MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Transcripción

1 I.- PRESENTACIÓN La Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo es un órgano de asesoramiento de segundo nivel organizacional del Rectorado, creada para proporcionar a la Alta Dirección asesoría administrativa y académica, que permitan el mejor uso de la cooperación técnica nacional e internacional en lo que lo que compete a la gestión, promoción y organización, para la Cooperación Técnica No reembolsable; formulando proyectos de desarrollo y de donaciones, en función al desarrollo de la comunidad universitaria y de la región; Asi mismo promover la suscripción de convenios, y gestión, difusión de becas que permitan el mejoramiento académico científico y tecnológico, coadyuvando al perfeccionamiento docente dentro y fuera del país. La Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo ha sido creada mediante con Resolución No R y R; con sus unidades orgánicas como son la Oficina de Proyectos y Convenios y la Oficina de Becas, donaciones y crédito educativo; cumpliendo funciones para beneficio de la comunidad universitaria y para la región, contando con el apoyo de docentes y alumnos orientando para la obtención de una beca de estudios integrales o parciales ofertadas a través de universidades y fundaciones, así como la formulación y gestión de donaciones a través de organismos. Dentro de este marco, esta Oficina Central cuenta con el Manual de Organización y Funciones, aprobado por documento de gestión, que responde al planeamiento de una política de simplificación administrativa y que está acorde a los lineamientos técnicos y de modernización administrativa que tiene por finalidad lograr la eficiencia y eficacia en la gestión de la administración universitaria en lo que le corresponda. En su contenido se detallan los objetivos, estructura orgánica, funciones, relaciones de las dependencias de cada órgano así como el cuadro de cargos, funciones específicas y requisitos de los mismos. Entre la normatividad que se ha tenido en cuenta para la elaboración del presente documento, tenemos: - Ley Universitaria No Ley Creación de la UNPRG D.L. No Resolución de Creación de la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo No R y R - Estatuto de la UNPRG, aprobado por Resolución No R - Reglamento de Organización y Funciones-UNPRG, aprobado por Resolución No R-CU - Cuadro para Asignación de Personal-UNPRG, aprobado por Resolución No CU - Decreto.Ley 719 Ley de Cooperación Técnica Internacional - Decreto. Sup. 015 Reglamento de la Cooperación Técnica Internacional

2 - Ley Nº Ley de Creación de la Agencia Peruana de Cooperación Técnica Internacional El presente documento es de aplicación y cumplimiento de todas las oficinas administrativas que conforman la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo.

3 II.- I N D I C E Pág. I.- PRESENTACIÓN 01 II.- INDICE 03 III:- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO.. 04 IV.- CUADRO ORGÁNICO DE CUADROS 05 V.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS Jefe Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo Secretaria 5.3. Director de Sistema Administrativo II 5.4. Técnico en Planificación II

4 IV.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Rectorado Asesoría Jurídica Ofic.Central de Planificación y Presupuesto Ofic. Central Cooperación Técnica y Crédito Oficina de Proyectos y Convenios Ofic.Cooperaci ón Técnica, becas Donaciones

5 IV.- CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS De acuerdo al Cuadro para Asignación de personal de la UNPRG, aprobado mediante Resolución No R, el Cuadro de distribución de cargos de la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo es como a continuación se detalla: DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA: SITUACION DEL Nº DE ORD CARGO ESTRUCTURAL CODIGO CLASIFICACION TOTAL CARGO O P CARGO DE CONFIANZA Jefe de Oficina Central 44 Secretaria IV 523-COT-83 SP-AP 1 1 TOTAL UNIDAD ORGANICA DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE PROYECTOS Y CONVENIOS Nº DE ORD 45 CARGO ESTRUCTURAL CODIGO CLASIFICACION TOTAL SITUACION DEL CARGO Director de Sistema Administrativo II 523-PYC-46 EC 1 1 (d) 46 Técnico en Planificación II 523-PYC-108 SP-AP 1 1 O P CARGO DE CONFIANZA TOTAL UNIDAD ORGANICA 2 1 1

6 V.- ESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS 1.- IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título de Cargo : Jefe de la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo 1.2. Nombre y apellido del trabajador: 1.3. Oficina : Cooperación Técnica y Crédito Educativo 1.4. Código : 2.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas : 95% Proponer a la Alta Dirección los lineamientos de política institucional y planes de desarrollo a corto y largo plazo para suscribir proyectos y convenios con instituciones públicas y privadas que conlleve al desarrollo institucional, regional y nacional. Asesorar en forma permanente con lo relacionado a Cooperación Técnica a la Alta Dirección y Facultades. Presentar informes técnicos solicitados por el Rectorado, Consejo Universitario y demás órganos que requieran asesoramiento en relación a la Cooperación Técnica. Programar y ejecutar eventos relacionados con la Cooperación Técnica. Orientar la formulación de planes y la ejecución de las acciones de cooperación técnica. Coordinar con la Agencia Peruana de Cooperación Técnica, Ministerio de Educación-Oficina Becas y Créditos Educativos, Asamblea Nacional de Rectores, etc. Sobre los asuntos referentes a la cooperación técnica. Formular y elevar a los órganos de la Alta Dirección el Plan Operativo Institucional, referente a la cooperación Técnica, disponer su evaluación y elevar al Rectorado los resultados correspondientes. Elevar al Rectorado la Memoria Anual indicando las acciones ejecutadas y su implicancia el desarrollo Institucional. Realizar las demás funciones que le asigne el Rector, Consejo y Asamblea Universitaria en el área de su competencia.

7 2.2. Funciones Eventuales ó Periódicas : 5% Proponer las metas, planes y programas de desarrollo en conformidad con la cooperación técnica de la Universidad. 3.- LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1- Ejercida : Personal asignado a la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo 3.2- Recibida : Rector 4.- REQUISITOS DEL CARGO Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad Ser docente ordinario Amplia experiencia en la conducción de programas relacionados con las áreas de Proyectos y Convenios, Becas, Donaciones y Crédito Educativo.

8 1. IDENTIFICACION DEL CARGO Título del Cargo : Secretaria IV 1.2. Nombre y Apellidos : el Trabajador 1.3. Oficina Central : Cooperación Tecn. Y Crédito Educativo 1.4. Código : 523-COT DESCRIPCION DE FUNCIONES Funciones Específicas: 95% Recibir y registrar la documentación en el libro de mesa de partes de la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo. Preparar la documentación del día para el despacho del Jefe de Oficina. Organizar y ordenar la documentación para reuniones con el Rectorado y demás sesiones de trabajo que convoque el Jefe de la Oficina Central. Ejecutar y recibir llamadas vía telefonía IP de carácter institucional. Redactar e imprimir documentos como: oficios, cartas, informes y otros considerando las indicaciones del jefe de oficina. Proporcionar información a los usuarios que soliciten convenios de cooperación Técnica interinstitucional a través del rectorado. Administrar el archivo de la Oficina. Llevar el registro diario de las Hojas de no adeudar UNPRG, que se visan en la Oficina de Cooperación Técnica y Crédito Educativo. Preparar la documentación para los requerimientos de útiles de oficina, equipos y otros que son indispensables para el normal funcionamiento de la oficina. Velar por el buen uso del material de oficina, así como el cuidado de los equipos de cómputo y otros asignados a la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo. Otras funciones que le asigne el jefe de la Oficina Funciones Eventuales o Periódicas: 5% Redactar e imprimir la memoria anual, manuales, plan operativo y otros documentos que soliciten las diversas Unidades Orgánicas de la Universidad. Apoyar en las actividades que programe la Oficina de Cooperación Técnica y Crédito Educativo

9 3. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. Ejercida Recibida : Ninguna. : Jefe de la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo. 4. REQUISITOS DEL CARGO: Titulo de Secretaria Ejecutiva Experiencia laboral no menor de 05 años Experiencia en conducción de personal. Dominio de sistema operativo Windows y aplicativo Oficce 5. ALTERNATIVA : Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia en areas afines al cargo.

10 1.- IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título de Cargo : Director Sistema Administrativo II 1.2. Nombre y apellido del trabajador: 1.3. Oficina : Proyectos y Convenios 1.4. Código : 523-PYC DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas : 95% Adecuar y elaborar las políticas y normas a efectos de realizar la evaluación a nivel institucional para los proyectos y convenios de desarrollo de la Universidad en coordinación con las facultades. Formular y evaluar normas técnicas y procedimientos en procedimientos en materia de proyectos de desarrollo, teniendo en cuenta el marco legal del ente cooperante y del Sistema Nacional de Inversión Publica para la Cooperación Técnica no reembolsable. Formular y preparar proyectos para la captación de donaciones a través de la Cooperación Técnica. Formular estudios de diagnóstico y pronóstico que sirva de base a la gestión de proyectos de desarrollo para la cooperación técnica no reembolsable Asesorar y evaluar la formulación y suscripción de convenios de cooperación con organismos públicos y privados, nacionales e internacionales. Disponer la tramitación y difusión de becas disponibles a los docentes, estudiantes y personal administrativo auspiciados por OBEC, CONCYTEC, APCI, embajadas y otras entidades, así como los proyectos de inversión para la Cooperación Técnica no reembolsable. Realizar el seguimiento de las solicitudes de donaciones hasta lograr su otorgamiento. Presentar al Jefe de la oficina informe sobre becas y donaciones que se realizan en la universidad. Publicar separatas sobre divulgación de becas, convenios y proyectos. Solicitar a los beneficiarios, a su retorno la presentación de un informe sobre las actividades o resultados de su beca o en su defecto organizar charlas o exposiciones académicas sobre los conocimientos adquiridos durante su permanencia en el exterior. Otras funciones que le asigne el jefe de oficina en el ámbito de su competencia.

11 2.2. Funciones Eventuales ó Periódicas : 5% Formular elaborar y distribuir las directivas técnicas metodológicas para la elaboración del diagnóstico integral en lo relacionado con la cooperación técnica. PPlanear, dirigir y coordinar el proceso de evaluación de las actividades, así como el cumplimiento del desarrollo sobre planes y proyectos de las dependencias de la universidad 3.- LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1 Ejercida : Personal asignado a su dependencia 3.2 Recibida : Jefe Of. Central Cooperación Técnica y Crédito Educativo 4.- REQUISITOS DEL CARGO Título profesional de Economista y/o Lic. En Administración que incluya estudios relacionados con la especialidad. Amplia experiencia en labores directas de la Oficina de Convenios y Proyectos. Experiencia en la conducción de personal. Dominio de Sistema operativo Windows y Aplicativo Office. V.- ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación amplia experiencia en el cargo

12 I.- IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título de Cargo : Técnico en Planificación II 1.2. Nombre y apellido del trabajador: 1.3. Oficina : Cooperación Técnica y Crédito Educativo 1.4. Código : 523-PYC Clasificación : SP-AP II.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas : 95% Recibir, clasificar, digitar y tramitar documentos que le asigne el Jefe de la Oficina de Cooperación Técnica. Difundir becas disponibles a los docentes, estudiantes y personal administrativo, auspiciados por OBEC, CONCYTEC, APCI, embajadas y otras entidades, así como los proyectos de inversión. Utilizar los medios de informáticos para obtener la información necesaria en la elaboración de documentos inherentes a convenios, becas y a la cooperación técnica. Apoyar en la coordinación la participación de la universidad en programas internacionales en el campo de la docencia, investigación, proyección social y extensión educativa y capacitación Cumplir con las directivas de la jefatura en cuanto a las oportunidades de otorgamiento de becas o donaciones que las diferentes instituciones ofrecen. Apoyar en la elaboración de la memoria de la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo. 2.2 Funciones Eventuales ó Periódicas : 5% Ejecutar actividades de apoyo técnico de cierta complejidad, en la formulación Proyectos y Convenios. III.- LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1 Ejercida : Ninguna 3.2 Recibida : Jefe Oficina Central de Cooperación Técnica y Crédito Educativo

13 IV.- REQUISITOS DEL CARGO Técnico profesional con estudios relacionados al área de administración, contabilidad y economía, específicamente en racionalización. Adecuadas cualidades de observación de detalles Comprensión de lectura y comunicación escrita Conocimientos de trámites administrativos Amplia experiencia en labores de la especialidad Dominio de Sistema operativo Windows y Aplicativo office. V.- ALTERNATIVA Estudios superiores no universitarios que incluya materias relacionadas con la labor de planificación y racionalización Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia en el cargo. Experiencia mínima de dos años en labores similares, de preferencia en el sector público.