PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE GASTOS POR CONCEPTO DE VIAJE

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la autorización y control de los gastos por concepto de viaje, derivados de la operación propia de GRUPO ORSA de una manera eficiente y correcta. 2. ALCANCE: Estos lineamientos son aplicables a todas las unidades de negocio y servicio de Grupo Orsa. 3. POLÍTICAS I. En territorio nacional Generales 3.1 Las solicitudes se deberán entregar al área de Control Presupuestal con al menos 5 días de anticipación, con las autorizaciones y revisiones correspondientes. Anexo A Formato Solicitud de Viáticos y Anexo 2 Tabulador de Viáticos. 3.2 Las Solicitudes de Viáticos son personales e intransferibles; y se deberá requisitar una solicitud por Colaborador, para el caso del área de Consultoría es el Líder de Proyecto o Project Manager el responsable de realizar dicha solicitud. 3.3 Cuando el viaje se realice en un grupo de dos o más personas, o en su defecto coincida el itinerario de vuelo o transporte terrestre, el transporte de traslado o local se deberá compartir, por tal motivo se asignará un responsable para la administración y la comprobación de estos gastos. 3.4 Para las actividades desarrolladas en un solo día o días fraccionados que correspondan a salidas de o regresos de viaje, se consideraran los siguientes puntos: a. Cuando el inicio de la actividad sea antes de las 8:00 hrs. se incluye Desayuno b. Cuando la conclusión de la actividad igual o posterior a las 15:00 hrs. se incluye Comida. c. Cuando la actividad se concluya después de las 20:00 hrs. se incluye Cena 3.5 Los montos de alimentos son más propinas, las cuales no deberán de rebasar el 10% de consumo total. Para el caso de las propinas pagadas en restaurantes deberán estar incluidas en la nota de consumo. Las propinas que no sean incluidas en la Nota de consumo se deberán comprobar en Vales de Comprobación de Gastos (Vale azul). 3.6 Se consideraran como taxis de traslado aquellos que transportan al empleado en los siguientes destinos: a. Transporte de la casa del empleado hacia el aeropuerto o Terminal de autobuses b. Transporte del aeropuerto o Terminal de autobuses, al hotel u oficinas del grupo en la plaza de destino. c. Transporte del hotel u oficina del grupo en la plaza destino al aeropuerto o Terminal de autobús. d. Transporte del aeropuerto o Terminal de autobuses en la plaza de origen hacia la casa del empleado u oficinas del grupo.

2 Página 2 de Para taxis de traslado sin comprobante deducible, el monto máximo autorizado es de $200 pesos por traslado. 3.8 Se considerarán como taxis locales al transporte interno que se utilice en el lugar de destino y el monto autorizado es de $50 pesos por viaje, los cuales no podrán exceder de 2 viajes por día. En caso de requerir un número mayor de viajes por día se deberá justificar el motivo en la Solicitud de Viáticos en el campo Especificaciones de Viaje. 3.9 En caso de que utilice el auto propio para el viaje la empresa cubrirá los gastos por el consumo de gasolina así como las cuotas de peaje. La gasolina se pagará a razón de 8km por litro, para lo cual deberán proporcionar los km que recorrerán en el viaje Para el cálculo de distancias, combustible y casetas de peaje se deberá calcular en el sito aprobado por la SCT: Rutas Punto a Punto, adjuntando a la solicitud copia de resultado de viaje. Ver manual 3.11 A los Consultores asignados a proyectos se les autorizará el pago de un viaje redondo para el regreso al lugar de origen por cada 3 semanas de estancia en la ciudad del proyecto, siempre y cuando la duración de la estancia en dicho proyecto sea mayor a 30 días naturales En caso de que la estancia del consultor o colaborador sea mayor a una semana se podrá autorizar el uso de lavandería hasta por un monto de $ pesos semanales, para lo cual se deberá adjuntar el comprobante fiscal correspondiente. Transportación aérea/terrestre 3.13 Depende del destino y será estrictamente obligatorio presentar pase de abordar y factura del transporte respectivo Los viáticos en avión se autorizaran cuando el trayecto terrestre sea mayor a 6 horas, en caso de alguna contingencia y se requiera realizar viaje en avión solo podrá ser autorizado por la Dirección General. a. Los boletos no deberán de exceder de un costo de $5, Cuando exceda el costo autorizado se deberá de obtener la autorización del. b. Se deberán de pedir con 5 días hábiles de anticipación mínimo, si se requieren con menos de 5 días de anticipación deberán presentar autorización del Director General y con justificación del motivo de la requisición. c. En los demás casos cuando el viaje sea menor a 6 horas será por autobús y el gasto podrá ser incluido en la solicitud de viáticos Con respecto a la adquisición del boleto de avión previamente autorizado, se deberá informar al área de compras para que cotice el (los) boleto(s) y realice la compra correspondiente, o en su defecto el área solicitante se deberán presentar por lo menos 3 cotizaciones para seleccionar la mejor opción tiempo e itinerario El área de compras será la responsable de la adquisición de los boletos de avión y será quien entregue personalmente el boleto al responsable del viaje para que le firme de recibido. Todo cambio en horas y días de vuelo así como diferencias por cambios de vuelo se verán con el área de Compras quedando permitido solamente el cambio de vuelos o reprogramación con costo, cuando sea justificada por la misma operación del proyecto o por cambios en el plan de viaje el cual deberá ser autorizado por el jefe inmediato.

3 Página 3 de Los costos asociados por la realización de cambios o pérdida de la transportación aérea o terrestre, siempre y cuando sean por causas ajenas al plan de viaje, visita del proyecto o del cliente, serán imputables al colaborador. Comprobantes de Gastos de viaje 3.18 Todos los comprobantes deberán reunir los requisitos fiscales que enseguida se detallan: a. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien expide el comprobante. b. Contener impreso el número de folio asignado por el Servicio de Administración Tributaria o por el proveedor de certificación de comprobantes fiscales digitales y así mismo el sello digital. c. Lugar y fecha de expedición. d. Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de la empresa a favor de quien se expida. e. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que ampare. f. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en su caso. g. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. h. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado, como a continuación se enuncian: Registro Federal de Contribuyentes Nombre Domicilio (opcional) En su caso, número telefónico Fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en el portal de Internet del SAT. La leyenda: Número de aprobación del Sistema de Control de Impresores Autorizados, seguida del número generado por el sistema. i. Tener adherido un dispositivo de seguridad, en los casos de que se ejerza la opción del trámite de códigos de barras, ante el Sistema de Administración Tributaria Para el caso de las comprobaciones de taxis de traslado se debe verificar en el ticket o boleto impreso que emiten contenga la leyenda Comprobante Fiscal, en caso de no contar con esta leyenda se deberá solicitar factura, la cual se puede recabar directamente en el módulo del sitio de la terminal. Anexo D. Datos de Sitios de Taxi Aeropuerto y Terminales de Autobuses DF Todos los viáticos deben ser comprobables y cualquier excedente debe devolverse en un periodo no mayor de 5 días naturales posteriores a la comprobación de los viáticos, de lo contrario se procederá a efectuar el descuento vía nómina.

4 Página 4 de Todos los gastos que no cuenten con un comprobante deducible, se tendrán que comprobar por el Vale de Gastos por Comprobar (Vale Azul) con las autorizaciones correspondientes Es responsabilidad de la persona que recibe los viáticos obtener las facturas electrónicas para la comprobación verificando el plazo establecido por el establecimiento para su obtención, ya que de no hacerlo el gasto correrá por cuenta del empleado Para comprobación de los gastos se debe requisitar la forma Informe de Gastos de Viaje que deberá estar autorizada por el Director de unidad correspondiente, o Gerencia Administrativa Una vez firmado deberá entregarse a Control Presupuestal: a. Al formato de Informe de Gastos de Viaje, se adjuntarán todos los comprobantes de los gastos que se reportan en el orden en el que se reportan en el Informe de Gastos de Viaje. Para su autorización el comprobante deberá ser expedido en el lugar a donde se realizó el viaje sin excepción. b. Por cada Solicitud de Viáticos deberá existir un formato de Informe de Gastos de Viaje Irregularidades; En caso de existir irregularidades en los anticipos por comprobar, se notificará al Director de unidad, para que sea aclarado directamente con la persona que no ha cumplido con la justificación correspondiente, para que esto se corrija de inmediato. Cuando una persona reincida en este tipo de anomalías, quedará automáticamente invalidada para volver a recibir entregas por este concepto Revisión de cuentas de gastos por concepto de viaje; El área de Contabilidad debe revisar y depurar en forma periódica las cuentas relacionadas con gastos por comprobar por concepto de viaje, y de manera quincenal enviará un estado de cuenta a las personas que tengan cuentas por comprobar, con copia a su jefe inmediato, en la cual se notifique la fecha compromiso de comprobación y en caso de no respetarse, notificará a Factor Humano e Incidencias para hacer efectivo el descuento en la nómina, esto aplicará para todas aquellas cuentas que tengan una antigüedad máxima de 15 días de vencimiento de la comprobación, sin excepción alguna No se pagarán en ningún caso, los siguientes conceptos: a. Los consumos de bebidas alcohólicas y cigarros b. Renta de teléfono celular c. Uso del teléfono del avión d. Renta de películas en el cuarto de hotel y servicios adicionales del mismo (tintorería, gimnasio, spa, etc.) e. Gastos Personales. f. Medicamentos g. Ropa y accesorios de higiene personal 3.28 Máximos de gastos no deducibles: a. En la eventualidad de que no sea posible conseguir notas que reúnan los requisitos fiscales señalados para el territorio nacional, se aceptará comprobante sin

5 Página 5 de 10 requisitos fiscales hasta el 20% del importe de las cuotas diarias. La base excluye las cuotas de Transporte terrestre, en auto propio, cuotas de peaje y Hospedaje El exceso a los límites estipulados invariablemente correrán por cuenta del empleado Los reembolsos de viaje y viáticos serán efectuados a través de un cheque a favor del empleado o por transferencia bancaria a su cuenta personal, 2 días hábiles posteriores a la comprobación de gastos Los gastos derivados de familiares y/o acompañantes del personal del grupo serán cubiertos en su totalidad por el empleado Es importante llevar copia fotostática de la cédula de identificación fiscal de la empresa (RFC), para ser presentada ante el prestador de servicios que emitirá el comprobante de gastos deducibles Todos los casos no descritos en la presente política serán examinados por el Project Manager y/o Director de Operaciones y/o Director del Área y la Gerencia Administrativa para en su caso, realizar la aprobación y autorización correspondiente Serán autorizados todos aquellos gastos que representen economía a la empresa, siempre y cuando cuenten con su comprobante respectivo Cuando la duración de viaje exceda a 30 días naturales, se deberá considerar la renta de departamento amueblado o similar, así como todos aquellos rubros que representen ahorro en el proyecto, cuya responsabilidad emana al Project Manager y/o Director de Unidad. II. En el Extranjero Los montos serán revisados y analizados después de un estudio de precios según el país a visitar y estos serán acordados y autorizados por la Dirección General.

6 Página 6 de DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad Documentos Inicio del procedimiento Solicitante 1. Genera solicitud de viáticos Solicitud de viáticos Solicitante 2. Cotiza gastos de acuerdo con el tabulador de Solicitud de viáticos viáticos Tabulador de viáticos Solicitante 3. Recaba firma de autorización de Director de Solicitud de viáticos Unidad Solicitante 4. Entrega solicitud a responsable de Control Presupuestal Control Presupuestal 5. Verifica con contabilidad no adeudamiento del solicitante. Adeuda viáticos? Si: Regresa e informa al solicitante que no son autorizados por endeudamiento No: Sigue a punto 7 Control Presupuestal 6. Verifica que los montos no excedan a los del tabulador autorizado La solicitud cumple con los montos autorizados? Si: Autoriza y entrega a Director de No: Informa a solicitante para que haga las correcciones pertinentes Director de 7. Revisa saldos iniciales. Administración y Finanzas Director de Administración y Finanzas 8. Corrobora si hay saldo suficiente para realizar el pago Hay saldo suficiente para realizar el pago? Si: Transfiere a Tesorería la programación diaria de pago autorizada No: Reprograma pago Solicitud de viáticos Solicitud de viáticos Tesorería 9. Realiza pago Tesorería 10. Genera consecutivo de pago en sistema Tesorería 11. Archiva transferencia de pago e informa al solicitante Solicitante 12. Realiza viaje y cumple con los objetivos establecidos, recaba comprobantes fiscales

7 Página 7 de 10 Solicitante 13. Llena informe de gastos de viaje y anexa comprobantes correspondientes Informe de gastos de viaje Solicitante 14. Recaba autorizaciones correspondientes Informe de gastos de viaje Solicitante 15. Entrega informe de gastos de viaje a Control Presupuestal Informe de gastos de viaje Control Presupuestal 16. Verifica los comprobantes y analiza si hubo faltantes o sobrantes Se excedió el monto presupuestado de gastos? Si: Solicita motivos y verifica autorización del director de Unidad No: Envía Informe de gastos autorizados al encargado de Contabilidad Contabilidad 17. Registra si hay saldos a favor del solicitante o de la empresa Hay saldos a favor del solicitante? No: Informa al solicitante fecha y monto a depositar en nombre de la empresa Si: Informa a director de Administración y Finanzas para la programación del pago. ( 17.1) Informe de gastos de viaje Solicitud de viáticos Informe de gastos de viaje Solicitud de viáticos Director de 17.1 Programa pago de acuerdo al flujo de la empresa Administración y Finanzas Solicitante 18. Deposita o recibe excedentes Fin del proceso

8 Página 8 de DIAGRAMA DE FLUJO

9 Página 9 de 10 Solicitud de Gastos de Viaje Control Solicitante Director de Tesorería Contabilidad Presupuestal Inicio Genera solicitud de viáticos Cotiza gastos de acuerdo con el tabulador de viáticos Recaba firma de autorización de Director de Unidad Genera gasto en el sistema Entrega solicitud a responsable de Control Presupuestal Verifica que el gasto a realizarse este dentro del Presupuesto y que no exceda los montos del tabulador de montos autorizados Regresa para que se realicen la correcciones pertinentes No Cumple con los requisitos correspondientes? Si Firma y entrega a Director de Administración y Finanzas Revisa saldos iniciales. Corrobora si hay saldo suficiente para realizar el pago Hay saldo suficiente para realizar el pago? No Si Reprograma pago Transfiere a Tesorería la programación diaria de pago autorizada Subproceso de Tesorería Notifica al área usuaria con copia a Control Presupuestal. Realiza pago Realiza viaje y cumple con los objetivos establecidos, recaba comprobantes fiscales Archiva transferencia de pago e informa al solicitante Llena informe de gastos de viaje y anexa comprobantes correspondientes Recaba autorización de Director de unidad Entrega informe de gastos de viaje a Control Presupuestal Verifica los comprobantes y analiza si hubo faltantes o sobrantes Si Solicita motivos y verifica autorización del director de Unidad Se excedió el monto presupuestado de gastos? No Envía Informe de gastos autorizados al encargado de Contabilidad Analiza si hay saldos a favor del solicitante o de la empresa No Hay saldos a favor del solicitante Si Informa al solicitante estado de cuenta Programa pago Deposita o recibe excedentes Fin del Proceso

10 Página 10 de ANEXOS Y FORMATOS ANEXO A.-Solicitud de Gastos por Concepto de Viaje ANEXO B.-Informe de Gatos por Concepto de Viaje ANEXO C.-Tabulador de Gastos de Viaje ANEXO D.- Datos de Sitios de Taxi Aeropuerto y Terminales de Autobuses DF. Número de Revisión Fecha de la Actualización Descripción de los Cambios Autorizó 7. GLOSARIO 8. CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN