Manual de operación del Script de Hoteles ZG_HotelBooking

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1 Manual de operación del Script de Hoteles ZG_HotelBooking copyright 2008, WORLDSPAN L.P. All rights reserved

2 Índice Índice...2 Objetivo del curso...2 Introducción...3 Niveles de Participación...3 Proceso para reservar Hoteles...4 PASO 1 Preparar la reservación...4 Paso 2 Desplegar la lista de Hoteles:...5 Opciones de despliegues de la lista de Hoteles:...7 a) Por código de ciudad o aeropuerto:...7 b) Por punto de referencia:...8 c) Por código de propiedad:...8 d) Por Nombre de la propiedad:...9 e) Por la lista de Hoteles favoritos o preferidos: Crear lista de favoritos...10 f) Información opcional (More Options)...11 g) Configuración de las preferencias personales (Settings)...12 Contenido de la lista de Hoteles desplegada...13 Paso 3 Desplegar la disponibilidad...14 Paso 4 Desplegar la reglamentación de la tarifa...15 Paso 5 Desplegar los Detalles del Hotel...15 Información adicional (mapas, fotos adicionales y videos de las instalaciones)...16 Paso 6 Venta de la habitación...17 Paso 7 Finalizar transacción...18 Objetivo del curso Al finalizar el curso el agente tendrá la habilidad de: Identificar que es Hotel Select Identificar los niveles de participación de las cadenas hoteleras Identificar el proceso para reservar un Hotel Ejecutar el script de Hoteles (Hotel Booking Tool). Página 2

3 Introducción Hotel Select es el nombre que recibe el programa con el cual se reservan hoteles en Worldspan. Cada reserva de hotel es un segmento del itinerario; pueden crearse récords que contengan únicamente reservaciones de hotel, sin embargo, si el cliente también tiene reservaciones de vuelos se debe utilizar un solo PNR con la reserva completa. Hotel Select se utiliza para reservaciones individuales. Cualquier reserva de grupo (de 10 habitaciones en adelante) deberá hacerse con la cadena o representante hotelero directamente. Niveles de Participación Las cadenas hoteleras cuentan con diferentes niveles de participación. Cada nivel determina la vía por la que se obtiene la confirmación y que tan rápido puede suceder. Existen tres niveles de participación de las cadenas hoteleras: Participantes - En este nivel, las reservaciones son procesadas vía mensaje de teletipo. Al reservar, se obtiene la clave de confirmación después de finalizada la transacción. En el despliegue de una lista de hoteles, éstas se identifican al no tener signo antes del código de la cadena. Access Plus - Estas cadenas cuentan con un enlace o línea de comunicación especial con Worldspan, de tal manera que cuando se genera un mensaje de venta de habitación, se envía la solicitud en forma inmediata verificando la disponibilidad y la tarifa, generando el número de confirmación a la agencia antes de finalizar transacción. Hotel Source. Provee conexión directa con la base de datos de la cadena hotelera, desplegando disponibilidad, tipos de habitación, tarifas y reglamentación de las mismas tal como se verían en la cadena misma. También cuenta con la facultad de enviar la solicitud de venta de manera inmediata, por lo que se obtiene el número de confirmación antes de finalizar transacción. Página 3

4 Proceso para reservar Hoteles Para reservar hoteles es necesario llevar a cabo los siguientes pasos. Cada uno cuenta con diferentes y múltiples opciones para obtener con precisión la respuesta más adecuada a las necesidades del usuario. PASO 1 Preparar la reservación. Si el cliente tiene otro tipo de reservaciones como vuelos o autos, haga la reserva de hotel en el mismo PNR. Si solamente esta reservando el hotel, ingrese los datos del pasajero: nombre, teléfono y campo de boletaje. -RODRIGUEZ/JESUS 9IGV T/VJS ALPHA Nombre del pasajero que tendrá a su cargo la reserva de hotel. No es necesario ingresar los nombres de todos los que viajen. El campo de teléfono no genera mensaje al hotel, sin embargo es necesario incluirlo para cumplir con los campos indispensables para la creación del PNR. 7T/ En una reserva que no contiene vuelos no puede utilizarse el formato 7TAW PASO 2 PASO 3 PASO 4 PASO 5 PASO 6 PASO 7 Desplegar la lista de Hoteles Desplegar la disponibilidad Verificar la Reglamentación del Hotel que desea vender Verificar los Detalles del Hotel que desea vender e información adicional Ejecutar la venta Una vez reservado el hotel y todos los demás servicios que haya solicitado el pasajero, finalizar transacción. Página 4

5 Paso 2 Desplegar la lista de Hoteles: Worldspan by Travelport, ha desarrollado una herramienta denominada HOTEL BOOKING TOOL, la cual permite hacer la reservación de segmentos de hoteles sin necesidad de requerir formatos adicionales. La herramienta es un script sumamente amigable para los usuarios. Se despliega a partir del SCRIPT INDEX en la carpeta de BOOK. No es necesario utilizar códigos de ciudades o aeropuertos, el script obtiene la clave según corresponda a la ciudad o aeropuerto que haya indicado. Página 5

6 Una vez que ha dado clic en el link se despliega en la ventana del lado derecho la mascarilla del script para iniciar con el proceso de reservación. Página 6

7 Opciones de despliegues de la lista de Hoteles: a) Por código de ciudad o aeropuerto: Script de Hoteles (Hotel Booking Tool) a) La búsqueda de la lista del hotel puede ser: - Por código de Aeropuerto - Por código de Ciudad - Por punto de referencia - Por código de la propiedad - Por nombre del hotel - A partir de una lista de favoritos (a) (b) Nota: Dependiendo de la selección que se haga será el recuadro de abajo que se despliegue para indicar la ubicación de la lista del hotel. En el caso de código de aeropuerto y código de ciudad la pantalla es exactamente la misma. b) Indicar el código o nombre de ciudad (c) (d) c) Indicar la fecha de entrada al hotel d) Indicar la fecha de salida del hotel (e) (f) (g) (h) e) Número de huéspedes en la habitación f) Número de cuartos a reservar (se recomienda reservar 1 habitación por segmento para obtener claves de confirmación individuales). g) Distancia dirección entre el hotel y la ubicación seleccionada h) Códigos de cadenas hoteleras de preferencia (máximo 3) (i) i) Códigos de tarifas negociadas (l) (j) (k) (m) j) Indicar si desea desplegar solo hoteles con habitaciones disponibles k) Indicar si desea desplegar solo tarifas netas l) Más opciones para indicar en la búsqueda de hoteles m) Configuración personal del script (n) (o) (p) n) Ejecutar la búsqueda de la lista de hoteles o) Limpiar el script para empezar de nuevo p) Salir del script Página 7

8 b) Por punto de referencia: Nota: todos los demás campos permanecen exactamente igual que el ejemplo anterior. Search Hotels By Airport or City Code Search Reference Point Type Select Reference Point Type Selección de Punto de referencia Indicar el código de Ciudad o Aeropuerto Búsqueda del punto de referencia por: Indicar el tipo de Punto de Referencia c) Por código de propiedad: Nota: todos los demás campos permanecen exactamente igual que el primer ejemplo. (a) (b) Search Hotels By Property Code Selección de Código de la Propiedad u Hotel Indicar el código de la propiedad u Hotel Página 8

9 d) Por Nombre de la propiedad: Nota: todos los demás campos permanecen exactamente igual que el primer ejemplo. Search Hotels By Airport or City Code Property Name Seleccione Nombre de la Propiedad u Hotel Indicar el código de Ciudad o Aeropuerto Nombre del Hotel o Propiedad e) Por la lista de Hoteles favoritos o preferidos: Nota: todos los demás campos permanecen exactamente igual que el primer ejemplo. (a) (b) Search Hotels By Select a Favorite Seleccione My Favorites (requiere crearse primero la lista para poder trabajar con la misma) Consulte la sección de como crear una lista de Hoteles Favoritos Seleccionar de la lista de favoritos el que utilizará para hacer la búsqueda de los hoteles Página 9

10 1.1 Crear lista de favoritos Click here for an example Description Name Airport or City Code Enter Property Code Save Favorite Back Exit Clic para desplegar un ejemplo de como crear la lista de favoritos. Indicar el nombre que describe la lista Indicar el código de Aeropuerto o Ciudad al que aplica la lista de favoritos Ingresar el código de cada uno de los hoteles que desea incluir en esta lista, acepta un máximo de 50. Guardar la lista de hoteles Regresar a la pantalla anterior Salir del Script Página 10

11 f) Información opcional (More Options) Hide Options Settings Booking Source Corporate Discount Frequent guest ID Currency code ZIP / Postal Code Inclusive Tour Partial / Full Phone Number Partial or Full Address Rate Plans Property Amenities Ocultar las opciones adicionales Configuración personalizada Código IATA o TID Cliente Corporativo Cliente frecuente del Hotel Código de moneda Código postal Código de Tour Número telefónico parcial o completa Dirección parcial o completa Planes tarifarios Amenidades o servicios adicionales del Hotel Página 11

12 g) Configuración de las preferencias personales (Settings) Script de Hoteles (Hotel Booking Tool) Number of Move Downs Per Hotel List Show Hotels Images if Available Show Rate Ranges Pre-Populating/CD and /FG fields from 5.H Save Settings Back Create my Favorite Hotels Edit My Favorite Hotels Número despliegues MD que desea el sistema haga cada vez que despliega la lista de hoteles Desea que muestre o no las imágenes de los hoteles que estén disponibles Desea o no que se despliegue el rango de tarifas de la más barata a la más cara Aprenda más sobre como pregrabar la información guardada en la reservación en un 5.H Guardar los cambios Regresar al paso anterior Crear la lista de Hoteles preferidos Editar la lista de Hoteles preferidos Página 12

13 Contenido de la lista de Hoteles desplegada Script de Hoteles (Hotel Booking Tool) Hotel Name Sort By Distancia Dirección Status Lowest Rate Highest Rate Availability Details Map More Photos View Nombre del Hotel Foto del hotel Distancia dirección entre el Hotel y la ubicación seleccionada de búsqueda. (Ciudad, aeropuerto, punto de referencia, etc.). Ubicación Norte, Sur, Este u Oeste Disponibilidad del hotel Available Disponible Check Availability Verificar la disponibilidad Not Available No disponible Rango de tarifas de las más económicas a las más caras. Desplegar las tarifas disponibles Detalles del hotel Desplegar el mapa del hotel Desplegar más fotos del hotel Video de las instalaciones del hotel Página 13

14 Paso 3 Desplegar la disponibilidad Hotel Source Sell Rate Description Cancel By Rate Rules Información del Hotel seleccionado, fechas de entrada y salida y moneda de las tarifas. Seleccionar si desea reservar Monto de la tarifa Descripción de la habitación Políticas para reservar: Guarantee Required - Requiere garantía Deposit Required - Requiere depósito Políticas de cancelación 4PM - 4PM del día de la llegada 48HR - 48 Horas antes de la llegada 14D - 14 días antes de la llegada Desplegar la reglamentación de la tarifa Página 14

15 Paso 4 Desplegar la reglamentación de la tarifa Script de Hoteles (Hotel Booking Tool) Texto de la reglamentación de la tarifa seleccionada, que incluye: - Nombre del Hotel y su dirección - Desglose de la tarifa por noche - Impuestos adicionales - Formas de pago válidas - Políticas de cancelación - Costo por camas extras y cunas - Descripción del Hotel Nota: Se recomienda imprimir para proporcionar al cliente dicha información. Paso 5 Desplegar los Detalles del Hotel Una vez que de clic en Details se despliega la ventana con una lista de todos los detalles que puede verificar del hotel. El despliegue incluye: - Nombre del Hotel - Dirección - Teléfonos - Información de pago de comisión De clic sobre el link del tema a verificar y se desplegará una ventana secundaria con la información. Ejemplo de formas de pago Página 15

16 Información adicional (mapas, fotos adicionales y videos de las instalaciones). Esta ventana únicamente presenta la dirección del hotel, de clic en Show Map. Se despliega el mapa del hotel permitiendo alejar o acercar el punto de ubicación del mismo. Dando clic en Zoom seleccionando los números. El Hotel proporciona otras fotografías para apreciar las instalaciones del mismo. } Página 16

17 Paso 6 Venta de la habitación Una vez que ha seleccionado la habitación para reservarla, se despliega la ventana con la información que es necesario incluir al momento de la venta. Sell Hotel Guest Name / First Name Last Name Select Guarantee / Deposit Type Corporate Discount ID Frequent Guest ID Cribs Rollways Supplementary Information View Rules Book Back Exit Venta del Hotel, incluye información como: Monto de la tarifa y descripción del cuarto. Nombre del huésped responsable del pago Apellido Selección del tipo de garantía o depósito - None Cuando no requiere de garantía ni depósito el hotel - Credit Card Aplica como garantía - Deposit to Credit Card Aplica como depósito En ambos casos debe indicarse código de la tarjeta, número de tarjeta y vencimiento. - Otros Para garantizar la habitación con otro método que no sea con tarjeta de crédito. Cliente corporativo Cliente frecuente del hotel Número de cunas Número de camas extras Información adicional para enviarle al Hotel Desplegar la reglamentación de la tarifa Reservar la habitación Regresar a la mascarilla anterior Salir del script Página 17

18 Paso 7 Finalizar transacción Una vez ejecutada la venta solo requiere finalizar transacción. Recuerde verificar que contenga los campos obligatorios como son: - Campo de Nombre - Campo telefónico Campo de boletaje (si solo es hotel utilice 7T/). El script despliega ahora las opciones para utilizar otros productos como son e-pricing, Autos, Completar la reservación, Reservar otro hotel o salir del script. Para modificaciones en el segmento de Hotel favor de referirse a HELP y HELP HOPT. Página 18

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