El Principio del Futuro: Los beneficios de la tecnología para la transformación de un negocio

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1 El Principio del : Los beneficios de la tecnología para la transformación de un negocio Partners de implementación

2 2 Saras Energía, S.A. Sector Oil & Gas Productos y Servicios Operador al por mayor de productos petrolíferos Web Soluciones y Servicios SAP SAP ECC-OIL 7.02: IS-Oil downstream, SAP ECC RETAIL 7.02: IS-Retail, SAP PI 7.31, SAP Business Warehouse 7.31, SAP Solution Manager 7 Partners de Implantación BIRCHMAN y SAPIMSA Saras Energía nace en 2001 tras la fusión de Continental OIL y Saroil, operadoras petrolíferas implantadas en España, y se convierte en el 5º operador del país, con unas ventas de mill.. Forma parte del grupo Saras y dispone de una refinería en Cerdeña, que es una de las más importantes del mediterráneo. Saras Energía cuenta con una terminal de hidrocarburos en Cartagena, que puede almacenar m3 y una red de 112 estaciones de servicio por todo el territorio nacional.

3 3 Una apuesta por la sostenibilidad medioambiental El grupo Saras cuenta con una plantilla a nivel global de trabajadores, de los cuales 359 desempeñan su labor en España, la creación de Saras Energía en 2001 supuso el nacimiento de un nuevo grupo energético capaz de suministrar diferentes productos derivados del petróleo, desde gasolina, gasóleo, hasta Biodiesel. Las diferentes empresas que componen el Grupo, presentes en España e Italia, ofrecen a sus clientes todas las ventajas de un completo sistema de refino y comercialización de productos energéticos. El alto nivel tecnológico que la compañía ha obtenido, les ha permitido poner en marcha en 2012 un proyecto de automatización de estaciones de servicio, que responde al empeño de modernización de instalaciones y adaptación a las nuevas necesidades del mercado. Saras Energía dispone de una política de salud, seguridad y medio ambiente comprometida en incorporar las mejores medidas de seguridad en todos los sectores de actividad. En toda la organización son conscientes de que sólo a través del respeto al medio ambiente es viable una explotación racional de los recursos que ofrece el entorno.

4 4 Identificar las áreas de mejora en la organización Para la consecución de los objetivos que Saras Energía se ha marcado como estratégicos en su labor diaria, las Tecnologías de la Información se han convertido en las herramientas imprescindibles, y ésta es una realidad que ha sido plenamente asumida por todas las partes de la organización. Proyectos como el que Saras Energía ha desarrollado basado en herramientas de SAP, facilitan a la compañía mantener una posición competitiva, acorde con el entorno de mercado en el que se mueve. Para la puesta en marcha de este proyecto, que implicaba no solo un cambio en la organización y en la cultura de trabajo de Saras Energía, sino también en sus procesos de negocio. La compañía realizó un importante análisis interno y de autocrítica que les sirvió para identificar claramente los puntos que se debían mejorar dentro de la organización. El proyecto, denominado MAXIMUM, otorga a Saras Energía la oportunidad de conseguir la plena alineación entre tecnología y negocio. Ha significado también la oportunidad de mejorar las capacidades de las personas a través de una nueva organización del trabajo, poniendo en valor las actitudes de los key users y process owners y las mejores prácticas de gestión empresarial aportadas por SAP. La tecnología debe ser entendida como un facilitador del cambio para la transformación de las compañías y deben apoyarse en ella para mejorar y/o mantener su ventaja competitiva. Una buena gestión del CIO contribuye también a incrementar su valor. Juan Carlos González Cruz. Miembro del Comité Ejecutivo y CIO

5 5 La confianza de contar con un líder de la industria La decisión de la implantación de las soluciones de SAP dentro de Saras Energía vino motivada por dos factores; en primer lugar, por la necesidad de contar con un estándar reconocido en la industria Oil&Gas, utilizado por la mayoría de los competidores. Para los responsables de la empresa, la plataforma de SAP sigue la estrategia de IT del grupo SARAS y además según comentan, se trata del mejor ERP del mercado según la consultora Gartner. El segundo de los factores venía derivado de la necesidad de cambiar el software legacy que la compañía utilizaba, que había sido diseñado a medida y que no estaba integrado con las diferentes áreas de negocio. Además, el uso de herramientas no corporativas para procesos críticos estaba muy extendido dentro de la compañía, lo que tampoco cubría las necesidades para adaptarse a las nuevos requerimientos y dinámica del mercado. En cuanto a los retos que les llevaron a la puesta en marcha del proyecto destacan la necesidad de visibilidad del negocio en tiempo real, la reducción de errores administrativos, disponer de un único repositorio de información para mejorar las capacidades de análisis, contar con un mayor control de los flujos económicos y financieros y con procesos totalmente controlados end-to-end, optimizar el nivel de inventarios y sobre todo, conseguir un aumento de la productividad.

6 6 Las personas y los procesos, claves del éxito del proyecto El proyecto MAXIMUM, con una duración de 18 meses, ha afectado a toda la compañía y supone un cambio en los procesos de gestión. Ha proporcionado al negocio ventajas estratégicas y operativas. Era Crucial comprender y tener claro los factores claves del éxito. La organización de los equipos de trabajo, La implantación por etapas (QuickWins), las sesiones de formación y una buena gestión del cambio fue clave para garantizar una correcta transmisión del conocimiento y el éxito del proyecto. Para elegir el Partner se convocó un concurso y se realizó un proceso de entrevistas y talleres de trabajo que duró alrededor de un mes, y en los que se valoraron aspectos con la metodología, conocimiento y experiencia de negocio. En base a estos criterios, Saras Energía decidió ir de la mano de los partners de implantación BIRCHMAN y SAPIMSA, siendo además BIRCHMAN prime contractor y la dirección del proyecto global. Para asegurar el éxito, Saras Energía contó con el servicio de Quality Assurance prestado por SAP Consulting Project and Solution Review, que incluyó revisiones sobre los principales riesgos relacionados con la planificación del proyecto y los procedimientos establecidos para su gestión, seguimiento de los resultados de la implementación, revisión de la funcionalidad a implantar y una última revisión enfocada en los aspectos de operación, proporcionando al cliente recomendaciones basadas en RunSAP. Los informes entregados facilitaron el control de los riesgos asociados a un proyecto complejo, tomando las medidas necesarias para su mitigación. Para complementar estos servicios, SAP Enterprise Support Advisor revisó los planes de proyecto, sus riesgos y objetivos. Se hizo una planificación de servicios detallada, coordinando a todos los equipos de SAP Active Global Support (AGS), y la empresa recibió informes con recomendaciones técnicas y de negocio llamados Continuous Quality Checks (CQC).

7 7 El método para la integración de todas las áreas de negocio Las soluciones implantadas por Saras Energía han sido: SAP ECC-OIL 7.02: IS-Oil downstream, para la gestión de almacenamiento de carburantes y de estaciones de servicio SAP ECC RETAIL 7.02: IS-Retail, para la gestión de las tiendas de conveniencia de las estaciones de servicio SAP PI 7.31: middleware para integración e interfaces. SAP Business Warehouse 7.31 SAP Solution Manager 7 El proyecto fue muy complejo, ha cambiado la organización y los sistemas de toda la empresa. También afectó a la cultura del cambio. MAXIMUM ha supuesto un proceso de mejora continua que involucró a todas las personas de la organización y que sirvió para mejorar los procesos, buscar cuellos de botella y que las áreas trabajaran de forma conjunta eliminando los silos. Se ha percibido dentro de la organización como la oportunidad de mejorar los procesos de negocio, hacer un uso eficiente de la tecnología y sobre todo desarrollar las capacidades de las personas. Además se ha basado en el principio de mínimo riesgo para las áreas de negocio, en la obtención de beneficios rápidos (Quick-Wins) y y en la aplicación de la metodología ASAP V.7 con rigor. La parte más destaca de esta implantación ha sido su metodología aplicada y el alto grado de involucración y esfuerzo emocional de la organización en todos sus niveles.

8 8 Disponer de información única y fiable en tiempo real Este proyecto ha dado a Saras Energía la oportunidad de mejorar sus capacidades de gestión, sabiendo combinar correctamente las Tecnologías de la Información con el personal, las competencias y la estrategia de negocio y ha permitido, a través de la mejora de los procesos, desarrollar las capacidades de la organización para hacer un uso eficiente de los recursos y aumentar así la productividad. Se ha logrado también un cambio cultural en la forma de trabajar. El grado de transformación conseguido ha sido en gran medida gracias a una alta involucración del personal de Saras Energía. Los beneficios se pueden englobar en una mejor visibilidad del negocio en tiempo real. Un activo muy valioso y que debe ser considerado, es la información. Es fundamental disponer de información única, fiable y de la forma más rápida posible, que permita tomar decisiones en el ámbito de sus actividades diarias, que tienen un impacto directo en la cuenta de resultados. Con todo esto se ha creado una cultura de mejora continua, liderada por los PROCESS OWNERS, y de implicación de todas las personas para que ayuden a la transformación del negocio y a ser más competitivos. El nuevo modelo permite dedicar más recursos a actividades de mayor valor.

9 9 Planes de futuro a largo plazo La implantación SAP forma parte del proyecto MAXIMUM, en el cual, Saras Energía involucra a todas las personas de la compañía, buscando la excelencia entre la organización, los procesos y la tecnología, con el objetivo de encontrar la máxima eficiencia en la gestión empresarial sin perder la calidad y el servicio. En cuanto a los planes de futuro, existe la idea de poner en marcha nuevos proyectos a largo plazo ya que de momento se están estabilizando las fases implantadas. 50 xxx xxx (YY/MM)

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