción de puestos P03.10-F01), puede convalidar estos requisitos con el tiempo de experiencia en el puesto o en puestos similares. Almacenar documentación Archivar todos los documentos que forman parte del proceso de selección, a fin de contar con evidencia requerida en auditorías. 6. ANEXO 6.1 Contenido para el Requerimiento del Personal P03.10) Origen del puesto Nuevo ( ) Reemplazo ( ) Nombre: Transferido ( ) Nombre de la posición requerida *Si es posición nueva, adjuntar Descripción de puesto Ubicación Cerro Corona ( ) Lima ( ) Cajamarca ( ) Salaverry ( ) Centro de Costos Régimen de Trabajo Área Solicitante El puesto reporta a Gerente del Área Justificación del Requerimiento Permite personas con discapacidad Periodo de contratación Periodo de Prueba 7. FORMATOS Y REGISTROS 7.1. Formato de Check list de Empleado Nuevo P03.10-F04) 7.2. Formato de Check list de Practicante Pre/Profesional Nuevo (C.I) P03.10-F05)

10 Página 10 de Formato de Autorización de Excepción al Perfil de Puesto P03.10-F06) 7.4. Formato de Informe Banda DU P03.10-F07) 7.5. Formato de Ficha de Evaluación de Discapacidad para el Puesto de Trabajo P03.10-F08) 7.6. Formato de Informe Banda CL-B P03.10-F09) 7.7. Formato de Informe Banda CU P03.10-F10) 7.8. Formato de Informe Banda DL P03.10-F11) 7.9. Formato de Referidos para postulantes a Trabajadores, Contratistas y Proveedores P03.10-F14) Formato de Evaluación de candidatos P03.10-F15) Formato de Descripción de Puestos P03.01-F01) Formato de Ficha Médica Ocupacional P04.04-F01) 8. REFERENCIA LEGALES Y OTRAS NORMAS 8.1. Normas ISO 14001:2015 Requisito 7.2, OHSAS 18001:2007, Requisito REVISIÓN 9.1 Este procedimiento será revisado y mejorado continuamente. ELABORADO POR REVISADO POR REVISADO POR APROBADO POR Haydeé Hidalgo Susana Carlín Luis Apaza Ronald Diaz Jefe de Gestión de Talento Gerente de Compensaciones y Gestión de Talento Gerente de SSO Gerente General/Gerente de Operaciones Fecha: 19/06/2017 Fecha: 12/07/2017