PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE LA SEDEMA

Transcripción

1 2015 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE LA SEDEMA 1

2 PRESENTACIÓN El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), es un instrumento de planificación orientado a mejorar las capacidades institucionales de las dependencias y entidades del Gobierno del Distrito Federal en materia de administración de documentos, de conformidad con lo señalado en la Ley General de Archivos del Distrito Federal. La presentación del PIDA, además de dar cumplimiento a la ley, establece el Programa de Trabajo que cada año se debe llevar a cabo para dar continuidad a la construcción de un sólido sistema institucional de archivos. El programa que a continuación se presenta no es un programa aislado, sino que forma parte de toda una estrategia de gestión e información de la Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal. El desarrollo archivístico implica la construcción de un sistema de gestión de la documentación, a lo largo de las distintas etapas de su ciclo de vida y como un proceso que integra las actividades relacionadas con documentos en todas y cada una de las Unidades Administrativas que conforman la Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal. Los beneficios de contar con un Programa Institucional de Desarrollo Archivísticos on numerosos y en distintos sentidos. Desde el punto de vista administrativo, con los inventarios se puede saber con precisión hasta el número de fojas, con qué documentación cuenta la institución, su ubicación, en qué condiciones se encuentra y por tanto, si necesita algún tipo de tratamiento para su conservación y en qué momento, se puede transferir o disponer de forma permanente. El orden para el manejo archivístico confiere una fortaleza institucional pues constituye un elemento muy importante el uso de la información y la optimización de espacios y de recursos para su manejo. 2

3 Por otra parte, desde el punto de vista patrimonial, es un bien cultural muy valioso de la Secretaría y del Gobierno del Distrito Federal, pues contiene la historia de la institución y las evidencias de cómo ha cumplido con sus funciones y cómo ha ejercido el presupuesto público; y por supuesto, resguarda información muy valiosa sobre el desempeño ambiental de la Ciudad de México, entre otros. En este sentido, la correcta clasificación y ordenación documental, permite también mejorar el acceso a la información por parte del público en general, en otras palabras, contribuye a la transparencia institucional. 3

4 1. INTRODUCCIÓN El ciclo de vida de cualquier documento comienza con su producción como resultado del ejercicio de las funciones sustantivas de cada unidad administrativa y/o con su recepción en la oficina de correspondencia. Posteriormente, el documento se archiva en un expediente, que contiene un asunto específico de principio a fin, y permanece en el archivo de trámite de la unidad generadora el tiempo en que su consulta y uso sea frecuente. Una vez que la consulta de la documentación se convierte en esporádica el expediente se transfiere al archivo de concentración. Los expedientes en concentración pueden seguir dos caminos: si los documentos no tienen valores secundarios entonces pueden ser destruidos cuando su tiempo de guarda en concentración concluya; pero si la documentación contiene información evidencial, testimonial o informativa importante para la dependencia se debe conservar permanentemente en el archivo histórico, que constituye la memoria y parte del patrimonio institucional. Los expedientes de archivo deberán ser organizados, inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en la Ley de archivos del Distrito Federal, que enfatiza los principios técnicos archivísticos y establece las bases para los lineamientos de administración documental y, en su circular 1, para normar las acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecutan los diferentes archivos institucionales, que en términos generales es el ordenamiento, selección, clasificación y el resguardo precautorio de la documentación. Adicionalmente al archivo y transferencia de expedientes, la gestión documental implica sistematizar la recepción y turno de correspondencia, el préstamo de expedientes, la valoración y conservación de los documentos, la capacitación permanente del personal 4

5 a todos los niveles y la difusión de la información institucional. Todas estas actividades forman parte de un proceso que implica el establecimiento de políticas, procedimientos de trabajo, formatos de control, calendarios de caducidad; elaboración de programas de capacitación para el personal y de instrumentos de clasificación, ordenamiento, transferencia e inventariado para la documentación. Todas las actividades, procedimientos, recursos, programas, equipo y operaciones relativas a la administración documental constituyen el sistema institucional de archivos de la SEDEMA. De acuerdo con el Artículo 20, Funciones de la Unidad Coordinadora de Archivos establecida en la Ley de Archivos del Distrito Federal, en su fracción I, que a la letra dice: Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico, por lo que en este programa se describen las actividades que se desarrollarán durante 2015 en materia archivística, para continuar con la labor desarrollada y que ha dado como resultado, sentar las bases para la gestión documental. 5

6 2. OBJETIVOS GENERALES Consolidar el sistema institucional de archivos a través de la elaboración e implementación de manuales de procedimientos para cada elemento de sistema, el mantenimiento y la actualización de los instrumentos archivísticos existentes y la elaboración o conclusión de los que no existen. Contar con un espacio físico suficiente y adecuado para albergar al archivo de concentración y el archivo histórico de la SEDEMA. Capacitar al personal para la coordinación y operación de los diversos componentes del sistema institucional de archivos. Mantener actualizada la difusión de la Unidad Coordinadora de Archivos. 6

7 3. OBJETIVOS PARTICULARES Y METAS Objetivo particular 1.Reunirse en sesiones ordinarias y extraordinarias. Por recomendación de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, se llevarán a cabo 4sesiones ordinarias para seguimiento y evaluación del cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y temas generales de gestión documental como la valoración documental. Sesionar al menos 4 veces al año, de acuerdo al calendario aprobado febrero, mayo, agosto y diciembre Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD Objetivo particular 2.Continuar con la actualización en los inventarios documentales de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico. A principios de diciembre de 2014 se entregaron a Oficialía Mayor los inventarios únicos documentales de la SEDEMA, actualizados hasta diciembre de El objetivo para 2015 es concluir el inventario único documental de 2014 en marzo y mantener actualizado de manera trimestral el correspondiente a Concluir inventario 2014 marzo Coordinadores Responsables de las áreas de la Secretaría / Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD 7

8 Coordinadores Responsables abril, julio, octubre y de las áreas de la Secretaría / Actualizar el inventario 2015 enero de 2016 Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD Objetivo particular 3.Actualizar y en su caso registrar modificaciones del Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición Documental. Actualmente la SEDEMA cuenta con un Cuadro General de Clasificación Archivística orgánico-funcional actualizado al 2012, en funcionamiento; asimismo existe un Catálogo de Disposición Documental que es para la disposición y transferencia documental. Por los cambios en la estructura organizacional de la institución, se actualizarán ambos instrumentos. Debido a que la gestión documental es un asunto dinámico puede haber otras razones por las que se requiera actualizar o modificar alguno de estos instrumentos. Coordinadores Responsables de las áreas Actualización del CGCA y del Permanente de la Secretaría / Unidad CaDiDo Coordinadora de Archivos y COTECIAD Enviar para su validación y registro los Inventarios de Control Archivístico Permanente Coordinadores Responsables de las áreas de la Secretaría / Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD 8

9 Objetivo particular 4. Habilitar un espacio físico con condiciones mínimas adecuadas para instalar los archivos de. Actualmente ya se cuenta con un espacio para instalar los archivos de concentración e histórico. Con el propósito de que los archivos se encuentren en un espacio adecuado para su conservación es necesario cuidar que reúnan las condiciones físicas mínimas para su resguardo y operación. Dirección Ejecutiva de Acondicionamiento de Administración y espacio para los archivos de julio 2015 Responsables del archivo de Traslado de expedientes del archivo de concentración y acervo histórico al nuevo espacio Permanente Dirección Ejecutiva de Administración y Responsables del archivo de Elaboración de mapa topográfico de archivos de julio 2015 Responsables del archivo de 9

10 Actualización de la Guía de Fondos Históricos julio 2015 Dirección Ejecutiva de Administración y Responsables del archivo de Objetivo particular 5. Revisión y corrección de los manuales de procedimientos de los archivos de trámite,, así como implementar los procedimientos respectivos. Al comienzo de cada administración surgen criterios particulares para el manejo de sus archivos, de ahí la necesidad de revisar y actualizarlos con el propósito de que se conviertan en herramientas funcionales para su operación cotidiana. Partiendo de ello, es muy importante su difusión para homogeneizar la forma de realizar los procedimientos correspondientes. Responsables de los Revisión y corrección de los archivos de concentración e manuales de procedimientos marzo histórico / Unidad del archivo de trámite, Coordinadora de Archivos y COTECIAD De manera Responsables de los Implementación de inmediata, a partir de archivos de concentración e procedimientos de gestión de la aprobación y histórico / Unidad los archivos de trámite, registro de los Coordinadora de Archivos y manuales COTECIAD 10

11 Objetivo particular 6. Capacitar y asesorar al personal para la implementación de los procedimientos y actualización de instrumentos archivísticos. Es indispensable la capacitación para desarrollar, implementar y mantener el Sistema Institucional de Archivos. La capacitación y asesoría continua ha sido una de las claves para el logro de los objetivos hasta ahora alcanzados en esta materia por la SEDEMA. Al menos dos sesiones de capacitación y asesoría Una en el primer semestre y la segunda en el transcurso del segundo semestre Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD Objetivo particular 7. Elaborar y presentar el informe de actividades anual, Informe PIDA Se deberá elaborar un informe de las actividades que en materia de desarrollo archivístico fueron realizadas en el 2015 a manera de sumario, para que posteriormente en cumplimiento de la normatividad vigente se envíe. Elaborar y presentar el Informe PIDA 2015 Diciembre2015 Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD 11

12 Objetivo particular 8. Elaboración del programa PIDA De acuerdo a la Ley de Archivos del Distrito Federal se debe elaborar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico para el año 2016, con las actividades relativas a la gestión de archivos. Elaboración del PIDA 2016 diciembre 2015 Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD CALENDARIO DE SESIONES AÑO 2015, PARA EL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Sesión Fecha Hora Primera Sesión Ordinaria 25 de febrero 11:00 Segunda Sesión Ordinaria 27 de mayo 11:00 Tercera Sesión Ordinaria 26 de agosto 11:00 Cuarta Sesión Ordinaria 2 de diciembre 11:00 12