IMPLANTACIÓN SOBRE SAP R/3 DEL MODELO DE PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN SECUNDARIA PARA UNA EMPRESA PETROLERA

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1 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR Ingeniería de la Computación IMPLANTACIÓN SOBRE SAP R/3 DEL MODELO DE PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN SECUNDARIA PARA UNA EMPRESA PETROLERA Por Francisco José Ugarte Rivas INFORME FINAL DE CURSOS EN COOPERACIÓN Presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar Como Requisito Parcial para optar al Título de Ingeniero en Computación Sartenejas, Julio de 2008

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3 Resumen Esta pasantía fue realizada dentro de la unidad de consultoría Global Business Services (GBS) de IBM. Considerando que la industria petrolera siempre ha sido de vital importancia para nuestro país y está en constante crecimiento, se decidió impulsar un proyecto potencial en esta área. El proyecto es bastante ambicioso y busca cubrir y gestionar todas las fases de la industria divididos en módulos. Desde la fase de perforación de pozos hasta la extracción y producción de Hidrocarburos, es la fase de Aguas Arriba o Upstream. Desde que se hace la refinación del crudo, la gestión de inventarios, pasando por la comercialización y distribución de los productos terminados, hasta la venta al cliente, es la fase de Aguas Abajo o Downstream. El objetivo de la pasantía es desarrollar un modelo de configuración para SAP R/3 para los procesos de la fase Downstream de la Industria Petrolera relacionados con la Comercialización de Crudo e Hidrocarburos. Este proyecto involucra los procesos de Venta de Hidrocarburos, Planificación de Entregas, Cadena de Distribución, además de permitir una Gestión Integral de los Medios de Transporte. Este proyecto se ha trabajado bajo la plataforma tecnológica que ofrece SAP R/3 usando una metodología desarrollada por IBM conocida como Ascendant SAP. Esta metodología incluye una serie de fases, las cuales serán respaldadas en este informe. El producto final, resultado de la pasantía, es un modelo preconfigurado que consta del Modelo de la Industria Petrolera Downstream, de la Guía de Negocio y de Configuración del Módulo de Transporte y Distribución, los cuales conforman unos Estándares en la Industria que pueden ser usados en futuras implantaciones de SAP R/3 en la Industria Petrolera. I

4 Agradecimientos Principalmente a mi familia, Mis padres Francisco y Silvia, y mis hermanas Laura y Daniela, por apoyarme en todo momento, por todo el cariño y por toda la comprensión que me han dado a lo largo de mi carrera. A mis tutores, Elías Puente y Edumilis Méndez, así como también a Omar Fierro y Ana Isabel Román, por ofrecer su tiempo y su atención por este proyecto de 20 semanas. A ustedes por su importante y valioso apoyo, por ofrecer todos sus conocimientos y toda la ayuda que estuvo a su disposición, muchas gracias. Agradezco mucho a mis amigos de la universidad por ser una fuente de apoyo y amistad que siempre me han acompañado a lo largo de este trayecto universitario y de mi vida. Finalmente, ofrezco mis agradecimientos a aquellas personas con las que compartí durante mi estadía en IBM, dichas personas (consultores y de otras ocupaciones) ofrecieron conocimientos y soporte sin esperar nada a cambio, siendo factores valiosos para la ejecución de este proyecto. En especial a José Marquez Mares, María Alejandra Soto, Daniel Morales, al resto del equipo de IS-OIL, de verdad, a todos muchas gracias. II

5 Índice de Contenidos Resumen...I Agradecimientos... II Índice de Contenidos...III Índice de Imágenes...VI Índice de Tablas... VII Capítulo I: Introducción... 1 Capítulo II: Entorno Empresarial La Empresa Misión Visión Valores Historia de la Compañía IBM Estructura Organizacional Ubicación y Cargo del Pasante... 6 Capítulo III: Planteamiento del Problema Antecedentes del Problema Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos Justificación e Importancia... 9 Capítulo IV: Marco Teórico ERP SAP R/ Módulos que conforman SAP R/ SAP for Oil & Gas (IS-OIL) Módulos de IS-OIL para Downstream Influencia de IS-OIL en los procesos de la Industria Petrolera Módulo IS-OIL-TD (Transporte y Distribución)...18 III

6 Capítulo V: Marco Metodológico Ascendant SAP Proceso iterativo para la creación del prototipo El flujo de Entregables Fases de Ascendant SAP Fase 0: Evaluación Fase 1: Preparación del Proyecto Fase 2: Business Blueprint Fase 3: Realización Fase 4: Preparación Final Fase 5: Arranque Productivo Fase 6: Soporte Caso de Desarrollo utilizado en el Proyecto...28 Capítulo VI: Fase de Preparación Introducción a IBM Navegación en SAP Adiestramiento en los Módulos Básicos y en el módulo IS-OIL Replicación de Guías de Negocio y Configuración de los módulos bases Revisión de los modelos de COPEC y PETROBRAS Resumen...36 Capítulo VII: Fase de Business Blueprint Levantamiento de Procesos de Negocio Ciclo de Despacho y Transporte Desarrollo del Modelo de Empresa Definición de la Empresa Lineamientos Las Vistas de Negocio Vista Comercial Transporte y Distribución Desarrollo de la Guía de Negocio para Transporte y Distribución Lineamientos sobre los Conceptos Básicos y Objetos del Sistema Despacho y Planificación de las Entregas Distribución de Hidrocarburos Determinación de Mensajes Integración con Sistemas Externos...46 IV

7 Capítulo VIII: Fase de Realización y Preparación Final Configuración del modelo Estructura Organizacional Transporte en Masa Escenarios de Prueba Programación en ABAP Pruebas de Integración e Individuales...53 Capítulo VIII: Conclusiones Referencias Bibliográficas Glosario Anexo 1: PROCESOS DE NEGOCIO Apéndice 1: MODELO DE EMPRESA Apéndice 2: GUÍA DE NEGOCIOS (IS-OIL-TD) Apéndice 3: GUÍA DE CONFIGURACIÓN (IS-OIL-TD) V

8 Índice de Imágenes Figura 1: IBM y sus divisiones de negocio principales...6 Figura 2: Arquitectura a 3 capas de SAP R/ Figura 3: Módulos principales que componen SAP R/3 [14] Figura 4: Módulos de IS-OIL para Dowstream Figura 5: Influencia del Módulo IS-OIL en los procesos de la Industria Petrolera [5] Figura 6: Ejemplo de Vehículo, Unidad de Transporte y Compartimiento [17] Figura 7: Planificación de Actividades de Pasantía (Diagrama Gantt) Figura 8: La Interfase del cliente de SAP R/3 ECC v6.0. Ejemplo: Inicio de sesión Figura 9: Flujo del Ciclo de Despacho y Transporte Figura 10: Procesos que gestiona el módulo IS-OIL-TD [17] Figura 11: Flujo de Operaciones en el módulo IS-OIL-TD [17] Figura 12: Integración de SAP R/3 (a través de IS-OIL-TD) con Sistemas Externos [17] Figura 13: Fases de la Pasantía y Guías Finales Nota: Para las figuras que tienen al final un número entre corchetes [], este número indica la referencia bibliográfica. VI

9 Índice de Tablas Tabla 1: Soluciones de Industria que ofrece SAP R/3 [9] Tabla 2: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Evaluación de Ascendant SAP. [8] Tabla 3: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Preparación de Ascendant SAP. [8].. 24 Tabla 4: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Business Blueprint de AscendantSAP [8] Tabla 5: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Realización de Ascendant SAP. [8] Tabla 6: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Preparación Final de AscendantSAP [8] Tabla 7: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Arranque Productivo de Ascendant SAP. [8] Tabla 8: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Soporte de Ascendant SAP. [8] Tabla 9: Actividades y Entregables definidos para el Caso de Desarrollo utilizado Tabla 10: Vistas del Negocio y sus módulos asociados Tabla 11: Configuraciones relevantes a la Estructura Organizacional de IS-OIL-TD Tabla 12: Configuraciones relevantes al Transporte en Masa de IS-OIL-TD Nota: Para las tablas que tienen al final un número entre corchetes [], este número indica la referencia bibliográfica. VII

10 Capítulo I: Introducción Capítulo I: Introducción Hoy en día las grandes empresas enfrentan un constante problema tecnológico. A medida que pasa el tiempo, los objetivos y las estrategias de las empresas evolucionan; esto ocasiona que también sus requerimientos tecnológicos evolucionen. Dando respuesta a las exigencias del mercado han surgido muchas compañías que se dedican al desarrollo de software de Gestión de Empresas o Enterprice Resource Planning (ERP), cada una hace programas diferentes para sus respectivos clientes bajo estándares diferentes. He aquí el problema de la falta de estándares, ocasionando que existan montones de sistemas incompatibles o que no se comunican entre sí. SAP R/3 propone su Business Suite para alcanzar todos los requerimientos de una empresa. Como los sistemas informáticos cada vez requieren mejores prestaciones entre sus servicios así como también, cada vez se requiere una mayor integración con otros sistemas y/o con el ambiente de trabajo. Para las empresas en general, esto representa un problema porque en la mayoría de los casos, cada mantenimiento o adaptación a la infraestructura hace más compleja la gestión de dicho sistemas. SAP R/3 es una solución completa que cubre muchas áreas de negocio para varias empresas. La industria petrolera, por ser una de las industrias de mayor importancia en nuestro país, debe estar actualizada con las tecnologías de punta, a fin de mantener y controlar sus procesos de negocio de mejor manera y asegurar que mantenga una buena posición entre las otras empresas del ramo. Específicamente la Solución de Industria de SAP R/3 para empresas del Sector Petrolero existe y lleva el nombre de IS-OIL. IS-OIL es la Solución de Industria de SAP R/3 para empresas del sector petrolero y tiene varios módulos que cubren todas las etapas de negocio de la industria, desde la exploración de pozos, pasando por la refinación del crudo hasta la comercialización de hidrocarburos. Al entrar en el módulo de IS-OIL, encontramos IS-OIL-TD el cual es el módulo que trabaja con la Comercialización de Hidrocarburos específicamente con la Gestión del Transporte y de la Distribución del Crudo y sus derivados. Cabe destacar que la documentación de este módulo es escasa y para ofrecer esta solución como un producto integral y completo, es necesario el estudio de cada una de las etapas de negocio de la industria. Partiendo de esta necesidad de documentación, es necesario elaborar unas guías de configuración, donde se describan desde la parte más 1

11 Capítulo I: Introducción básica hasta entrar en la parte más compleja. Estas guías serán un entregable que más allá de ser una documentación clara del módulo y un modelo de configuración que va directamente a satisfacer los objetivos del cliente, vienen a permitir un entrenamiento a mayor rapidez para otros desarrolladores del módulo. En el presente proyecto se describe y se analizan todos los detalles y problemas que surgieron durante el estudio del módulo de IS-OIL implicado en la Comercialización de Hidrocarburos y la construcción de estas Guías de Configuración. 2

12 Capítulo II: Entorno Empresarial Capítulo II: Entorno Empresarial En este capítulo se da una idea general de la empresa donde se desarrolló la pasantía. Además de describir como es el entorno de trabajo y el rol adquirido por el pasante. 2.1 La Empresa IBM es una empresa líder en la industria de la tecnología de la información (IT) desde que empezó, ha visto el cambio y la evolución innumerables veces. De hecho, ha llevado a menudo esos cambios. Hoy en día, la ubicuidad de la computación en red continua cambiando la forma de las organizaciones de hacer negocios, generando mejoras drásticas en la productividad, industrias transformadoras, y la creación de oportunidades en su totalidad en nuevos segmentos del mercado. Eso es On Demand Business. Y mientras innumerables empresas proclaman sus tecnologías, productos, servicios como "innovadores", son pocos en el negocio de ayudar a otras empresas a innovar. A medida que IBM siga liderando en el desarrollo de las tecnologías más avanzadas y los productos y ofertas de servicios en torno a ellos, de la misma manera se mide que tan bien esto ayuda a nuestros clientes a tener éxito. En IBM, somos el socio de la innovación, dispuestos a ayudar a clientes a crear valor a través de la innovación, no sólo en los productos y servicios que producen y ofrecen, sino en cada parte de sus negocios. [12] Misión Luchamos por ser líderes en la creación, desarrollo y fabricación de soluciones de tecnología avanzada de información, incluyendo sistemas de computación, software, servicios, consultoría, dispositivos de almacenamiento y microelectrónica. Ayudamos a nuestros clientes a lograr sus objetivos proveyendo soluciones de negocio y de tecnología de información. Es trabajar de manera colaborativa y abordar sus problemas de negocios más complejos de nuestros clientes Visión Identificar necesidades del mercado y desarrollar respuestas de tecnológicas de la mejor calidad y nivel de servicio ofrecer precios competitivos. Aplicamos nuestra visión para desarrollar soluciones nuevas, innovadoras que brinden resultados de negocios reales y 3

13 Capítulo II: Entorno Empresarial mensurables ya sea proyectando e implementando nuevos servicios con base en modelos de negocio de ventas, revolucionando el modelo de negocios para los seguros del sector automotriz con tecnología innovadora, o bien transformándose en unos de los proveedores líderes de logística para cadenas de suministro Valores Se puede interpretar que es una compañía donde los valores son de interés principal, en el 2003, se tomó una evaluación para examinar los valores y la disciplina, dicho examen no se realizaba desde hace más de 100 años. Los miembros de IBM se reunieron para determinar la esencia de la compañía y el resultado fueron los valores, y es lo que hoy nos sirve y nos ayuda a ser mejores cada día en lo que hacemos y cómo lo hacemos. - Dedicación al éxito de cada uno de nuestros clientes. - Innovación relevante para nuestra compañía y para el mundo. - Confianza y responsabilidad personal en todas las relaciones. 2.2 Historia de la Compañía IBM El carácter de una empresa - el sello que coloca en sus productos, servicios y el mercado - se conformará y se definirá con el paso del tiempo. Evoluciona. Se profundiza. Se expresa en una siempre cambiante cultura corporativa, en las estrategias de transformación, así como en las nuevas e irresistibles ofertas para los clientes. El carácter de IBM ha sido formado a lo largo de casi 100 años de hacer negocios en el ámbito de la gestión de la información. Casi todos los productos de la compañía se han diseñado y desarrollado para registrar, procesar, comunicar, almacenar y recuperar información - a partir de su primera escala, tabulators y relojes a día de hoy de computadoras potentes y grandes redes mundiales. [6] La empresa IBM se dedicaba a la fabricación de todo tipo de maquinaria: balanzas industriales, cronómetros y hasta cortadores de carne o queso. Poco a poco se fue centrando en la electrónica y la informática hasta que en 1981 decide sacar al mercado su primera computadora personal. [12] 4

14 Capítulo II: Entorno Empresarial Se esfuerza por ser líder en la investigación, desarrollo y fabricación de las tecnologías de la información más avanzadas incluyendo sistemas informáticos, software, redes, sistemas de almacenamiento y microelectrónica. IBM ayudó a pionero de tecnología de la información a través de los años, y hoy está a la vanguardia de una industria mundial que está revolucionando la forma en que las empresas, organizaciones y personas que funcionan y prosperan. El ritmo de cambio de la industria, por supuesto, se está acelerando, y su ámbito de aplicación y los efectos se están ampliando. Diversificando y ampliando su alcance y ofreciendo cada vez soluciones tecnológicas más completas y eficaces. 2.3 Estructura Organizacional IBM ha gestionado sus negocios en tres divisiones: división de Software, división de Hardware y la division de servicios (denominada IGS). IBM Global Services (IGS) divide sus operaciones a través de cuatro áreas, donde la más grande es Global Business Services (GBS). Todo esto se puede observar en la Figura 1. GBS es el área de negocio de IBM dedicada a la consultoría de soluciones de negocio y de aplicaciones, esta a su vez está dividida en Consulting Services y Application Services. 5

15 Capítulo II: Entorno Empresarial Figura 1: IBM y sus divisiones de negocio principales 2.4 Ubicación y Cargo del Pasante IBM de Venezuela S.A. está situada en Caracas, Avenida Ernesto Blohm en la Urbanización Chuao, Torre IBM Chuao. Dada la naturaleza del proyecto, fue dentro de la unidad de negocios de GBS, IBM Global Business Services, en la división de Consultoría de Negocios (BCS) donde se llevó a cabo el proyecto de pasantía larga, específicamente por tratarse de un caso de implantación de SAP R/3. El pasante desempeñó el rol de Consultor Junior y tuvo que adquirir conocimientos y desarrollar habilidades como Especialista en el módulo de SAP que le correspondía investigar. 6

16 Capítulo III: Planteamiento del Problema Capítulo III: Planteamiento del Problema 3.1 Antecedentes del Problema La industria petrolera es una industria muy completa que abarca muchas áreas de negocios y una gran cantidad de procesos. En el caso de Venezuela, el negocio petrolero tiene un papel fundamental en el terreno económico y en la estabilidad financiera de nuestro país. Por lo tanto, es necesaria la implementación de sistemas que automaticen las operaciones de la industria, maximizando la calidad y el control y minimizando los riesgos operativos de la empresa. Es apropiada la presencia de una plataforma robusta que soporte todas las áreas de negocios y que cumpla con los requerimientos particulares de la industria. En este sentido, cobra importancia la implementación de un sistema de ERP robusto y confiable. Actualmente dentro de IBM de Venezuela, existe una unidad de negocios que se dedica a la implantación de sistemas ERP y que tiene una amplia experiencia en proyectos para industrias de todos los sectores, esta unidad se llama Global Business Services (GBS). Esta unidad de IBM trabaja principalmente con implantaciones de SAP R/3. A partir de esta unidad, se creó la iniciativa de elaborar un proyecto cuyo objetivo principal fue la elaboración de una plantilla de configuración orientada a la industria petrolera, a fin de optimizar parte del proceso de implantación de SAP así como brindar un aporte valioso para el adiestramiento de consultores en el área. Existe un módulo de SAP que cubre las necesidades y requerimientos específicos de la Industria Petrolera. Este módulo ha sido probado en otros países, arrojando excelentes resultados en cuanto a automatización de procesos, mayor control de los mismos y reducción de costos. Como se describe en el marco teórico, este módulo de SAP R/3 para el sector de Oil & Gas es conocido como IS-OIL. Hay una serie de detalles que hacen al proyecto bastante ambicioso, por ejemplo: en Venezuela, aún no ha sido instalado en ninguna empresa previamente; es la primera vez que se piensa en llevar a cabo la instalación de este módulo en nuestro país; adicionalmente, al ser este módulo tan específico del negocio petrolero, es muy particular y no existe mucha documentación del módulo, y esto ocasiona también que el tiempo de entrenamiento sea muy lento. 7

17 Capítulo III: Planteamiento del Problema 3.2 Objetivos Objetivo General Configurar los módulos de la solución de industria de SAP R/3 IS-OIL, para ejecutar las transacciones asociadas con el área denominada Downstream. Incluyendo en la implantación el desarrollo de los programas de implantación, el desarrollo de los programas de conversión de datos e interfaces requeridos con sistemas externos Objetivos Específicos Para la ejecución de este proyecto se establecieron claramente como objetivos específicos los siguientes: - Identificar todos los procesos de negocio involucrados con la Distribución Secundaria en una empresa petrolera. - Elaboración de una plantilla de configuración para el modelo de negocio Downstream para una empresa petrolera modelo en SAP R/3. - Configurar las funcionalidades estándar en SAP R/3 del módulo de IS-OIL relacionado con el área de Comercialización y sus relaciones con otros módulos dentro de la solución SAP R/3 IS-OIL. Específicamente, se trata del módulo de Transporte y Distribución (IS-OIL-TD). - Implantar estas funcionalidades del módulo específico de la Solución IS-OIL en el ambiente SAP ubicado en el E-Business Center. Poniendo en funcionamiento los escenarios de negocio previstos para una empresa petrolera. - Desarrollar en ABAP 4, toda la funcionalidad requerida y de conversión de datos e interfaces requeridos con sistemas externos. - Se debe atacar el problema utilizando la metodología de desarrollo propietaria de IBM, Ascendant SAP, descrita a continuación en el Marco Metodológico. 8

18 Capítulo III: Planteamiento del Problema 3.3 Justificación e Importancia Este proyecto servirá de soporte para la unidad de GBS en varios aspectos. Tendrá impacto a nivel de implantación así como a nivel de adiestramiento para actuales o futuros consultores a desarrollarse en el área. Es necesario desarrollar un modelo preconfigurado sobre SAP R/3 con la solución de industria petrolera para tener un sistema de demostraciones a clientes y de formación de consultores. 9

19 Capítulo IV: Marco Teórico Capítulo IV: Marco Teórico En este capítulo se hace una descripción de los aspectos del negocio y tecnológicos que sustentan el proyecto de pasantía, partiendo de varios conceptos como ERP, pasando a la explicación de SAP R/3 y sus módulos, hasta llegar al Módulo de Oil & Gas, y finalmente al área de comercialización que involucra principalmente al Transporte y Distribución de Crudo y sus derivados. 4.1 ERP Hoy en día se escucha mucho en las empresas hablar de los ERP, de la Cadena de Suministros y o la Cadena de Abastecimiento. Cada vez se desarrollan nuevos programas informáticos para dar respuesta a los requerimientos de las empresas. Sin embargo, la gran mayoría de ellos apuntan a mejorar la logística en la compañía. Ramesh (1998) citado por Alejandra Recio (1998) define un Enterprise Resource Planning (ERP) como una "solución de software que trata las necesidades de la empresa tomando el punto de vista de proceso de la organización para alcanzar sus objetivos integrando todas las funciones de la misma". Recio (1998) menciona además que un sistema ERP facilita la integración de los sistemas de información de la empresa, ya que cubre todas las áreas funcionales dentro de la compañía como Compras, Producción, Presupuestos, Pagos, etc. Esta Integración produce una reducción de costos administrativos, una mayor eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores de los inventarios, así como también información actualizada y verídica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto operativas, administrativas como estratégicas. El ERP va más allá que ser un simple programa que gestiona inventarios, por el contrario, un ERP como tal forma parte de la Cadena de Abastecimiento (Supply Chain) que se encarga de darle servicio a toda la compañía en especial a los procesos principales de la misma para hacerla más eficiente. Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones. Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía que lo utilice, además tiene la 10

20 Capítulo IV: Marco Teórico capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y se aproveche al máximo el trabajo de consultoría durante la implantación para mejorar los procesos actuales de trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en forma considerable. [10] Dando respuesta a esta exigencia del mercado han surgido muchas compañias que desarrollan sistemas ERP, algunas soluciones muy básicas y otras muy complejas, es el caso de SAP R/3, que se describe a continuación. 4.2 SAP R/3 SAP R/3 es un Paquete de Software desarrollado por la empresa Alemana SAP AG. Sus siglas se deriban de Systeme, Anwendungen und Produkte, que significa Sistemas, Aplicaciones y Productos. En su versión anterior, era conocido bajo el nombre de SAP R/2. [2]. SAP R/3 está definido como un Sistema de Información de tipo Enterprise Resource Planning (ERP). Está orientado a la Gestión y Planificación de los Recursos de una Empresa, con el único objetivo de automatizar y agilizar los procesos de producción de ésta. SAP R/3 está orientado bajo la arquitectura de cliente/servidor aplicado a varios niveles. Este sistema presenta una arquitectura de tres capas, como se presenta en la Figura 2, la cual se explica a continuación [2]: Capa de Base de Datos: Conformado por el sistema de operación, el manejador de Base de Datos (DBMS) y la red. Capa de Aplicación: Representa el middleware (Kernel R/3), quién es el componente interfaz entre Sistema SAP R/3 y el primer nivel. Está conformado por Servidores SAP, que manejan las transacciones enviadas por los usuarios y hacen las peticiones necesarias a la Capa de Base de Datos Capa de Presentación: Es el nivel superior de la arquitectura, donde se encuentra la aplicación R/3 y sus funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde principalmente accede a todas las funcionalidades a través de transacciones. 11

21 Capítulo IV: Marco Teórico Capa de Base de Datos Servidor Base de Datos RDBMS Capa de Aplicación Servidor de Aplicaciones Servidor de Aplicaciones Capa de Presentación Cliente SAP-GUI Cliente SAP-GUI Cliente SAP-GUI Cliente SAP-GUI Figura 2: Arquitectura a 3 capas de SAP R/3. Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que los modos de interacción entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados. En otras palabras, SAP R/3 está concebido para ser un paquete de software completo, robusto, integrado y altamente modular. Completo y Robusto: porque busca abarcar todos los procesos empresariales a través de programas e interfaces estándares del sistema. A nivel empresarial, esto permite tener un mayor control de los procesos, de lo planificado vs. lo ejecutado, etc. Altamente Modular: Al ser SAP R/3 una plataforma de software tan robusta, fue necesario poder dividirlo en módulos, simplificando tanto las interfaces que usa del cliente, así como también a nivel de la carga y procesamiento de los datos en los servidores. En la siguiente sección se describen los módulos de SAP R/3. Integrado: dentro de SAP R/3 existe una Base de Datos Relacional interna la cual puede viene a contener todos los registros claves y datos del sistema. Esta Base de Datos Centralizada permite que una vez que la información es almacenada, está disponible para que cualquier módulo del sistema pueda hacer uso de ella, simplificando el manejo de los datos y la cantidad de transacciones. Se puede desarrollar sobre él: SAP R/3 ofrece a los usuarios ABAP, que es un lenguaje de programación de alto nivel. Este lenguaje permite la acceder a la base de datos, creación de interfaces, hacer cargas masivas de datos, etc. 12

22 Capítulo IV: Marco Teórico Como se ha indicado SAP R/3 es un paquete conformado por varios módulos, veamos a continuación de qué tratan cada uno Módulos que conforman SAP R/3 El sistema SAP está compuesto por una serie de módulos funcionales que responden de forma completa a los procesos operativos de las compañías, como se presenta en la Figura 3. A continuación, se hace una breve descripción de los módulos de SAP R/3: FI (Gestión de Finanzas): este módulo tiene la capacidad de satisfacer todos los requerimientos financieros y de contabilidad de una organización. En este módulo se configuran los parámetros relacionados con la situación financiera de la empresa, como lo son la Sociedad Financiera, el Libro de Cuentas de Mayor, etc. En otras palabras, este módulo se encarga de gestionar las finanzas de la compañía. Tiene varios submódulos entre ellos: Contabilidad general (GL), Cuentas por pagar (AP), Cuentas por cobrar (AR), Contabilidad de costos (CO), Administración de activos (AM) y Gestión de contratos (CA) FI SD (Gestión de Ventas y Distribución): Este se encarga de gestionar la comercialización de los productos. Este módulo abarca la gestión de las ventas y de los pedidos de venta, de la distribución y del transporte de los productos, de los precios y de la facturación. Todo esto además de la presentación de varios reportes que facilitan la planificación de estrategias de mercadeo. Es en este módulo (SD) donde se observan las primeras funcionalidades relacionadas con la Comercialización. Sus submódulos son: Logística y ejecución de Transportes (LETRA) y Sistema de información de logística (LIS) SD MM (Gestión de Materiales): El Módulo de Gestión de Materiales se utiliza para la adquisición y gestión de inventarios. Materiales de gestión está integrado con otros módulos, como SD, PP y QM. Este módulo tiene 2 datos maestros importantes que son: Materiales y Proveedores. Sin embargo, en este módulo se definen otros parámetros como son los Clientes, el Código de la Compañía, las Plantas, los Almacenes, y las Organizaciones de Compras. Sus submódulos son: Gestión de Almacenes (WM) y Gestión de Inventarios (IM). MM 13

23 Capítulo IV: Marco Teórico PP Producción QM Calidad MM Materiales PM Mantto. SD ventas R/3 FI Finanzas Cliente / Servidor ABAP/4 HR IS Recursos Humanos Solución Sectorial CO Controlling OC Flujo de Trabajo AM Activos Fijos PS Proyectos Figura 3: Módulos principales que componen SAP R/3 [14] HR (Recursos Humanos): Este módulo gestiona todo lo que tiene que ver con Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal, etc Sus sub-módulos son: Administración de Personal (PA), Desarrollo de Personal (PD) y Nómina (PY). HR PP (Planificación de la Producción): Este módulo se encarga de la planificación, control y ejecución de todos los procesos que generan la producción de un bien. Sus submódulos son: Control y Mantenimiento de Planta (PM), Gestión de Fórmulas (PI), Aseguramiento de Calidad (QM) y Gestión del medio ambiente (E&HS). PP IS (Soluciones específicas por industria): Esta rama es la más compleja y la más interesante de los módulos porque busca dar respuestas a los requerimientos particulares de cada empresa esto lo hace a través de los Sectores. Los Sectores, son áreas de negocio de las industrias, y a nivel de la implantación de SAP son sólo complementos a los módulos básicos (FI, MM, SD, etc.). Estos módulos se presentan en la Tabla 1: -SAP for Aerospace & Defense -SAP for Automotive -SAP for Banking -SAP for Consumer Products -SAP Contract Accounts Rec. and Pay -SAP Deposits Management -SAP for Defense & Security -SAP for Engineering, Constru. & Oper. -SAP for Financial Service Provider -SAP for Healthcare -SAP for Higher Education & Research -SAP for High Tech -SAP for Insurance -SAP for Media -SAP for Mill Products -SAP for Mining -SAP for Oil & Gas -SAP for Professional Services -SAP for Public Sector -SAP for Retail -SAP for Telecommunications -SAP for Utilities -SAP for Wholesale Distribution Tabla 1: Soluciones de Industria que ofrece SAP R/3 [9] 14

24 Capítulo IV: Marco Teórico Como se puede observar en la Tabla 1, SAP R/3 ofrece una Solución de Industria particular para las empresas del Sector de la Petrolero y sus relacionados, módulo conocido como Oil & Gas y denominado dentro del ERP como IS-OIL. Este módulo será de interés para el proyecto de pasantía larga. 4.3 SAP for Oil & Gas (IS-OIL) Es la solución del ERP SAP para la Industria Petrolera, cuya virtud principal es la flexibilidad de configuración para los procesos complejos de este tipo de industria con la finalidad de mejorar los procesos relacionados al sector de los hidrocarburos. IS-OIL SAP para Oil & Gas es un conjunto de soluciones que apoya las necesidades de negocio fundamental proporcionando al mismo tiempo de extremo a extremo de soluciones que cubren upstream, midstream, downstream y los procesos de retail. Por lo tanto, la empresa petrolera puede bajar los costos, aumentar la rentabilidad y mejorar la competitividad. SAP para Oil & Gas le permite a la industria petrolera ser integrada a nivel mundial, mientras que resto de las industrias regionales se centran en forjar relaciones más sólidas con los asociados, mejorar la toma de decisiones y aumentar la flexibilidad organizativa. Con IS-OIL puede hacerlo todo, independientemente de su tamaño de la empresa. [19] IS-OIL en sí, no es un solo módulo, sino es un conjunto de ellos. Estos módulos de IS-OIL buscan dar respuesta a las exigencias propias del negocio petrolero, de una forma flexible y a través de un módulo totalmente soportado por SAP, integrando funciones y información para los procesos principales del negocio en la cadena de suministros. A continuación destacamos algunas de las directrices de SAP [7] para Oil & Gas: - Alcanzar la excelencia en la Distribución de Combustibles, integrando la red de distribución con información del cliente y automatizando procesos. - Fortalecer la Gestión de Activos Empresariales: Máximo retorno de activos con una Solución Punto-a-Punto. - Explorar la forma en que la aplicación SAP ERP y la plataforma SAP NetWeaver ayudan a los clientes, socios comerciales, proveedores y obtener la información que 15

25 Capítulo IV: Marco Teórico necesitan cuando lo necesitan, con los idiomas, monedas y zonas horarias correctos; y considerando diversos marcos jurídicos, estilos de vida y necesidades de empresas locales. Servicios. - Transformar la organización empresarial con las Arquitecturas Orientadas a La industria petrolera es comunmente dividida en tres grandes áreas: - Upstream (Aguas Arriba): Esta cubre la exploración de pozos, la extracción de gas y crudo, y así como también todos los procesos que involucran la refinación de hidrocarburos. - Midstream: Se encarga de procesar, almacenar, comercializar y transportar productos básicos, tal como petróleo, gas natural, liíquidos del gas natural (principalmente etano, propano y butano) y azufre. Normalmente esta área se trata como parte de Downstream. - Downstream (Aguas Abajo): Esta área de la industria es de especial interés para el desarrollo de la pasantía. Este período comprende desde que el crudo ha sido refinado, pasando por la venta y distribución del Gas Natural y los productos derivados del petróleo. Esta área de negocios cubre el almacenamiento, la comercialización y mercadeo de los hidrocarburos. Este sector incluye refinerías, plantas petroquímicas o de distribución de productos, puntos de venta al detal. La industria downstream llega hasta el cliente a través de cientos de productos. [1] De esta manera, se estudió el área de Downstream de la Solución de IS-OIL Módulos de IS-OIL para Downstream Como se muestra en la Figura 4, en IS-OIL se mantiene la misma estructura modular de SAP R/3, a continuación se describen los sub-módulos que lo componen: 16

26 Capítulo IV: Marco Teórico Hydracarbon Product Marketing, Contracts, Marketing, Order Contracts, Management Entry Order Entry Transport, Marketing, Exchange Distribution Accounting, Handling Pricing Tariffs, Marketing, Duties, Retail, Permits Network Figura 4: Módulos de IS-OIL para Dowstream Transporte y Distribución (IS-OIL-TD): Permite la Gestión de Distribución de Hidrocarburos, facilita la gestión de entregas durante el transporte en masa y gestionando la flota de transporte, registrar camiones en el sistema, así como asignarle compartimientos con diferentes capacidades. Mercadeo y Asignación de Precios (IS-OIL-MAP): Permite la gestión de la variación constante de los precios del crudo en el mercado internacional. Tiene tablas, indicadores y conexiones con sistemas externos que permiten mantener actualizados los precios de los diferentes rubros del negocio de hidrocarburos. Mercadeo, Contratos y Registros de Ordenes (IS-OIL-MCOE): Facilita y acelera el ingreso de nuevas órdenes y pedidos de clientes, a través de recordar los datos del último pedido, determinación automática de data organizacional, determinación de hasta 5 plantas preferidas para el despacho, entre otras cosas. Aranceles, Impuestos y Licencias (IS-OIL-TDP): Permite el cálculo de los impuestos generados por el petróleo y almacena los registros de datos obligatorios. Planificación de Stocks (IS-OIL-TSW): Viene a optimizar los movimientos del stock de productos en la comercialización y transporte a lo largo de la cadena de suministro. Provee funciones para la proyección de Stock y para la planificación y programación de cargamentos de producto en masa por medio del uso de nominaciones. Gestión de Hidrocarburos (IS-OIL-HPM): Permite el cálculo de volúmenes en función de la temperatura del material, almacenando los resultados en una Base de Datos. 17

27 Capítulo IV: Marco Teórico Influencia de IS-OIL en los procesos de la Industria Petrolera Cada uno de los sub-módulos cumple una función importante para uno o varios procesos logísticos de la empresa, y por lo tanto, cada uno de estos está presente en varias fases del negocio petrolero. Como se puede observar en la Figura 5, el módulo de TD influye sobre las fases de Transporte, Almacenamiento, Distribución y Mercadeo. Vamos a entrar en profundidad con este módulo en el punto siguiente. SAP Core Acquire/ Trade Transport Manufacture Store/ Distribute Market IS- Oil MCOE HPM EXG TD MAP TDP MRN Marketing Transportation Hydrocarbon Product Management Exchange Handling Tariffs, Duties, Permits Marketing, Contracts, Order Entry Distribution Accounting, Pricing Marketing Retail Network Figura 5: Influencia del Módulo IS-OIL en los procesos de la Industria Petrolera [5] 4.4 Módulo IS-OIL-TD (Transporte y Distribución) Como se describió en la sección anterior, este módulo permite la Gestión de Distribución de Hidrocarburos, facilita la gestión de entregas durante el transporte en masa y gestiona la flota de transporte. En IS-OIL-TD, se presentan un conjunto de características que vienen a definir este módulo [17], a continuación: - Despacho de producto de una planta de despacho a un cliente. - Transferencia de producto entre dos ubicaciones propiedad de la compañía. - Recepción de producto adquirido a un proveedor. - Definición de lo Medios de Transporte a ser utilizados en la distribución. - Programación de Notas de Despacho con vehículos específicos. 18

28 Capítulo IV: Marco Teórico - Confirmación de la cantidad real de producto cargado en la cisterna a ser transportada a los clientes. - Confirmación de la cantidad entregada a los clientes. - Disponibilidad de la información sobre productos en tránsito hacía los clientes. Este módulo viene a dar soporte principalmente a la fase de Transporte de Insumos y de Productos en Masa, permite gestionar Unidades y Clases de Transporte disponibles, los conductores asignados a cada uno, las cantidades exactas despachadas y entregadas de hidrocarburos, etc. Además, IS-OIL-TD es muy importante para el mundo petrolero debido a que en este módulo se incorpora la figura de los Almacenes Virtuales, estos almacenes son los medios de transporte (llámense Camiones, Buques, Trenes o Tuberías). Se crean como almacenes para que SAP R/3, pueda tener control del material que estos transportan en todo momento. De esta manera, en SAP R/3 una entrega o un despacho se manejaría como un traspaso entre almacenes. Por otro lado, este módulo está muy relacionado con el módulo de IS-OIL-HPM (Gestión de Silos e Hidrocarburos) debido a que en el segundo, se crean y configuran los cuenta-litros, en IS-OIL-TD se permite configurar y agregar estos aparatos a los transportes. Los Cuenta-Litros son aparatos que medirán el volúmen exacto de algún producto liquido al momento de hacer un ingreso o de hacer una entrega de mercancía. Se pueden usar los Cuenta-Litros de los Vehículos durante la Confirmación de la Carga y la Confirmación de la Entrega. Entrando en el detalle de algunos conceptos importantes del módulo IS-OIL-TD, se encuentran los siguientes: Unidades de Transporte, Vehículos y Compartimientos Las Unidades de Transporte (UT) son bloques que usamos para crear los vehículos. Dependiendo de la Clase de Unidades de Transporte, se puede asignar uno o más compartimientos a alguna Unidad de Transporte. Algunas clases de Unidades de Transporte no requieren compartimientos. Las características de cada Unidad de Transporte son 19

29 Capítulo IV: Marco Teórico almacenadas en Registros de Datos Maestros, estos están accesibles principalmente para los procesos de planificación, confirmación de carga y confirmación de entrega. Las unidades de transporte deben ser asignadas en el Sistema por lo menos a un Vehículo antes de poder ser utilizadas en los procesos de TD. A su vez un Vehículo está conformado al menos por una Unidad de Transporte. Usando el ejemplo de la Figura 6, el vehículo sería un Camión y las Unidades de Transporte serían la Cabina y los dos trailers. Existe una relación muchos a muchos entre los Vehículos y las Unidades de Transporte. Esto implica que podemos tener un tren, y crearlo con una locomotora, muchos vagones y contenedores de carga, y podemos crear un barco que tenga tanques y contenedores de carga. Las casillas de validación se aseguran que una Unidad de Transporte no sea usada en más de un Vehículo en el mismo pedido de entrega. Figura 6: Ejemplo de Vehículo, Unidad de Transporte y Compartimiento [17] Un Vehículo es el medio por el cual se transporta un producto de alguna ubicación a otra. En IS-OIL-TD, un Vehículo es definido como Dato Maestro, por las siguientes razones: Cada Vehículo es único y consiste en un número de compartimientos. Y cada compartimiento es único y es usado como la base de la planificación y carga del producto en las entregas. [17] A pesar que la Figura 6, ilustre el ejemplo de un camión, TD soporta los siguientes tipos de Vehículos: Camiones (Transporte Terrestre), Trenes (Transporte sobre rieles), Barcos (Transporte marino), Gabarras (Transporte en ríos y canales), Ductos y Tuberías. Conductores Los Datos Maestros del Conductor almacenan detalles del conductor, tal como su período de cambio o las licencias del conductor en el sistema. El módulo de IS-OIL-TD 20

30 Capítulo IV: Marco Teórico permite la asignación de conductores a algún Vehículo durante el proceso de planificación de Transporte y Distribución en Masa. En los registros Maestros del conductor se almacena el nombre y el apellido, junto con un número de Personal Externo. Este Número de Personal Externo no está relacionado al componente de Recursos Humanos (HR), esto es solamente una forma alternativa para identificar a los Conductores. 21

31 Capítulo IV: Marco Metodológico Capítulo V: Marco Metodológico En este capítulo se hace una reseña de la metodología empleada durante el desarrollo del proyecto y sus etapas, así como las razones por las que se escogió su implementación. 5.1 Ascendant SAP La metodología utilizada fue Ascendant SAP (SAP), que es una metodología propietaria de International Business Machines, IBM, la cual ha sido certificada por la compañía SAP AG y reconocida por el Gartner Group, como metodología inequívoca para la práctica SAP de IBM. Ascendant SAP se fundamenta en la implantación de la metodología Accelerated SAP de SAP (ASAP) y engloba el conocimiento obtenido en cientos de proyectos R/3. Es una metodología que integra todas sus actividades y las complementa con una serie de etapas o fases, que vienen a definir el proceso de desarrollo del proyecto. Partiendo desde la Evaluación que se enfoca en la preparación del Business Case hasta el Go Live! la cual consiste en la optimización de la solución después de la implantación. En la Figura 6, se muestran las etapas que componen ASAP. Figura 6: Etapas Básicas que componen Ascendant SAP. [3] Ascendant SAP ofrece vínculos con otros Métodos Ascendant que permiten la combinación y adaptación para alcanzar las necesidades individuales de cada proyecto. La utilización de esta metodología permite asegurar: 22

32 Capítulo IV: Marco Metodológico - Estimaciones de esfuerzos y plazos más ajustadas. - Máxima calidad para el proyecto a realizar, cubriendo los objetivos previstos. - Adecuada documentación, que asegure al cliente que podrá llevar a cabo todo el mantenimiento posterior del sistema. Ascendant SAP se centra en la eficiencia de procesos de negocio y la organización implantando el software SAP R/3. El objetivo general de estos proyectos SAP R/3 consiste en optimizar la rentabilidad del negocio mediante la mejora de procesos. Consecuentemente, los proyectos SAP R/3 que utilizan la implantación del método Ascendant SAP son planificados, dirigidos, ejecutados, y documentados con una clara orientación a los procesos. [3] Proceso iterativo para la creación del prototipo Este proceso comienza utilizando el modelo de referencia de SAP R/3 como punto de arranque para el diseño detallado de procesos, de forma que éstos queden encajados dentro del mapa de sistemas de SAP. Cada proceso de negocio se configura en una forma básica y se establecen varios ciclos hasta llegar a la configuración final. [8] El flujo de Entregables Los entregables son los outputs de las actividades y tareas dentro de Ascendant SAP. Conforme el proyecto progresa y el nivel de detalle es mayor, los entregables se suceden, estrechamente relacionados. Los entregables principales, proporcionan la base para una estructura común e integrada del entorno de documentación. La mayoría de los entregables están estrechamente alineados con el modelo de referencia SAP R/3, lo que asegura una documentación común y estructurada y proporciona el mecanismo de generación de entregables posteriores. IBM adapta esta metodología a las circunstancias de cada proyecto y, en consecuencia, la aplicación de la misma puede sufrir variaciones al modelo de referencia. Esta adaptación, no sólo afecta la duración de las fases, sino también las actividades a realizar durante cada una de ellas, de acuerdo con el alcance y la complejidad del proyecto. 23

33 Capítulo IV: Marco Metodológico 5.3 Fases de Ascendant SAP Ascendant SAP está construida por siete (7) fases. A continuación se hace una breve descripción de las actividades y entregables de cada una de ellas Fase 0: Evaluación El objetivo de esta fase es entrenar con conocimientos técnicos y del negocio para proyectos SAP R/3 al equipo de desarrollo, con base en las necesidades del negocio y las expectativas de los usuarios y alta gerencia. En la Tabla 2, se resumen las actividades e hitos/entregables de esta fase. Actividades Definición del alcance inicial del proyecto y estudio de factibilidad. Alineación estratégica y planificación del proyecto. Realización de beneficios Control de calidad de la fase de evaluación. Hitos / Productos Alcance inicial del proyecto definido. Plan de trabajo, propuesta y contrato. Requerimientos de hardware y plataforma tecnológica. Tabla 2: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Evaluación de Ascendant SAP. [8] Fase 1: Preparación del Proyecto En esta fase, el objetivo es llevar a cabo una planificación y delimitación detallada del alcance del proyecto, estructurar el equipo del proyecto, anexar y refinar documentos que fueron creados en la fase de Evaluación. En la Tabla 3, se resumen las actividades e hitos/entregables de esta fase. Actividades Planificación inicial del proyecto. Confirmar objetivos del proyecto. Especificar el alcance y la estrategia de implantación. Refinar el plan de trabajo del proyecto. Establecer la organización y Comité de Dirección del proyecto. Determinar las expectativas de los usuarios. Identificar infraestructura técnica de SAP R/3. Determinar los procedimientos del proyecto. Determinar Estándares de Configuración y de Pruebas. Hitos / Productos Reuniones del Kick Off. Alcance del proyecto confirmado. Aprobación del plan de trabajo detallado por el Comité de Dirección. Área física del Proyecto con todas las facilidades ya disponible. Equipo de trabajo estructurado. Ambiente técnico de desarrollo SAP R/3 disponible. Project charter (contiene la estructura del proyecto, factores críticos de éxito, objetivos, alcance preliminar, infraestructura tecnológica). Tabla 3: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Preparación de Ascendant SAP. [8] 24

34 Capítulo IV: Marco Metodológico Fase 2: Business Blueprint Esta fase representa una de las fases más importantes del desarrollo ya que involucra la creación del Business Blueprint, la definición de los procedimientos de desarrollo y la creación del Plan de Gestión de Riesgos. Un Business Blueprint constituye una detallada documentación producto de la toma de requerimientos en varias mesas de trabajo. Este documento debe incluir: la estructura organizacional de la empresa, los requerimientos generales y los procesos de negocio de la(s) empresa(s) incluida(s) en el alcance. Durante esta fase, se llenan los Q&Adb que son cuestionarios acerca de los procesos de negocio de la compañía cliente, básicamente es una base de datos para las preguntas típicas del negocio y sus respuestas. A partir del mismo, se consigue un entendimiento común de cómo la empresa pretende funcionar con el nuevo sistema de información. Este blueprint debe incluir: - Un detalle de todos los procesos futuros en el entorno del nuevo Sistema. - La estructura organizativa del nuevo entorno. - Una lista de requerimientos no cubiertos en SAP R/3 (GAPS). - Un mapa de sistemas que incluye todas las interfases del entorno futuro. - El entorno técnico de la nueva organización (estrategia de mandantes, órdenes de transporte, etc.). - Un plan de formación. - Una lista de los estándares del proyecto. - Procesos de resolución de inconvenientes, cambios en el alcance, en el presupuesto o en los recursos del proyecto. Adicionalmente, al desarrollo del Business Blueprint, es durante esta fase del proyecto en donde se procede a la realización de un prototipo, este prototipo será construido a través de sesiones de configuración y pruebas iterativas del Sistema SAP R/3 para los distintos escenarios, procesos y funciones, en acuerdo con los requerimientos definidos 25

35 Capítulo IV: Marco Metodológico durante la fase previa y actual. La evolución de este prototipo está sometida al control y aprobación de cambios por parte del cliente. Luego se definen los procedimientos de desarrollo, donde se identifican los riesgos potenciales del proyecto, y de allí se crea el Plan de Gestión de Riesgos. Para la creación de este documento, SAP ofrece Feasibility Check, una herramienta que hace una determinación de los riesgos, haciendo una lectura de los procesos y determinando el volumen de negocios. Por último, en esta etapa además de la realización del Business Blueprint, y el prototipo de funcionalidades, es necesario realizar la siguiente lista de actividades secundarias que se presentan en la Tabla 4. Actividades Preparación del ambiente de desarrollo. Realización del Blueprint. Revisión de la estructura organizativa para definir la jerarquía SAP R/3. Desarrollo de la estrategia de mandantes. Control de calidad y riesgos de la fase de Business Blueprint. Estudio de los requerimientos y procedimientos de desarrollo. Realización del prototipo (configuraciones). Hitos / Productos Equipo del proyecto adiestrado. Estrategia de implementación definida. Documento de Business Blueprint. Oportunidades de mejoras y brechas identificadas. Jerarquía de SAP R/3 definida. Sistema de desarrollo instalado. Requerimientos globales y datos de la empresa finalizados. Revisar requerimientos de desarrollo y alcance del proyecto. Definición de los procesos meta. Tabla 4: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Business Blueprint de AscendantSAP [8] Finalmente, es necesario revisar que estén montados el ambiente de desarrollo, el ambiente de prueba y el ambiente de entrenamiento antes de pasar a la siguiente fase Fase 3: Realización El objetivo de esta fase es el de modelar en el sistema los requerimientos del negocio definidos en el Business Blueprint en un ambiente de desarrollo y pruebas, y validar la solución de negocio propuesta con los usuarios finales y la gerencia. En la Tabla 5, se resumen las actividades e hitos/entregables de esta fase. 26

36 Capítulo IV: Marco Metodológico Actividades Desarrollar planes de configuración y pruebas. Desarrollar reportes, formularios y mejoras, así como estrategia de seguridad del Sistema, desarrolladas a partir de la solución estándar de R/3 utilizando el lenguaje ABAP/4. Desarrollar y probar programas de conversión de datos e integración con R/3 para la integración con sistemas legacy para la obtención de datosiniciales, o con sistemas paralelos a R/3 para sincronización e intercambio continuo de datos. Realizar pruebas individuales (proceso a proceso) e integrales (ciclos incrementales de procesos en forma integrada). Preparar documentación del usuario final y el material de adiestramiento. Hitos / Productos Configuración básica y final en SAP R/3 probada y aprobada. Plan y los escenarios de prueba de integración. Brechas funcionales resueltas. Programas de interfaces, conversiones, mejoras y reportes probados y aprobados. Manual de usuario y material de capacitación elaborado. Pruebas unitarias y de integración final concluidas. Documentación de los resultados de las pruebas. Perfiles de seguridad definidos y aprobados. Tabla 5: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Realización de Ascendant SAP. [8] Al finalizar todas las actividades de esta etapa, el sistema se encuentra en un estado operativo como versión base e implantado en los ambientes de desarrollo y prueba, esperando para ser migrado a su futuro ambiente productivo Fase 4: Preparación Final El objetivo de esta fase es completar la preparación del sistema de producción, incluyendo el adiestramiento de los usuarios finales, administración del sistema y actividades de conversión de datos maestros y saldos iniciales en el sistema. En la Tabla 6, se resumen las actividades e hitos/entregables de esta fase. Actividades Probar el ambiente de Producción. Las pruebas incluyen simulacros de conversión de datos, pruebas de stress y pruebas funcionales del Sistema en un ambiente de producción. Adiestramiento del usuario final. Preparar y ejecutar el plan detallado para la puesta en producción (Go Live Plan). Administración del Sistema. Desarrollar esquema de soporte permanente (una vez culminado el proyecto). Realización de conversiones de datos maestros y saldos. Emitir convocatorias e incentivar asistencia a talleres de adiestramiento, llevar estadísticas de asistencia y divulgar esquema de soporte post-implantación. Hitos / Productos Administración del Sistema y creación del HelpDesk. Sistema de producción listo. Aprobación para puesta en marcha (GO LIVE). Plan de cut-over ejecutado (transición entre el Sistema actual y SAP). Programas y configuración transportados al ambiente de producción. Datos maestros y saldos convertidos en el ambiente de producción. Usuarios finales adiestrados en la herramienta SAP R/3. Esquema de soporte permanente definido. Tabla 6: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Preparación Final de AscendantSAP [8] 27

37 Capítulo IV: Marco Metodológico Fase 5: Arranque Productivo En esta fase el objetivo es lograr la transición desde un ambiente de desarrollo hasta un ambiente de producción, estable, con operación productiva, y proporcionando apoyo a los usuarios finales, así como evaluando los resultados del proyecto. En la Tabla 7, se resumen las actividades e hitos/entregables de esta fase. Actividades Soporte a los usuarios del Sistema en el uso de la funcionalidad SAP desarrollada. Identificar y resolver problemas postimplantación. Implantar esquema de soporte permanente. Revisar resultados del proyecto y realizar seguimiento a la implantación. Realizar reunión de cierre formal del proyecto. Gestión del Cambio: divulgar logros del proyecto. Reunión de cierre de proyecto. Hitos / Productos Sistema operativo (usuarios haciendo uso del sistema). Ambiente de producción estable Soporte operacional completo al sistema de producción. Revisión de resultados del proyecto. Proyecto formalmente cerrado. Tabla 7: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Arranque Productivo de Ascendant SAP. [8] Fase 6: Soporte Finalmente, en esta fase se debe de asegurar la existencia de la estructura requerida para sustentar y mejorar el rendimiento del sistema luego de la puesta en marcha Go Live. En la Tabla 8, se resumen las actividades e hitos/entregables de esta fase. Actividades Entonación del sistema. Actualizaciones de versions. Archivado de data transaccional vieja. Operación de los sistemas. Revisión post-implantación. Hitos / Productos Rendimiento del sistema optimizado. Procesos de mantenimiento de datos implantados. Realización de la revisión de calidad postimplantación. Tabla 8: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Soporte de Ascendant SAP. [8] 5.4 Caso de Desarrollo utilizado en el Proyecto Debido a la naturaleza de este proyecto así como también ocurre al momento de aplicar cualquier metodología de desarrollo, no todas las fases aplican a todos los proyectos, así como también las actividades y entregables involucrados en cada fase de un metodología, por esta razón es necesario la realización de un Caso de Desarrollo. En este 28

38 Capítulo IV: Marco Metodológico se definen las fases a tomar en cuenta a lo largo del proyecto, de la misma manera se determinan cuales son las actividades y documentos a desarrollar en cada fase. En el caso específico de Ascendant SAP, no todas las fases, actividades y documentos aplican obligatoriamente a todos los proyectos. La definición del caso de desarrollo ayuda a definir claramente el alcance y orientación de la ejecución del proyecto. Por tratarse principalmente de un proyecto orientado a la configuración y elaboración de un modelo petrolero, las fases que aplican en este caso son las fases dos, tres y cuatro de la metodología Ascendant SAP, es decir, las fases de Preparación, Blueprint y Realización. En la Tabla 9, que se muestra a continuación, se especifican estas fases junto con sus actividades, entregables e hitos. Evaluación Prep. Proyecto Business Blueprint Realización Preparación Final -Definición del alcance inicial del proyecto y estudio de factibilidad. -Alineación estratégica planificación proyecto. -Identificación beneficios. y del de -Confirmar Objetivos y Alcance del Proyecto. -Preparar Charter. Project -Identificar estructura técnica. -Análisis detallado de los procesos de negocio, oportunidades de mejora y brechas funcionales. -Definir estrategias de gestión tecnológica. -Identificar requerimientos. -Desarrollar estrategia de gestión de cambio. -Adiestramiento al equipo del proyecto. -Desarrollar planes de configuración y pruebas con base al diseño realizado. -Diseñar/desarrollar estrategia de conversión de datos. -Diseñar reportes, formularios y mejoras, así como estrategia de seguridad del sistema. -Diseñar y desarrollar reportes, programas de conversión de datos. -Realizar pruebas individuales e integrales. -Probar ambiente de producción. -Preparar y ejecutar plan detallado para la puesta en producción. -Ejecutar plan de adiestramiento a usuarios finales. -Preparar pla detallado de soporte a usuarios. -Desarrollar de permanente. esquema soporte Tabla 9: Actividades y Entregables definidos para el Caso de Desarrollo utilizado. Luego de la explicación de cada una de las fases de la metodología Ascendant SAP y la descripción del Caso de Desarrollo para el proyecto, en el siguiente capítulo se explican todos los acontecimientos, resultados y detalles involucrados en la fase de Preparación de este proyecto. 29

39 Capítulo V: Fase de Preparación Capítulo VI: Fase de Preparación Es la primera fase de nuestro proyecto, el objetivo es llevar a cabo una planificación y delimitación detallada del alcance del proyecto, así como también un entrenamiento adecuado para la solución, confirmar o si fuese necesario ajustar el documento de la planificación inicial de pasantía. Para entrar en esta fase se conformó la planificación inicial del proyecto, conformada por todas las actividades a realizar pautadas en el Plan de Pasantía. Se aclararon puntos a seguir así como también fue definida la estrategia para llevar a cabo el plan de trabajo estructurado para la ejecución del proyecto. Aparte esta fase es factor importante la investigación sobre la planificación del proyecto, el sistema SAP, sobre sus ventajas y desventajas frente a otros sistemas ERP, etc. A continuación, se señalan las actividades del proyecto establecidas en el cronograma inicial, el cual contempla las actividades listadas en la Figura 7. Figura 7: Planificación de Actividades de Pasantía (Diagrama Gantt) Los Diagramas de Gantt fue una herramienta muy usada en el control y planificación de este proyecto, debido a que permitió visualizar todo el flujo de actividades, incluyendo los periodos de fechas en los cuales deben ser ejecutados, permitió sentar un orden de 30

40 Capítulo V: Fase de Preparación precedencia entre las actividades, así como también conocer exactamente como va la ejecución de las tareas del proyecto, a través de la utilización de porcentajes de ejecución para cada actividad. Es por ello que se presenta el diagrama de Gantt de este proyecto. A continuación, se analizan cada una de las actividades relacionadas con la Fase de Preparación del Proyecto, según el cronograma establecido: 6.1 Introducción a IBM Durante esta etapa, se llevaron a cabo una serie de reuniones para arrancar el levantamiento de la información, confirmar el alcance del proyecto y aprobar el plan de trabajo detallado. Se habilitó el área física para el desarrollo del Proyecto dentro del área de Consultoría de GBS. Posteriormente se estructuró el equipo de trabajo y se distribuyeron los diferentes roles dentro de la Solución IS-OIL. Se revisó el esquema del hardware y software necesario, preparando así el ambiente técnico de desarrollo de SAP R/3. A nivel de cliente, fue necesaria la instalación del SAPgui, que es una interfaz para poder conectarse e interactuar remotamente con el servidor de SAP R/3. SAPgui viene a ser la ventana de comunicación del desarrollador (cliente) con el servidor SAP R/3. Tal como está reflejado en el cronograma, se realizó un adiestramiento en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP. El proyecto se inicia oficialmente con la reunión de lanzamiento y supondrá un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos futuros de la compañía. El alcance del proyecto quedó definido en: Poner en funcionamiento la configuración estándar del módulo de Comercialización de la Solución IS-OIL de SAP R/3 y sus puntos de integración con los módulos financieros y logísticos. IBM posee un gran repositorio de información accesible solamente desde la intranet, estos contenidos son conocidos como E-Learning. Este repositorio está a disposición de los consultores y pasantes de GBS y contiene una cantidad importante de proyectos, presentaciones, y guías de referencia cortas que pueden utilizarse para profundizar en muchas áreas. 31

41 Capítulo V: Fase de Preparación Para la realización de los escenarios de negocio se necesita la comprensión del proceso Downstream o Aguas Abajo de la industria petrolera, para lo cual se parte de la consulta a referencias bibliográficas que describan en detalle las características técnicas y procedimientos del Almacenamiento y Comercialización de Hidrocarburos (refiriéndome a Hidrocarburos como Crudo y Derivados). Es importante consultar a bibliografía relacionada con los procesos de Almacenamiento y Comercialización de Hidrocarburos, para poder comprender los conceptos fundamentales y detalles técnicos de estas operaciones. Estos conocimientos son necesarios para describir un escenario de negocio lo más cercano posible a la realidad. Teniendo en cuenta este objetivo, los detalles de mayor interés sobre el proceso Aguas Abajo están relacionados con: - El procedimiento básico esquematizado de cada proceso. - Los procesos de Comercialización contemplan fundamentalmente la Distribución de Hidrocarburos, Planificación y Control de Entregas así como también la Gestión del Transporte. - Existe más de un método de distribución para cada producto. Pero no todos los métodos sirven para transportar todos los productos. - La temperatura del producto es factor importante a la hora de hacer traspasos. Se establecieron varios hitos para la ejecución de este proyecto y estos se describieron en la sección anterior. De la misma manera para cumplir con estos hitos es que se fija el plan de trabajo, que a continuación se estudian en el detalle: 6.2 Navegación en SAP Aprender la navegación en SAP R/3 fue el primer tópico a la hora de entender como es la interacción entre el sistema y el consultor, y entre el sistema y el usuario. Para esto fue necesaria la instalación del SAP GUI, el cual es una interfaz para el acceso al servidor SAP ubicado en IBM. La interfaz del SAP GUI es una interfaz bastante sencilla, está compuesta de elementos básicos e intuitivos como lo son etiquetas de texto, arboles, campos de textos sencillos, obligatorios o con la opción de búsqueda, tablas, check boxes, radio buttons, entre 32

42 Capítulo V: Fase de Preparación otros. La interfaz es minimalista, refleja armonía entre las vistas y hace cómoda la navegación, aspecto que facilitan mucho el rápido aprendizaje de la herramienta en sí. La figura siguiente es un ejemplo de la interfaz de SAP R/3, en este caso, el inicio de sesión. Figura 8: La Interfase del cliente de SAP R/3 ECC v6.0. Ejemplo: Inicio de sesión. 6.3 Adiestramiento en los Módulos Básicos y en el módulo IS-OIL El adiestramiento en los Módulos Básicos fue fundamental para poder luego entrar en el detalle de los procesos. Un conocimiento global de la Solución es necesario para poder llegar al detalle, que en este caso es área de Transporte y Distribución de la Solución IS-OIL. El primer módulo con el que hubo contacto fue con el módulo de FI (Financial), este módulo tiene la capacidad de satisfacer todos los requerimientos financieros y de contabilidad de una organización. En este módulo se configuran los parámetros relacionados con la situación financiera de la empresa, como lo son la Sociedad Financiera, el Libro de Cuentas de Mayor, etc. Siguió el módulo de CO (Controlling), este proporciona información de soporte a la administración y a la toma de decisiones, elaboración de informes, así como supervisar las operaciones de sus negocios. 33

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