Manual de Procedimientos

Transcripción

1 Elaborado por: 1 de 1 Aprobado por: Aprobado por: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento- Jefe de la TABLA DE CONTENIDO Vicerrector Administrativo 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Documentos de Carácter Oficial SABS Sistema de Registro de Correo POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Con Respecto a los de Recepción y Distribución de Correspondencia DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Radicación de Correspondencia Distribución de Correspondencia Distribución de Correspondencia a Entes Externos PROCESOS RELACIONADOS... 12

2 2 de 2 8. FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 12

3 3 de 3 1. OBJETIVO Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución de correspondencia de todas las dependencias que hacen parte de la Universidad del Valle. 2. ALCANCE Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de documentos y correspondencia de la Universidad del Valle. Comprende desde la radicación hasta la distribución de correspondencia pasando cuando se requiere por la etapa de contratación de servicios especiales de mensajería. 3. DEFINICIONES 3.1. Documentos de Carácter Oficial Información registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado generado para la Universidad por parte de sus clientes de procesos y/o por la misma, a través de sus diferentes Dependencias en sus actividades misionales SABS Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben para distribuir interna y externamente Dependencia adscrita a la División de Administración de Bienes y Servicios de la Vicerrectoría Administrativa, la cual cuenta con un equipo de trabajo para las labores de correo.

4 4 de Sistema de Registro de Correo Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben para distribuir interna y externamente. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Con Respecto a los de Recepción y Distribución de Correspondencia. En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada por el responsable de la misma, encargada de entregar los documentos a distribuir en el horario estipulado para la recolección de los mismos por parte de un Auxiliar de oficina. El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde se relaciona los documentos a entregar y recibir los documentos en cada Dependencia como corroboración del recibido. En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona encargada de la entrega y recepción de documentos en cada dependencia debe comunicarse con la. Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el numero que lo identifique, el nombre de la dependencia remitente; así como su centro de costo y el nombre del destinatario y su dependencia, con el fin de evitar trastornos en los envíos pues se consideran que no cumplen con la información básica para tramitarlos y se podrán devolver el en siguiente recorrido a la dependencia.

5 5 de 5 Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definida para la mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los envíos de documentos. Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, serán entregados por estos inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el sistema en la oficina central de correo. Los que tengan destinatarios hacia atrás de la ruta, será, llevados a la oficina y entregados en el siguiente recorrido. Las revistas de promoción o de ventas no se registran en el sistema. Las de suscripción se seleccionarán para su registro. Los documentos como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación, muestras de libros, boletines, catálogos, formatos, etc. son considerados correo ordinario, así sean recibidos por la ventanilla. La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios, de cesantías, de tarjetas de crédito, facturas de servicios, celular o de otros pagos etc.; no corporativos, se procederá a devolverla a la empresa de mensajería especializada que transporta el documento. 5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL NO APLICA

6 6 de 6 Fecha de Emisión: 6. PROCEDIMIENTOS 6.1. Radicación de Correspondencia : Actividad de Control 1. Radicación de Correspondencia interna A- Recoger correspondencia en la Dependencia. B- Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poder ingresarla al sistema. 2. Radicación de Correspondencia Recomendada externa C- Ingresar el documento al sistema SABS. D- Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia. E- Sellar la correspondencia. F- Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario o personal. G- Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación. A- Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajerías especializadas externas.

7 7 de 7 B- Verificar que la correspondencia contenga las direcciones de la Universidad del Valle; y/o nombre de la dependencia, y/o nombre del funcionario. C- Revisar la información del remitente que debe traer la correspondencia para poder ser recibida. D- Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario; si no llamar a la empresa o persona que la envía para saber a quien va dirigida la correspondencia. E- Sellar documento y guía y entregar desprendible de la guía a mensajero. F- Confirmar que el documento tenga el numero consecutivo o numero de guía para poder ingresarla al sistema. G- Ingresar la correspondencia al sistema (SABS) especificando si es un correo recomendado, ordinario o personal. H- Colocar el numero de radicación generado por el sistema a la correspondencia I- Sellar la correspondencia J- Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo; recomendado, ordinario o personal. K- Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación Desprendible de Guía

8 8 de 8 3.Oficios de Entes de Control o de la Rama Judicial 4. Correspondencia Aparatados Aéreos A- Leer el contenido del texto (teniendo en cuenta el Art. 15 de la Constitución) B- Entregar a la dependencia encargada o a la Oficina Jurídica C- Radicar en SABS con el número de guía (Adpostal), en asunto digitar Número de radicación del expediente, demandante y tipo de demanda (tutela, ejecutivo, administrativo, etc.) A- Visitar los Apartados Aéreos ubicados en Unicentro y paseo Bolívar. B- Demostrar ante el funcionario de Funcionario del Apartado ADPOSTAL que se es funcionario de la Aéreo. C- Recibir la correspondencia y verificar planilla cuando es recomendado. D- Sellar la correspondencia y digitar en el sistema como correo recomendado. E- Distribuir en el casillero. 5. Recibos telefónicos A- Recibir facturas telefónicas y de y de servicios. servicios. B- Sellar en la parte posterior superior derecha del recibo con la fecha del día. C- Organizar y separar los recibos telefónicos y de servicios por las rutas de cada auxiliar.

9 9 de 9 Fecha de Emisión: D- Organizar los recibos telefónicos dentro de los documentos que debe entregar en la ruta. E- Entregar la correspondencia a cada Dependencia y hacer firmar la planilla. Formato Hoja de Ruta F Distribución de Correspondencia 1. Distribución de Correspondencia A- Imprimir listado de ruta interna designada. B- Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas C- Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta designada D- Confrontar el documento físico con el listado impreso. E- Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar el recorrido Listado de Ruta Interna F- Visitar las dependencias y entregar la correspondencia G Firmar la planilla de entrega H- Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia Secretaria de la Dependencia Formato Hoja de Ruta F-01-

10 10 de 10 I- Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregar en la Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla. J- Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Gestión K - Clasificar la correspondencia recibida para registrarla. L- Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del día recibido M- Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada. N- Revisar planilla de entrega de recorrido. O- Archivar las planillas 6.3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos 1. Distribución de A- Contratar empresa de mensajería correspondencia para entrega de correspondencia (ver externa que no hace procedimiento de contratación por parte del edificio de prestación de servicios) administración central B- Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificio de administración central. Persona encargada de la Dependencia Remitente

11 11 de 11 C- Confirmar que la correspondencia tenga el número consecutivo del documento para poder ingresarla al sistema. D- Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de Gestión - correspondencia especificando el tipo de origen de envío como DIRECTO. E- Entregar correspondencia a la coordinación administrativa de la Facultad. F- Recoger correspondencia en la coordinación administrativa de la Facultad. G- Distribuir correspondencia de las dependencias. H- Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega de la empresa de mensajería contratada por la dependencia. Persona encargada de la Dependencia Remitente Persona encargada de la Dependencia Remitente Mensajeria Especializada Mensajeria Especializada Destinatario del Envío 2. Distribución de correspondencia de las oficinas que hacen parte del edificio de A- Registrar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de correspondencia de Gestión. administración central B- Recoger los documentos o correspondencia disponible de las oficinas del Edificio Central. Operario de la Dependencia Remitente C- Sellar correspondencia. D- Si la correspondencia va dirigida a entes externos por fuera de la ciudad ver las actividades E a la G de la etapa 1 de este mismo procedimiento. De lo contrario continuar con la actividad D. D- Distribuir correspondencia en la ruta establecida por fuera de la Universidad.

12 12 de 12 E-Hacer firmar la planilla de entrega. Destinatario del Envío Formato de Hoja de Ruta F PROCESOS RELACIONADOS Todos los procesos de la Universidad 8. FORMATOS No. CODIGO DESCRIPCIÓN 1 F-01- Formato Hoja de Ruta para Entrega de Correspondencia 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO Expedido por 10. ANEXOS

13 13 de 13 CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual Julio-2008 Cambio de codificación y actualización de Junio F-04-MP V Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional