SISTEMA DE GESTIÓN DE LA FORMACIÓN BONIFICADA (SGFB)

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA FORMACIÓN BONIFICADA (SGFB) DESCRIPCIÓN TÉCNICA INTRODUCCIÓN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA FORMACIÓN BONIFICADA (SGFB) es una plataforma en Internet, desarrollada por GRUPO CONFORSA, para realizar eficazmente la organización, administración, certificación y justificación de Acciones de formación de las empresas acorde con la normativa establecida por la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo (FTFE) para su tramitación. Por lo tanto es una aplicación software, que se comercializa como un servicio ASP (utilización remota de aplicaciones en régimen de alquiler), diseñada para optimizar todas las tareas necesarias para organizar Acciones de formación de las empresas. Su diseño posibilita realizar eficazmente las funciones de Entidad organizadora tal como las contempla la FTFE para tramitar la bonificación de acciones formtivas y homogeneiza completamente los procedimientos de gestión. Su configuración posibilita confeccionar cursos para publicar una oferta formativa en Internet. FUNCIONALIDADES El SGFB es una aplicación Web, residente en los servidores de GRUPO CONFORSA; todos los usuarios acceden mediante claves de acceso personales. Su finalidad es automatizar las tareas necesarias para gestionar el Crédito formativo de las empresas ante la FTFE, organizar y planificar las acciones formativas y realizar la certificación y la justificación económica. Dispone de sistemas de comunicación y alertas para todos los usuarios involucrados en el desarrollo de las acciones formativas y permite que las empresas supervisen todas las fases de trabajo que la Entidad organizadora realiza en su nombre. Perfiles de trabajo En el SGFB se reproducen los perfiles de usuario que intervienen en el proceso de gestión de la Formación bonificada: Entidad organizadora y empresa solicitante, además se ha añadido otro perfil (Comercial) que permite a los agentes comerciales de la Entidad organizadora acceder a la información relativa a la labor que realizan e introducir datos de empresas y de participantes para facilitar esta tarea a aquellas empresas que lo precisen. Funcionalidades principales del perfil Entidad Organizadora Agrupaciones > Gestión de agrupaciones: permite dar de alta y modificar los datos las diferentes agrupaciones que pueden darse de alta. Agrupaciones > Cambio de agrupaciones/plan: permite cambiar entre las diferentes agrupaciones y planes dados de alta para trabajar con el seleccionado. Empresas > Gestión de empresas: permite dar de alta y modificar datos de empresas adheridas a la agrupación. El procedimiento normal será que las propias empresas se den de alta en el SGFB a través de un formulario específico que también lleva la plataforma; sin embargo, esta funcionalidad permite hacerlo también a la Entidad organizadora y modificar los datos cuando sea necesario. Cursos > Gestión de cursos: permite dar de alta y modificar datos de los cursos que vamos a incorporar a los planes. 1

2 Cursos > Gestión de impartidores: permite dar de alta y modificar datos de los centros que van a impartir los cursos. Planes > Gestión de planes: permite dar de alta y modificar datos de los planes que se vayan a ejecutar. Al dar de alta el plan habrá que incluir un precio hora/alumno estándar para cada modalidad. Este precio se utilizará posteriormente para confeccionar los presupuestos, pero en ese momento podrá modificarse para adecuarlo a los requerimientos de los clientes. Planes > Asignar cursos al plan: permite asociar a los planes los cursos que se vayan a impartir y que ya estarán en la base de datos de cursos que hemos creado en el paso anterior. Planes > Acciones/grupos: permite dar de alta y modificar acciones y grupos. Presupuestos > Solicitudes de presupuestos: la entidad organizadora accede en esta funcionalidad a la relación de las solicitudes de presupuesto realizadas por las empresas. Accediendo a cada una de ellas comprueba que es una solicitud válida y la convierte en un presupuesto que se puede tramitar. Presupuestos > Gestión de presupuestos: las solicitudes ya convertidas en presupuestos se muestran en esta funcionalidad. Planificación / Cursos cerrados: dado que la empresa solicitante únicamente solicita la Gestión del crédito y el curso es solicitado exclusivamente para sus trabajadores, a la Entidad organizadora se le muestra el Grupo completamente confeccionado por la empresa: fechas, centro de impartición, etc. Está disponible por lo tanto para realizar la Comunicación de inicio para lo que el SGFB genera el archivo.xml con la estructura y los datos necesarios para volcarlo en la aplicación de la FTFE. Lo mismo sucede con las comunicaciones de finalización y de participantes. Planificación / Cursos abiertos: dado que la empresa ha solicitado un curso Abierto para el que requiere la Gestión completa de la formación o un curso de la oferta incorporada en el SGFB, hay que realizar una gestión más con la empresa antes de poder organizar el Grupo o Grupos necesarios: comunicar a la empresa las fechas disponibles para la realizan del curso solicitado. En este tipo de cursos, puede ser necesario que participen trabajadores de más de una empresa hasta completar el cupo que permita organizar el curso Informes > Acciones y Grupos: esta funcionalidad permite revisar un informe sobre la situación de los grupos. En concreto nos muestra la relación de alumnos y el estado en que se encuentran: (C)=Comenzado; (A)=Abandono; (F)=Finalizado. Los alumnos quedan automáticamente como Finalizados tras la fecha de finalización de la acción formativa y podemos cambiarles el estado a Abandono manualmente también en este informe. Es necesario reflejar el estado real en que queda cada alumno, porque este dato influirá posteriormente en la justificación de las acciones formativas. Imprimir formularios: a través de este informe podremos imprimir los formularios necesarios en cada fase de la realización de la acción formativa: Comunicación a la RLT, partes de asistencia, recogida de materiales, diploma, etc. Justificación > Justificación: esta funcionalidad permite realzar la justificación de las acciones formativas, utilizando los mismos formularios y conceptos que requiere la FTFE. Además, el SGFB nos facilita toda la información necesaria para poder cuadrar la justificación según se haya establecido con el cliente. También permite la impresión de los formularios oficiales que deben entregarse a la FTFE en caso de requerimiento. 2

3 Gestión de comerciales: esta funcionalidad permite dar de alta a Agentes comerciales que van a poder entrar acceder al SGFB con su correspondiente perfil. Los Agentes comerciales, que a su vez pueden tener vinculados a otros comerciales, dispondrán de tres funcionalidades principales: Dar de alta empresas y trabajadores, para facilitar a las empresas estas tareas. Acceder a la información docente relacionada con su actividad comercial en el marco del SGFB: ver los grupos y el estado de los alumnos. Acceder a la información económica relativa a su actividad comercial: cantidades presupuestadas y facturadas según los alumnos finalizados. Por su parte la Entidad organizadora tiene acceso a los informes relativos a la actividad de todos los comerciales. Cuadro de mando La pantalla de Inicio del perfil Entidad Organizadora es un Cuadro de mando en el que se reflejan las tareas pendientes, como por ejemplo: Solicitudes de presupuestos pendientes de tramitar. Comunicaciones de inicio pendientes de realizar. Participantes pendientes de inscripción. Además nos da información de los datos más relevantes sobre las empresas, los cursos, y los Grupos con los que se está trabajando en cada momento. Funcionalidades principales del perfil empresa Empresa > Datos empresa: permite modificar los datos que la empresa habrá introducido previamente a través del formulario correspondiente. Trabajadores > Gestión de trabajadores: permite dar de alta y modificar los datos de los trabajadores de la empresa. El volcado masivo de trabajadores se puede realizar previa contratación del servicio con GRUPO CONFORSA. Solicitudes / presupuestos > Solicitar curso a medida: mediante esta funcionalidad se pueden solicitar presupuestos de cursos a medida en cualquier modalidad, para que la Entidad organizadora pueda presentar oferta en base a las necesidades definidas por la empresa. Solicitudes / presupuestos > Solicitar curso de la oferta: se puede solicitar un presupuesto sobre cualquiera de los cursos de la oferta incorporada al SGFB. En este caso el curso ya está previamente confeccionado y subido a la base de datos del SGFB y lleva el precio establecido por la Entidad organizadora. Solicitudes / Presupuestos > Presupuestos: la empresa puede ver en esta funcionalidad la relación de presupuestos ya terminados y remitidos por la Entidad organizadora y su estado: aceptado, pendiente o rechazado. En esta funcionalidad la empresa rechaza o acepta el presupuesto y deja constancia del encargo del trabajo. Planificación > Preinscripción de alumnos: muestra la acción formativa con todos los datos de impartición y permite a la empresa preinscribir los participantes que van a participar en el curso. 3

4 Informes > Acciones y Grupos: esta funcionalidad permite revisar un informe sobre la situación de los grupos. En concreto nos muestra la relación de alumnos y el estado en que se encuentran: (C)=Comenzado; (A)=Abandono; (F)=Finalizado. En este mismo informe podremos imprimir los formularios necesarios en cada fase de la realización de la acción formativa: Comunicación a la RLT, partes de asistencia, recogida de materiales, diploma, etc. Justificación > Justificación: esta funcionalidad permite revisar la justificación de las acciones formativas realizada por la Entidad Organizadora. También permite la impresión de los formularios oficiales que deben entregarse a la FTFE en caso de inspección o requerimiento. Todas las funcionalidades del perfil empresa puede ejecutarlas en nombre de ésta el comercial responsable de dicha cuenta. INSTALACIÓN DE LA SOLUCIÓN Alojamiento de la aplicación Se realizará en un servidor Web propiedad de GRUPO CONFORSA, que estará alojado en las instalaciones de un Proveedor de Servicios de Internet, que cumplirá todos los requerimientos técnicos y de seguridad que prevé la normativa vigente. Formación de usuarios El precio de esta oferta no incluye la formación presencial de los usuarios si ésta se considerase necesaria. El precio/hora del formador, para sesiones realizadas en Madrid capital es de 60,00 euros más los impuestos correspondientes. Para sesiones fuera de Madrid se le añadirán los costes de traslado. Sí incluye la formación telefónica de un usuario. Actualizaciones y mantenimiento del SGFB GRUPO CONFORSA será responsable de actualizar y mantener la aplicación para que esté adecuada en todo momento a los requerimientos de la Fundación Tripartita para La Formación en el Empleo, en cuanto a los formularios a utilizar (incluyendo los logotipos y otros elementos gráficos) y los procedimientos de trabajo necesarios para gestionar las Acciones de formación de las empresas de acuerdo a la normativa vigente. Asistencia técnica La asistencia técnica se prestará todos los días laborables de 9:00 a 18:00 (GMT +01:00), esta asistencia incluye: resolución de problemas o mal funcionamiento de la aplicación, resolución de dudas de funcionamiento y reinicio del equipo cuando éste sea necesario. Se prestará, a su vez, asistencia para tareas de emergencia de forma permanente, 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. Tan solo para resolución de problemas críticos o procedimientos planificados. La asistencia técnica se ofrecerá mediante correo electrónico o teléfono, a través de una dirección de correo electrónico o teléfono que se le comunicará debidamente al Cliente. 4

5 Disponibilidad del servicio Disponibilidad del servicio es 24x365. Disponibilidad del suministro eléctrico: 99.99% Disponibilidad de los servicios Shared Hosting: 99.85% Disponibilidad de los servidores dedicados: 99.85% Disponibilidad de acceso a Internet: 99,95% Puesta en marcha del servicio La aplicación en su versión estándar estará instalada dentro de los SIETE (7) días laborales posteriores a la firma del pertinente contrato. La instalación comprenderá: Personalización de la aplicación: incorporación del logo del cliente en la parte superior de la aplicación. Entrega de la dirección en Internet y de las claves de acceso con perfil administrador al cliente. Revisión y aprobación final de la configuración del servicio El Cliente será el responsable de la revisión y aprobación final de la instalación, conforme a las estipulaciones que se incluirán en el Contrato que se firmará por la utilización del SGFB. En el caso de que se descubriera la existencia de condiciones inadecuadas relativas a la instalación y configuración del servicio, el Cliente deberá comunicarlas a GRUPO CONFORSA por correo electrónico a: grupoconforsa@grupoconforsa.com o bien mediante escrito a las oficinas centrales de GRUPO CONFORSA en el plazo de CINCO (5) días laborables a partir de la fecha de la puesta en marcha del servicio. En caso de que no se recibiera dicha reclamación en ese plazo límite, se considerará que la entrega del servidor ha finalizado y que el Cliente la aprueba. PROPIEDAD INTELECTUAL, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN A los efectos de esta aplicación será de aplicación la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y de protección jurídica de los programas de ordenador. GRUPO CONFORSA se obliga a guardar confidencialidad sobre la información o documentación proporcionada o confiada a su personal o que llegue a su conocimiento como consecuencia de la realización de los trabajos para el desarrollo, implantación y mejoras de la plataforma. Sobre los datos de carácter personal GRUPO CONFORSA, como Encargado del tratamiento del fichero, cuya titularidad como responsable es del cliente, se compromete (mediante contrato) a adoptar las medidas de nivel básico, medio o alto según corresponda, de acuerdo con lo dispuesto en el RD 1720/2007, así como cuantas medidas de seguridad sean exigidas por las leyes y reglamentos destinadas a preservar el secreto, confidencialidad e integridad en el tratamiento de datos personales, con objeto de garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, tratamiento o acceso no autorizado, así como a adoptar en el futuro. En el caso de que el Encargado de tratamiento someta a tratamiento o almacene, de cualquier modo, datos personales de los ficheros titularidad del Responsable de Fichero, se compromete a adoptar las medidas de seguridad aplicables en función de la naturaleza de la información de 5

6 carácter personal, según lo dispuesto en los artículos 89 a 114 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (RDLOPD). Así, deberá adoptar las medidas, técnicas y organizativas, que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos y los riesgos a que estén expuestos, ya provengan e la acción humana o del medio físico natural. Asimismo, para el caso en que el servicio implique tratamiento de datos personales en las propias instalaciones del Encargado de tratamiento, además de adoptar las medidas de seguridad correspondientes, elaborara un Documento de Seguridad o completara el que ya dispusiera, en su caso, Identificando al Responsable de Fichero e incluyendo el/los fichero/s o tratamiento/s de datos personales que pertenece/n al Responsable del Fichero, así como asociando las medidas de seguridad a implantar en relación con dicho tratamiento (art RDLOPD). 6