NORMAS PARA LA GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE DEL PERSONAL Y GASTOS DE REPRESENTACIÓN

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1 NORMAS PARA LA GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE DEL PERSONAL Y GASTOS DE REPRESENTACIÓN (Aprobadas por la Junta de Gobierno en la sesión celebrada el 23 de marzo de 2009) 1. NORMAS PARA LA GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN DE VIAJES El tratamiento fiscal y contable de las dietas y gastos de viajes se encuentra regulado en la normativa vigente al afecto. Conforme a ello el procedimiento para la realización de viajes por parte del personal de la Universidad se sujetará a lo siguiente: - La solicitud y posterior cobro de las cantidades que, por causa de viaje en comisión de servicio, correspondan a los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención, exige la previa autorización o mandato por la autoridad académica o administrativa correspondiente. Las autoridades responsables son: Rector y Vicerrectores con carácter general; Secretario General, Decanos de Facultad, Directores de Escuelas Técnicas y Universitarias, Directores de Instituto con carácter específico respecto al personal dependiente de sus Centros. Los Directores de Servicio, Oficial Mayor y Gerente, si lo hubiere, lo son respecto al personal no docente. - Todos los trámites necesarios para viajes e inscripciones (reservas o pagos de medios de transporte, hotel, depósitos...) se deben realizar a través de la Unidad de Viajes, acompañando en caso de asistencia a cursos, congresos o seminarios un programa, folleto o información suficiente del mismo en el que consten las fechas, condiciones y actividades comprendidas. Excepcionalmente, y con la autorización correspondiente, los Centros podrán actuar como entidades autónomas, gestionando por tanto la tramitación del viaje y la liquidación posterior del mismo, las personas que el centro haya asignado. - La presentación a trámite de la solicitud de billetes para desplazamientos por medios públicos, alojamiento y gastos de manutención así como otros gastos previsibles, se realizarán cumplimentando el documento Presupuesto-Liquidación Viajes, que es único para toda la Universidad. En él es imprescindible cumplimentar todos los apartados (ver instrucciones al dorso del Documento). La Unidad de Viajes gestionará los billetes del medio de transporte para el desplazamiento así como el alojamiento previsto o posible al mejor precio. Estas gestiones se solicitarán al menos con diez días de antelación a la fecha del viaje. Cuando se trate de la asistencia a cursos, congresos o seminarios deberá realizarse con la anticipación necesaria para tener en cuenta los plazos que fijan los organizadores de dichos eventos para el pago del alojamiento y de las inscripciones correspondientes. Si los interesados lo estiman oportuno, podrán ser ellos mismos quienes gestionen su viaje siempre y cuando el coste del mismo sea menor al presupuesto ofertado desde la Unidad de Viajes, y que el interesado presente facturas de los gastos a nombre de la Universidad, con su dirección y NIF R B, que en los países comunitarios es VAT nº ESR B. En este caso deberá solicitar a la Unidad de Viajes el seguro que cubra de forma adecuada dicho desplazamiento. En caso de que no se presente la factura con las condiciones señaladas anteriormente, la Universidad no se hará cargo del gasto. - Para los gastos de transporte en medio público, peajes, aparcamiento, alojamiento, teléfono, internet, lavandería e inscripciones en congresos, seminarios, conferencias, jornadas, se requerirá justificación documental mediante ticket o factura original. No se abonará ningún gasto que no esté respaldado por el correspondiente justificante. Y ello porque la normativa fiscal es muy estricta en este apartado. Asimismo, dichas facturas no deberán incluir gastos particulares que no puedan ser asumidos por la Universidad. Pag. 1 de 5

2 No se admitirán justificantes con tachaduras, retocados, o no emitidos en los modelos oficiales. En caso de que el viaje se realice acompañado de un particular no comisionado por la Universidad, se deberán pedir facturas separadas (billetes de transporte, hoteles), o especificación de la cantidad que corresponda (como el suplemento por uso doble de la habitación...) por tratarse de gastos que no serán asumidos por la Universidad sino que corresponderán al interesado. - Cuando se trate de la celebración de eventos especiales en la Universidad, estos se podrán gestionar desde la Unidad de Viajes o desde los Centros. En todo caso se solicitará la correspondiente disposición presupuestaria al Servicio Económico Financiero. En caso de que los pedidos los realice directamente el Centro, deberá obtenerse la correspondiente factura a nombre de la Universidad para que el gasto pueda ser atendido. - Los interesados que estimen necesario que se les anticipe algún importe, deben ponerse en contacto con el Servicio de Caja (Divisas: Sede Alberto Aguilera y Euros: Sede Alberto Aguilera y Cantoblanco), con una semana de antelación a la realización del viaje como mínimo. - La justificación de los gastos del viaje se enviará a la Unidad de Viajes en el plazo máximo de quince días desde la fecha de terminación del viaje o de la comisión del servicio, debiendo adjuntarse además de los gastos justificativos (en los que se indicará recorrido e importe en el reverso, en el caso de tickets de desplazamiento), un resumen detallado de los mismos. El interesado deberá conservar copia de todos los documentos presentados en la liquidación de dicho viaje. Esta y la del posible anticipo recibido se realizará en Caja excepto cuando se trate de divisas. En caso de duda sobre la procedencia del gasto, dicha Unidad solicitará autorización al Vicerrectorado para Asuntos Económicos para su aceptación o no como gasto por cuenta de la Universidad. Si pasado un mes desde que se comunica el resultado de la liquidación el interesado no hubiese justificado la misma en Caja, la Unidad de Viajes procederá a trasladar esta circunstancia para que dicho importe se descuente de la nómina, dando noticia en su caso al Vicerrectorado para Asuntos Económicos. - A efectos de la gestión y liquidación de viajes se clasifica el personal de la Universidad en los siguientes grupos: Grupo 1: Rector, Vicerrectores, Secretario General, Decanos de Facultad, Directores de Escuela Técnica y Universitaria, Director del Instituto de Postgrado y Gerente si lo hubiere. Grupo 2: Personal docente con gratificación por cargo académico, no incluido en Grupo 3: Grupo 1; personal no docente con gratificación A y B por cargo. Resto del personal docente y no docente, no incluido en Grupos anteriores y que tengan vinculación laboral con dedicación a la Universidad. Cuando viajen juntas dos o más personas clasificadas en grupos distintos, todas ellas se asimilarán al grupo que corresponda a la persona de mayor jerarquía. 2. GASTOS DE DESPLAZAMIENTO - Vehículo propio: 0,19 euros/km, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen con factura o documento equivalente, sólo en caso de que el viaje se realice en vehículo particular. - Medios públicos de transporte: se abonará el importe del billete del medio utilizado. En los desplazamientos aéreos el viaje se realizará normalmente en clase turista. Si la duración del vuelo fuera superior a cinco horas, sin trasbordo, se podrá realizar en clase ejecutivo, business, o inmediatamente superior a la de turista. Pag. 2 de 5

3 Los desplazamientos en tren se realizarán en clase turista. El Grupo 1 podrá viajar en preferente. En ciertos países los revisores de ferrocarril o autobuses se quedan con los billetes o existen mecanismos que obligan a su devolución, por lo que será necesario pedir en taquilla de estación la factura o justificación del pago de los mismos. Asimismo en determinadas zonas o países (Rusia, Sudamérica, ) los taxistas se niegan a dar justificantes del pago de la carrera; en esos casos se deberá anotar particularmente el recorrido y su importe. - Para los desplazamientos de grupos en autobús se solicitará su contratación a la Unidad de Viajes, previa aprobación por la Comisión de Contratación. No obstante el Centro correspondiente podrá contratarlo por su cuenta, siempre y cuando haya sido aprobado por la Comisión de Contratación, si se consiguiera con un coste menor al presupuesto ofertado desde la Unidad de Viajes. En cualquier caso se cuidará de forma muy especial de solicitar a la empresa (antes del servicio) el seguro de responsabilidad civil y justificante de que está al corriente de ITV. * Cuando un viaje se realice en vehículo propio, y no se haya incurrido en más gasto que kilometraje y manutención correspondiente, será preciso aportar algún justificante (ticket de gasolina, peajes, comida...) con el que se pueda demostrar la realidad del desplazamiento ante una inspección posterior. 3. GASTOS DE MANUTENCIÓN PARA EL PERSONAL CON RELACIÓN LABORAL Sin necesidad de justificación: - Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituye la residencia del perceptor, 53,34 euros diarios, si el desplazamiento es dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios si es en territorio extranjero. - Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituye la residencia habitual del perceptor, 26,67 euros diarios cuando se trate de desplazamiento dentro del territorio español o 48,08 euros diarios en el extranjero. Estas cantidades se actualizarán en concordancia con las modificaciones que sean introducidas legal o reglamentariamente por el Ministerio de Economía y Hacienda. En el caso de que durante el viaje el interesado haya sido invitado a almuerzos o cenas de trabajo, deberá indicarlo en el resumen detallado que entregue a la Unidad de Viajes, para la posterior liquidación del mismo. PARA EL PERSONAL SIN RELACIÓN LABORAL El personal sin relación laboral que realice un viaje por su vinculación con la Universidad, deberá justificar sus gastos (procurando respetar los máximos aprobados para el personal con relación laboral), aportando necesariamente tickets justificativos. Todas las cantidades anteriormente señaladas se actualizarán en concordancia con las modificaciones que sean introducidas legal o reglamentariamente por el Ministerio de Economía y Hacienda. 4. ALOJAMIENTO Se justificará con originales de las facturas de hotel por la cantidad que corresponda exclusivamente a estancia, con los siguientes límites en territorio español: Grupo 1: hasta 138,23 euros/día. Grupo 2: hasta 111,19 euros/día. Grupo 3: hasta 96,16 euros/día. Estas cantidades podrán ser incrementadas hasta el 50% por alojamiento en los países integrantes de la UE, EE.UU. y Canadá, y hasta el 25% en el resto del mundo. 5. BECARIOS Pag. 3 de 5

4 Aún calificándose la retribución de los becarios como rendimientos del trabajo, el Ministerio de Economía y Hacienda no considera aplicables a estas personas las normas de dietas como rentas exentas de gravamen, en los citados límites; por lo tanto, las cantidades que COMILLAS les abone en concepto de compensación por gastos de viaje tendrán la consideración de Retribución en Especie o Dineraria, según aporten o no respectivamente facturas a nombre de la Universidad. Sobre ellas la Universidad practicará el correspondiente ingreso a cuenta o retención, según proceda, y entregará un justificante a los interesados a efectos fiscales 6. INSCRIPCIONES A CONGRESOS, SEMINARIOS, CONFERENCIAS Y JORNADAS Se justificarán mediante los originales de facturas o certificados emitidos por la entidad organizadora del acto o congreso de que se trate. 7. GASTOS VARIOS Se admitirán como gastos de viaje asumibles por la Universidad los correspondientes a llamadas telefónicas desde el hotel (con indicación del número receptor de la llamada) y conexiones a Internet, por un importe máximo del 10% de la cantidad correspondiente a manutención; también se admitirán los gastos de lavandería siempre que la duración del viaje sea superior a 7 días; los gastos de representación autorizados (ver anexo específico), y las compras de libros o materiales para la Universidad (en este caso no se admitirá ninguna factura personal, sino que la compra deberá justificarse con factura a nombre de la Universidad, con su dirección y NIF R B, que en los países comunitarios es VAT nº ESR B). En ningún caso se asumirán por la Universidad los gastos que no revistan la condición de necesarios, como son los de minibar de habitación (salvo botellas de agua en casos especiales), sauna, piscina y propinas, entre otros. 8. GASTOS DE REPRESENTACIÓN La condición fundamental para que se asuman por la Universidad gastos de esta naturaleza, es que se consideren necesarios e imprescindibles para el buen funcionamiento y desarrollo de la actividad universitaria. Se requiere la previa autorización o mandato por la autoridad académica o administrativa correspondiente. Las autoridades responsables son: Rector y Vicerrectores con carácter general; Secretario General, Decanos de Facultad, Directores de Escuelas Técnicas y Universitarias, Directores de Instituto con carácter específico respecto al personal dependiente de sus Centros. Los Directores de Servicio, Oficial Mayor y Gerente, si lo hubiere, lo son respecto al personal no docente. Se exige la posterior justificación mediante factura con los requisitos formales señalados en la normativa vigente, a nombre de la Universidad Pontificia Comillas y con desglose del IVA correspondiente. Como ejemplo de gastos de representación asumibles y no asumibles, de forma enunciativa y no exhaustiva, se pueden señalar los siguientes: - Asumibles (con los requisitos exigidos): los derivados de actos académicos tales como inauguración o clausura de curso o cursos, tomas de posesión de cargos académicos, actividades recogidas en conciertos con universidades extranjeras, visitas de autoridades académicas de otras universidades, homenajes autorizados, comidas de trabajo y/o cortesía con representantes académicos o de empresas con quienes la Universidad mantiene vínculos de diversa índole, y cualquier otro de similares características. Los requisitos mencionados son los siguientes: * En comidas, cócteles, buffets, aperitivos, deberá justificarse el motivo del mismo y el detalle de comensales (no admitiéndose motivos de carácter general, como por ejemplo una reunión de trabajo) y aportar la factura correspondiente con las características formales recogidas en la legislación vigente, con el IVA correctamente desglosado, sin incluir propina alguna, y haciendo constar como datos del pagador: Pag. 4 de 5

5 Nombre: Universidad Pontificia Comillas Domicilio: C/ Alberto Aguilera, Madrid NIF: R B * En atenciones (obsequios): habrá que justificar el motivo y no se admitirán gastos excesivos puesto que ello equivale a una retribución encubierta (que tributa como retribución en especie). Se debe justificar con la factura que cumpla con los requisitos mencionados anteriormente. - No asumibles: comidas entre personal de la Universidad, celebraciones u homenajes particulares, comidas de cortesía sin participación de autoridades académicas, comidas no autorizadas expresamente y justificadas como de trabajo, regalos u obsequios personales, sin autorización expresa o justificación suficiente, y cualquier otro gasto de similares características. Pag. 5 de 5