Modificar hojas 1. EDITAR CELDAS

Transcripción

1 1. EDITAR CELDAS D espués de introducir los datos que queramos en una hoja de cálculo, también podemos modificar la información que hay en las celdas, cambiando lo que contienen. Editar una celda significa aplicar cambios en lo que tiene esa celda: borrar parte de lo que hay en la celda, cambiar todo o parte de lo que tiene por otra cosa, o bien añadir algo a lo que ya hay en la celda. Hay varias formas para editar una celda y cambiar su contenido. Lo más sencillo es hacer doble clic con el ratón encima de la celda; entonces podrás ver el cursor, que indicará que puedes escribir dentro de la celda y cambiar lo que hay en ella. Otra forma para editar una celda es pulsar la tecla o hacer clic directamente en la barra de fórmulas. Para editar una celda de esta forma, selecciona la celda que quieras cambiar. Una vez estemos editando una celda (de cualquiera de estas maneras que hemos descrito), veremos el punto de inserción, que tiene la forma de una línea parpadeante y es el sitio donde está situado el cursor de texto, preparado para que escribamos o borremos datos. Si haces doble clic en una celda que tiene datos, el punto de inserción se sitúa en el sitio donde hayas hecho el doble clic. Para mover el punto de inserción en la celda, puedes usar las flechas de dirección o hacer clic con el ratón en el lugar donde lo quieras poner, siempre que estés editando la celda. Además, cuando estés editando una celda, puedes seleccionar una palabra haciendo doble clic encima de ella. Si quieres seleccionar alguna letra o varias palabras, tienes que pulsar y arrastrar con el ratón. Los comandos que también puedes utilizar cuando estés cambiando el contenido de una celda son: Cortar: borra de la celda los caracteres que estén seleccionados y los coloca en el portapapeles. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Al seleccionar texto aparece la mini barra de herramientas, con opciones para trabajar con el texto (fuente, tamaño de la letra, color, etc.). Si te sitúas sobre esta barra, dejará de ser transparente y podrás utilizar estos controles. Copiar: copia en el portapapeles los caracteres que estén seleccionados. Pegar: coloca el contenido del portapapeles en la celda, a partir de donde esté el punto de inserción. Si estás editando una celda y has seleccionado una o varias palabras o varias letras, estos comandos actuarán sobre lo que tengas seleccionado y no sobre toda la celda. Otra cosa que debes tener presente es que, para realizar una acción de pegar, antes tienes que haber aplicado alguna acción de cortar o copiar. También puedes acceder a las órdenes de copiar, cortar y pegar a través del menú contextual (el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón) o utilizar las combinaciones de teclas correspondientes ( +, + y +, respectivamente). Para borrar los caracteres que tengas seleccionados en una celda, lo más cómodo es usar la tecla. También puedes utilizar la opción equivalente del menú del botón Borrar, en el grupo de comandos Modificar. Si quieres desactivar la aparición de los botones que se muestran al pegar datos o insertar celdas, filas o columnas, accede a la sección Avanzadas del cuadro de las Opciones de Excel y desactiva las casillas Mostrar botón Opciones de pegado al pegar contenido y/o Mostrar botones de opciones de inserción. Al realizar una operación de pegado, Excel muestra el botón de opciones de pegado al lado de la celda o celdas implicadas en este comando. Este botón aparece al pegar datos y tiene varias opciones sobre la operación de pegado que acabamos de hacer. También se muestran botones de este tipo, que tienen menús con opciones sobre la acción que acabas de hacer, al insertar celdas, filas o columnas. Cuando estás editando celdas, puede ser muy útil el volver atrás y deshacer el último cambio que hayas hecho. Como en muchos programas de Windows, y como el resto de programas de Office, con Excel también puedes deshacer la mayoría de las acciones de edición, para lo que se utiliza el botón Deshacer, que está en la Barra de herramientas de acceso rápido. 2

3 Tras utilizar el botón Deshacer, puedes volver a como estabas antes de pulsarlo utilizando el botón Rehacer. O sea, que este botón hace lo contrario que Deshacer: vuelve a hacer lo que habías desecho con Deshacer. Si lo único que quieres es deshacer lo último que hayas hecho, lo mejor es pulsar directamente en el botón Deshacer. De la misma forma, para rehacer únicamente un paso, pulsa directamente en Rehacer. Además, en cada uno de estos botones están las acciones en una lista, con lo que permiten desplazarte varios pasos al volver atrás si te has equivocado en algo o repetir los pasos deshechos. Para ver la lista que tienen estos botones, pulsa en la flecha que está a su derecha. Si despliegas la lista del botón Deshacer, podrás volver atrás varias acciones, eligiendo hasta la que quieras deshacer en la lista. Ten en cuenta que, al elegir una acción en esta lista, se desharán esa acción y todas las acciones que estén por encima de ella. La primera acción que aparece en la lista es la última que hemos hecho. No siempre podrás deshacer las acciones que hagas. Por ejemplo, guardar o imprimir una hoja de cálculo no pueden deshacerse. Estas operaciones de cortar, copiar y pegar te pueden ahorrar mucho trabajo, ya que no tendrás que volver a escribir datos que ya hayas introducido en algún lugar de la hoja de cálculo o en otro libro. 2. CORTAR, COPIAR Y PEGAR V amos a centrarnos en unas de las operaciones que más se usan en cualquier programa de Office: cortar, copiar y pegar. En Excel, podremos mover o copiar el contenido de unas celdas en otro lugar de la misma hoja de cálculo, de una hoja de cálculo distinta e incluso de un libro distinto. Para realizar estas operaciones, podemos utilizar los comandos Cortar, Copiar y Pegar o arrastrar las celdas directamente con el ratón. Es necesario distinguir bien entre cortar y copiar, para que no tengas ningún problema al trabajar con tus libros. Cuando cortamos, estamos moviendo las celdas de un lugar a otro distinto, por lo que desaparecerán del sitio donde estaban al principio. Cuando copiamos, las celdas no desaparecen del sitio donde estaban al principio, sino que creamos una copia de las celdas, que podemos situarlas en cualquier otro lugar. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Si hemos cortado o copiado más de una celda, la celda en la que nos encontremos al pegar será la celda de la esquina superior izquierda del área de pegado. Por ejemplo, en la imagen de la izquierda se han cortado las celdas señaladas y se han pegado en otro sitio (verás cómo han desaparecido del lugar donde estaban al principio), mientras que en la imagen de la derecha se han copiado las celdas señaladas, pegándolas en otro sitio (en este caso, las celdas copiadas no desaparecen del lugar donde estaban al principio). Antes de pegar las celdas que hayamos cortado o copiado, tenemos que elegir la celda en la que las pegaremos. Una vez ya estemos situados en la celda que queramos, ya podemos pegar lo que hayamos cortado o copiado. Cuando pegamos celdas sobre otras celdas, se reemplaza su contenido, es decir, lo que había en las celdas desaparece y se pone lo que estamos pegando. Al copiar datos, Excel indica las celdas o celdas copiadas poniendo un borde alrededor de ellas. Para mover o copiar los datos en otra hoja, después de cortarlos o copiarlos, simplemente tienes que mostrar la hoja en la que quieras colocarlos, en la celda adecuada, y pegarlos allí. Otra posibilidad es insertar celdas entre celdas existentes. Para hacer esto, se deben cortar o copiar las celdas seleccionadas y después seleccionar la opción Insertar celdas del botón, que está en el grupo de comandos Celdas. 4

5 Si pulsas directamente el botón, se insertarán las celdas con la opción predeterminada de Excel, sin pasar por ningún cuadro de diálogo. En el cuadro de diálogo que aparece puedes indicar la forma en que quieres que se desplacen los datos que están en el sitio donde vamos a pegar lo que tenemos copiado. La diferencia entre pegar e insertar celdas es que, al pegar, las celdas que habías cortado o copiado se colocan en el sitio en el que estés, cambiando las celdas que haya por las que pegues. Si insertas celdas, puedes indicar qué va a pasar con las celdas que vas a ocupar, hacia dónde se tienen que mover. Por otra parte, si pulsas el botón Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos Portapapeles se abrirá el Portapapeles de Office, que puede almacenar hasta 24 elementos. Desde el botón Opciones del Portapapeles de Office puedes establecer varias características de este elemento, como si se debe mostrar automáticamente al copiar o cortar un objeto o al copiar dos veces seguidas. Recuerda también que, al abrir este portapapeles aparece en la barra de tareas de Windows su icono. Este portapapeles se comparte por todos los programas de Office, por lo que podrás pegar un elemento de Excel en Word, en PowerPoint o en cualquier otra aplicación de Office. Para pegar un elemento desde el Portapapeles de Office, simplemente debes pulsar sobre él, tras situarte en la posición adecuada de la hoja. También puedes hacer varias copias de una celda o de varias celdas de una sola vez. Para esto, después de copiar, tienes que seleccionar las celdas donde quieras pegar los datos (recuerda que, para seleccionar varias celdas que no estén seguidas, debes mantener pulsada la tecla mientras pulsas en las celdas). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Si quieres pegar en varios sitios a la vez, debes utilizar el Portapapeles de Windows, ya que el Portapapeles de Office solo lo permite hacer en un lugar. Para pegar los datos utilizando el Portapapeles de Windows utiliza el botón Pegar de la Cinta de opciones. 3. CORTAR Y COPIAR CON EL RATÓN T ambién podemos hacer las operaciones de copiar y mover celdas directamente con el ratón. Primero tienes que seleccionar una o varias celdas. Entonces, lo único que hay que hacer es arrastrar la selección de celdas utilizando el borde de esta selección. De esta forma moveremos la celda o celdas que tengamos seleccionadas. Si quieres mover o copiar a una hoja distinta, mantén pulsada la tecla al mismo tiempo que arrastras el ratón, mientras que, si quieres mover o copiar a otro libro distinto, deberás mostrarlo en otra ventana para poder arrastrar hasta este libro. En estos dos casos, es más cómodo usar los comandos de cortar, copiar y pegar. Si quieres copiar las celdas en lugar de moverlas, mantén pulsada la tecla al arrastrar el ratón. Además, si en lugar de arrastrar con el botón izquierdo del ratón lo haces con el derecho, entonces, al soltar, aparecerá un menú contextual con las opciones más utilizadas. 6

7 De esta forma no tienes que preocuparte por tener que pulsar ninguna tecla ni acceder a ninguna opción. Simplemente arrastra y luego elige en el menú lo que quieras hacer. Si no quieres hacer nada, selecciona la opción Cancelar. 4. INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS P ara cambiar la forma como se ven los datos de una hoja de cálculo, puedes insertar o añadir celdas en blanco e incluso filas y columnas enteras. También podemos eliminar y borrar celdas. Al añadir celdas, las demás celdas se mueven para incluir las nuevas. Al insertar o eliminar celdas, Excel se encarga de realizar todos los ajustes necesarios para que cualquier referencia a las celdas que se han movido se actualice (por ejemplo, fórmulas, gráficos, etc.). Si quieres añadir nuevas filas o columnas, lo primero que tienes que hacer es seleccionar tantas filas o columnas como quieras insertar. Por ejemplo, si quieres añadir 3 filas, seleccionarías 3 filas de la hoja. Después, selecciona la opción Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja del menú del botón, según lo que quieras hacer. Las filas se insertan encima de la fila que tengas seleccionada, mientras que las columnas se añaden a la izquierda de la columna seleccionada. Lo que tienes que hacer para insertar nuevas celdas en blanco es parecido. Primero selecciona un conjunto de celdas del mismo tamaño que el conjunto que quieres insertar y en la posición que quieras. Luego, selecciona la opción Insertar celdas del botón. Entonces aparecerá un cuadro de diálogo, en el que tendrás que indicar la dirección en la que se moverán las celdas que rodean a las seleccionadas. Tras insertar celdas aparece al lado de las mismas el botón de opciones de inserción, que te permite indicar si el formato de las celdas que has insertado será el mismo de las celdas que tiene arriba o de las que tiene abajo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Veamos cómo eliminar y borrar celdas. Para Excel, estas dos acciones son distintas: Cuando utilices la tecla, ten en cuenta que la opción equivalente es Borrar contenido. Por lo tanto, borrarás el valor o el contenido de la celda, pero la celda seguirá teniendo el formato que tenía antes. Si eliminas celdas, se mueven las celdas que están alrededor para ocupar el espacio que ha quedado. Al borrar celdas, lo único que sucede es que se borra lo que tienen las celdas, y se quedan las celdas en blanco. Al desplegar el menú del botón Borrar (que está en el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones), tendrás varias opciones para borrar celdas. La opción Borrar contenido elimina solo el valor de la celda o celdas seleccionadas, lo que tienen. Borrar formatos elimina el formato de la celda y lo vuelve a dejar como estaba al principio: con el formato General. Si quieres eliminar las dos cosas (lo que tienen las celdas y su formato), elige la opción Borrar todo. La opción Borrar comentarios elimina los comentarios o notas que hayas puesto a las celdas, sin hacer nada con su contenido ni con su formato, mientras que Quitar hipervínculos elimina el hipervínculo que tenga la celda, pero sin borrar el contenido que exista en ella. Por otro lado, utiliza las opciones del menú del botón para eliminar las celdas seleccionadas, filas o columnas de la hoja. Excel realiza todos los ajustes necesarios para mover las celdas que están junto a las que eliminamos. 5. BUSCAR Y REEMPLAZAR E xcel tiene comandos para buscar y reemplazar un grupo de caracteres en los textos. Estos dos comandos se encuentran en el botón, que está en el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. 8

9 Con Ir a e Ir a Especial puedes desplazarte hasta una determinada celda o seleccionar las celdas con un contenido específico: con comentarios, con constantes, con fórmulas de números, de texto, las celdas en blanco, las celdas con formatos condicionales, etc. Primero tienes que seleccionar las celdas por las que buscaremos el texto que indiquemos. Si no seleccionamos ningún grupo de celdas, Excel buscará por toda la hoja de trabajo. Si quieres buscar un texto en varias hojas, primero tendrás que seleccionar todas las hojas por las que quieras buscar. Desde el menú del botón puedes hacer que Excel seleccione todas las celdas de la hoja que tengan fórmulas, comentarios, constantes, etc. Al elegir la opción Buscar aparecerá un cuadro, en el que puedes escribir el texto que quieres buscar y pulsar el botón Buscar siguiente para que Excel busque ese texto y se coloque en la primera celda que contiene ese texto. Para seguir buscando, pulsa otra vez Buscar siguiente. También puedes utilizar caracteres comodín a la hora de buscar texto. Un carácter comodín es un símbolo que indica que puede ser cualquier letra o conjunto de letras: El signo? representa cualquier letra individual que esté en la posición donde pongamos este signo. Por ejemplo, si buscamos ca?a, Excel encontrará las celdas que tengan las palabras casa, cama, caja... El signo * representa cualquier grupo de letras que estén en la posición donde pongamos este signo. Por ejemplo, si buscamos *lata, Excel te señalará las celdas que tengan las palabras lata, hojalata, plata... Si quieres introducir alguno de estos caracteres como parte del texto que quieres buscar y no como un carácter comodín, pon una tilde delante del signo: ~?, ~*. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 También puedes indicar varias opciones que se tendrán en cuenta a la hora de buscar el texto. Si pulsas en el botón Opciones se mostrarán todas las opciones: Si quieres buscar hacia la izquierda por las filas o hacia arriba por las columnas, mantén pulsada la tecla mientras haces clic en el botón Buscar siguiente. La casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas hace que Excel distinga entre los caracteres en mayúsculas y minúsculas del texto que busques. Es decir, si activas esta casilla y buscas Albacete, encontrará Albacete pero no albacete. La casilla Coincidir con el contenido de toda la celda hace que se busquen las celdas cuyo contenido coincida totalmente con lo que busques. Por ejemplo, si activas la casilla y buscas Carlos, encontrará las celdas que tengan este texto, pero no encontrará las celdas que tengan Juan Carlos. Desde la lista Dentro de puedes indicar si quieres buscar en la hoja activa o buscar por todo el libro. Además, podemos realizar la búsqueda por filas o por columnas. Es decir, hacer el recorrido primero hacia la derecha y después hacia abajo (por filas) o primero hacia abajo y después hacia la derecha (por columnas). Finalmente, en la lista Buscar dentro de indicaremos si la búsqueda se debe realizar por valores, por fórmulas o comentarios. La diferencia entre buscar por valores o por fórmulas solo afectará a las celdas en las que tengamos fórmulas. Si nos colocamos en la ficha Reemplazar, podemos indicarle a Excel que queremos buscar un grupo de caracteres o letras y cambiarlos por otros. Esta ficha es muy parecida a la de Buscar; solo cambia que aquí tenemos que poner el texto que buscamos y el texto por el que lo queremos cambiar. Si pulsas el botón Reemplazar, se cambia la primera celda que se encuentra con el texto buscado y, a continuación, se detiene. Para cambiar la siguiente celda, pulsa otra vez este botón. Si pulsas en el botón Reemplazar todos se cambian automáticamente todas las veces que aparece el texto. 10