VERSION 1.0. Sistema de Avisos Testamentarios versión 1.0

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1 GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJERIA JURIDICA Y DE ESTUDIOS LEGISLATIVOS DIRECCION DE INFORMATICA SISTEMA DE AVISOS TESTAMENTARIOS VERSION 1.0 Página 1 de 22

2 MANUAL DE USUARIO Índice Introducción 3 1 Sistema del Registro Nacional de Avisos de Testamento 1.1 Requerimientos Mínimos 1.2 Funcionamiento Ingreso al sistema 2.1 Entrada a Internet e inicio de sesión 2.2 Acceso al sistema Aviso Nuevo 3.1 Datos del Testador 3.2 Datos de los Padres 3.3 Datos del Instrumento 3.4 Notas del Aviso 3.5 Datos Obligatorios 3.6 Impresión de la tarjeta Avisos Capturados 4.1 Status del Aviso Captura Verificacion AGN RENAT 4.2 Eliminar un Aviso Página 2 de 22

3 INTRODUCCIÓN El Sistema de Avisos Testamentarios es el resultado de años de cabildeo entre las diferentes instancias de la Secretaría de Gobernación, del Colegio de Notarios de la Ciudad de México y del Gobierno del Distrito Federal. Es así como a través de un medio cada vez más popular y útil como es Internet, simplificamos la captura de los Avisos de Testamento, tarea que hasta este momento había resultado tediosa y con riesgo a perder información o a tener imprecisiones en la misma. El portal aparte de ser el medio por el cual el Archivo General de Notarías centralizará de manera óptima la información digitalizada de los Avisos de Testamento se pretende sea un canal de información por el que fluyan las sugerencias de mejoras y/o modificaciones al Sistema de Captura de Avisos de Testamento por Internet. El Sistema del Registro Nacional de Avisos de Testamento es una solución informática que nos brinda la posibilidad de automatizar y agilizar los procesos de alta, validación y búsqueda de avisos testamentarios a nivel nacional. Gracias a la implementación de las nuevas tecnologías de información, usando como soporte la red mundial de información y las bases de datos electrónicas, se podrán llevar a cabo los procesos correspondientes a los avisos testamentarios en menor tiempo y con mayor certeza y seguridad. A través de esta base de datos, el trámite de juicios sucesorios será realizado con plena seguridad de que el testamento materia del juicio respectivo, es el que contiene la última voluntad del de cujus. Cabe destacar que la información sistematizada en la base de datos no es de carácter público, sino que ésta actúa a petición o solicitud expresa de las autoridades competentes de cada entidad federativa, con la finalidad de generar un reporte en cuanto a los avisos de testamento que se tengan en la base de datos, respecto a una persona en particular. Las claves de acceso y seguridad son entera responsabilidad de cada notario. Estas claves y la dirección de acceso al sistema serán entregadas posteriormente. Página 3 de 22

4 1 Sistema de Captura de Avisos de Testamento en Línea 1.1 Requerimientos Mínimos Equipo de cómputo que cuente con conexión a Internet. Alguno de los siguientes exploradores en sus versiónes recientes Mozilla Firefox Mozilla Internet Explorer Opera Todos los exploradores deben tener habilitada la ejecución de JavaScript y permitir abrir ventanas emergentes. Para imprimir es necesario contar con un visor de PDF, el recomendable es Acrobat Reader. 1.2 Funcionamiento El sistema está basado en tecnología web la cual usa como medio de transmisión la red mundial, así los datos podrán ser enviados desde cualquier parte del país, donde se cuente con claves de acceso que limitarán las opciones según sea el caso. Para el procesamiento de datos y generación de páginas se utiliza un lenguaje de páginas dinámicas que se encarga de hacer que el sistema sea amigable para el usuario final, mientras lo guía en la captura y consulta de información. En la parte del almacenamiento los datos se concentrarán en una base de datos que cuenta con métodos de alta seguridad. Página 4 de 22

5 2 Ingreso al sistema 2.1 Entrada a Internet e inicio de sesión Para llegar a la página principal del sistema, el usuario se tiene que ubicar en el sistema operativo Windows, en el cual se encuentra un botón de Inicio como el que se muestra en la figura 1.1. Fig. 1.1 Al pulsar este botón se despliegan las opciones del sistema. En ellas deberá buscarse Programas ; al pulsar éste se despliega otra ventana con opciones dentro de las cuales se encuentra Mozilla Firefox o en el otro caso Internet Explorer (Ver Fig. 1.2). Pulsar esta opción para ingresar a Internet. MOZILLA FIREFOX EXPLORER Figura Acceso al sistema Una vez que se entra a la página principal del Sistema de Captura de Avisos de Testamento ( ), el sistema da la bienvenida y despliega un formato de acceso, el cual pedirá la identificación del usuario. (Ver Fig. 2.3). En los espacios Página 5 de 22

6 correspondientes escribir el Nombre de Usuario y la Contraseña y pulsar el botón de Iniciar sesión. Es muy importante que se respeten las mayúsculas y minúsculas tanto del nombre de usuario como la contraseña, a fin de autenticarse correctamente, de igual manera se debe cuidar el no introducir espacios en el nombre de usuario. FIGURA 2.3 Al validarse en el sistema con la contraseña correcta aparece el nombre del Notario que ingresó, y como siguiente paso se debe de seleccionar el protocolo de la notaría en la cual se actuará (como asociado o suplente), por defecto se selecciona el protocolo de la notaría de la cual se es titular (ver Fig. 2.4) Fig. 2.4 Página 6 de 22

7 Al cambiar el protocolo de actuación, cambiará el título de bienbenida. Este formato de acceso llevara también al usuario a un menú de opciones: Avisos Nuevos Avisos Capturado (Ver Fig. 2.5) Fig. 2.5 El acceso a las diferentes opciones se podrá hacer pulsando sobre el texto correspondiente, el cual llevará al usuario a una pantalla diferente dependiendo el caso. 3 Avisos Nuevos Este módulo sirve para capturar los datos del aviso de testamento que se recibe y guardarlo en la base de datos nacional. Al pulsar este rubro aparece la siguiente pantalla (Ver Fig. 3.1): Página 7 de 22

8 Fig. 3.1 Este documento consta de cuatro áreas a ser llenadas: Datos del Testador, Datos de los Padres, Datos del Instrumento y Notas que contiene el aviso. Página 8 de 22

9 3.1 Datos del Testador: En esta área se anotarán los datos de la persona que llevó a cabo su testamento. Llenar los datos de la persona que realizó el testamento, procurando verificar que la captura sea correcta. Es importante que la captura de nombres sea correcta y no contenga abreviaturas a menos que así lo indique el aviso, de igual forma no coloque acentos en los nombres aún así lo indiquen los documentos. Nombre(s) es el nombre o nombres de pila que aparecen en el aviso de testamento. Apellido Paterno es el primer apellido del testador. Apellido Materno Es el segundo apellido del testador. Apellido Cónyuge es el apellido que se adopta, en el caso de las mujeres, cuando se unen en matrimonio. Basta con indicar únicamente el apellido por lo que no debe anotarse las palabras de, viuda de o la abreviatura Vda., etc. Nacionalidad es el país de origen del testador. Nota: Esta área es de auto-completar, así que se pueden escribir las primeras letras de la nacionalidad y se darán las opciones mas acertadas a la solicitud (Ver Fig.3.1.1), solo es necesario seleccionar la nacionalidad requerida y presionar ENTER para que automáticamente se asigne. Fig Lugar de Nacimiento se refiere al lugar (estado, municipio, pueblo, rancho, etc.,) donde la persona nació y fue registrada. Página 9 de 22

10 Fecha de Nacimiento se refiere a la fecha de nacimiento de la persona, que quedó plasmada en el acta de nacimiento. Al pulsar lel calendario se despliega un calendario en el que muestra el mes corriente, pero al seleccionar la primer flecha de la parte superior izquierda, se regresa a los años anteriores y la siguiente flecha regresa mes por mes, y así, del lado superior derecho, adelanta años y meses con las flechas consecutivas. Elegir el día correspondiente y automáticamente aparece la fecha (Ver Fig ) Regresa años anteriores Adelanta mes por mes Fig O en otro caso solo se escribe la fecha normal separada de un guión como se muestra. Las fechas deben tener un formato dd-mm-aaaa. Estado Civil es el estado que guarda ante la sociedad la persona: casado ó soltero. En el caso de que aparezca como divorciado(a), viudo(a), o unión libre, se deberán anotar como soltero. Al pulsar la flecha que se encuentra en este rubro, se desplegará el listado en el cual se podrá elegir el correspondiente (Ver Fig ). Fig Página 10 de 22

11 Curp se refiere a la Clave Única de Registro de Población. Se llena este espacio con el número correspondiente, si el testador la tiene y lo manifestó. Calle y Núm. Aquí se proporciona el domicilio del testador, si necesidad de poner la palabra Calle, solo el nombre de la calle y numero (exterior e interior si existe). Colonia. En este rubro se proporciona la Colonia en la que el testador habita Entidad. Se refiere al estado en el cual vive el testador. Se selecciona la flecha y muestra todas las entidades federativas en las que se seleccionara la de procedencia del testador (Ver Fig ) Fig Delegación / Municipio. Después de haber seleccionado la Entidad aparece en este rubro las delegaciones o municipios del estado seleccionado, en donde igualmente se selecciona la delegación o municipio al cual pertenece el testador. (Ver Fig ) Página 11 de 22

12 Fig C.P. Aquí se escribe el código postal al que es acreedor el testador (consta de 5 espacios) Ocupación. Aquí se anota la ocupación u oficio al que se dedica el testador. En la parte superior derecha se encuentra un cuadro que dice: También conocido como:. En un aviso testamentario pueden haber 2 o mas nombres que se refieren a la misma persona. Si la persona que testó fuera conocida de otra manera diferente a la estipulada en el acta de nacimiento, este espacio servirá para colocar esos datos y se llenarán tantos como sea necesario (Ver Fig ). Donde, si existen, se debe de llenar el otro Nombre(s), Apellido Paterno, Apellido Materno y Apellido Cónyuge. Se llenarán todos los rubros aunque sólo cambie uno de ellos, es decir, si cambia el nombre, se anotarán también los apellidos; si cambia un apellido, el nombre y el otro apellido también se capturarán, etc. Cada vez que sean colocados datos se pulsará el botón Agregar. Los datos se almacenaran en el cuadro de abajo para ser visualizados. Así como Quitar registros innecesarios. Página 12 de 22

13 Fig Datos de los Padres Este rubro está dividido en dos columnas, la primera es para colocar los datos del PADRE y la segunda para colocar los datos de la MADRE. Es importante que la captura de nombres sea correcta y no contenga abreviaturas a menos que así lo indique el aviso. 3.3 Datos del Instrumento Tipo de Testamento se escoge a través de una lista de opciones que da el sistema (Ver Fig ). Fig Volumen, Tomo o Libro sirve para anotar los datos de donde quedó registrado el documento si es que se cuente con el dato. Lugar de Otorgamiento (Población, Municipio o Entidad) se refiere a la entidad o población donde se otorgó el testamento y los datos deben llenarse de acuerdo con la información del aviso. Este rubro generalmente es llenando con México, DF. Página 13 de 22

14 Número de Escritura es el número que otorga el Notario al instrumento. Fecha de la Escritura este rubro se llena igual que la fecha de nacimiento anterior, y se refiere a la fecha en que fue otorgada la escritura. (Ver Fig ) Fig Notas que contiene el aviso Se refiere a la información extraordinaria que contenga el aviso y que no haya sido posible colocar en ninguno de los rubros anteriores. 3.5 Datos obligatorios El sistema esta diseñado para pedir obligatoriamente el llenado de algunos datos, estos son: Nombre de testador Apellido paterno, Nacionalidad, Lugar de nacimiento, Estado civil, Calle y numero, Colonia, Entidad, Delegación o municipio Tipo de testamento Número de escritura Página 14 de 22

15 En el caso de las direcciones en el extranjero, se debera seguir el siguiente procedimiento (Figura 3.5.0): 1. En el selector de Estado, seleccionar -FUERA DEL PAIS-. 2. En el selector de Municipios, se debe seleccionar ESPECIFIQUE EN EL CAMPO 3. Entonces especifique la dirección en los campos Calle y Núm. y Colonia 4. Todos los datos se llenan de igual forma. Fig Si alguno de estos no se encuentra llenado y se da ACEPTAR, inmediatamente el sistema pedirá que verifique estos campos para llenarlos adecuadamente. Los demás datos no son estrictamente necesarios pero si indispensables para un buen llenado y tener amplia información del testador. Al terminar de capturar los datos y pulsar el botón ACEPTAR el sistema mostrará una leyenda que permitirá verificar los datos antes de guardarlos (Ver Fig ) Página 15 de 22

16 Fig Al pulsar Aceptar, se mostrará la siguiente pantalla: Aquí muestra que el aviso a sido guardado y el numero de control interno que tiene, así como el status en el que se encuentra. El cual se refiere a que esta es la primera captura del aviso y que es necesario hacer la verificación oficial de parte del Notario. 3.6 Impresión de la tarjeta En la pantalla de guardado se muestra también el botón de : Imprimir Tarjeta que al oprimirlo muestra una visualización de la tarjeta para ser impresa,(ver Fig ), pero con la leyenda SIN VERIFICAR que quiere decir que esa tarjeta solo a sido guardada, pero puede ser Editada y debe ser verificada por el Notario posteriormente (ver detalles mas adelante) Página 16 de 22

17 Fig Nota: La tarjeta puede contener 1 o 2 páginas dependiendo si el aviso tiene observaciones o alias del testador. Así que para su impresión se tendrá que imprimir primero el anverso de la tarjeta y después voltear la tarjeta para imprimir en el reverso las observaciones y alias (si los hubiera). Después de decidir si se imprime o no la tarjeta se puede pulsar el rubro Aviso Nuevo para capturar otro aviso, Ver los avisos capturados o Salir del sistema pulsando la palabra Salir. 4 AVISOS CAPTURADOS Este modulo sirve para mostrar los avisos ya capturados (tomando en cuenta en que campo de notarios titular, suplente o adjunto fueron capturados), y muestra una ventana con todas las capturas (Ver Fig. 4.1), además del status que tiene cada captura. Página 17 de 22

18 Status Fig. 4.1 Edita y Verifica Fecha de captura 4.1 STATUS DEL AVISO En este rubro se muestran las 4 etapas que debe de seguir el Aviso del Testador para ser dado de alta CAPTURA (por parte de la asistente del Notario o algún ayudante en particular.) Es la explicada anteriormente al dar de alta un aviso y llenar todos los datos del testador. Donde al momento de visualizarlo en los avisos capturados tendrán que aparecer todas las columnas de status con una X (Ver Fig ) Página 18 de 22

19 Fig VERIFICACION (por parte del Notario) Donde el Notario tendrá que corroborar si todos los datos guardados están correctos, en donde dice EDITAR (Ver Fig ) Fig Aparece la misma pantalla de ata del aviso para poder revisar que el contenido este correcto o modificarlo y al final aparece un área donde le pide marcar si se va a guardar como verificado o no.(ver Fig. 4.2). Si no se señala esa casilla, el Notario podrá hacer tantos cambios requiera el Aviso, pero ya Guardado como Verificado se le pregunta que si los datos son correctos y al darle ACEPTAR el aviso no podrá ser modificado nuevamente. Fig. 4.2 Si se quiere ver los dato ya guardados se va también al botón EDITAR de registro a ver e inmediatamente la pantalla muestra todos los datos guardados del Testador, así como el Registro de cuando y por quien se CAPTURO, Registro de cuando y por quien fue Verificado (solo si ya se verifico), Registro de cuando y por quien recibió y capturo en el AGN (solo si ya fue enviado), y el Registro de cuando y quien recibió en RENAT (solo si ya fue recibido ahí). (Ver Fig. 4.3) Página 19 de 22

20 Fig. 4.3 Al momento de Pulsar el botón de ACEPTAR (de la parte inferior derecha de la pantalla), aparecerá una ventana que indica que el aviso a sido verificado (Ver Fig. 4.4) Fig. 4.4 El botón de inicio de modulo regresa a la pantalla de Avisos Capturados. El botón de Imprimir Tarjeta, visualiza e imprime la Tarjeta ya capturada por el Notario, sin la palabra sin verificar (Ver Fig. 4.5), que es a tarjeta que se debe IMPRIMIR para presentar en el Archivo General de Notarias. Página 20 de 22

21 Fig AGN (Verificacion por parte del Archivo General de Notarias) Este es el siguiente paso en donde el Notario llevo la tarjeta de Aviso de Testamento al Archivo General de Notarias y este la verifica y la guarda en su Base de Datos, entones aparecerá una paloma para representar que ya esta almacenada, en el área de AGN (Ver Fig.4.6). Fig. 4.6 Página 21 de 22

22 4.1.4-RENAT (Verificacion de que el registro de ha enviado al Registro Nacional de Testamentos) Aquí es donde el Archivo General de Notaria manda el aviso al RENAT y este lo almacena, provocando con esto que las tres casillas estén con una paloma, indicando que ese Aviso ya esta dado de alta en todas las instituciones.. En la tabla de captura también se encuentra especificado el numero de escritura de cada aviso capturado, así como, la fecha exacta en que fue capturada por el Notario. 4.ELIMINAR UN AVISO. Solo se puede eliminar un aviso si no ha sido verificado por un notario, los datos del registro eliminado ya no estarán disponibles. Página 22 de 22

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