UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN UNP

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1 Página: 1 de 16 UNP PROTOCOLO PARA LA ADMINSITRACIÓN DE LAS COMISIONES DE SERVICIOS Y AUTORIZACIONES DE Bogotá D.C., Marzo de 2015

2 Página: 2 de 16 CONTENIDO Tabla de contenido PROPOSITO... 3 ALCANCE... 3 RESPONSABILIDADES... 3 DEFINCIONES... 5 CONDICIONES GENERALES... 8 CONTENIDO... 8 FORMATOS Y REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS... 16

3 Página: 3 de PROPÓSITO Establecer y definir los lineamientos básicos para la solicitar comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje nacional e internacional y liquidar viáticos y/o gastos de desplazamiento a servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. 2. ALCANCE Aplica desde la recepción de la solicitud de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, con la recepción de los documentos por medio de los cuales se legalizan y se cobran los viáticos y/o gastos de desplazamientos causados por la comisión de servicio y/o autorización de viaje realizada, hasta el informe por medio del cual se liquidan los viáticos y/o gastos de desplazamientos. Este informe será radicado en Secretaria General, para que esta dependencia de acuerdo a su competencia, realice los pagos correspondientes. 3. RESPONSABILIDADES DE LA SUBDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO G.C.A. a) Recepcionar las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, de los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. b) Realizar la actividad de trasncripción, de la información presentada en las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, a la base da datos de COMISIONES Y VIATICOS, que reposa en el Grupo de Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje G.C.A. Lo anterior, con la finalidad de contar con la información actualizada, para el momento de liquidar los viáticos y/o gastos de viaje causados por los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. c) Llevar el archivo de las ordenes de comisión de servicio y/o autorizaciones de viaje conferidas por la Subdirección de Talento Humano, de los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo

4 Página: 4 de 16 contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. d) Recepcionar los documentos de legalización (cumplido de comisión y/o cumplido de autorización de viaje, informe de viaje, certificado de permanencia y cuenta de cobro si es necesaria) de los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. e) Realizar la actividad de trasncripción de la información presentada en los documentos de legalización, a la base da datos de RADICACION que reposa en el Grupo de Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje G.C.A. Lo anterior, con la finalidad de llevar la trazabiliadad de la entrega de estos documentos y asi responder a los tiempos con que se debe generar el informe de liquidación. f) Generar el informe de liquidación de viáticos y/o gastos de desplazamiento y gastos de viaje, de los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión dentro de los terminos establecidos según la Resolución 0164 de Este informe debe ser radicado en Secretaria General para su posterior pago según competencia de esta dependencia. DE LA SECRETARIA GENERAL Realizar los pagos correspondientes a viáticos y/o gastos de desplazamiento y gastos de viaje, de los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, correspondiente a los informes radicados por la Subdirección de Talento Humano. DE LOS FUNCIONARIOS Será responsabilidad de cada dependencia programar las comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje según sea el caso, en aplicación de los principios de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad en el gasto. Facilitar a la Subdirección de Talento Humano las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, de los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien

5 Página: 5 de 16 sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión dentro del término establecido según Resolución 0164 de 2014 para que estas sean conferidas en el momento oportuno. Remitir a la Subdirección de Talento Humano los documentos de legalización correspondientes dentro del término establecido según Resolución 0164 de 2014 para los fines pertinentes. 4. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación del presente protocolo, se tendrán en cuenta los siguientes conceptos: A. Autorizar: Otorgar el permiso de desplazamiento a los demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, para prestar un servicio en un lugar diferente a la sede donde habitualmente desarrolla las actividades de su objeto contractual, en ejercicio de una autorización de viaje. B. Ampliación o prórroga: Necesidad del solicitante de permanecer días adicionales a su solicitud inicial para cumplir con lo asignado en la comisión de servicio y/o autorización de viaje. C. Autorización de desplazamiento: Documento por medio del cual la Subdirección de Protección, a través de la Coordinación respectiva, autoriza el desplazamiento fuera del perímetro a servidores de la Entidad y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. D. Autorización de viaje: Situación en la cual colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios o convenio y por disposición del supervisor del contrato o convenio, ejercen las actividades de su objeto contractual o atiende transitoriamente actividades oficiales en lugares diferentes a donde las ejecuta. E. Conferir: Otorgar el permiso de desplazamiento a los servidores de la Entidad, para prestar un servicio en un lugar diferente a la sede donde habitualmente desarrolla sus funciones, en ejercicio de una comisión de servicios.

6 Página: 6 de 16 F. Comisión: Situación administrativa en la cual los servidores de la UNP, previa autorización de quien tiene competencia para ello, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo, en lugares diferentes de los de la sede habitual de trabajo o atiende transitoriamente funciones oficiales distintas a las del empleo del que es titular, previa delegación. La comisión de servicios al interior del país se deben solicitar en los formatos establecidos por la UNP para tal fin y los cuales hacen parte integral de la presente Resolución. G. Comisionado: Funcionario de la UNP que presta sus servicios al interior de la Entidad y que debe ejecutar una comisión de servicios en un lugar distinto al sitio habitual de su trabajo. H. Cumplido de autorización de viajes: Se denominará cumplido de autorización de viajes, al documento por medio del cual se diligencia la fecha real en la cual se efectuó el desplazamiento, con el fin de proceder a liquidar según el valor real de éste. A ese documento se debe anexar los pasabordos de viaje aéreos, terrestres, recibos, facturas de acuerdo con lo dispuesto en el formato GTH-FT-52/V2 o el que haga sus veces. I. Cumplido de comisión: Se denominará cumplido de comisión, al documento por medio del cual se diligencia la fecha real en la cual se efectuó la comisión de servicio, con el fin de proceder a liquidar según el valor real de éstas. A ese documento se debe anexar los pasabordos de viaje aéreos, terrestres, recibos, facturas de acuerdo con lo dispuesto en el formato GTH-FT-53/V2 o el que haga sus veces. J. Certificado de permanencia: Corresponde a aquel documento suscrito por autoridad competente mediante el cual se acredita la permanencia del funcionario y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, de acuerdo con lo dispuesto en el formato GTH-FT-61/V2 o el que haga sus veces. K. Colaborador / Contratista: Persona natural que presta directamente sus servicios al Estado, bajo la modalidad de Contrato de Prestación de Servicios suscrito con la UNP. L. Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje excepcionales o de emergencia. Corresponde a aquellas autorizaciones que se requieren para atender casos urgentes, imprevistos o extraordinarios que tienen origen en peticiones expresas de los beneficiarios del programa, de autoridades judiciales, gubernamentales o particulares. Para conferir estas comisiones, se

7 Página: 7 de 16 debe adjuntar copia de los oficios y/o comunicaciones a través de las cuales se hacen los requerimientos. M. Gastos de desplazamiento: Pago que se autoriza a colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios o convenio como compensación de los gastos que tiene que efectuar para desplazarse a atender la prestación del servicio fuera del domicilio contractual. N. Gastos de viaje: Valor en dinero que se paga a los servidores de la Entidad y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, en cumplimiento de una comisión y/ autorización de viaje. Se reconocerán como gastos de viaje los pasajes aéreos, terrestres, de ferry o fluviales que se requieran para el desplazamiento en ejercicio de una comisión de servicio y/o autorización de viaje; cuando se utilicen automotores al servicio de la Unidad Nacional de Protección - UNP, los peajes, combustible, traslados de aeropuertos a ciudades capitales cuando estos están situados fuera de la misma de acuerdo con lo dispuesto en la presente resolución; traslado de equipo de propiedad de la UNP. Estos gastos de viaje se reconocerán siempre y cuando se encuentren debidamente soportados, de lo contrario, la administración se reserva el derecho de no pagarlos. O. Informe de viajes o comisión. Documento por medio del cual el funcionario y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, presenta a su superior inmediato y/o supervisor, una relatoría y desarrollo de la comisión y/o viaje, teniendo en cuenta los principales resultados, compromisos, recomendaciones y conclusiones obtenidos, de acuerdo con lo dispuesto en el formato GTH-FT- 46V2 o el que haga sus veces. P. Domicilio contractual y/o lugar de ejecución de actividades: Corresponde al domicilio donde colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios y/o convenio donde ejecutan sus actividades contractuales. Q. Orden de asignación: Registro por medio del cual los servidores de la Entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión y ubicados en la Subdirección de Protección y/o Subdirección de Evaluación de Riesgo, se les asigna una actividad propia de la dependencia en la que se encuentran ubicados.

8 Página: 8 de 16 R. Sede habitual de trabajo: Centro urbano o lugar geográfico en donde está ubicada la dependencia y/o donde habitual y ordinariamente presta sus servicios el servidor de la UNP. S. Servidor: Persona natural que presta sus servicios personales al Estado, con vinculación legal y reglamentaria. Incluye aquel servidor público con vinculación legal y reglamentaria, que se encuentra en comisión en la UNP. T. Solicitante: Persona natural quien ha sido designada a cumplir una comisión de servicio y/o autorización de viaje. U. Viáticos: Reconocimiento que se realiza a los servidores y/o funcionarios de la PONAL en convenio con la UNP, únicamente para atender los gastos de alojamiento, manutención y demás que se relacionen directamente con el desplazamiento de la sede habitual de trabajo en ejercicio de una comisión de servicio. V. Visto Bueno (Vo.Bo.) autorización que el Superior inmediato y/o Supervisor del contrato, y Subdirector, Jefe de Oficina o Secretario General, según corresponda, brinda a las solicitudes de orden de comisión y/o autorización de viaje, de los servidores de la Entidad y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. 5. CONDICIONES GENERALES Y CONTENIDO 6. ADMINISTRACIÓN DE LAS ORDENES DE COMISIÓN DE SERVICIO Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJE, DE LOS SERVIDORES DE LA ENTIDAD Y DEMÁS COLABORADORES DE LA UNP, CON VÍNCULO CONTRACTUAL, BIEN SEA POR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, CONVENIO O EN COMISIÓN. A continuación se detalla el paso a paso que se debe adelantar desde el Grupo de Comisiones de servicio y Autorizaciones de viaje G.C.A. para el tramite interno que surge sobre esta situación administrativa. a) Recepción y revisión de las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, de los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. Se verifica que las ordenes esten correctamente diligencias y con las firmas correspondientes de autorización

9 Página: 9 de 16 donde se proporciona el Visto Bueno (Vo.Bo.) de los Coordinadores de grupos internos de trabajo y/o Supervisor del contrato y del Subdirector o Jefe de Oficinas respectivo o Secretario General. b) Si los documentos presentados no reúnen los requisitos contemplados, o se encuentra con errores de diligenciamiento, se devuelven a los Coordinadores de grupos internos de trabajo y/o Supervisor del contrato, o Subdirector, Jefe de Oficinas o Secretario General, según corresponda la dependencia a la que pertenezca el servidor de la entidad y/o demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión para su corrección y a la espera a que sean nuevamente presentados. c) Si cumple con los requerimientos, se realiza la actividad de trasncripción de la información presentada en las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, a la base da datos de COMISIONES Y VIATICOS, que reposa en el Grupo de Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje G.C.A. Lo anterior, con la finalidad de contar con la información actualizada, para el momento de liquidar los viáticos y/o gastos de viaje causados por los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión. d) Paso a seguir, se deben presentar las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, de los servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, ante el Subdirector de Unidad Administrativa Especial, Código 0040, Grado 21 de la Planta Global de la Unidad Nacional de Protección ubicado en la Subdirección de Talento Humano o quien haga sus veces, para conferir y/o autorizar mediante acto administrativo la comisión de servicio y/o autorizacion de viaje solicitda por necesidad del servicio. e) Una vez conferido el acto administrativo, se procede a dar su numeración y fecha correspondiente. f) Las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, inmediatamente cuenten con las firmas requeridas de autorización y su numeración respectiva por medio de la cual se confiere el acto administrativo, será archivada según Ley 594 de 2000 y normatividad archivística vigente Gestión de Calidad Norma NTCGP 1000:2009.

10 Página: 10 de 16 g) Los documentos de legalización de viáticos y/o gastos de desplazamiento y gastos de viaje, serán recepcionados por el G.C.A. La información presentada será trasncrita, a la base da datos de RADICACION que reposa en el Grupo de Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje. Lo anterior, con la finalidad de llevar la trazabiliadad de la entrega de estos documentos y asi responder a los tiempos con que se debe generar el informe de liquidación. h) Una vez se liquiden los viáticos y/o gastos de desplazamiento y gastos de viaje causados, se generará un informe por medio del cual se relacionan las comisiones de servicio y/o autorizacioes de viaje causadas, para ser remitido a Secretaria General, para que este dependncia de acuerdo a su competencia realice los pagos. 7. DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXAR SERVIDORES PÚBLICOS Y DEMÁS COLABORADORES DE LA UNP CON VÍNCULO CONTRACTUAL BIEN SEA POR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, CONVENIO O EN COMISIÓN Los servidores públicos y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, una vez exista la necesidad de desplazarse a un lugar diferente de su sede habitual de trabajo y/o domicilio contractual, deben adjuntar como soporte los documentos que a continuación se relacionan. No obstante sólo se conferirán comisiones y/o autorizaciones de viaje siempre y cuando estén relacionadas directamente con las funciones de la Entidad. a) GMP-FT-20 Solicitud de desplazamiento (Subdirección de Protección) o el que haga sus veces. b) GMP-FT-09 Formato autorización de desplazamiento (Subdirección de Protección) o el que haga sus veces. c) Invitación a evento, reunión para representar a al UNP. d) Citaciones judiciales o disciplinarias. e) Solicitud del jefe inmediato y/o supervisor del contrato mediante el cual se imparte directriz para cumplir una actividad fuera del lugar de su sede habitual de trabajo o donde desarrolle sus actividades. f) Copia física del correo electrónico de la solicitud del jefe inmediato de asistir a un evento en representación de la UNP. Los soportes antes descritos, deberán ir adjunto al formato GTH-FT-56 Orden de Comisión y Pago de Viáticos Nacionales y/o GTH-FT-58 Autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamientos nacionales o el que haga sus

11 Página: 11 de 16 veces. Estos formatos deberán ser ya presentados en la Subdirección de Talento Humano, con el Visto Bueno (Vo.Bo.) del Superior inmediato y/o Supervisor del contrato, y con el Visto Bueno (Vo.Bo.) del Director, Subdirector, Jefe de Oficina o Secretario General, según corresponda. Así mismo para la legalización de las comisiones de servicios y/o Gastos de desplazamiento autorizados, se requiere adjuntar los formatos que a continuación se detallan: a) Formato GTH-FT-53 Cumplido de Comisión, debidamente diligenciado y con la firma correspondiente del Jefe Inmediato. Adicionalmente se deben pegar los pasabordos si fuera necesario, o constancia de la aerolínea en caso de pérdida. b) Formato GTH-FT-46 Informe de Viajes o Comisión. El responsable de la comisión de servicio y/o autorización de viaje, deberá presentar a su jefe inmediato y/o supervisor del contrato, un informe de la comisión y/o desplazamiento sobre el desarrollo y resultados de la misma que incluya las actividades y tareas realizadas debidamente diligenciadas en el formato establecido para tal fin. c) Formato GTH-FT-61 Certificado de permanencia, debidamente diligenciado y firmado por la autoridad correspondiente quien certifica la permanencia en el departamento, ciudad y/o municipio en que fue realizada la comisión de servicio y/o autorización de viaje. d) Presentar una copia de la cédula y una copia de la certificación bancaria donde desea que se consigne el pago correspondiente. (Estos dos (2) documentos solo se presentarán sólo si es la primera vez que se solicita el trámite de legalización). COLABORADORES Y CONTRATISTAS a) Formato GTH-FT-52 Cumplido de Autorización de Viaje, debidamente diligenciado y con la firma correspondiente del Supervisor del Contrato. Adicionalmente se deben pegar los pasabordos al mismo o constancia de la aerolínea en caso de pérdida. b) Formato GTH-FT-46 Informe de Viajes o Comisión, El responsable de la comisión de servicio y/o autorización de viaje, deberá presentar a su jefe inmediato y/o supervisor del contrato, un informe de la comisión y/o desplazamiento sobre el desarrollo y resultados de la misma que incluya las

12 Página: 12 de 16 actividades y tareas realizadas debidamente diligenciadas en el formato establecido para tal fin. c) Formato GTH-FT-61 Certificado de permanencia, debidamente diligenciado y firmado por la autoridad correspondiente quien certifica la permanencia en el departamento, ciudad y/o municipio, en que fue realizada la comisión de servicio o viaje autorizado. d) Presentar una cuenta de cobro, donde se especifica que se cancela por Gastos de desplazamiento y que por Gastos de viaje. e) Presentar una copia de la cédula, una copia del Rut y una copia de la certificación bancaria donde desea que se consigne el pago correspondiente. (Estos tres (3) documentos solo se presentarán sólo si es la primera vez que se solicita el trámite de legalización). 8. COMO SE LIQUIDAN LOS VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO Para la liquidación de los viáticos y gastos de desplazamiento se aplicará el valor máximo fijado conforme a la escala de viáticos estipulada por el Gobierno Nacional en la normatividad vigente según sea el caso., para los servidores de la Entidad y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión que deban cumplir comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje al interior y exterior del país. Solo se reconocerá viáticos y gastos de desplazamiento al cien por ciento (100%) de la escala fijada, cuando los servidores de la Entidad y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, por estrictas necesidades del servicio, pernocte en el lugar de la comisión de servicio y/o viaje autorizado. Si no pernocta, se le reconocerá el 50% de ese valor. No se concederán viáticos a municipios que estén ubicados hasta 50 kilómetros de la ciudad principal del lugar de ejecución de actividades de los servidores de la Entidad, y/o domicilio contractual de los demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión de la entidad. Este criterio se aplica siempre y cuando no se vaya a pernoctar y según información brindada por el mapa de la red vial y red terciaria del Instituto Nacional de Vías INVIAS. Cuando la UNP o cualquier entidad pública o privada según sea el caso, en desarrollo de contratos o convenios o por situaciones especiales suministre

13 Página: 13 de 16 alojamiento, o alimentación o reconozca un valor equivalente, las tarifas antes determinadas se reducirán en forma proporcional a la reconocida o suministrada según criterio de Entidad 9. SOLICITUD COMISIONES AL EXTERIOR Y DE ESTUDIOS. Conforme a la necesidad prevista en la Unidad Nacional de Protección para el desplazamiento de funcionarios de la UNP, el Superior Inmediato debe elaborar un memorando de solicitud de comisión de servicios al exterior dirigido a la Subdirección de Talento Humano, en la cual se debe discriminar la fecha de inicio y terminación del evento, la justificación de la necesidad, conveniencia y oportunidad de la participación en el mismo, al igual que la forma en que serán sufragados los gastos. Así mismo y dado el caso, debe informar si se requiere encargar a un servidor del empleo del comisionado, indicando el nombre y el cargo de la persona que se propone para ser encargado. Por lo anterior el servidor deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Carta de Invitación. Debe estar dirigida a la persona que va a viajar, en papel o correo del que invita, indicando como mínimo: nombre del evento, fecha, lugar del evento, ciudad- país. En la carta de invitación se debe indicar quien va a sufragar los gastos, y hacer una descripción detalla de estos. b) Indicar si fuese el caso, la naturaleza Jurídica de la persona que invita: si es Organismo Internacional, de Derecho Público o Privado. Así mismo, se deberá indicar que no hay interés directo ni indirecto, ni vínculo contractual entre el que invita y el invitado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2 del decreto 2197 de c) Indicar como se relacionan las funciones del servidor con el evento. d) Así mismo, relacionar como va a mejorar la función pública el asistir al evento. e) De conformidad con el decreto 2197 de Para tramitar la autorización del Gobierno Nacional contenida en el Artículo 129 de la Constitución Política se debe remitir la solicitud con por lo menos quince (15) días hábiles de antelación a la fecha de iniciación de la comisión, la discriminación de los gastos que serán sufragados como consecuencia de la invitación y el beneficio que reporta para la entidad la asistencia al evento.

14 Página: 14 de 16 f) Responder a los principios definidos en el artículo 3, de la presente resolución, ajustándose así a las normas de austeridad y racionalización en el gasto público. g) En el caso de que un servidor requiera aceptar invitaciones cuyos gastos sean sufragados por gobiernos extranjeros u organismos internacionales, será conferida por decreto presidencial y deberán tramitarse con quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha de su inicio, ante la Secretaria General del Ministerio del Interior. h) Justificar plenamente la realización de actividades diferentes, cuando en una misma autorización de viaje se requiera la participación de más de una persona. i) En aquellos casos en los que se afecten los recursos públicos, se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, a fin de demostrar que existen los recursos necesarios para cubrir los viáticos y gastos de viaje, además en caso de requerirse pasajes aéreos deberá adjuntarse reserva de los mismos especificando itinerarios y valores. Una vez verificada la documentación soporte, la SUBDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO procederá a conferir el respectivo acto administrativo, acompañado de los documentos que se requieran para el viaje. Si lo requerido es una comisión de estudio al exterior, esta será otorgada por el Director General, mediante resolución debidamente motivada previa autorización del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, de acuerdo con las instrucciones que para tal efecto se impartan. Por consiguiente, dichas solicitudes también deberán formularse al menos con quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha de desplazamiento. Una vez verificada la documentación soporte, la SUBDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO procederá a proyectar el respectivo acto administrativo para firma del Director General de la UNP, acompañado del respectivo acuerdo de permanencia para suscripción por parte del comisionado. Si la solicitud para autorizar de viaje al exterior es específicamente para los demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, será el Subdirector de Talento Humano, la persona autorizada para conferirla, siempre y cuando vengan debidamente avaladas por el supervisor del contrato.

15 Página: 15 de 16 Por lo anterior, los colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión que se vayan a desplazar al exterior, deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Carta de Invitación. Debe estar dirigida a la persona que va a viajar, en papel o correo del que invita, indicando como mínimo: nombre del evento, fecha, lugar del evento, ciudad- país. En la carta de invitación se debe indicar quien va a sufragar los gastos, y hacer una descripción detalla de estos. b) Indicar si fuese el caso, la naturaleza Jurídica de la persona que invita: si es Organismo Internacional, de Derecho Público o Privado. Así mismo, se deberá indicar que no hay interés directo ni indirecto, ni vínculo contractual entre el que invita y el invitado. Así mismo se debe verificar si fuese el caso, la naturaleza jurídica del financiador cuando haya invitación de un tercero, para evitar posibles conflictos de intereses. c) Obedecer a la ejecución de las obligaciones contractuales y a las necesidades de la UNP. d) Responder a los principios definidos en el artículo 3 de la presente resolución, ajustándose así a las normas de austeridad y racionalización en el gasto público. e) Dar prelación a las convocatorias e invitaciones que hagan organismos gubernamentales. f) Justificar plenamente la realización de actividades diferentes, cuando en una misma autorización de viaje se requiera la participación de más de una persona. g) Que la autorización de viaje al exterior, sea compatible con el objeto y las obligaciones contractuales. h) Que se cuente con la autorización del supervisor del contrato, convenio, etc y con el visto bueno del Director General de la UNP 10. ARCHIVO Y CUSTODIA Se llevará un archivo y control magnético y físico únicamente sobre las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, según Ley 594 de 2000 y normatividad archivística vigente Gestión de Calidad Norma NTCGP 1000:2009.

16 Página: 16 de 16 Respecto a los documentos de legalización, estos serán remitidos en original junto al momento de ser liquidados con el informe que se radiquen en Secretaria General, por lo anterior es esa dependencia la que custodie estos documentos para pago según su competencia. FORMATOS Y REGISTROS GTH - PR - 07/V03: Procedimiento de situaciones administrativas GTH - FT orden de comisión y pago de viáticos GTH - FT ampliación - orden de comisión GTH - FT cumplido de orden de comisión - funcionarios, v2 GTH - FT formato informe de viajes o comisión, v2 GTH - FT certificado permanencia v2 GTH - FT autorización de viaje GTH - FT ampliación - autorización de viaje GTH - FT cumplido de autorización de viajes - contratistas, v2 GMP - FT - 50 misión de trabajo GMP - FT - 58 solicitud de desplazamiento GAD - CA - 01 / V2: Proceso de Gestión y Administración Documental CONTROL DE CAMIBIOS Versión Versión Identificación del Cambio Inicial Final 00 Creación del Documento 01 Elaboró: Nombre: Luis Felipe Ruiz López Coordinador Grupo de comisiones y autorizaciones de viaje- Subdirección de Talento Humano Revisó y Aprobó: Nombre: Catalina Balcázar Salamanca Subdirectora de Talento Humano Oficializó: Nombre: Jaime Orlando Infante Acosta- Jefe Oficina Asesora de Planeación e Información

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