PROCEDIMIENTO CAJA MENOR DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

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1 1. OBJETIVO Permitir al Ministerio del Interior un manejo racional y transparente de los recursos o gastos autorizados, para Viáticos, Gastos de Desplazamiento o Gastos de Viaje. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la Resolución de apertura de la caja menor de Viáticos y Gastos de Viajes y finaliza cuando los reembolsos se realizan en forma mensual o cuando se haya consumido más de un 70%, o al finalizar la vigencia con la legalización definitiva 3. DEFINICIONES Caja Menor. Recursos de los cuales se dispone con el fin de cubrir viáticos y gastos de viaje en cumplimiento de la comisión de servicios de los funcionarios o autorización de desplazamiento de contratistas de la entidad. Viáticos. Gastos en que incurre el servidor público en alojamiento y alimentación para desempeñar funciones en lugar diferente de la sede habitual de trabajo. Acto Administrativo. Pronunciamiento de la administración mediante el cual se confiere una comisión o una autorización de desplazamiento Transferencia Electrónica. Movimiento bancario realizado de manera electrónica que registra un pago o transacción realizada. Rubro Presupuestal. Son los clasificadores de las operaciones presupuestales. Reembolso. Reintegro de los recursos que fueron ejecutados y legalizados. 4. SIGLAS CDP. Certificado de Disponibilidad Presupuestal OAT. Operaciones Auxiliares de Tesorería. 5. NORMATIVIDAD 5.1. CONSTITUCIÓN LEYES. Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario. Ley y Decreto de Liquidación anual del Presupuesto General de la Nación Resolución 464 de 2003 por la cual se adopta el sistema de control interno del Ministerio del Interior y de Justicia DECRETOS. Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional. Decreto anual de escalas de viáticos expedido por el Gobierno Nacional. Página 1 de10

2 5.4. RESOLUCIONES. Resolución No del 14 de Enero de 2009 por la cual se determinan los códigos y siglas para identificar las diferentes dependencias que integran la estructura orgánica del Ministerio del Interior y de Justicia. Resolución No de Diciembre de 2011, por la cual se reglamenta el trámite interno de las Comisiones de servicio, pagos de viáticos y gastos de desplazamiento en el Ministerio del Interior y de Justicia, y se realiza una delegación y se dictan otras disposiciones Resolución anual de la Dirección General del Presupuesto Nacional por la cual se reglamenta la Constitución y Funcionamiento de las Cajas Menores. Resolución anual del Ministerio por la cual se establece la Apertura de las Cajas Menores OTRAS 6. DESARROLLO 6.01 Solicitar certificados de disponibilidad presupuestal Recibir la solicitud, gestionar su apertura Expedir certificado. La solicita los certificados de disponibilidad presupuestal para la constitución y apertura de la caja menor al Grupo de Gestión Financiera y Contable. La Administrativa y Financiera, recibe la solicitud, si no existe la cuenta corriente para el manejo de los recursos de la caja menor, adelanta los trámites para su apertura a través del procedimiento Apertura/Terminación/Sustitución de Cuentas Corrientes Autorizadas, si existe, efectúa el registro de apertura de la caja menor en SIIF. Contable, expide el certificado de disponibilidad presupuestal de apertura de la caja menor y envía a la Subdirector(a) Administrativo y Financiero Subdirector(a) Administrativo y Financiero Página 2 de10

3 6.04 Elaborar proyecto resolución. de La elabora el proyecto de resolución de constitución y apertura de la caja menor, incluyendo como contenido de la misma, el monto para cada rubro presupuestal y el funcionario responsable del manejo y administración de ésta y envía a Secretaría General para revisión y remisión para firma del señor Secretario General Secretario General 6.05 Recibir resolución, entregar responsable. al La Secretaría General recibe la resolución de constitución y apertura de la caja menor aprobada por el señor Secretario General, efectúa la numeración y entrega al responsable de la misma para que efectúe los registros de apertura en el libro control de caja menor y envía al Grupo de Gestión Financiera y Contable para el pago y giro a través de SIIF. Secretario General Subdirector(a) Administrativo y Financiero 6-06 Recibir resolución, confirmar y ordenar el pago en SIIF Imprimir orden y enviar copia. Primer giro o desembolso: Contable recibe la resolución de constitución y apertura de la caja menor, confirma y ordena el pago en SIIF, por medio de una orden de pago OAT. Contable una vez la Dirección del Tesoro Nacional efectué la orden de pago OAT la imprime en estado pagada y envía copia al responsable de la caja menor. Caja Menor Página 3 de10

4 6.08 Recibir copia, solicitar saldo, confrontar valores, y efectuar registros en libros La recibe copia de la orden de pago OAT en estado pagada, verifica y solicita saldo al banco, y realiza en el sistema de información financiera SIIF, el procedimiento de ingreso de rembolso confronta los valores, si hay diferencia solicita aclaración, si no realiza los registros en los libros control de caja menor y bancos respectivamente. Caja Menor 6.09 Recepción de solicitudes Revisar y dar el tramite respectivo Firmar Comisión o autorización de viaje. El funcionario asignado de la Recibe de cada uno de las diferentes dependencias el formato de comisiones TH-RV-P02-F-01, TH-RV-P-02-F-02, TH-RV-P02-F-04, TH-RV-P02-F-05, revisa que este completo e indica que se radique en el libro correspondiente y lo incluye en la base de datos de Comisiones al Interior e imprime la relación de comisiones a ser conferidas por parte del Ordenador del Gasto. El de la Caja Menor, revisa la relación y las comisiones y si existe la disponibilidad le da visto bueno. Si no existe disponibilidad de recursos la devuelve para que el Funcionario de SGH, la devuelva al Comisionado. Con las que cuentan disponibilidad de recursos y la relación se envía al Ordenador del Gasto para firma. El(la), firma la Comisión o autorización de viaje al interior del País y devuelve las solicitudes firmadas y una copia con la relación de lo conferido o autorizado al. Humanos Página 4 de10

5 6.12 Realizar registro en SIIF y pago El funcionario responsable de la Caja Menor recibe la relación de comisiones y los originales de los actos administrativos y procede a registrar en el sistema de información Financiera SIIF el egreso y pago correspondiente e imprime la transacción, así mismo realiza en el portal de DAVIVIENDA, la respectiva transferencia a la cuenta suministrada por cada funcionarios y/o contratista. Técnico administrativo 6.13 Registrar en libros Se inicia el registro en libro de bancos y en el libro de comisiones al interior o al exterior según sea el caso, indicando fecha, numero de comprobante de egreso y de pago, objeto, monto bruto, deducciones practicadas, monto líquido pagado, nombre del beneficiario, cedula del beneficiario, concepto, valores, según sea el caso. Adicionalmente se debe imprimir el reporte de la transacción del pago exitoso, con el fin de controlar que no exista ningún pago rechazado. Página 5 de10

6 6.14 Legalizar el pago El funcionario comisionado solicita verbalmente el número de la comisión y envía el cumplido de comisión o Cumplido de Autorización de Viajes nacionales o Internacionales con el visto bueno del jefe inmediato o del Supervisor según corresponda y las carátulas de pasajes o pasabordos, suministradas por el Ministerio, pegadas al mismo formato según el caso a la. Funcionario Beneficiario 6.15 Recibir y verificar documentación Si el transporte se efectúo por vía terrestre se debe presentar el recibo que expide la empresa transportadora o recibo de caja con el visto bueno del jefe inmediato. El funcionario responsable de la, recibe la documentación y la revisa contra la comisión o autorización. Si no está bien devuelve al interesado para las correcciones correspondientes. Si está bien, se incorpora a los documentos de pago y se realizan los ajustes en los registros contables y se anexa para efectuar el respectivo reembolso. Página 6 de10

7 6.16 Proyectar resolución para reembolso Registrar operaciones de legalización. A través del Sistema de Información Financiera SIIF se realiza la solicitud del rembolso, el cual se envía al Grupo de Gestión Financiera y Contable, junto con todos los soportes, con el fin de que una vez revisada se expida el certificado de disponibilidad que ampara la resolución de rembolso respectivo. Los reembolsos se realizan en forma mensual o cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero. Una vez se expida el Certificado de disponibilidad presupuestal se procede a elaborar la Resolución para la revisión y firma del ordenador del gasto, la cual se fecha y se numera y se envía al Grupo de Gestión Financiera y Contable, con el fin de que se realice la respectiva orden de pago la cual se ingresa mediante el procedimiento del Sistema de Información Financiera SIFF denominado ingreso de rembolso. Legalización Final: El responsable de la caja menor registra todas las operaciones de legalización de caja menor. Si resultan excedentes consigna los dineros sobrantes en la cuenta corriente señalada por el Grupo de Gestión Financiera y Contable. Estos documentos, la relación del reembolso y los soportes de los gastos se remiten al Grupo de Gestión Financiera y Contable para el trámite de legalización definitiva. Página 7 de10

8 6.18 Expedir registró presupuestal. Contable con base en los documentos y los soportes de legalización y cierre de la caja menor expide registro presupuestal del compromiso utilizando el certificado de disponibilidad de apertura de la caja menor Expedir obligación Registrar valor de reintegro. Contable, expide una obligación con una deducción del cien por cien de su valor, de tal modo que su valor neto sea cero y ordena su pago en SIIF por el Módulo de EGRESO y CUN respectivamente. Contable, registra el valor del reintegro de los dineros sobrantes una vez que la DTN haya cargado la consignación. Con lo antes anotado la caja menor queda legalizada y cerrada en SIIF. Profesional Universitario 7. REGISTROS Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal. Certificado de disponibilidad presupuestal. Registro presupuestal del compromiso. Obligación y orden de pago. Libro control de caja menor.(siff) Acto administrativo que concede comisión o se autoriza el desplazamiento. Documentos soporte de caja menor del pago de los correspondientes viáticos a los que se asigna un número consecutivo interno (SIIF). Constancia de la transferencia bancaria y soporte de pago exitoso. Pago de viáticos en cheque al comisionado cuando existe problemas el portal bancario. Cumplidos de comisión o Cumplido de Autorización. Carátula de pasajes aéreos En caso de pérdida del pasabordo o la carátula del tiquete utilizado, el comisionado o el contratista deberá tramitar ante la aerolínea la certificación correspondiente. Página 8 de10

9 8. INFORMACIÓN INFORMACIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN GENERADA N/A N/A N/A N/A 9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN Cuadro en Excel DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN En este cuadro de Excel aparecen las páginas de libros de bancos, libros del interior y libros del exterior Equipo del 10. ANEXOS N/A 11. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIÓN 19/09/2009 Se hizo ajustes al punto 6. DESARROLLO numerales 6.01, /11/ 2010 Reestructuración y simplificación del Procedimiento, de conferir comisiones o autorizaciones de viajes para funcionarios o contratistas generado en nuevos formatos que debe diligenciar directamente el interesado así como la Eliminación del Tema de Riesgo que fue modificado por el SIGI a través de la Guía de riesgo vigente Modificación de los formatos existentes en este procedimiento y la creación de nuevos 30/11/2011 Se cambia el nombre de Grupo de Gestión Financiera y Contable por Se cambia Grupo de Gestión por de Gestión. Se cambia Ministerio del Interior y de Justicia por Ministerio del Interior. Se actualizan los formatos de los procedimientos y se actualiza la versión /07/2012 Se cambia el nombre de Administrativa y Financiera por Grupo de Gestión Financiera y Contable En la descripción de las tareas del procedimiento y se actualiza la versión ajustando los responsables la normatividad (Resolución No de Diciembre de 2011) y las tareas haciéndolas más claras. 05 Página 9 de10

10 24/05/ /06/2015 Se modifica la versión 05 del Procedimiento con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior, así mismo con ocasión a la expedición del decreto No del 21 de mayo de 2013 se ajusta la escala de liquidación de viáticos en los formatos TH-RV-P-02-F01; TH-RV-P-02-F02; TH-RV-P-02-F04; TH-RV-P-02-F05. Se modifica la versión 06 por cambios en el logo y lema del Ministerio del Interior Elaboró Revisó y Aprobó Olga Janeth Aguilera Bautista Coordinadora Grupo de Viáticos y Gastos de Viaje María Jimena Acosta Illera Subdirectora de Gestión Archivar en: Procesos y Procedimientos Estratégicos /Reconocimiento de Viáticos y Gastos de Viaje Página 10 de10

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