WHITE PAPER. ARQUERO - Control de Horarios

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3 LO NECESITO? El propósito de la administración de recursos humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social. Los gerentes y los departamentos de recursos humanos logran sus metas cuando se proponen fines claros y cuantificables. Estos objetivos equivalen a parámetros que permiten evaluar las acciones que se llevan a cabo. Un sistema de control de horarios ayuda a gestionar de manera eficiente los horarios a cumplir por los trabajadores de una corporación. Además, permite tener conocimiento acerca del cumplimiento de dicho horario para cada uno de los turnos de trabajo con los que debe cumplir cada uno de los empleados. El control de horarios permite aprovechar al máximo los recursos humanos de la corporación En las empresas actuales no suele existir un horario unificado para todos y cada uno de los trabajadores. Existirán empleados que tengan un horario simple, con una hora de entrada y una hora de salida. Sin embargo, también pueden existir empleados con un tipo de horario flexible, en el cual ellos mismos deciden en qué horas cumplir con su jornada laboral. Por otro lado, pueden existir de igual forma empleados con un horario abierto, en el que acuden al lugar de trabajo únicamente para determinadas actividades. Por todo esto, se hace sumamente complicado llevar el control de horarios de una corporación sin la ayuda de un sistema automatizado para gestionar dichos horarios. En las empresas actuales no suele existir un horario unificado ARQUERO - Control de Horarios WHITE PAPER 3

4 Sin una herramienta de gestión de horarios se hace sumamente complicado llevar el control de horarios de una corporación Beneficios Las empresas que disponen de un sistema de control de horarios pueden tener información acerca de los turnos trabajados por cada uno de sus empleados, así como configurar los turnos futuros a trabajar. Además, permite la gestión separada de departamentos y grupos horarios, pudiendo delegar en administradores departamentales la gestión de cada departamento de forma separada. Por otro lado, los empleados pueden emplear sus fichajes para indicar los motivos que les llevan, por ejemplo, a abandonar el puesto de trabajo de forma anticipada. Además, se puede llevar a cabo una gestión eficiente de las sustituciones y los periodos de ausencia. Existe además la posibilidad de configurar el sistema para la generación de alertas cuando se produzcan determinadas circunstancias, así como la generación de informes sobre los hechos ocurridos. 4 WHITE PAPER ARQUERO - Control de Horarios

5 EL ESCENARIO Existe un conjunto de elementos comunes a todos los escenarios en los cuales se integra un sistema de control de horarios. Los principales agentes involucrados son: El entorno a gestionar, compuesto principalmente por departamentos y grupos horarios. La herramienta de control. El administrador del sistema Los usuarios del sistema El entorno a controlar puede ser de diferente naturaleza según el tipo de empresa o comercio El entorno a controlar Está generalmente compuesto por uno a varios edificios, que pueden estar o no en distintos husos horarios. Los elementos básicos usados a la hora de dimensionar un sistema de control de horarios son el núermo de empleados y el número de puntos de fichaje. Un punto de fichaje suele estar situado en un lugar de paso hacia el puesto de trabajo de los empleados, comop uede ser la puerta de entrada al edificio o la puerta de entrada de la sección en la que trabaja. El elemento básico en un sistema de control de horarios es el punto de fichaje El sistema de control Esta herramienta permite gestionar los diferentes perfiles de trabajo de los empleados, así como su ARQUERO - Control de Horarios WHITE PAPER 5

6 agrupación dentro de los departamentos y grupos horarios. Con el control de horarios se permite la generación de informes sobre fichajes y turnos La herramienta de control de horarios permite mantener un registro de los fichajes y los turnos de trabajo de los empleados de la corporación, y la generación de informes a partir de los mismos Los sistemas se pueden clasificar en dos grupos según sean los puntos de fichaje: Sistemas centralizados, en los que uno o varios ordenadores centrales controlan y gestionan los distintos puntos de fichaje. Sistemas descentralizados en los que cada uno de los puntos de fichaje se ha programado de forma independiente y funcionan en modo stand-alone. Los administradores Son los responsables de la configuración y explotación del sistema. Las tareas principales son: Configuración y puesta en marcha del sistema. Planificación e implantación de los perfiles de trabajo. Explotación del sistema. Generación de informes y monitorización de incidencias. Los usuarios La fase mas importante en la implantación de un sistema de control de horarios es la planificación de los perfiles de trabajo Son las personas físicas dadas de alta en el sistema que interactúan con el sistema de control de horarios. Requieren de un perfil de trabajo, el cual deben cumplir adecuándose alos parámetros configurados por el administrador para cada caso particular. Los empleados poseen elementos de fichaje individuales y de nombres de usuario y contraseñas que les permiten realizar los fichajes. 6 WHITE PAPER ARQUERO - Control de Horarios

7 TECNOLOGÍAS EXISTENTES Se encuentran disponibles en el mercado distintas tecnologías de identificación, las principales son: Teclados alfanuméricos que permiten la identificación de los usuarios mediante códigos (PIN). Dispositivos biométricos, como lectores de huella dactilar o de iris. Tarjetas de banda magnética. Tarjetas inteligentes de memoria o criptográficas. Tarjetas de radio frecuencia, RFID, o de proximidad. En el mercado existen actualmente distintas tecnologías de identificación Dispositivos con teclado Muchos de los dispositivos de identificación disponen de teclado alfanumérico que permite a los usuarios identificarse mediante una cadena numérica única para cada uno de los usuarios (PIN, Personal Identification Number). Este tipo de tecnología tiene dos ventajas claras: No implica gastos por adquisición de elementos de identificación. Los usuarios siempre llevan consigo su credencial (se trata de un número que han memorizado). La principal desventaja de este tipo de tecnología es que las credenciales son facilmente copiables y confieren al sistema un nivel de seguridad muy bajo. Dispositivos biométricos La tarjeta inteligente es la tecnología que ofrece un mayor grado de seguridad y privacidad Este tipo de dispositivos se basan en la capacidad de digitalizar alguna característica física de un individuo. Existen distintos tipos: Reconocimiento de huella dactilar mediante un escáner. Reconocimiento facial, por medio de una cámara de video. Reconocimiento de voz. Reconocimiento de la forma de la mano. Reconocimiento de iris. Reconocimiento de la firma manuscrita. ARQUERO - Control de Horarios WHITE PAPER 7

8 Las técnicas de identificación biométrica tienen la ventaja de que los patrones no pueden perderse o ser sustraídos, ni pueden ser usados por otros individuos. Joaquín González Rodríguez, EUITT UPM Banda magnética Es la más conocida y difundida, dado que se utiliza en todos los sistemas de tarjetas de crédito y compra. Su ventaja es su difusión, popularidad y el bajo coste, pero en sí es, de todos los medios de identificación, el más vulnerable de todos. Su banda magnética, debe ser tratada con cierto cuidado, para evitar que se raye o sea expuesta a campos magnéticos que la borren, por tal motivo, no son recomendables para usar en ambientes industriales. Tarjetas inteligentes Las tarjetas inteligentes se clasifican por el tipo de circuito; las dos categorías principales son: Tarjetas de memoria, que almacenan información relativa al usuario. Tarjetas de criptoprocesador, que permiten procesar información dando un grado mayor de seguridad al sistema. RFID Este tipo de tecnología, por su diseño tecnológico, no puede ser duplicada. Permite utilizar tarjetas o llaveros de proximidad pasivos. La tarjeta no tiene rozamiento (se comunica con el equipo por radio frecuencia), por lo cual no se desgasta. Hoy en día es una de las tecnologías más moderna y efectiva, por su practicidad y bajo coste de mantenimiento. Tiene un coste medio, sin embargo su duración hace que resulte, la más económica, ya que no requiere recambios por desgastes. 8 WHITE PAPER ARQUERO - Control de Horarios

9 ARQUERO ARQUERO Control de Horarios es una solución para el control de horarios basado en cuatro pilares fundamentales: independencia, seguridad, flexibilidad y escalabilidad. Independencia Los cuatro pilares fundamentales de ARQUERO son: independencia, seguridad, flexibilidad y escalabilidad El sistema ARQUERO no está limitado a un tipo de tecnología de fichaje ni a un único fabricante de dispositivos. Seguridad Las comunicaciones entre todos los módulos y los dispositivos se encuentran cifradas. La autenticación se realiza mediante certificados digitales. Flexibilidad Permite la creación de multiples vistas de la corporación. Existen distintos niveles de acceso al sistema por lo que se puede crear multiples administradores con distintos permisos. Existen distintos niveles de acceso al sistema por lo que se puede crear multiples administradores con distintos permisos ARQUERO - Control de Horarios WHITE PAPER 9

10 Escalabilidad Todos los elementos en ARQUERO están agrupados de forma que se pueden organizar de modo sencillo. Todos los elementos en ARQUERO están agrupados de forma que se pueden organizar de modo sencillo Control de Horarios La herramienta de control de horarios permite una amplia gestión de los horarios de una corporación mediante una interfaz gráfica estructurada. Tras una configuración inicial, la herramienta permite la gestión de los turnos de forma eficiente y automatizada.. La herramienta de control de horarios hace uso de todas las características de ARQUERO 10 WHITE PAPER ARQUERO - Control de Horarios

11 ESTRUCTURA Empleados En el Módulo de Control de Horarios, un empleado representa a cualquier individuo que vaya a realizar fichajes en los diferentes relojes de la Corporación y del cual se van a controlar los horarios de trabajo esperados y el cumplimiento de los mismos. Para indicar su llegada o salida del puesto de trabajo, los empleados emplean tarjetas de fichaje físicas o virtuales con las que realizar fichajes en los relojes del sistema ARQUERO o en el propio software. Un empleado representa a cualquier individuo que vaya a realizar fichajes en los relojes de la Corporación Departamentos Un departamento es una agrupación de empleados con el fin de identificar a éstos con una subdivisión de la Corporación. Esta subdivisión tiene dos misiones fundamentales: Identificar a los trabajadores que la compongan con un departamento, categoría laboral o lugar de trabajo de la empresa. Permitir la administración de los empleados de cada departamento por parte de distintos administradores, obteniendo así la repartición de la gestión de horarios de trabajo. Grupos horarios Los grupos horarios son entidades creadas para facilitar la gestión de varios empleados con las mismas características de horarios. Los grupos están formados por empleados asociados a un departamento. Por tanto, el uso de grupos permite gestionar conjuntos de empleados cuyos horarios y lugares de trabajo vayan a ser iguales. Los empleados se agrupan en departamentos y grupos horarios Perfiles de trabajo Un perfil de trabajo relaciona una serie de plantillas horarias positivas y otras negativas con un conjunto de empleados. De esta forma, se consigue una gestión eficiente de los horarios de los trabajadores por varios motivos: Se pueden componer calendarios laborales complejos, con diferentes periodos de trabajo, día festivos, etc. ARQUERO - Control de Horarios WHITE PAPER 11

12 Los perfiles indican las horas de trabajo asignadas a cada empleado Los motivos de ausencia se emplean para justificar los incumplimientos de horario, los periodos de ausencia y las sustituciones Se pueden relacionar los periodos laborales con el lugar físico en el que se deben realizar los fichajes de entrada y salida. Los perfiles creados pueden ser asignados a empleados o grupos de empleados, significando esto la obligación por parte de los trabajadores de cumplir los horarios marcados por el perfil. Por tanto, se puede diferenciar los horarios de los distintos empleados dentro de la misma corporación. Las plantillas horarias que se asignan a los perfiles indican los periodos de tiempo que el empleado debe cumplir con una serie de parámetros horarios. Pueden crearse diferentes tipos de plantillas, permitiéndose de esta forma adaptar los horarios de empleados a diferentes situaciones: Plantillas Normales: Básicamente son aquellas en la que se definen una hora de entrada y una de salida. Los empleados deben permanecer en su puesto de trabajo dentro de estos intervalos de tiempo. Plantillas flexibles: Son aquellas en las que se define un rango horario en que el trabajador puede realizar los fichajes de entrada y salida. Plantillas abiertas: Estas se diseñan para empleados que no cumplan con unos horarios fijos. Es decir, por motivos relacionados con su trabajo, unos días trabajan a unas determinadas horas y otros no. Además de la composición de las plantillas de trabajo, pueden configurarse los parámetros que determinarán el tratamiento que se dará a parámetros tales como las horas extra, el incumplimiento del horario o la estancia obligatoria, entre otros. Motivos de ausencia El sistema ARQUERO permite el mantenimiento de una lista de motivos de ausencia. Estos motivos serán usados para justificar: Los incumplimientos de horario (entradas con retraso o salidas adelantadas). Los periodos de ausencia durante el turno de trabajo (salida y porsterior entrada durante el horario de trabajo). Los días completos o periodos de varios días de ausencia del puesto de trabajo (como vacaciones, días libres o bajas laborales). Las sustituciones de los empleados de la Corporación. 12 WHITE PAPER ARQUERO - Control de Horarios

13 Ausencias El sistema ARQUERO permite el manejo de diferentes tipos de ausencia para justificar los intervalos de tiempo en los que el empleado no asiste a su puesto de trabajo. Estos tipos serán empleados por los usuarios y administradores para justificar: Incumplimiento de horario: Estos se deben a los retrasos en la entrada o adelantos en la salida. Ausencias durante turno: Se producen cuando se realiza un fichaje de salida y un fichaje de entrada posterior durante el turno. Ausencias previstas: Se pueden distinguir dos casos: Ausencias de día completo: Define un periodo de días en los cuales el empleado no va a asistir a ninguno de sus turnos de trabajo. Las ausencias indican incumplimientos de horario, ausencias durante turno o ausencias previstas Sustituciones Ausencias de turno completo: Define un turno al cual el empleado no va a asistir a su puesto de trabajo. El sistema ARQUERO permite que un empleado asuma y cumpla con el turno de trabajo de otro trabajador. Las sustituciones indicarán el turno que será cubierto por el sustituto, el cual realizará la sustitución. Filtros de alarma Los filtros de alarma permiten la ejecución automática por parte del Servidor Arquero de acciones programadas. Cada vez que se produce un determinado evento, como pueden ser las entradas o salidas de los usuarios en la Corporación, cálculos de turnos de trabajo, etc., se evalúan los filtros de alarma correspondientes. Si se cumplen las condiciones del filtro de alarma se genera una alerta y se ejecutan las acciones programadas. Se incluyen dos tipos de filtros: Alarmas de fichaje: Permite controlar todos los eventos de fichaje que cumplan las condiciones especificadas por el filtro. Alarma de control de horario: Permite controlar los turnos de trabajo de los empleados de la Corporación. Los filtros de alarma permiten la ejecución automática de acciones programadas que responden a eventos previamente configurados ARQUERO - Control de Horarios WHITE PAPER 13

14 Turnos de trabajo Los turnos de trabajo representan los periodos de tiempo a trabajar por los empleados Los turnos de trabajo representan los periodos de tiempo en los cuales el empleado debe cumplir con los horarios de las plantillas que tienen asignadas. Por cada día, plantilla y empleado se generará un turno trabajado. Dichos turnos trabajados permiten conocer toda la información de cumplimiento de los horarios de trabajo por parte de los empleados. Por olvido y otras circunstancias, los empleados pueden realizar fichajes de forma que se generen turnos incorrectos. El sistema ARQUERO permite la creación de eventos manuales, de forma que un administrador puede reparar la entrada, la salida o el turno completo. Eventos de fichaje Los informes permiten obtener estadísticas acerca de los turnos, las ausencias o los fichajes Todos los eventos relaciones con el fichaje de los empleados mediante tarjeta física o virtual en los relojes del sistema ARQUERO se engloban dentro de cuatro tipos de eventos posibles: Fichaje manual: Si un empleado ficha en el sistema mediante las herramientas de software del programa. Fichaje no previsto: El evento se produce en una zona o día en la que el empleado no tiene programado un turno de trabajo. Fichaje normal: Se produce el fichaje en uno de los relojes de la Corporación por parte de un empleado conocido dentro de un turno de trabajo asignado a él. Fichaje desconocido: Se origina cuando los datos del individuo que realiza el fichaje en la Corporación no coinciden con los de ningún empleado de la misma. Estas combinaciones harán posible controlar cualquier evento generado por cualquier usuario en las zonas de fichaje. Informes Una característica importante de ARQUERO es la generación de informes sobre las acciones ocurridas en el sistema, como pueden ser el resultado de los turnos trabajados, las ausencia o los propios fichajes. Además, dichos informes se pueden automatizar, de forma que se generen de forma automática, según el modelo preestablecido. 14 WHITE PAPER ARQUERO - Control de Horarios