POLÍTICAS PARA LA SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

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1 POLÍTICAS PARA LA SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 1

2 I N D I C E Página I. Fundamento Legal 3 II. Introducción 3 III. Marco Jurídico- Administrativo 4 IV. Objetivo 5 V. Lineamientos Generales 5 V.1. Sujetos de la Norma 5 V.2. Autorización 6 V.3. Generalidades 7 V.4. Del Otorgamiento de Viáticos y Pasajes 8 V.5. Operación de las Tarifas 10 V.6. De la Comprobación 11 V.7. Prescripción 14 V.8. Sanciones 14 VI. Tabuladores 15 VI.1. Viáticos Nacionales 15 VI.3. Viáticos Internacionales 16 VII. Procedimientos 16 VII.1. Autorización / Comprobación de Viáticos 17 VII.2. Autorización / Comprobación de Pasajes Aéreos 19 FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 2

3 I. FUNDAMENTO LEGAL Con fundamento en los artículos 4 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; artículos 63 y 64 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal; Artículo 31 del Capítulo 2 relativo a las Disposiciones de Racionalidad y Austeridad Presupuestaria del Presupuesto de Egresos de la Federación 2006; así como en lo establecido en la Norma de Comisiones, Viáticos Nacionales e Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, de fecha 17 de Marzo de 1998, el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal y en lo dispuesto en los Oficios Circulares números 307-A-0302 del 09 de mayo de 2005 y 307-A-0834, SSFP/408/035 del 20 de Septiembre de 2005, relativos a las Disposiciones en Materia de Ejercicio y Pago del Presupuesto Asignado para Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal; y en el Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Publicado en DOF el 16 de mayo de 2003, se expiden las presentes políticas. II. INTRODUCCIÓN Con fundamento en la Norma de Comisiones, Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, emitida por la Unidad de Servicio Civil de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público el 17 de marzo de 1998, así como con base en el Oficio Circular Número 307-A-0834 ó SSFP/408/035 del 20 de Septiembre de 2005, generado tanto por la Unidad de Política y Control Presupuestario dependiente de la Subsecretaria de Egresos, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, como por la Unidad de Recursos Humanos y Profesionalización de la Administración Pública Federal, de la Subsecretaría de la Función Pública de la misma Secretaría de la Función Pública, relativo a las Disposiciones en Materia de Ejercicio y Pago del Presupuesto Asignado para Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes, y con la finalidad de que se cuente con los elementos necesarios para satisfacer con oportunidad la ministración y requerimientos de viáticos y pasajes, en lo referente a las comisiones que lleven a cabo los servidores públicos del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., tanto en territorio nacional como en el extranjero, el CPTM establece las presentes Políticas para la Solicitud y Comprobación de Viáticos y Pasajes. En ellas se incluyen los lineamientos generales, los procedimientos, así como los formatos e instructivos de llenado, contemplando las disposiciones para el otorgamiento de recursos presupuestarios, otorgamiento de viáticos y pasajes nacionales y extranjeros, pasajes locales, gastos de combustibles, peajes, así como la comprobación de los mismos, estableciendo las cuotas vigentes para estos conceptos. Las presentes políticas actualizadas entran en vigor a partir del 1 de Junio de III. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO El marco jurídico administrativo en el que se apoyan estas políticas, esta constituido por los siguientes documentos: Constitución Política de los estados Unidos Mexicanos D.O.F. 5 de febrero de 1917 y sus reformas FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 3

4 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. D.O.F. 30 de marzo de Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal D.O.F. 13 de noviembre de 1981 y sus reformas y adiciones Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D.O.F. 13 de marzo de 2002 y sus reformas Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público D.O.F. 4 de enero de 2000 y sus reformas Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal D.O.F. 28 de agosto de 2002 y sus reformas Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal D.O.F. 13 de octubre de 2000 y sus reformas Norma de Comisiones, Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal emitida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. DOF 17 de marzo de Oficio Circular Número 307-A-0302 relativo a las Disposiciones en Materia de Ejercicio y Pago del Presupuesto Asignado para Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, Publicado el 9 de mayo de 2005 Oficio Circular Número 307-A-0834; SSFP/408/035 relativo a las Disposiciones en Materia de Ejercicio y Pago del Presupuesto Asignado para Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, de fecha 20 de septiembre de 2005 IV. OBJETIVO El objetivo de las presentes políticas es regular, tanto en las Oficinas Centrales, como en las Oficinas en el Exterior, las comisiones oficiales, la ministración, asignación, ejercicio y la comprobación de los recursos asignados a las partidas: 3811 Pasajes Nacionales para Servidores Públicos de Mando en el Desempeño de Comisiones y Funciones Oficiales, 3813 Pasajes Internacionales para Servidores Públicos en el Desempeño de Comisiones y Funciones Oficiales, 3817 Viáticos Nacionales para Servidores Públicos en el Desempeño de Funciones Oficiales, 3819 Viáticos en el Extranjero para Servidores Públicos en el Desempeño de Comisiones y Funciones Oficiales, FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 4

5 derivados de las funciones y/o tareas oficiales a desempeñar dentro o fuera del país por los servidores públicos adscritos a las diferentes unidades administrativas del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. V. LINEAMIENTOS GENERALES V.1. Sujetos de la Norma Son sujetos de la presente normatividad los servidores públicos que, en el ejercicio de sus funciones, sean comisionados a un lugar distinto al de su adscripción, dentro del territorio nacional o en el extranjero, en los términos de las presentes políticas y se encuentren dados de alta en el sistema de nómina del Consejo. V.2. Autorización Toda comisión oficial dentro de territorio nacional, para el personal de las Oficinas Centrales, será autorizada por el funcionario facultado para ello, según el siguiente cuadro de niveles, aplicable a las comisiones oficiales para otorgar viáticos nacionales. VIÁTICOS NACIONALES NIVEL PERSONAL A COMISIONAR NIVEL JERÁRQUICO QUE AUTORIZA 1 Director General Director General 2 Subdirectores Generales y Coordinadores Director General 3 Directores de Área y Homólogos, Mandos Medios y Homólogos y Resto del Personal. Subdirectores Generales según adscripción Toda comisión oficial en el extranjero, para el personal de las Oficinas Centrales, será autorizada por el funcionario facultado para ello, según el siguiente cuadro de niveles, aplicable a las comisiones oficiales para otorgar viáticos internacionales. VIÁTICOS INTERNACIONALES NIVEL PERSONAL A COMISIONAR NIVEL JERÁRQUICO QUE AUTORIZA 1 Director General, Subdirectores Generales, Coordinadores, Directores de Área y Homólogos, Mandos Medios y Homólogos y Resto del Personal. Director General Ambos cuadros de autorización aplican también para la autorización de comisiones menores a 24 horas del personal en oficinas centrales, tanto en la República Mexicana, como en el extranjero. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 5

6 Para las comisiones del personal en las Oficinas en el Exterior, la Dirección General del CPTM otorga una autorización global de las comisiones oficiales nacionales e internacionales, mediante un acuerdo por oficina, en el cual se autoriza el monto total de las partidas de viáticos y pasajes internacionales, extraído del presupuesto anual aprobado de cada oficina. Esta autorización se otorga en cuanto al monto total de las partidas correspondientes y el destino y número de viajes por realizar previstos y especificados en el presupuesto anual autorizado a cada una de las oficinas. La autorización de cada comisión en particular, nacional (en la República Mexicana) o internacional (en cualquier parte del extranjero), para el personal de las oficinas en el exterior se autoriza de manera específica conforme el siguiente cuadro: NIVEL OFICINAS EN EL EXTERIOR PERSONAL A COMISIONAR NIVEL JERÁRQUICO QUE AUTORIZA 1 Directores Regionales Coordinador de la Región en las Oficinas Centrales 2 Directores de Oficina en el Exterior Directores Regionales 3 Directores Adjuntos, Asistentes Técnicos Administrativos y resto del personal de cada oficina Director Regional ó Director de la Oficina en el Exterior correspondiente Las solicitudes para el trámite de autorización de comisiones nacionales, deberán presentarse con tres días hábiles previos a la fecha de inicio de la comisión, y en el caso de comisiones al extranjero, con cuatro días de anticipación, con la finalidad de que la Dirección de Recursos Financieros o la Oficina en el Exterior, entregue el cheque de viáticos oportunamente; en caso de urgencias se deberá de indicar en la solicitud el motivo de la misma. V.3. Generalidades 1. Únicamente se autorizarán las comisiones estrictamente indispensables para el desarrollo de las funciones encomendadas, debiéndose reducir al mínimo el tiempo de duración de las mismas y verificar que sólo concurran a ellas los servidores públicos necesarios. 2. Sólo se autorizarán comisiones y consecuentemente viáticos y pasajes en la atención de los asuntos competencia del Consejo. Asimismo deberá evitarse, dentro de los posible, que las comisiones incluyan sábados, domingos y días festivos. 3. El otorgamiento de viáticos deberá sustentarse en criterios de racionalidad y austeridad, por lo que las comisiones conferidas que desempeñen los servidores públicos serán por los días estrictamente necesarios y se deberán limitar a las necesidades más elementales del Consejo. 4. Sólo se otorgarán pasajes a servidores públicos en activo, cuando temporalmente y para el desempeño de una comisión oficial, se haga indispensable su traslado a un lugar distinto al de su adscripción laboral. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 6

7 5. Cuando se trate de la asistencia de más de cinco servidores públicos a una misma comisión, se requerirá la autorización del Director General. 6. Cuando se requiera transportación aérea para el desempeño de la comisión, la reservación de los boletos de avión será realizada por el comisionado, una vez que se haya autorizado la comisión. La reservación deberá efectuarse en tarifa de clase turista. 7. La agencia autorizada entregará el boleto a la Dirección de Recursos Materiales, quién a su vez entregará el boleto correspondiente al comisionado, recibiendo el formato DRF-05 debidamente autorizado. Sin este requisito no procederá la entrega del boleto ni pago alguno a la agencia autorizada. 8. En el caso de promociones que las agencias de viaje convenidas otorguen por el servicio de venta de boletos de avión, éstas serán en beneficio de la Entidad. 9. En viajes tanto nacionales como internacionales, el comisionado deberá indicar en el formato DRF-05 el período de comisión correspondiente a fin de que la cuota diaria se apegue a los tabuladores. 10. No se autorizará el pago de tarifas aéreas de primera clase en vuelos nacionales e internacionales. 11. Solamente se adquirirán boletos de primera clase o clase de negocios para el Director General del Consejo en vuelos nacionales e internacionales. V.4. Del otorgamiento de Viáticos y Pasajes Viáticos Los viáticos son asignaciones destinadas a cubrir los siguientes conceptos, que serán únicamente los aceptados en la comprobación correspondiente: Hospedaje: Los comisionados podrán utilizar el servicio de hospedaje de su elección de acuerdo a las cuotas autorizadas. Alimentos y bebidas: Serán para cubrir los consumos de alimentos diarios, incluyendo propinas, en las cuales no se incluirán bebidas alcohólicas. Gastos de transportación: Para la transportación de la terminal aérea o de autobuses al domicilio del comisionado y viceversa, así como para los transportes locales requeridos en el lugar de comisión. Lavandería y Tintorería: Se autorizarán los gastos de lavandería y tintorería únicamente cuando la comisión tenga una duración mayor de cinco días naturales. Llamadas telefónicas: Se autorizarán llamadas telefónicas de larga distancia y locales, tanto oficiales como personales, por lo que los comisionados aplicarán los criterios de racionalización, a lo indispensable en ellas, cuidando de no abusar del servicio. Por cada comisión autorizada y por cada servidor público comisionado, deberá requisitarse el formato DRF-05 Solicitud-recibo de Pago de Viáticos y Pasajes en Moneda Nacional y Dólares. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 7

8 La cuota de viáticos se determinará de acuerdo con las tarifas contenidas en los tabuladores de viáticos nacionales e internacionales y al nivel jerárquico que corresponda, conforme se indica en los tabuladores contenidos en este documento. El otorgamiento de recursos al personal comisionado será a través de cheques nominativos. En el caso de viáticos nacionales, el importe se indicará en moneda nacional. En el caso de viajes internacionales el importe se indicará en dólares americanos o euros, según corresponda. Las Oficinas en el Exterior podrán otorgar los recursos en la moneda en curso en el país correspondiente, indicando el tipo de cambio utilizado para ello, ya sea mediante cheque o transferencia. Pasajes Los gastos originados por el traslado del personal al lugar o lugares de comisión serán cubiertos por el Consejo para los siguientes casos: Pasaje aéreo: En las oficinas centrales se acudirá a la Agencia de Viaje autorizada, de acuerdo con las rutas que tienen comisionadas o permisionadas. Sólo en caso de emergencia se podrán adquirir boletos a través de líneas aéreas nacionales exclusivamente. En cualquier caso se utilizará clase turista. El comisionado solicitará el boleto a la agencia de viajes, la cual entregara el mismo a la Dirección de Recursos Materiales. El comisionado recogerá el boleto en la Dirección de Recursos Materiales contra la entrega del formato DRF-05 debidamente autorizado. En las oficinas en el exterior se acudirá a la agencia de viajes designada por la Oficina, la línea aérea o el proveedor que garantice el mejor precio en el mercado. Pasaje terrestre: Se autorizan los gastos de pasajes terrestres en líneas de autobuses foráneos o tren cuando no exista la posibilidad o no sea conveniente realizar el viaje por avión. El gasto efectuado por el servidor público para traslado al aeropuerto o estación será considerado como gasto de transporte en la comprobación de viáticos. Automóvil particular: Se pagarán los gastos de peaje y gasolina cuando el comisionado utilice su propio auto para el cumplimiento de una comisión oficial, tanto de ida como de regreso del lugar de comisión. En casos de cambios de fechas y horario o cancelación en boletos de avión que representen un costo para el Consejo, éstos deberán contar con autorización por escrito de la subdirección general del área correspondiente, o de la Dirección Regional en el Exterior correspondiente, que deberá anexarse a la comprobación. De no contarse con la autorización los cargos que se efectúen por estos conceptos serán pagados por el comisionado. No se otorgarán pasajes nacionales e internacionales sin el correspondiente formato DRF-05 Solicitudrecibo de Pago de Viáticos y Pasajes, en M.N. ó Dólares debidamente requisitado. Será incompatible y excluyente el otorgamiento de pasajes en cualquiera de sus modalidades con el pago de combustibles. El no cumplir con estos requisitos, será motivo de rechazo de los documentos para trámite de pago. Restricciones No se autorizarán comisiones, y consecuentemente viáticos y pasajes, en los supuestos siguientes: FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 8

9 o Cuando los servidores públicos se encuentren disfrutando de su período vacacional, de cualquier tipo de licencia, que estén suspendidos en virtud de sanciones administrativas o por cualquier otra causa que lo mantenga inactivo. o Como incremento o complemento de sueldo, ni para cubrir gastos de representación de orden social o en calidad de cortesía, así como tampoco para cualquier otro distinto señalado en las presentes políticas. o o Cuando el lugar de adscripción y el de comisión se encuentre en la misma población. Cuando el comisionado tenga pendientes informes de comisión y/o reintegro de gastos de comprobaciones anteriores. En caso de ser indispensable la comisión, será bajo el régimen de viáticos devengados y no se pagarán dichos gastos hasta que comprueben los gastos anteriores. V.5. Operación de Tarifas Cuando por razones del servicio o requerimientos específicos, se otorguen viáticos a un mismo servidor público para el desempeño de una comisión en diferentes localidades del país o del extranjero, se le asignará la cuota específica para cada localidad, de acuerdo al tabulador correspondiente y a los días que permanezca en cada lugar y en caso en que un mismo día coincida la estancia del servidor público en más de una ciudad o localidad, se le asignará la cuota de viáticos que corresponda a la ciudad en la que pernocte. Cuando la comisión oficial en territorio nacional o en el extranjero no exceda de 24 horas, y el servidor público comisionado regrese el mismo día a su lugar de residencia o adscripción, se aplicará la cuota de viáticos indicada en el tabulador correspondiente, la cual cubrirá los gastos de alimentación, transporte urbano y propinas. Para la aplicación de la tarifa, se considera como día completo cuando se pernocte en el lugar de la comisión y en su caso, por el día de regreso se considerará el 50% de la cuota diaria. Cuando el servidor público acompañe a personal de mandos medios o superiores, se le podrá otorgar la misma tarifa que se asigne a los últimos. No se podrán utilizar los recursos asignados para comisiones oficiales para pagar los gastos de otras personas. El servidor público comisionado en territorio nacional, podrá utilizar su propio vehículo para trasladarse al lugar de la comisión, indicando en el formato DRF-05 que el vehículo se encuentra asegurado, por lo cual se le cubrirá el costo del peaje y combustible, por lo que se deberá presentar facturas, notas o tickets correspondientes mediante el formato DRF-05A Informe de Comisión y Comprobación de Viáticos debidamente requisitado. Cuando en las comisiones oficiales no se otorguen viáticos, se cubrirá al servidor público comisionado el importe de los gastos devengados que presente mediante los comprobantes anexos al formato DRF-05A Informe de Comisión y Comprobación de Viáticos. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 9

10 Cuando se utilice vehículo del Consejo, los gastos de combustibles y lubricantes estarán a cargo de la Entidad. Bajo ninguna circunstancia deberá autorizarse el pago de combustible para el uso particular de los servidores públicos, ni para otro que no corresponda al desempeño de una comisión oficial. V.6. De la Comprobación Viáticos Nacionales e Internacionales Bajo la responsabilidad del personal comisionado deberá de presentarse la siguiente documentación: o o o Copia del Formato DRF-05, Solicitud de Viáticos y Pasajes, mediante el cual se autorizó la comisión. Informe de Comisión y Comprobación de Viáticos (Formato DRF-05A), en el que se deberá detallar las principales actividades realizadas, las empresas y/o personas visitadas y los resultados cualitativos y cuantitativos obtenidos. En su caso, relación de Gastos sin Comprobante mediante el Formato DRF-05B. o Comprobantes originales legibles y debidamente ordenados. En caso de ser necesario, relacionados, indicando el monto en la moneda de gasto, el monto en la moneda en que fueron otorgados los viáticos (moneda nacional, dólares americanos, euros u otras), el o los tipos de cambio utilizados y los totales necesarios para indicar el monto comprobado con documentos, el monto sin comprobantes, el total gastado y el diferencial respecto al monto otorgado. o Las Oficinas en el Exterior deberán acompañar a los documentos anteriores con una copia del oficio mediante el cual se autorizó la comisión específica que se esta comprobando. El comisionado deberá presentar las comprobaciones al 100% de los recursos asignados dentro de los diez días naturales siguientes a la fecha de terminación de la comisión, mediante la entrega de los comprobantes de gastos efectuados y del formato DRF-05A Informe de Comisión y Comprobación de Viáticos. En su caso, se entregará copia del recibo oficial de la Caja General (Formato DRF-00) por el importe correspondiente a la falta de documentos comprobatorios. Este formato deberá incluir invariablemente el número de cheque mediante el cual fueron otorgados los viáticos. Los comprobantes de las comisiones nacionales deberán cumplir con los siguientes requisitos: Nombre o razón social del proveedor y su domicilio fiscal. Registro Federal de Contribuyentes del proveedor. Número de folio impreso La leyenda "La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales. Nombre de la empresa que efectuó la impresión, domicilio, colonia, R.F.C. y núm. de oficio de autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y a partir de marzo de 2002, número de aprobación del sistema de control de impresores autorizados. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 10

11 Las facturas deberán contener los siguientes datos: Nombre: R.F.C.: Domicilio: CONSEJO DE PROMOCIÓN TURÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V. CPT DE7 Viaducto Miguel Alemán 105, Col. Escandón, C.P.11800, Deleg. Miguel Hidalgo, México, D.F. Descripción del bien y/o servicio (cantidad, características, en caso de que no estén desglosados los artículos adquiridos, deberá anexarse el ticket de compra). Especificación de él o los precio(s) unitario(s) en pesos. Especificación, en su caso, de los descuentos, impuestos y otros incrementos. Importe total de la factura con número y letra sin tachaduras o enmendaduras, en pesos. En el caso de comprobaciones del extranjero, deberán cumplir con los requisitos fiscales del lugar de origen, indicando como mínimo el importe y descripción del bien o servicio adquirido, así como datos básicos del proveedor. En ambos casos los comprobantes deberán ser legibles y contar con la firma del comisionado. Es responsabilidad del comisionado verificar que los comprobantes del gasto de viaje, cumplan con los requisitos establecidos en el presente Manual. Los comprobantes que no reúnan los requisitos marcados en el punto anterior y por los conceptos autorizados en el punto V.4, no serán validados y por lo tanto no serán tomados en cuenta en el resultado final de la comprobación. Todos los comprobantes que no sean aceptados serán devueltos al comisionado para la sustitución de los mismos, o en su defecto, para el reintegro de los importes. Se podrá comprobar hasta con el 15% del importe total de viáticos asignados para la comisión, mediante el formato DRF-05B, Relación de Gastos sin Comprobantes, en la que se identifique el desglose de los gastos por día. Dicha relación deberá ser validada por el servidor público comisionado. Para los casos en que, por diversas razones, se suspenda o cancele la comisión, el servidor público comisionado deberá notificarlo por escrito a la Dirección de Recursos Financieros o a la Oficina en el Exterior y realizar la devolución del recurso recibido por concepto de viáticos y/o pasajes, mediante el formato DRF-00, Recibo de Ingresos a Caja General, dentro de las 24 horas posteriores a la suspensión o cancelación de la comisión. En caso de que un boleto de avión no se haya utilizado al 100% por cancelación, cambio de línea aérea, etc., el comisionado requerirá a la agencia de viajes la nota de crédito correspondiente y deberá entregarla en la Dirección de Recursos Materiales o a la Oficina en el Exterior correspondiente. Los comprobantes de gastos respaldarán hasta el importe marcado en éstos y en caso de que el importe fuere superior al viático autorizado u otorgado, dichos comprobantes respaldarán únicamente hasta el límite de la tarifa. En caso de que el periodo del viaje se hubiere ampliado o reducido, el comisionado deberá requisitar un nuevo formato DRF-05 por ampliación o a devolver el importe por los días en que se redujo el periodo autorizado. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 11

12 Cualquier aclaración respecto a los importes de los gastos de viaje deberá ser presentada por escrito y avalada por el servidor público que autorizó el viaje y/o del que lo comisionó, turnándose al área de Recursos Financieros o a la Oficina en el Exterior correspondiente para su revisión, ya que posterior a esto, únicamente serán validados los gastos que fueron otorgados en la solicitud original. Para los casos de viajes internacionales, se deberá anexar el comprobante de cambios de divisas, cuando proceda, expedido por una casa de cambio o banco, con la finalidad de registrar el gasto con el tipo de cambio de esa fecha. En caso de existir saldo ya sea a favor o en contra del comisionado, dicho saldo será pagado en la moneda en que fueron otorgados originalmente. Si una misma persona realiza comisiones continúas, con un período de diferencia de hasta tres días hábiles entre ellas, la comprobación de las comisiones se realizarán dentro de los 10 días hábiles siguientes a la terminación de la última comisión, y deberá notificarse por escrito este hecho a la Dirección de Recursos Financieros. Pasajes Para los efectos de la comprobación del ejercicio del recurso por concepto de pasaje aéreos nacionales e internacionales, se deberá anexar a la comprobación la siguiente documentación: o Copia del Formato DRF-05 en el cual se autorizó la comisión. o Residual del boleto de avión y pases de abordar. o Para comisiones de personal en las Oficinas en el Exterior, original de la factura o comprobante de pago al proveedor del pasaje En caso de que los viáticos no sean comprobados conforme a lo establecido en las presentes políticas, el Director de Recursos Financieros deberá solicitar por escrito al comisionado la comprobación de los recursos en forma inmediata. En caso de no obtener respuesta dentro de los 5 días naturales posteriores a la notificación, se solicitará la intervención de la Coordinación de Asuntos Jurídicos, con el propósito de obtener la comprobación o en su defecto el reintegro correspondiente. V.7. Prescripción De conformidad con lo dispuesto en los artículos 72 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y 112 de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, las acciones para exigir el pago de viáticos devengados a favor de servidores públicos prescribirán en un año contando a partir de la fecha en que fueron ejercidos. V.8. Sanciones Los servidores públicos facultados para autorizar comisiones, así como los comisionados, serán responsables del cumplimiento de las políticas contenidas en las presentes políticas; su contravención o inobservancia se sancionará conforme a lo previsto en la ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos y demás ordenamientos aplicables. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 12

13 VI. TABULADORES Los tabuladores vigentes para viáticos nacionales e internacionales, que se han alineado con los criterios establecidos en el Oficio Circular Número 307-A-0834; SSFP/408/035 relativo a las Disposiciones en Materia de Ejercicio y Pago del Presupuesto Asignado para Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, de fecha 20 de Septiembre de 2005, son los siguientes: VI.1. Viáticos Nacionales Para viáticos nacionales las tarifas autorizadas se muestran en la siguiente tabla: Tarifas Nacionales autorizadas Niveles Normal Normal Menos de Zona I Zona II 24 hrs Director General 1,850 3, Subdirector General, Coordinador, Director Regional de Oficina en el Exterior y homólogos 1,250 1, Director de área, Titular de Unidad, Director y Director Adjunto de Oficina en el Exterior, Gerente, Subgerente y Asistente Técnico Administrativo de Oficina en el Exterior 1,150 1, Personal Operativo La Zona I, clasificada como más económica, comprende todas las ciudades del territorio nacional con excepción de aquellas indicadas en la Zona II. La Zona II, clasificada como menos económica, comprende las siguientes ciudades: Acapulco, Gro., Ixtapa, Gro., Cancún, Qroo., Ciudad Victoria, Tamps., Los Cabos, BCS, y Saltillo, Coah. VI.2. Viáticos Internacionales Para viáticos internacionales, las tarifas autorizadas se muestran en la siguiente tabla: Niveles Tarifas Internacionales autorizadas Todos los países (en USD) Menos de Normal Países con Euros (En Euros) Menos de 24 hrs 24 hrs Normal Director General Subdirector General, Coordinador, Director Regional de Oficina en el Exterior y homólogos Director de área, Titular de Unidad, Director y Director Adjunto de Oficina en el Exterior, Gerente, Subgerente y Asistente Técnico Administrativo de Oficina en el Exterior Personal Operativo FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 13

14 En todas las comisiones al extranjero, los viáticos internacionales deben considerarse en dólares americanos con las tarifas indicadas, con excepción de los países en los que la moneda corriente sea el Euro. En los países en los cuales la moneda corriente es el Euro, las tarifas autorizadas son las indicadas y deberán cubrirse en los montos especificados en esa moneda. VII. PROCEDIMIENTOS Con objeto de mostrar el detalle de los procedimientos a seguir para la ministración de viáticos y pasajes, a continuación se describen de manera esquemática los procedimientos Autorización / Comprobación de Viáticos y Autorización / Comprobación de Pasajes Aéreos. Cabe señalar que para las Oficinas en el Exterior las funciones especificadas para la Dirección de Recursos Financieros mediante sus respectivas Gerencias, serán sustituidas por el área administrativa de la Oficina. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 14

15 UNIDAD RESPONSABLE VII. 1 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN/COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS OP. N DESCRIPCIÓN NARRATIVA COMISIONADO 1 Solicita a la Gerencia de Contabilidad y Presupuestos u Oficina en el Exterior, a través del formato DRF-05, el importe de los viáticos a devengar. GERENCIA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS GERENCIA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS 2 Recibe del comisionado el formato DRF-05 Solicitud-Recibo de pago de viáticos y pasajes en M.N. y Dólares para su revisión, asignación de folio y registró. En este formato se asentará la información, tanto de viáticos nacionales como internacionales, según sea el caso, así como la firma autógrafa del Subdirector General y del C. Director General de conformidad con el cuadro del apartado V.2. Autorización, o del funcionario que autoriza en la Oficina en el Exterior En caso de encontrarse errores en la información del formato, se devuelve al comisionado para su corrección y posterior presentación nuevamente. 3 Turna la Solicitud-Recibo de pago de viáticos y pasajes en M.N. y Dólares a la Gerencia de Situación Financiera para la elaboración del cheque. GERENCIA DE SITUACIÓN FINANCIERA 4 Recibe la Solicitud-Recibo de pago de viáticos y pasajes en M.N. Y Dólares y elabora el cheque nominativo en la moneda correspondiente y lo entrega al solicitante. COMISIONADO 5 Recibe de la Gerencia de Situación Financiera el cheque nominativo por la cantidad solicitada y para la comisión encomendada. NO PROCEDE LA COMISIÓN COMISIONADO 6 Durante las siguientes 24 horas posteriores a la cancelación de la comisión, debe de informar por escrito a la Dirección De Recursos Financieros este hecho y regresar los recursos a la Gerencia de Situación Financiera mediante el cheque nominativo o en la moneda originalmente otorgada. En su caso, el reintegro podrá ser mediante cheque certificado, si se cambió por efectivo el cheque nominativo. GERENCIA DE SITUACIÓN FINANCIERA 7 Recibe del comisionado los recursos de la comisión cancelada, revisa que sea correcto el importe del cheque nominativo o moneda y, continúa con los trámites internos para reintegrar el dinero en la cuenta de cheques respectiva. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 15

16 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN/COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS UNIDAD RESPONSABLE OP. N DESCRIPCIÓN NARRATIVA SI PROCEDE LA COMISIÓN COMISIONADO 8 Cumple con la comisión y al regreso, requisita el formato DRF- 05A Informe de Comisión y Comprobación de Viáticos y, en su caso, el formato DRF-05B Relación de Gastos sin Comprobantes, e integra los documentos comprobatorios (facturas originales de hospedaje, alimentación, residual del boleto de avión, pases de abordar y otros documentos) y los presenta, junto con copia del formato DRF-05 autorizado, a la Gerencia de Contabilidad y Presupuestos o a la Oficina en el Exterior. GERENCIA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS 9 Recibe del comisionado los formatos DRF-05, DRF-05A y DRF- 05B, así como los documentos comprobatorios, los revisa y regresa aquellos que no cumplan con los requisitos indicados en los apartados V.4. y V.6. de este Manual. COMISIONADO 10 En caso de devolución de documentos comprobatorios, deberá de gestionar el cambio de estos, y en caso de que no cumplan con los conceptos señalados en el apartado V.4. del presente Manual, deberá de reintegrar las cantidades de los comprobantes devueltos en la moneda en la que se otorgó originalmente. GERENCIA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS 11 Una vez que los comprobantes cumplan con los requisitos indicados en el presente Manual se procede a efectuar los trámites internos para turnar los documentos al área presupuestal y contable. FIN FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 16

17 VII.2 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN/COMPROBACIÓN DE PASAJES AÉREOS UNIDAD RESPONSABLE OP. N DESCRIPCIÓN NARRATIVA COMISIONADO 1 Solicita a la agencia de viajes el (los) boleto (s) de avión para trasladarse al lugar de comisión. GERENCIA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS 2 Recibe del comisionado el formato DRF-05 Solicitud-Recibo de pago de viáticos y pasajes en M.N. y/o Dólares para su revisión, asignación de folio y registro. En este formato se asentará la información, tanto de pasajes nacionales como internacionales, según sea el caso, así como la firma autógrafa de conformidad con el cuadro del apartado V.2. Autorización. En caso de encontrarse errores en la información del formato, se devuelve al comisionado para su corrección y posterior presentación nuevamente. AGENCIA DE VIAJES 3 Recibe del comisionado la solicitud de boletos de avión, realiza los trámites respectivos para la elaboración de los boletos y los entrega a la Dirección de Recursos Materiales. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 4 Recibe de la agencia de viajes el boleto y el Recibo-factura correspondiente. Notifica al comisionado para entrega del boleto y tramita documentación para su registro contable-presupuestal. COMISIONADO 5 Recibe los boletos de la Dirección de Recursos Materiales, contra la entrega del formato DRF-05 debidamente autorizado. NO PROCEDE LA COMISIÓN COMISIONADO 6 Regresa el (los) boleto(s) a la agencia de viajes para su cancelación e informa a la Dirección de Recursos Materiales por escrito este hecho. AGENCIA DE VIAJES 7 Recibe del comisionado el (los) boleto (s) y procede a la cancelación de los mismos. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 8 Recibe del comisionado el escrito de cancelación de boletos de avión. FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 17

18 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN/COMPROBACIÓN DE PASAJES AÉREOS UNIDAD RESPONSABLE OP. N DESCRIPCIÓN NARRATIVA SI PROCEDE LA COMISIÓN COMISIONADO 9 El comisionado cumple con la misión encomendada por sus superiores. COMISIONADO 10 Al término de la comisión entrega, mediante el formato DRF-05A el residual del boleto de avión y los pases de abordar, con copia del formato DRF-05 autorizado. GERENCIA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS 11 Recibe del comisionado el residual del boleto de avión y los pases de abordar, los revisa y registra en el control de viáticos y pasajes, para continuar con los trámites internos y turnar los documentos al área presupuestal y contable. FIN Los formatos mencionados en las presentes políticas (DRF-00 Recibo de Ingreso a Caja General, DRF- 05 Solicitud Recibo de Pago de Viáticos y Pasajes en M.N. y Dólares, DRF-05 Solicitud de Pasaje y Viáticos, DRF- 05A Informe de Comisión y Comprobación de Viáticos y DRF-05B Relación de Viáticos sin Comprobar), se encuentran contenidos en la Guía de Servicios Administrativos en el apartado de la Dirección de Recursos Financieros. ELABORÓ Director de Recursos Financieros AUTORIZÓ Subdirector General de Administración Lic. Josué HIram Suárez Villaseñor. Lic. José I. Villanueva L. APROBÓ Directora General Lic. Magdalena Carral México, DF, a 1 de Junio de 2006 FECHA DE AUTORIZACIÓN: 1 Junio 2006 Página No. 18

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