Gestión de las Bases de Conocimiento Empresarial

Transcripción

1 Gestión de las Bases de Conocimiento Empresarial

2 La información es hoy en día uno de los activos más valiosos de la empresa. Nuestros empleados están dispersos geográficamente. Algunos de ellos viajan frecuentemente y todos, en general, requieren acceso rápido a la información para efectuar diligentemente su trabajo. Esa información debe estar disponible oportunamente en cualquier momento y en cualquier lugar, en forma segura y controlada. O.Docs es un ágil y sencillo sistema Internet que habilita las Bases de Conocimiento Empresarial (BCE) para impulsar la competitividad y la eficiencia de la empresa. Y, fundamentalmente, garantizar el cumplimiento de las regulaciones y normas del negocio. Con O.Docs se obtienen grandes ahorros e importantes beneficios a bajo costo mediante la publicación electrónica de objetos documentales usando tecnologías Internet. Se suprime el papel y se eliminan las demoras por la divulgación lenta o incompleta de la información. Con O.Docs la organización tiene una sola versión de la información no estructurada de manera estandarizada, vigente, segura, confidencial, centralizada, accesible e inmediatamente divulgada en minutos a todas las personas de la organización a quienes corresponda conocerla. O.Docs se implementa muy rápidamente y proporciona resultados efectivos en pocas semanas y sin inversiones en infraestructura tecnológica. Aprovecha y potencia las capacidades Internet existentes en la organización. Qué es una Base de Conocimiento Empresarial (BCE) en O.Docs? Una BCE en O.Docs es un repositorio de contenidos relacionados a un tópico o tema general. Algunos ejemplos son: Auditoría, Mercadeo, Lavado de Dinero, Impuestos, Procesos del Negocio, Enciclopedia de Productos/Servicios, Normas y Procedimientos, Leyes y Regulaciones, etc. Las BCE están constituidas por objetos documentales (Documentos) de diferentes tipos como Textos en formatos Adobe PDF, Microsoft Word, etc. Imágenes y Gráficos en formatos JPEG, GIF, BMP, etc. Presentaciones PowerPoint Videos y sonido Mp3, AVI, etc. Los documentos de las BCES pueden estar en varios idiomas y se organizan por tipos y categorías de contenidos. Se recuperan en forma muy rápida indicando Términos o Palabras Claves o atributos como fechas, idiomas, autores, temas, etc. Un documento puede ser referenciado desde varias BCES que lo consideran parte de ellas. Con O.Docs es posible manejar varios idiomas y thesauri.

3 Bases de Conocimiento Empresarial Administrador de Seguridad Usuarios Internos Acceso Público Administradores de Contenido Usuarios Internos Acceso Controlado Editores de Contenido Usuarios Externos Roles y Tipos de Usuarios en O.Docs Una de las capacidades más importantes de O.Docs es la posibilidad de definir roles específicos o varios roles simultáneos para los usuarios de acuerdo a los requerimientos de cada organización. Por ejemplo: Administrador de Seguridad Administrador de Contenido Editor de Contenido Usuario interno de acceso público Usuario interno con acceso controlado Usuario Externo Niveles de Confidencialidad de la Información El Nivel de Confidencialidad es un calificador compuesto que tiene cada documento en O.Docs y que asigna el Administrador de Contenido de acuerdo a las Políticas de la Organización. A su vez, el Perfil de cada Usuario considera los Niveles de Seguridad de los documentos que puede consultar.

4 Por qué las BCE? Los requerimientos de BCE se originan fundamentalmente en las necesidades de explicar y divulgar rápida y efectivamente los cambios en áreas del conocimiento como: La estructura de la Organización, sus Principios y sus Políticas Los Sistemas vigentes Los Procesos y Reglas del Negocio que deben ser aplicados en forma inmediata y al más bajo costo a toda la organización real y en algunos casos a toda la corporación virtual Los Productos y Servicios que la Empresa ofrece al Mercado Las regulaciones a las que está sometida la Organización y sus empleados Las BCE permiten asegurar el conocimiento necesario en los empleados para satisfacer los requerimientos de cumplimiento a las regulaciones gubernamentales que día a día se vuelven más estrictas y complejas. Las BCE también contribuyen de manera muy importante en los programas de entrenamiento y desarrollo profesional divulgando información y retroalimentando pruebas o exámenes de conocimiento y destrezas. Para cuáles Organizaciones ha sido creado O.Docs? O.Docs está orientado a organizaciones que deben proporcionar frecuentemente nueva información a sus empleados y verificar que esa información sea convertida en conocimiento. Los Clientes típicos son instituciones financieras, compañías de seguros, empresas de servicios públicos, manufactureras con requerimientos y regulaciones de calidad y sanidad, organizaciones gremiales, organismos del Estado, prestadores de servicios de salud, etc. Algunas de las unidades dentro de las organizaciones que se benefician directa e inmediatamente de O.Docs son las de Ventas, Mercadeo, Auditoría, Unidades de Cumplimiento, Aseguramiento de Calidad, Recursos Humanos, Comercio Electrónico, Departamentos Legales, etc. Seguridad y Registro de la Actividad O.Docs tiene una detallada estructura de seguridad que relaciona las Categorías de los Documentos con los Roles de los Usuarios para garantizar que cada usuario pueda ver solo lo que le corresponda ver. O.Docs lleva el registro de las actividades efectuadas por los usuarios por cada documento individual de acuerdo al Nivel de confidencialidad lo que permite, además de satisfacer los requerimientos de seguridad, verificar que la información ha sido conocida por quienes tienen la obligación de conocerla de acuerdo a las regulaciones o necesidades internas de la organización.

5 Notificaciones y Verificaciones en O.Docs Al producirse cambios o incorporarse un documento, O.Docs, de acuerdo al rol y al perfil de cada usuario y a la característica del Documento, envía una Notificación de Atención al Cambio a los empleados que deben conocerlo. Posteriormente O.Docs verifica que esos empleados hayan enviado de vuelta un Reconocimiento de Notificación que, de no recibirse, puede iniciar un proceso de excepción. En caso de requerirse, O.Docs verificará que el usuario haya abierto el documento del que ha sido notificado. Diseminación de Documentos Retroalimentación: del Usuario para fines de Cumplimiento Correspondencias entre Documentos y Usuarios: Perfiles de Contenido + Niveles de Seguridad Plataforma Tecnológica Servidor de Conocimiento Empresarial Sistema Operativo: Windows 2000 Server Base de Datos: MS SQL Server Servidor Web Sistema Operativo: Windows 2000 Server - Windows 2000 Professional - Linux- Unix Sistema Web: Apache-Tomcat Estaciones de Trabajo Browser: MS Explorer - Netscape Navigator

6 O.Docs se proporciona con apoyo integral que incluye asistencia técnica, educación y servicios directos para la implementación y puesta en funcionamiento de la solución específica para cada organización. Para mayor información sobre O.Docs favor diríjase a: Eniac Caracas, Venezuela infodocs@eniac.com The Eniac Corp San Juan, Puerto Rico infodocs@eniac-corp.com Xopantech Ciudad de México, México infodocs@xopan.com Copyright 2002 Eniac C.A. Las marcas registradas referenciadas en esta publicación son propiedad de sus respectivos dueños.