EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE PUERRES PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

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1 EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE PUERRES PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Puerres, marzo de 2012

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. ENFOQUE 3. OBJETIVOS 3.1 Específicos 4. MARCO LEGAL 4.1 Regulatorio 5. PRINCIPIOS 6. VALORES 7. ORGANIGRAMA 8. PERSONAL 9. USUARIOS 10. OBJETIVOS ESTRATEGICOS 11. MAPA ESTRATEGICO 12. ESTRATEGIAS, METAS E INDICADORES 13. METODOLOGIA 14. PLAN DE INVERSION

3 INTRODUCCION Teniendo en cuenta que el Plan Estratégico Institucional es la herramienta fundamental dentro del cual se consolidan todas y cada una de las acciones que orientan los recursos humanos y económicos de la empresa, y el desarrollo de la misma en la medida en que se alcancen los objetivos. Para esto se propone partir del conocimiento pleno de la empresa, donde el diagnostico se convierte en el instrumento adecuado para saber dónde estamos y que hacemos, identificando las fortalezas y debilidades como también las fortalezas y las oportunidades que se presentan que deben ser aprovechadas, para ser una de las mejores empresas, líder en la conservación del Medio Ambiente y el Desarrollo Sostenible. Es por esto que el presente documento pretende ser la brújula que defina los destinos de la empresa. Encaminada a afrontar, los compromisos esenciales para que esta cumpla a cabalidad su objeto social. El siguiente plan estratégico se presenta, en primer lugar, se definen los valores, la Visión, la Misión, las políticas, los objetivos y las estrategias, año lectivo

4 1. ENFOQUE MISION ESERP E.S.P. Como empresa de servicios públicos domiciliarios es una organización líder en la prestación del servicio de agua potable, alcantarillado y aseo, con un capital humano calificado y productivo. Trabajamos por el bienestar de la comunidad, y la preservación del Medio Ambiente. VISION ESERP E.S.P. Sera reconocida con criterios de eficiencia, transparencia, competitividad, rentabilidad social y económica, contribuyendo a mejorar la calidad de vida de la sociedad, manteniendo la satisfacción plena de nuestros usuarios.

5 2. OBJETIVO Asegurar que se preste a los habitantes del Municipio, de manera eficiente, los servicios domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo. Garantizando la participación de los usuarios en la gestión y fiscalización de la Entidad. 2.1 Objetivos Específicos Cerciorar que el servicio se preste en forma continua, eficiente y de calidad. Facilitar a los usuarios el acceso a los subsidios que otorguen las autoridades municipales. Informar a los usuarios a cerca de la manera de utilizar con eficiencia y seguridad el servicio público respectivo. Cumplir con su función ecológica, preservando los recursos, protegiendo la diversidad e integridad del medio ambiente, y conservando las áreas de especial importancia. Colaborar con las autoridades en caso de emergencia y calamidad pública, para impedir perjuicios graves a los usuarios de servicios públicos. Promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes. Los demás previstos en la Ley y las normas concordantes y complementarias.

6 3. MARCO LEGAL Acuerdo 009 de Junio que Autoriza la creación de la Empresa; mediante Escritura No.24 de febrero 18 de 2004 de la Notaria Única de Puerres. 3.1 Marco Regulatorio Constitución Política de Colombia de 1991: Art.334, 336, 365 a 370 Leyes: 142/94, 236/1996, 689/2001, 0099/2006, 505/99, 632/2000, 1151/2007. Decretos: 1524/94, 2785/94, 1429/95, 565/96, 1404/96, 1713/02, 057/06, 2825/06, 2590/07, 3590/07. Resoluciones C.R.A: 150, 151, 153, 155, 156 y 200 de /02, 242/03, 271/03, 273/03, 294/04, 351/05, 352/05, 1013/05, 396/06, 403/06, 416/06, 422/06, 422/07. Resoluciones SSPD: /04, 010/05, 16965/05 y circulares aplicables.

7 4. PRINCIPIOS Salvaguardar con lealtad, el patrimonio y la imagen de la empresa. Trabajar con sentido de fidelidad, contribuyendo al cumplimiento de nuestros servicios. Proceder con honestidad frente a la Empresa, funcionarios y entes de control ESERP E.S.P. conserva y protege las cuencas y afluentes del Municipio. 5. VALORES Responsabilidad: Todos nuestros actos parten del autocontrol, como elemento fundamental del control interno. Transparencia: Nuestras actuaciones y comportamientos deben ser públicos en cabeza de los principios y valores que rigen el comportamiento humano. Cumplimiento: Sentimos honor de trabajar en nuestra empresa, donde nos consideramos socios operacionales y estamos decididos a retribuirle con el máximo de nuestras capacidades. Compromiso: Alto sentido de pertenencia con la empresa y con los clientes que son la razón de ser de la organización. Servicio: Es la filosofía de nuestra organización, la excelencia es el elemento fundamental en la relación con el cliente. Respeto: En nuestra convivencia prevalece el aceptar la diversidad de pensamiento e ideas, buscando un clima de armonía. Comunicación: Entendiéndola como elemento fundamental de las relaciones entre trabajadores y de los equipos de trabajo, para desempeñar nuestra labor y fortalecer la integración. Productividad: Aplicar al máximo los principios universales de eficiencia y eficacia, alcanzando un alto nivel de rendimiento. 6. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

8 7. PERSONAL

9 Los diferentes empleados de la Empresa se clasifican en las áreas administrativa y operativa como se presenta a continuación: AREA ADMINISTRATIVA Y TESORERIA 1 Gerente 1 Pagador 1 Contador 1 Control Interno 1 Aux. Servicios Generales AREA OPERATIVA 4 Escobitas 1 Operario Planta 1 Celador 2 Fontaneros TOTAL PERSONAL DE LA EMPRESA USUARIOS Al Comenzar el mes de marzo de 2012 ESERP E.S.P presta sus servicios a un total de 739 usuarios en el sector urbano, clasificados como se muestra en la siguiente tabla. USUARIOS Estrato Estrato 2 13 Estrato 3 19

10 9. OBJETIVOS ESTRATEGICOS La empresa en busca de la calidad y satisfacer a nuestros usuarios ha definido cuatro componentes fundamentales en la construcción de estos objetivos. COMPONENTES: Medio ambiente Calidad Prestación de servicios Comunidad. 1. Protección y conservación del medio ambiente. 2. Crecer de manera ordenada, para no descuidar ni bajar la calidad del servicio otorgado. 3. Mejorar el servicio y perfeccionar los recursos a través del Talento Humano 4. Canalizar y otorgar un servicio de acuerdo a los requerimientos de nuestros usuarios y la comunidad.

11 10. MAPA ESTRATEGICO COMPONENTE OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS

12 11. ESTRATEGIAS, METAS E INDICADORES. 1. Protección y conservación del medio ambiente. ESERP E.S.P., como empresa de Servicios Públicos Domiciliarios, obligada con el medio ambiente, desarrolla actividades que fortalecen la protección de los tesoros naturales y del entorno del municipio y por medio de la ejecución de políticas ambientales se requiere la preservación de la microcuenca. Estrategia: Preservar la bocatoma y proteger las reservas naturales del municipio Metas: Concientizar a la comunidad en el cuidado y protección del medio ambiente. Educar a la comunidad en el cuidado de la microcuenca. Establecer mantenimiento preventivo o correctivo en la bocatoma mediante la implementación de políticas. Indicadores: No. de mantenimientos realizados / No. total de mantenimiento proyectados. No. de bienes practicada supervisión / No. total de bienes. 2. Crecer de manera ordenada, para no descuidar ni bajar la calidad del servicio La empresa con visión de calidad planea sus actividades a satisfacer las necesidades y requerimientos de la comunidad, para ello debe implementar y

13 desarrollar una metodología de implementación en el mejoramiento del desempeño y consecuentemente en la optimización de los recursos, para esto existen las herramientas como el sistema de gestión de la calidad, el sistema de desarrollo administrativo, el sistema de control interno, sistemas de gestión que se realizaran articuladamente para buscar eficacia en el desarrollo de los objetivos. Estrategia: Construir un enfoque, administrar los riesgos, medir y mejorar procesos Metas: Crear cambios necesarios a los diferentes procedimientos que se usan en la entidad. Aplicar las acciones necesarias para cumplir con el objetivo del proceso. Determinar los requisitos de calidad. Indicadores: No. de procedimientos nuevos / No. total de procedimientos en la empresa. No. de cambios a los procesos / No. de procesos en la entidad. Estrategia: Desarrollar la administración de riesgos. Metas: Identificar los riesgos administrativos y operativos en la entidad. Desarrollar el mapa de riesgos. Constituir los controles para los determinados riesgos. Indicadores: Controles aplicados / Total controles en la entidad. Riesgos que bajaron su valoración / total de riesgos identificados.

14 Estrategia: Medición, análisis y mejora de los procesos. Metas: Desarrollar indicadores de gestión por cada uno de los procesos. Realizar seguimiento a la aplicación de controles en la empresa. Evaluar el avance al sistema de control interno, de gestión de la calidad y desarrollo administrativo. Realizar el seguimiento a las metas programadas en el plan estratégico institucional. Desarrollar planes de mejoramiento individual, por procesos e institucional. Indicadores: No. actividades ejecutadas en los planes de mejoramiento / No. total de actividades formuladas en los planes de mejoramiento. No. Metas y objetivos desarrollados / No. de metas y objetivos propuestos. No. de productos de MECI y calidad implementados / No. de productos a implementar según normatividad. 3. Mejorar el Servicio y Perfeccionar los Recursos Objetivo dirigido a planear todas las actividades que la empresa con la comunidad, donde ESERP E.S.P. prestara un servicio con calidad reflejado en el suministro de sus productos, en la adquisición de equipos necesarios e indispensables para el servicio de la comunidad, y atenta a las inquietudes y situaciones que se presenten con el municipio de Puerres, por medio de nuestro Talento Humano Estrategia: Mantenimiento adecuación de redes de acueducto y alcantarillado

15 Metas: Mantener y reparar continuamente la planta de tratamiento. Mantener y reparar las redes de acueducto y alcantarillado. Coordinar las actividades de aseo que se realicen en el Municipio. Velar por la aplicación de las políticas de buen manejo de la planta de tratamiento. Realizar los estudios para la implementación del Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado. Plasmar planes de contingencia y estar prestos en caso de emergencia sanitaria. Indicadores: Tiempo inicio del servicio / Tiempo final del servicio. No. de mantenimiento realizados / No. de mantenimiento programados. Actividades desarrolladas / actividades programadas. Estrategia Perfeccionar los recursos de la empresa. Metas: Reducir la cartera en un 35% del total de las cuentas por cobrar. Realizar un estudio tarifario con el fin de incrementar o disminuir la facturación en un 5% de los ingresos de la empresa. Unificar el programa de facturación con el contable siendo más eficiente la toma de decisiones. Indicadores: Cuentas por cobrar año anterior - Cuentas por cobrar año actual / Cuentas por cobrar año anterior. Ingresos del año actual - Ingresos del año anterior / Ingresos del año anterior. Total activo corriente / Total pasivo corriente. Actividades realizadas / Actividades programadas. 4. Canalizar y otorgar un servicio de acuerdo a los requerimientos de nuestros usuarios y la comunidad. Para obtener la eficacia, eficiencia y efectividad en todas las actividades en beneficio de la comunidad, se debe organizar inicialmente el entorno de la entidad, esto es los aspectos internos como la oficina de atención al usuario, mejorar la comunicación pública, desarrollar el talento humano.

16 Estrategia: Informar de la realidad de la empresa con contenido fidedigno y claro Metas: Aplicar el procedimiento de atención al usuario en la recepción y entrega de información a la comunidad. Desarrollar el procedimiento de peticiones, quejas y reclamos para su recepción y respuesta oportuna. Organizar el archivo y expedición de las tablas de retención documental. Identificar y responder oportunamente las necesidades y expectativas de los usuarios. Indicadores: No. de usuarios satisfechos / No. total de usuarios encuestados. No. de quejas y reclamos con respuesta al usuario / No. de quejas y reclamos presentados por el usuario. No. de documentos sistematizados / No. total de documentos recepcionados en la oficina de atención al usuario. Estrategia: Fortalecer la comunicación pública. Metas: Desarrollar la participación ciudadana en beneficio de la comunidad. Conformar los grupos operativos y directivos de la comunicación pública. Aplicar el Modelo de Comunicación Organizacional e Informativa de la empresa. Hacer conocer ampliamente a los funcionarios de todos los niveles el plan estratégico institucional. Generar espacios con la comunidad y nivel directivo de la empresa para efectos de rendición de cuentas. Indicadores: Metas Cumplidas / Metas Proyectadas. Reuniones realizadas / Reuniones programadas. Políticas de comunicación aplicadas / Total políticas de comunicación en la empresa. Estrategia: Fortalecimiento del talento humano. Metas:

17 Desarrollar el programa de capacitación y formación de la empresa. Aplicar los programas de inducción y reinducción a los funcionarios de ESERP E.S.P. Realizar el programa de bienestar social y de incentivos. Determinar las actividades del programa de salud ocupacional. Indicadores: No. de funcionarios capacitados / No. total de funcionarios en la entidad. Actividades de bienestar social desarrolladas / total actividades de bienestar social. 12. METODOLOGIA El cumplimiento de los objetivos estratégicos se realiza mediante la planeación que tiene la entidad hacia lo que realiza actualmente en la prestación de sus servicios y posteriormente de la proyección de la empresa en un mediano o largo plazo, es decir, su misión y visión institucional conocida por todos los funcionarios que laboran, a partir de dicha planeación, se realiza la identificación de hechos y datos importante que sobresalen sobre la misión como razón de ser de la entidad y se complementa con la visión que es el camino a seguir durante el periodo determinado el cual para ESERP E.S.P está dentro del año 2012 hasta el año 2015, luego de identificadas estos hechos o razones denominados perspectivas que para la empresa son medio ambiente, calidad, prestación de servicios y comunidad, a partir de los anteriores temas se logra enfocar los objetivos de ESERP E.S.P que serán base del mapa estratégico conformado por las estrategias es decir sus objetivos específicos y las metas consideradas como las

18 acciones a desarrollar, lo anterior está diseñado con base en indicadores los cuales representan ser una herramienta de medición que permite determinar el estado actual en el cumplimiento de dichas metas y objetivos y tomar las acciones correspondientes para la mejora, la anterior metodología es llevada a cabo por medio del Balance Scord Card, dando como resultado el presente documento denominado plan estratégico institucional. 13. PLAN DE INVERSION

19 EJERCICIO SIMULTÁNEO DE GERENTE Y CONTADOR PÚBLICO EN LA MISMA EMPRESA Existen problemas de fondo para ejercer simultáneamente los cargos de Gerente y Contador Público de una misma empresa.; uno de ellos hace referencia a los impedimentos de tipo moral y éticos para certificar como Contador Público lo que como administrador y representante legal ha autorizado y ordenado ejecutar. Ésta actuación simultánea va en contravía de los pilares fundamentales del sistema de control interno de las organizaciones, cuales son: la división de funciones, el control dual, la actuación conjunta, entre otros

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