Proyecto MAXIMO EAM Guía de Preguntas y Respuestas Enero de 2014

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1 Proyecto MAXIMO EAM Guía de Preguntas y Respuestas Enero de 2014 Página 1 de 11

2 Introducción El objetivo de esta guía es proveer un listado de preguntas frecuentes a los usuarios finales del sistema IBM MAXIMO EAM a fin de brindar respuesta a las principales dudas, inquietudes e interrogantes que el personal de la EP Petroecuador se pudiera plantear con respecto a los objetivos, avances y alcances del proyecto. Contenido Sección General Criterios, objetivos y aspectos generales de la administración e implementación del Proyecto Maximo. Sección Técnica Integración con otros sistemas, funcionalidad del software, normas y estándares aplicados. Glosario de términos Significado de siglas y términos utilizados en la presente Guía. Página 2 de 11

3 Sección General 1. La implementación de IBM MAXIMO EAM en Petroamazonas EP fue tomada como referencia para hacerlo en EP Petroecuador? El modelo de Petroamazonas EP no ha sido tomado en cuenta para la implementación del IBM MAXIMO EAM en nuestra empresa. Ambas son empresas autónomas y dedicadas a diferentes actividades de la industria del petróleo. 2. Por qué el Proyecto MAXIMO no se maneja desde Refinería Esmeraldas? El proyecto tiene un alcance corporativo, es decir, involucra a todos los centros operativos de las Gerencias de Refinación, Comercialización Nacional y Transportes, por ello, además de las definiciones contractuales, el lugar más apropiado y estratégico para concentrar el proyecto es la ciudad de Quito. Sin embargo, se ha considerado que previa la entrada en producción de IBM MAXIMO EAM el personal del proyecto que brindará soporte en Refinería Esmeraldas permanezca aproximadamente 40 días para brindar soporte en el manejo del sistema. 3. Cuál es la experiencia de IBM en la industria petrolera? IBM a través de su producto IBM MAXIMO EAM, ha servido a más de 300 clientes en la industria de Oil & Gas superando los usuarios, entre los que se encuentran: Petrobras, Shell, Chevron, ExxonMobil, Repsol, Pluspetrol, Gulf, ADCO, Zadco, Petroamazonas EP, Oxy, British Petroleum, Bluewater, South Western Energy, entre otros. Asimismo, IBM tiene más de 25 años de experiencia en consultoría de gestión de activos físicos con más de 800 consultores calificados y centros de excelencia sobre la gestión de activos en Canadá, Reino Unido y Australia, donde se analizan y aplican los últimos adelantos en el área. Soluciones enfocadas en mejoras en la exploración y producción: Operaciones integradas Salud, seguridad y ambiente Exploración de Big Data Integración B2B Página 3 de 11

4 IBM PureSystems para químicos y petróleo Manejo de activos Soluciones enfocadas en mejorar la eficiencia en refinación y manufactura: Manufactura inteligente Optimización en las logísticas Marco integrado de información Manejo de activos Planificación y programación de la producción Contratos firmados en 2013 en la industria de Oil & Gas: Phillips 66 (EEUU) The Dow Chemical (EEUU) Sunoco Inc. (EEUU) Apache Corporation (EEUU) Solvay (Belgica) Petrol Group Slovenia (Eslovenia) CEPSA (España) EBX Group (Brasil) BASF (Alemania) Goldcorp Inc. (Canada) Saudi Arabian Oil Co. (Arabia Saudita) Sika Services AG ( Suiza) Shell (Holanda) PEMEX (Mexico) Petrobras (Brasil) 4. Cómo se integra la gestión de IBM con la de KBC en cuanto a la definición de los procesos de mantenimiento? Se ha establecido canales de comunicación entre el Proyecto MAXIMO y el Programa de Mejores Prácticas de KBC donde se ha compartido documentación y generado recomendaciones que se han sido tomadas en cuenta por ambos proyectos. El Programa de Mejores Prácticas de KBC se enfoca en los procesos de varias áreas en Refinería Esmeraldas, mientras que el Proyecto MAXIMO considera los procesos del área de mantenimiento para Página 4 de 11

5 todas las unidades de negocio de EP Petroecuador (Refinación, Transportes, Comercialización Nacional y Seguridad, Salud y Ambiente). 5. Se contará con la presencia de expertos en implementación de IBM MAXIMO EAM en las refinerías antes de la salida en vivo? Está previsto asignar en sitio a dos consultores durante la salida en vivo en cada una de las refinerías y un consultor en el resto de las locaciones, durante 10 días (5 días anteriores y 5 días posteriores a la salida en vivo). 6. Personal imprescindible está asignado al Proyecto MAXIMO, pero también es necesario su apoyo en sus sitios de trabajo. Qué se propone para mitigar esta situación? El personal asignado al Proyecto MAXIMO EAM se traslada periódicamente y en coordinación con sus superiores para apoyar las actividades de sus unidades operativas. Asimismo, sus tareas y funciones han sido encargadas o transferidas a sus compañeros quienes apoyan para minimizar el impacto y así cumplir las actividades pendientes. 7. Las tareas y actividades de mantenimiento definidas para los activos de Transportes serán iguales a las de Refinación? Dado que una de las premisas del proyecto es estandarizar la gestión de mantenimiento para todas las unidades de negocio de EP Petroecuador y con este objetivo se han definido procesos y plantillas comunes, las tareas y actividades de cada unidad de negocio son particulares de acuerdo a las mejores prácticas de mantenimiento, por lo que cada área definió sus propios planes en base a las plantillas estándar para que así se respete las características de cada unidad de negocio. 8. Cómo puede apoyar el personal de Operaciones al Proyecto MAXIMO? El personal de Operaciones apoya en la validación de la jerarquización de las ubicaciones, en la identificación de los activos a ser levantados y forma parte del equipo al que se está capacitando en el sistema IBM MAXIMO EAM. Además, su rol es clave en los procesos de mantenimiento ya que es responsable de solicitar el servicio y de recibir el trabajo realizado por el personal de mantenimiento. En definitiva, es el primer cliente al que debe atender y quien debe verificar el trabajo realizado. Página 5 de 11

6 Sección Técnica 9. Qué diferencia al Proyecto MAXIMO de la implementación del sistema Maintracker? IBM MAXIMO EAM es un modelo corporativo aplicable a todas las unidades de negocio de la empresa, mientras que Maintracker se desarrolló acorde a las necesidades de cada centro operativo de forma independiente. Dadas las recomendaciones de la consultoría realizada por DELOITTE respecto del uso de una herramienta de clase mundial para la gestión del mantenimiento de activos, IBM MAXIMO EAM fue considerado y posteriormente se dispuso su implementación por la Gerencia General de la EP Petroecuador: Muchos mantenimientos no se realizan debido a que la prioridad es la producción. El mantenimiento se condiciona a la disponibilidad de materiales en bodega, cuando debería ser al contrario. El proceso de mantenimiento esta descentralizado por unidades de negocio. No se administran KPIs (Key Performance Indicators o indicadores de gestión). El flujo de aprobación de documentos es manual. No están registrados todos los equipos. Se excede el presupuesto anual debido a los mantenimientos correctivos que se deben realizar. No existe herramientas estándar que soporten la gestión del mantenimiento. DELOITTE recomienda que la gestión de mantenimiento de activos debe estar apoyada en recursos humanos, tecnológicos y de infraestructura: Página 6 de 11

7 Adicionalmente, se está trabajando en un Modelo de Gobierno para la aplicación que permitirá gestionar los requerimientos y cambios en IBM MAXIMO EAM a nivel corporativo. Este modelo de gobierno será sometido a aprobación de las autoridades de la empresa para su implementación. 10. Qué ventajas tiene IBM MAXIMO EAM respecto de Maintracker? Permite trabajar con normas internacionales como la ISO Desarrolla flujos de trabajo por procesos, donde todos los integrantes de mantenimiento participan en IBM MAXIMO EAM contribuyendo al trabajo en equipo. Los reportes de tipo gerencial se adaptan a las necesidades de las unidades de negocio. Los KPIs permiten comparar a la Industria con indicadores internacionales de mantenimiento. Tiene una estructura de taxonomía de ubicaciones hasta llegar al activo. La interfaz gráfica y la digitalización de documentos facilita su uso. Permite mejorar la eficiencia del mantenimiento correctivo y los stocks mínimos de materiales al tener una integración con Oracle EBS. 11. Es útil la información de Maintracker para IBM MAXIMO EAM? La información de Maintracker se utilizó para identificar y cuantificar las ubicaciones y activos de cada centro operativo. Luego de su revisión, validación y corrección fue cargada al IBM MAXIMO EAM. 12. Es recomendable la implementación de Meridium a la par de IBM MAXIMO EAM? IBM MAXIMO EAM es un sistema de gestión de activos empresariales, es decir, activos susceptibles de mantenimiento de las diferentes unidades de negocio. El sistema MERIDIUM es un APM (Asset Performance Management), es decir un sistema de gestión de rendimiento de los activos. Ambos Página 7 de 11

8 sistemas son complementarios ya que el EAM gestiona el mantenimiento, mientras que el APM se enfoca en la confiabilidad de los activos. 13. Son adecuadas las plantillas de recolección de datos de los activos? La implementación de IBM MAXIMO EAM se basa en la taxonomía (estructura jerárquica de ubicaciones para gestionar activos) acorde a la Norma ISO Las plantillas de recolección de datos fueron adaptadas por los diferentes frentes funcionales del proyecto (representantes de todas las Gerencias de EP Petroecuador) de acuerdo a esa norma y se formularon con los datos básicos y atributos más representativos de cada familia de activo. 14. Cómo se manejará los inventarios? a. IBM MAXIMO EAM generará solicitudes de escritorio (pedido a bodega) asociadas a órdenes de trabajo, las que contendrán bienes existentes en el catálogo de inventarios. El usuario final podrá ingresar las cantidades requeridas sin considerar la existencia o no del material solicitado (balance). b. En el caso de órdenes de trabajo resultantes de la aplicación de un plan de trabajo o mantenimiento preventivo, desde IBM MAXIMO EAM se enviarán las líneas de pedido de material de la misma forma que en la solicitud de escritorio. c. Desde IBM MAXIMO EAM se enviará como información un campo que indique si la solicitud requiere asignación del material (reserva DURA en Oracle EBS) o si la solicitud requiere un despacho común (reserva BLANDA en Oracle EBS). Con esa información el administrador o asistente de bodega realizará la reserva del material o hará un despacho normal del mismo. De no existir el material en la bodega solicitante, el administrador o asistente de bodega podrá solicitar una transferencia desde otra bodega si hay existencia o iniciará un proceso de compra en Oracle EBS. d. La aprobación de un pedido en IBM MAXIMO EAM será el punto de disparo del conector entre MAXIMO-Oracle EBS. 15. Los repuestos se consideran activos? Por definición, un activo es un equipo o elemento al que se puede aplicar tareas de mantenimiento. Los repuestos o partes no son considerados un activo y su inventario será manejado en el Oracle EBS. Página 8 de 11

9 16. Cuál taxonomía se ajusta a las necesidades de la EP Petroecuador? La taxonomía definida para la EP Petroecuador se basa en la Norma ISO 14224:2006 para industrias Petroleras, Petroquímicas y de Gas natural y permite la jerarquización de las ubicaciones con el fin de gestionar los activos de mantenimiento. La estandarización de activos y ubicaciones se ajusta a las mejores prácticas de la industria petrolera a nivel mundial: 17. Cómo se aplicará la taxonomía para los activos de Instrumentación? La taxonomía basada en la norma ISO solo detalla un nivel básico para activos de instrumentación por lo que se integrará con la norma ISA 5.5 (así, la ubicación final es el nombre del lazo de instrumentación). Además, los activos en IBM MAXIMO EAM llevarán el código (TAG) anterior como referencia para facilitar su búsqueda. No se considera necesario hacer cambios en la base de datos de los sistemas de control, ya que los planos P&ID se tomaron como referencia para establecer ubicaciones y lazos de control. 18. Cuál es la funcionalidad de Oil&Gas? El módulo Oil&Gas permite registrar, hacer seguimiento, tomar en cuenta incidencias y realizar investigaciones de los defectos que se produzcan en los activos. Es una herramienta de soporte para el personal de confiabilidad para plantear el problema, sus causas y las posibles soluciones a las diferentes fallas de los equipos a fin de evitar que se vuelvan a producir. Además está basada en la norma ISO e incorpora la construcción de la matriz de riesgo y criticidad de los activos. Página 9 de 11

10 Glosario de términos APM Siglas de Asset Performance Management (o Gestión del Rendimiento de Activos) EAM Siglas de Enterprise Asset Management (o Gestión de Activos Empresariales) EBS (Oracle) Siglas de Enterprise Business Suite, que es el nombre del software del proyecto ERP ERP Siglas de Enterprise Resource Planning (o Planeación de Recursos Empresariales), que es el proyecto responsable de la implementación del software Oracle EBS IBM MAXIMO EAM Nombre del software de gestión de activos y tareas de mantenimiento KPIs Siglas de Key Performance Indicators (o Indicadores Clave de Gestión) Taxonomía Es la ciencia y los principios utilizados para la clasificación sistemática de activos en base a criterios, características comunes y actividades de mantenimiento en un sistema de grupos de familias Página 10 de 11

11 Su opinión es importante Nos interesa saber sus comentarios, inquietudes y propuestas que contribuyan a la implementación del Proyecto Maximo en nuestra empresa. Por favor escríbanos a o a cualquiera de las siguientes direcciones electrónicas para solventar sus inquietudes y tomar en cuenta sus sugerencias: Janeth Muñoz, Gerenta del proyecto: Aurelio Andrade, Administrador del contrato: Ángel Vacacela, Líder del Frente Funcional: Katiuska Espinoza, Líder del Frente TICs: Pablo Yépez, Líder del Frente de Gestión del Cambio: Página 11 de 11

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