Herramientas del sistema

Transcripción

1 Bienvenido. En el presente informativo lo induciremos en su sistema Arcotek. La característica Central del sistema es su orientación a la gestión, lo que implica que la información ingresada es procesada a modo de entregar reportes que permitan mejorar y orientar la gestión de la empresa. Además junto con esta función, usted podrá realizar y recibir documentos tributarios electrónicos, registrar el ingreso de compras y honorarios, realizar el ingreso de pagos, generar las liquidaciones de sueldos a sus trabajadores, obtener la información necesaria para el pago de sus impuestos en SII y verificar las Ctas. Corrientes de sus clientes y proveedores. Ingreso al sistema Arcotek, es un sistema 100% web, por lo que usted puede acceder desde cualquier dispositivo que cuente con un navegador web y conexiona a internet (pc, notebook, smarthpone, tablet). Para ingresar a su sistema, en la barra de navegación digite lo siguiente. Esto lo llevara a la ventana de inicio de sesión, donde debe digitar su usuario y contraseña en los campos Login y Clave respectivamente. Una vez presionado el botón enviar, podrá visualizar en la parte superior del navegador, los módulos con los cuales podrá trabajar y al posicionar el mouse en uno de estos módulos se desplegara las opciones de cada uno.

2 Herramientas del sistema Las siguientes herramientas son utilizadas en todos los módulos de su sistema Permite realizar modificaciones o editar los valores del documento. Permite eliminar registros y eliminar líneas. Crear un nuevo registro en el sistema. Búsqueda de datos y ejecución de consultas. Permite Imprimir de documentos Despliega calendario para selección de fecha. Agrega líneas a un documento. Desplegar listados de cliente/proveedor Genera reportes en un archivo en pdf. Exporta y/o genera información en Excel. Permite organizar la información según orden descendente/ascendente Indica la cantidad de páginas con información. Cada vez que ingrese a un módulo, este desplegara el listado de registros que existen en esa opción, por lo que podrá verificar y/o buscar algún registro en particular. Lo puede realizar insertando algún criterio según lo que desee buscar, en el cuadro de texto que se encuentra debajo de los nombres de la columnas y luego presionar el icono. Con esto automáticamente mostrara todas aquellas coincidencias que existan en dicho listado.

3 Pasos Previos al trabajo con su sistema Para la emisión de facturas, el ingreso de pagos o bien el ingreso de documentos a su sistema, necesariamente deben estar creados los Clientes, proveedores y productos por lo que previamente al ingreso de registro, realice los ingresos respectivos en los módulos Al completar el formulario de ingreso habrán campos con un asterisco (*), esos campos son de índole obligatorios, por lo que no pueden ser dejados en blanco Inducción a los módulos del sistema. Cada módulo, específicamente le permite realizar una operación distinta en el sistema ya sea generar un documento, realizar un registro o realizar la consulta de algún detalle: Permite realizar cualquier operación sobre las ventas que realice, ya sea emitir documentos tributarios electrónicos, o bien consultar las deudas que tienen sus clientes con usted, incluido el detalle de los documentos generados y si tienen o no los pagos realizados por los documentos que usted le emitió.

4 Podrá verificar e ingresar todas las facturas de compra recibidas por su empresa, así como también llevar un detalle de cuánto usted debe a sus proveedores, si ya tiene los pagos de sus proveedores realizados o a quien le debe. También puede registrar las boletas de honorarios recibidas. Podrá ingresar los pagos generados ya sea por su empresa (cancelando documentos de compra) o bien ingresar los pagos realizados por sus clientes a las facturas generadas por usted, y de esta forma quede registrado en las Cta. Cte. Permite consultar el estado en SII de los documentos que usted emitió, además podrá verificar los documentos electrónicos recibidos de sus proveedores para ser ingresados al libro de compra. Podrá además confirmar si sus libros de Compra/Venta fueron enviados a SII. Permite generar reportes con información referente a documentos de compra y venta, ver libros contables, generar un balance de 8 columnas o generar certificados de remuneraciones y/o honorarios. Información orientad a la gestión. Permite verificar los movimientos en un periodo y descargar dicha información en PDF o Exel. Podrá ingresar y consultar sus clientes y proveedores, crear usuarios en su sistema, ingresar y consultar sus productos. Además podrá verificar la situación del timbraje electrónicos de sus documentos.

5 Antecedentes importantes para la emisión de facturas electronicas 1. Cada vez que emita una factura electrónica verifique en Doctos. SII -> Documentos emitidos, que esta esté aceptada en SII. Debe verificar que en la columna SII figure el icono o, esto indicara que fue aceptado por SII. 2. Cada vez que emita un documento y este fuera aceptado por SII, se generara automática mente una copia a su cliente, al correo que registre el para efectos de facturación electrónica en la base de datos del SII. Puede verificar o reenviar nuevamente una factura desde el icono ubicado en módulo de Doctos. SII -> Documentos emitidos. 3. Si por algún motivo usted no recepciona una factura electrónica, solicite que la reenvíen al correo dte_arcotek@arcotek.cl, ya que es esta la casilla la cual usted tiene registrada para efectos de facturación electrónica. 4. Los Libros electrónicos de compra y venta, son enviados de manera automática a SII los días 25 de cada mes. Verifique siempre antes del día 20 (último día de pago para el IVA) que su información esta correcta. 5. Una factura electrónicas NO SE PUEDE ELIMINAR, la única forma de anular el documento es mediante una nota de crédito electrónica. En la cual debe indicar como motivo de la nota de crédito anula documentos de referencia 6. Al momento de registrar un pago en el sistema, la opción fecha de ingreso, indicara en que mes registrara ese pago. Puede eliminar los pagos ingresados de su sistema, siempre y cuando esté el periodo abierto (verifique el punto numero 1). 7. Para solicitar folios debe enviar un correo a soporte indicando el documento que necesita, el sistema le indicara con anticipación una vez que quede una cantidad determinada de folios en su sistema, para evitar que quede sin folios.