GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y GASTOS DE VIAJE

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1 GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y Bogotá D.C. Diciembre de 2014

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE TERMINOS Y DEFINICIONES TRÁMITE COMISIONES AL INTERIOR Y/O SOLICITUD DE COMISIONES Y/O FUNCIONARIOS, MILITARES Y CONTRATISTAS DAPRE APROBACIÓN DE LA COMISIÓN Y/O LEGALIZACIÓN ANULACIONES MODIFICACIONES TRAMITE COMISIONES AL EXTERIOR SOLICITUD APROBACIÓN LEGALIZACIÓN MARCO LEGAL REQUISITOS TÉCNICOS DOCUMENTOS ASOCIADOS RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

3 1. OBJETIVO Establecer las disposiciones generales para la solicitud de las comisiones y/o gastos de viaje para los funcionarios, militares y contratistas del DAPRE establecidas por la ley. 2. ALCANCE Esta guía debe ser aplicada por todos los servidores públicos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que por sus funciones u obligaciones contractuales requieren autorización de comisiones y/o gastos de viaje. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Comisión: Cuando por disposición de la autoridad competente ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares distintos a la sede habitual de su trabajo Institución o cuando por encargo realice actividades diferentes al cargo del cual es titular. Novedad: Documento en el que se registran las situaciones administrativas que un servidor público puede solicitar durante su vinculación laboral y que inciden en la asignación salarial. Liquidación: Serie de operaciones matemáticas para obtener un resultado. 3

4 4. TRÁMITE COMISIONES AL INTERIOR Y/O 4.1 SOLICITUD DE COMISIONES Y/O FUNCIONARIOS, MILITARES Y CONTRATISTAS DAPRE El Jefe de la Dependencia o la persona que este designe, solicita la comisión a través del Sistema de Gestión de Comisiones por la intranet mínimo con tres días hábiles previos a la fecha de inicio del desplazamiento de acuerdo a la resolución interna No del 2 de junio de A continuación se ilustra la forma de ingreso al sistema Ver gráfico No 1. Grafico No. 1. Ingreso al sistema Nota 1: El sistema de gestión de comisiones atiende las solicitudes de viáticos y gastos de viaje de funcionarios/militares/policías y las solicitudes de gastos de viaje de contratistas. Nota 2: El sistema de gestión de comisiones muestra la pestaña viáticos, para el caso de los contratistas entiéndase gastos de viaje. A continuación se muestran los flujos de solicitud y aprobación de las comisiones y/o gastos de viaje para funcionarios/militares/policías y/o contratistas a través del sistema de comisiones. Ver grafica No 2 y 3 4

5 Grafica No 2: flujo solicitud de comisiones y gastos de viaje de funcionarios/militares/policia Grafica No 3: flujo solicitud de gastos de viaje para Contratistas 5

6 Nota: solo para el caso de contratistas el flujo debe tener la aprobación del supervisor del contrato o el jefe inmediato y aprobación del Ordenador del gasto o quien aprueba los gastos de viaje en el sistema de gestión de comisiones. Cuando se realice el registro de la información de la solicitud de la comisión y/o gastos de viaje en el sistema de Gestión de comisiones, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Verificar que este activo en la planta de personal y/o que el contrato este vigente b) Diligenciar todos los campos de la solicitud c) Registrar SI en el campo de pasajes aéreos si se requieren tiquetes d) Registrar SI en el campo de transporte de llegar a requerirlos, describiendo la petición e indicando el valor aproximado que se requiere. A continuación se muestra de manera gráfica el formulario que se debe diligenciar solicitud de la comisión y/o gastos de viaje. Ver graficas 4 al 11 para realizar la Gráfico No. 4 formulario comisiones funcionarios/militares/policía (Solicitante) Deberá ingresar en el tipo de vinculación planta y buscar en la lista desplegable el nombre y apellidos del comisionado Ingrese el departamento y municipio al cual va a viajar Especifique las fechas de salida y regreso del calendario Describa brevemente el objeto del viaje Marque los campos especificados solo si son requeridos El solicitante diligencia la información correspondiente y envía para aprobación al jefe de Área u Oficina 6

7 Una vez diligenciada la información de la solicitud es remitida al Jefe de Dependencia para su aprobación como se muestra a continuación: Gráfico No. 5 formulario comisiones funcionarios/militares/policía (Jefe de Dependencia) Información diligenciada en pasos anteriores La Jefe del Área u Oficina una vez aprueba la comisión pasa a la Jefe de Talento Humano 7

8 Una vez diligenciada la información de la solicitud es remitida al Jefe del Área de Talento Humano para su aprobación como se muestra a continuación. Gráfico No. 6 formulario comisiones funcionarios y militares (Jefe Talento Humano) Información diligenciada en pasos anteriores La Jefe Talento Humano aprueba la comisión 8

9 A continuación se muestra el diligenciamiento del formulario de solicitud de gastos de viaje para contratistas, una vez el solicitante ha relacionado la información correspondiente, la solicitud es enviada para aprobación del supervisor del contrato. Gráfico No. 7 formulario gastos de viaje contratistas DAPRE (solicitante) En estos campos se deben diligenciar el número de contrato del contratista, el objeto del contrato, la fecha de inicio y terminación del contrato (elegir la fecha del calendario y se deben anexar los documentos soporte requeridos. Seleccione del calendario las fechas de salida y regreso del viaje Seleccione de la lista desplegable el departamento y el municipio al cual va a viajar. Describa brevemente el objeto del viaje el solicitante diligencia la información y envía para aprobación por parte del supervisor del contrato. Marque los campos especificados solo si son requeridos, describiendo la petición e indicando el valor aproximado que se requiere 9

10 Una vez diligenciada la información de la solicitud es remitida al supervisor del contrato para su aprobación como se muestra a continuación Gráfico No. 8 formulario gastos de viaje contratistas DAPRE (supervisor) Información diligenciada en pasos anteriores El supervisor del contrato aprueba y envía al Revisor Administrativa 10

11 Una vez aprobada la solicitud por parte del supervisor es remitida al revisor del Área Administrativa para su aprobación como se muestra a continuación Gráfico No. 9 formulario gastos de viaje contratistas DAPRE (Revisor Administrativa) Información diligenciada en pasos anteriores El Revisor Administrativa aprueba y envía al Jefe Área Administrativa 11

12 Una vez aprobada la solicitud por parte del revisor del Área Administrativa es remitida al Jefe del Área administrativa para su aprobación como se muestra a continuación: Gráfico No. 10 formulario gastos de viaje contratistas DAPRE (Jefe Área administrativa) Información diligenciada en pasos anteriores El Jefe Área Administrativa aprueba y envía al Jefe Talento Humano 12

13 Una vez aprobada la solicitud por parte del Jefe del Área administrativa es remitida a la Jefe del Área de Talento Humano para su aprobación como se muestra a continuación: Gráfico No. 11 formulario gastos de viaje contratistas DAPRE (Jefe Talento Humano) Información diligenciada en pasos anteriores El Jefe Talento Humano aprueba 1) El Jefe del Área Administrativa, Talento Humano u ordenador del gasto según el caso aprueba la comisión y/o gastos de viaje de funcionarios o contratistas en el Sistema de Gestión de Comisiones. 13

14 Nota: Una vez autorizada la solicitud de comisiones y/o gastos de viaje por el Jefe del Área de Talento Humano, si incluye pasajes aéreos, el sistema envía automáticamente notificación por correo a la agencia de viajes para la expedición de tiquetes. Ver grafica 12 Gráfico No. 12 Aprobación tiquetes 4.2 APROBACIÓN DE LA COMISIÓN Y/O Una vez aprobada la comisión y visto bueno para la expedición de tiquetes por el Jefe de Talento Humano, el comisionado o contratista debe solicitar los tiquetes directamente a la agencia de viajes 14

15 con la que cuenta la entidad. La mencionada solicitud y seguimiento a la misma será responsabilidad de cada dependencia y/o persona comisionada. 4.3 LEGALIZACIÓN Gráfico No. 13 Flujo Legalización de comisiones Realizado el viaje, el encargado del área debe registrar la información correspondiente en el sistema a través de la pestaña CUMPLIDOS dentro de los dos días siguientes a la terminación del desplazamiento, de conformidad con la resolución No del 2 de junio de Ver Gráficos No. 14, 15 y 16 Gráfico No. 14 formulario cumplido de comisión: 15

16 Gráfico No. 15 formulario cumplido de comisión Gráfico No. 16 formulario cumplido de comisión 16

17 Una vez diligenciado el formulario es necesario anexar los siguientes documentos escaneados en un archivo de formato (pdf): Si le fueron asignados tiquetes aéreos (Gráfico No. 7) debe hacer llegar a Talento Humano los pasabordos. De acuerdo a circular interna del 28 de junio de 2012 expedida por el subdirector de operaciones, las penalidades generadas por concepto de cambios de fecha, ruta, hora del vuelo y clase de tiquetes aéreos debidos a causas ajenas a la necesidad del servicio deberán ser asumidas por el contratista o por el funcionario comisionado. En el mismo sentido se hará extensivo el cobro de tiquetes o trayectos no usados. De conformidad con las normas que rigen la materia y la circular interna del 28 de Junio de 2012 expedida por el Subdirector de Operaciones respecto del reconocimiento de porciones terrestres este procederá solo cuando el recibo que soporte el gastos sea debidamente expedido por una empresa de transporte, haciendo referencia a transporte público. Así mismo no es posible el pago de porciones terrestres dentro del perímetro urbano. Si es contratista y pertenece al régimen común debe anexar Factura. 5. ANULACIONES A través del aplicativo de viáticos y/o gastos de viaje se podrá solicitar la anulación de la comisión antes de la ejecución del viaje, siempre y cuando esté debidamente justificada y cumpla con alguna de las siguientes situaciones: Ver graficas 17 y 18 a. Modificación de fecha de reunión y/o evento b. Modificación del lugar y/o sitio de la reunión y/o evento 17

18 c. Cancelación de la Reunión y/o evento d. Cancelación de Vuelos por parte de la aerolínea e. Incapacidad Médica Gráfico 17. Flujo Anulación comisiones Y/O FUNCIONARIOS/militares/policía Gráfico 18. Flujo Anulación gastos de viaje Contratistas 18

19 A continuación se muestra gráficamente el despliegue del formulario de anulación de comisiones Y/o gastos de viaje en el sistema. Ver grafica 19 19

20 Gráfico 19. Anulación comisiones y/o gastos de viaje Nota: Esta solicitud de anulación deberá ser autorizada por el correspondiente Ordenador del Gasto a través del aplicativo. 20

21 6. MODIFICACIONES Si se requiere una ampliación del tiempo previamente registrado en el sistema deberá realizarse por el botón PRORROGA que aparece al realizar la consulta por la pestaña VIATICOS siempre y cuando se encuentre en estado TRAMITADO TALENTO HUMANO. Ver grafica 20 Gráfico No. 20 prorroga tiempo comisión Si requiere una modificación por cambio de ciudad, requerimiento de tiquetes o transporte terrestre que impliquen o no viáticos y/o gastos de viaje se tramitara como una nueva solicitud de acuerdo con las actividades del procedimiento P-TH-11 Viáticos y gastos de viaje al interior y exterior de militares, funcionarios y contratistas. Cuando no se ejecutan la totalidad de los días de viaje, el funcionario, militar o contratista deberá reintegrar los recursos para realizar la correspondiente legalización a través de consignación a la cuenta corriente No del Banco Popular a nombre del DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Los pasabordos se deben entregar físicamente al Área de Talento Humano como soporte para el pago del contrato con la aerolínea. 7. TRAMITE COMISIONES AL EXTERIOR 7.1. SOLICITUD La solicitud debe ser realizada por el jefe inmediato del comisionado, diligenciando el documento de autorización comisiones al Exterior, esta información igualmente debe ser registrada en el sistema. como se muestra en la gráfica No 4 21

22 7.2 APROBACIÓN Las comisiones al exterior serán aprobadas para personal de planta y militares por el Ministro de la Presidencia. Las comisiones al exterior serán aprobadas para contratistas por el Supervisor del Contrato, Jefe Área Administrativa y Área Talento Humano. Una vez se aprueba la comisión se procede a la elaboración de la respectiva resolución de acuerdo con Procedimiento P-TH-11 Viáticos y gastos de viaje al interior y exterior de militares, funcionarios y contratistas. El Área de Talento Humano envía por correo electrónico relación del personal autorizado a viajar de avanzada como también la comitiva, en ella se discrimina dependencia, nombre y apellidos del comisionado, fecha de comisión y valor de la misma, el Funcionario responsable de caja Menor, verifica la liquidación de las diferentes comisiones aprobadas y queda al pendiente de la resolución debidamente firmada y numerada por parte de la Subdirección de Operaciones. Una vez el funcionario responsable de caja Menor recibe la Resolución con la solicitud de la comisión por parte de la Subdirección de Operaciones, procede a entregar los dólares a cada uno de los comisionados, los cuales reciben a satisfacción, discriminando el valor recibido en dólares, nombre legible, número de cédula, fecha y firma. 7.3 LEGALIZACIÓN Las comisiones se Legalizan una vez realizado el viaje a través del sistema (ver gráficos 8, 9,10 y 11), de conformidad con la resolución No del 2 de junio de 2011, anexando los siguientes documentos: a) Si le fueron asignados tiquetes aéreos (Gráfico 7), debe anexar pasabordos. De acuerdo a circular interna del 28 de junio de 2012 expedida por el subdirector de operaciones, las penalidades generadas por concepto de cambios de fecha, ruta, hora del vuelo y clase de tiquetes aéreos debidos a causas ajenas a la necesidad del servicio deberán ser asumidas por la persona comisionada. En el mismo sentido se hará extensivo el cobro de tiquetes o trayectos no usados. b) Si se le aprobaron gastos de transporte debe anexar recibo que soporte el gasto debidamente expedido por una empresa de transporte público. De conformidad con normas que rigen la materia y circular interna del 28 de Junio de 2012 expedida por el Subdirector de Operaciones, no es posible el pago de porciones terrestres dentro del perímetro de la ciudad. c) Informe de la comisión al superior inmediato. d) Los reintegros que hagan de esta partida, una vez realizada la Comisión se monetizan y se mantienen en caja para suplir otras comisiones. 22

23 8. MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. 9. REQUISITOS TÉCNICOS Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, Numeral DOCUMENTOS ASOCIADOS Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. 11. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Área de talento Humano. 23

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