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1 PROJECTS elastic PROJECTS INFORMACIÓN COMERCIAL Inscripción Registro Mercantil de Pontevedra, Tomo 3116, Libro 3116, Folio 30, Hoja PO C.I.F.: B

2 1 INTRODUCCIÓN Mediante este documento, Imatia presenta el producto elastic PROJECTS que permite gestionar y controlar de forma sencilla los principales elementos involucrados en la gestión de proyectos: registro de proyectos, paquetes de trabajo del proyecto, actividades, personas, costes, esfuerzos, gastos, documentos y gestión de flujos de trabajo (Workflow). 2 ORIGEN La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único. El objetivo es la implantación de una herramienta que cubra las necesidades fundamentales para el control de la ejecución de los proyectos. Esta herramienta permite un acceso universal y controlado a la información de los proyectos a través de Internet que permite la supervisión remota de la evolución del proyecto. Además permite implementar una gestión eficiente de los proyectos que conlleva a una reducción drástica de costes y tiempo invertido en la consecución de proyectos 3 DESCRIPCIÓN FUNCIONAL Mediante esta herramienta, el cliente, podrá realizar un control de costes del proyecto, un seguimiento de la evolución del proyecto, un control de las horas de trabajo empleadas en cada proyecto, implementar procesos de trabajo, gestionar la documentación empleada en los proyectos y controlar el acceso de múltiples usuarios a la información del proyecto. 2

3 En el período de implantación, Imatia se encargará del proceso de instalación de la herramienta y realizar un curso de formación de la utilización de la herramienta a usuarios de referencia asignados por el cliente además de la entrega de un manual de referencia. Las principales características del producto elastic PROJECTS son: Control de acceso a la información a través de Internet Registro, planificación y seguimiento de proyectos Asignación y control de recursos Planificación y seguimiento de costes Análisis de la productividad de los proyectos a través de indicadores PMBOK Gestión de actividades y procesos de trabajo (WorkFlow) Gestión integral de la documentación de los proyectos Funcionalidades básicas de gestión A continuación se detalla el alcance funcional que contiene la herramienta de gestión de proyectos elastic PROJECTS: 1. Control de acceso a la información a través de Internet Esta herramienta utiliza la tecnología Java Web Start que permite un acceso universal a la herramienta a través de Internet. Además implementa un control de acceso y unas reglas de seguridad mediante la especificación de perfiles de usuario. Despliegue y actualización a través de Internet. Proporciona independencia respecto a proveedores. Al estar basado en Java, proporciona independencia respecto a proveedores (sistemas operativos, bases de datos, etc.) Control de acceso a la información a través de usuarios y perfiles de usuarios 3

4 Software web de seguimiento de la productividad del trabajo de los recursos Control de acceso a la información de los proyectos Permite realizar búsquedas avanzadas de la información de los proyectos Se permite la posibilidad de dar de alta nuevos usuarios y establecer permisos de acceso a partes de la aplicación así como controlar las acciones que podrán realizar los usuarios. Además, se podrán asociar usuarios a centros para controlar el acceso de los usuarios a los centros. 2. Registro, planificación y seguimiento de proyectos En este módulo de la herramienta se pueden crear los proyectos y establecer la planificación del mismo. Permite gestionar de forma sencilla los principales elementos involucrados en la monitorización del ciclo de vida de un proyecto (recursos asignados, paquetes de trabajos, fechas previstas y reales, costes previstos y reales, esfuerzos, documentación del proyecto, actividades y procesos, etc.). 4

5 Las funcionalidades que incluye este módulo son: Proyectos En este módulo se permite la creación de proyectos y gestionar la evolución del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Las funcionalidades que contempla este módulo son: Creación de nuevos proyectos. Consulta de la evolución de los costes de los proyectos Definición del EDT del proyecto Definición de los paquetes de trabajo del proyecto Asignación de costes por paquete de trabajo Asignación de recursos humanos por paquete de trabajo Almacenamiento de ficheros por paquete de trabajo Visualización de las fechas del proyecto mediante un diagrama de Gantt Gestión de recursos humanos que participan en el proyecto Asignación de recursos al proyecto Asignación de la carga de trabajo por empleado Seguimiento del trabajo realizado y del coste de trabajo. Además muestra las desviaciones entre los valores previstos y los valores reales Gestión de costes del proyecto Permite trabajar con costes reales y costes certificados Asignación previa de costes Seguimiento de la imputación de gastos y desviaciones entre los valores previstos y los reales Asignación de empresas que participan en el proyecto Gestionar y documentar los proyectos de la empresa Permite establecer clasificaciones de proyectos Permite asignar distintas fechas al proyecto 5

6 Gestión de los registros del proyecto: Requisitos Riesgos Entregas Incidencias Peticiones de cambio Análisis de indicadores PMBOK. Control de la ejecución de los proyectos a través del método del valor ganado Listados de proyectos y paquetes de trabajo Permite elaborar informes con los datos de los proyectos así como realizar consultas generales de datos del proyecto. Control de la carga de trabajo de los empleados Mediante la consulta de la carga de trabajo asignada a cada empleado por proyecto y por paquete de trabajo, permite controlar el exceso de asignación de horas de trabajo por empleado y por mes. Permite consultar el porcentaje de asignación de varios empleados por mes en un período de tiempo determinado. Con esta consulta se puede realizar un balanceo de carga entre empleados para evitar el exceso de asignación de carga de trabajo a los empleados y asegurar la correcta realización de las actividades del proyecto. 6

7 Gestión de la documentación del proyecto Permite realizar búsquedas de documentos en el repositorio de la documentación de los proyectos En el apartado Gestión integral de la documentación de los proyectos se indican las funcionalidades del gestor documental. 3. Asignación y control de recursos En este módulo se gestionan los datos de los recursos humanos que participan en el proyecto. Permite insertar toda la información del recurso necesaria en el proceso de gestión de proyectos. Las funcionalidades que incluye este módulo son: Empresas Permite crear empresas para asociar los empleados a estas empresas Recursos 7

8 Dentro de los datos de los recursos, las funcionalidades que contempla son: Inserción, eliminación, actualización y consulta de los datos de los recursos Asignación de recursos a roles del proyecto Control de recursos confirmados Asignación del coste del recurso Consulta de los proyectos, paquetes de trabajo y actividades en las que está incluido el recursos Asignación de recursos a empresas Asignación de recursos a usuarios Adjuntar documentación del recurso Gestión de avisos enviados y recibidos del recurso Roles del proyecto Permite asignar roles del proyecto a los recursos. Esta asignación establece los posibles roles que puede desempeñar el recurso en el proyecto. 8

9 Gestión del trabajo realizado Dentro de la gestión del tiempo realizado por los recursos, las funcionalidades que contempla son: o o Imputación de tiempos semanal. Permite realizar la imputación de horas diarias que cada empleado a cada paquete de trabajo de cada proyecto en los que esté previamente asignado. Consulta de las horas imputadas en cada proyecto 4. Planificación y seguimiento de costes En este módulo de la aplicación se pueden insertar los gastos realizados en los proyectos y realizar un control en función de los costes previstos de los proyectos. Las funcionalidades que incluye este módulo son: Gestión de la imputación de costes del proyecto Permite establecer la previsión de costes así como llevar el control de las desviaciones entre las previsiones de costes y los costes realizados. 9

10 Análisis, seguimiento y control de las desviaciones de costes 10

11 5. Análisis de la productividad de los proyectos a través de indicadores PMBOK Análisis de la productividad de los proyectos a través de indicadores de costes, plazos, etc. Estos indicadores están establecidos a nivel de proyectos, director de proyectos, unidad de negocio y empresa. Para realizar un seguimiento de la productividad de los proyectos se establecen una serie de indicadores (Indicadores PMBOK) para analizar cada uno de los proyectos. Control de los costes (gestión del valor ganado) Proyecciones Índice de desempeño del trabajo por completar Análisis de variaciones 6. Gestión de actividades y procesos de trabajo (Workflow) En este módulo se pueden definir proceso de trabajo para la automatización de los procesos productivos. Permite establecer procesos de coordinación de trabajos e implantar procedimientos de cara al cumplimiento de las normas de calidad (p. ej. ISO). También es probable la automatización de procesos comerciales y de preventa. A la hora de establecer procesos de actividades (flujos de trabajo) dentro de los paquetes de trabajo, la herramienta de gestión de proyectos Elastic Projects contiene un módulo para definir gráficamente los procesos de trabajo. Partiendo de un tipo de actividades predefinidas, se podrán crear flujos de trabajos que establezcan políticas para la realización de las actividades. Estos procesos de trabajo permiten definir estructuras predefinidas de realización de actividades e implementar reglas para su ejecución. Esto permite establecer reglas de ejecución de actividades y predefinir estructuras de actividades para su utilización en los paquetes de trabajo de los proyectos. 11

12 Estos procesos pueden ser asociados automáticamente en función del tipo de paquete de trabajo. Cada usuario puede gestionar el estado de las actividades que tiene asignadas, gestionar las horas de trabajo realizadas de cada proyecto y consultar su buzón de avisos. Las funcionalidades que incluye este módulo son: Creación de tipos de actividades Permite crear diferentes actividades en función de una serie de formularios y entidades previamente cargados. La funcionalidad asociada a cada actividad depende del formulario y la entidad asociada a la actividad. Los formularios que contendrá la herramienta de gestión de proyectos inicialmente serán: Básica Avanzada Avisos Consultar documentos Validar Validar documentos Adjuntar nuevos documentos En cada actividad se puede asociar un responsable de la actividad. Este responsable corresponde a un grupo de empleados que se asociarán automáticamente (empleados marcados como automáticos en el grupo correspondiente) a la actividad de este tipo cuando se asocie a un proyecto (solo se asociará si el empleado está previamente asociado al proyecto). Creación de procesos de trabajo 12

13 Permite la creación de flujos de actividades partiendo de los tipos de actividades creados previamente. Estos flujos determinan como se van a ejecutar las distintas actividades que lo componen. Una vez creadas las estructuras de estos flujos (flujos de ejecución de actividades de trabajo) se podrán asociar a los paquetes de trabajo que necesiten implementar la estructura establecida para la realización de las actividades del paquete. El diseño de estos flujos de trabajo se realiza mediante una herramienta gráfica que ayuda a la definición del flujo. Los flujos de trabajo pueden incluir los siguientes tipos de actividades: Actividades (actividades creadas en el apartado anterior) Subprocesos (procesos internos) Selección (permite establecer dos tipos de resultados en función de una condición previa) Sincronización Etiquetas Actividades automáticas La definición de las relaciones entre estas actividades definen la forma en la que se van a ejecutar las actividades del flujo. 13

14 Buzón de actividades En este apartado, el usuario puede consultar el estado de las actividades que tiene asignadas por proyecto. Permite consultar las actividades por su estado (Pendiente, Realizada y no disponible) y realizar las actividades pendientes. 14

15 Avisos 15

16 El usuario puede consultar los avisos recibidos así como enviar o consultar los avisos enviados. Además de consultar el contenido del aviso, puede consultar el estado de cada aviso. En la ejecución de las actividades del proyecto se puede establecer la posibilidad de enviar avisos (avisos emergentes que se muestran en la aplicación o mediante el envío de correos electrónicos) a los empleados que participan en el proyecto. Esta aplicación permite gestionar tanto los avisos recibos como los avisos enviados por cada usuario así como su estado. Para controlar el proceso de ejecución de las actividades del proyecto se pueden crear actividades que impliquen el envío de avisos con un texto determinado y a una serie de usuarios. Tanto el control de los avisos recibidos y de los avisos enviados así como su estado se pueden consultar en la pantalla de avisos de la aplicación. Los avisos que se pueden enviar pueden ser mediante la aparición de una ventana emergente en la aplicación como el envío de un mail. Además de los avisos enviados por las actividades de los proyectos también se pueden enviar avisos directamente desde la pantalla de avisos. 7. Gestión integral de la documentación de los proyectos La gestión integral de la documentación de los proyectos permite almacenar y gestionar los documentos de los proyectos. Esta gestión de documentos implica: Gestión y almacenamiento centralizado de los documentos Acceso a los documentos a través de Internet Gestión y control del acceso de los usuarios a los documentos. Búsqueda de documentos 16

17 Control de versiones Multiidioma Gestión ágil de ficheros y carpetas Suministro de plantillas de documentos tipo Actas de constitución Informe de seguimiento Acta de cierre Informe desempeño Plan de gestión Solicitud de cambios 8. Funcionalidades básicas de gestión En toda la aplicación están implementadas una serie de funcionalidades estándar para el tratamiento de los datos que se pueden visualizar en la aplicación. Las funcionalidades estándar son: Exportación de datos a documentos Excel Imprimir los datos visualizados. Esta impresión contiene una gestión de los datos a imprimir Configuración de las columnas de las tablas por usuario Posibilidad de definir informes asociados a los datos de las tablas Realización de gráficas con los datos de las tablas Permite la definición de plantillas asociadas a los datos que se muestran en los formularios. Estas plantillas se pueden guardar. Permite la realización de filtros y agrupaciones de los datos de las tablas. 17

18 4 ARQUITECTURA Y DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PRODUCTO Esta herramienta está desarrollada mediante la tecnología Ontimize, un marco de desarrollo de aplicaciones desarrollado por Imatia, y probado con éxito en múltiples aplicaciones para distintos sectores. Este framework proporciona, entre otras, las siguientes ventajas técnicas: Acceso universal a través de Internet Estructura de 3 capas (base de datos, servidor de aplicaciones, cliente rico) Despliegue y actualización automática a través de Internet (tecnología Java Web Start) Gestión optimizada de las comunicaciones Al estar basado en Java, proporciona independencia respecto a proveedores (sistemas operativos, bases de datos, etc) Amplia gama de funcionalidades avanzadas disponibles de forma estándar (por ejemplo gráficas a la carta a partir de los datos de cualquier tabla) Reglas de seguridad. Especificación de perfiles de usuario Capacidad de internacionalización. 18

19 5 VENTAJAS Este producto permitirá a su empresa la obtención de un mayor rendimiento, tanto productivo como económico en todos sus centros de cultivo. Como ventajas competitivas que proporciona el producto, cabe destacar las siguientes: Normalizar el trabajo Aumentar la productividad, calidad y rentabilidad del proceso. Facilitar la labor a los operarios en el trabajo diario y a los directivos en la toma de decisiones. Seguimiento de los ciclos productivos y análisis de sus rendimientos. Permitir el acceso a la aplicación desde cualquier parte del mundo (Internet), en cualquier idioma (configurable) y con la máxima seguridad. Disponer de un almacenamiento centralizado y consolidado de la información de las diversas plantas y de un registro histórico de datos. Agilizar el crecimiento de las actividades productivas y de los recursos. Este producto mejora la gestión integral de la producción, ayudando a la expansión del negocio. 6 Contacte con nosotros Visite la página de IMATIA Visite la página de la demo del producto Contacte con nosotros

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