ANECA no asume la obligación de contratar todos los viajes a través de la Agencia que resulte adjudicataria.

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1 PLIEGO DE CLÁUSULAS TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES EN LA FUNDACIÓN AGENCIA NACIONAL DE EVALUACIÓN DE LA CALIDAD Y ACREDITACIÓN (ANECA). 1. OBJETO DEL PLIEGO El presente pliego tiene por objeto definir las condiciones para la prestación del servicio de agencia de viajes, organización de los desplazamientos, transporte, alojamiento y asistencia en viajes de ANECA en el marco de su actividad. Dicho servicio comprenderá todas aquellas funciones propias de una Agencia de Viajes (información, programación de viajes, reservas, su confirmación, expedición de billetes en líneas regulares de transporte, reservas de alojamiento, envío de billetes al usuario, etc.) con aplicación de las tarifas más ventajosas posibles en cada momento. Se encargará, igualmente, de la tramitación de reservas y cuantas gestiones relacionadas le encargue ANECA, para la realización de viajes, reuniones, eventos o cualquier otra actividad programada por ANECA. ANECA podrá, si lo considera conveniente, encargar al adjudicatario (en adelante agencia) la gestión de la organización de congresos, reuniones, conferencias y otros eventos de similares características, previo presupuesto presentado por el adjudicatario. ANECA no asume la obligación de contratar todos los viajes a través de la Agencia que resulte adjudicataria. 2. PLAZO DE EJECUCIÓN El presente contrato tendrá un plazo de ejecución de 3 años, desde el 10 de octubre de 2010 hasta el 9 de octubre de 2013, prorrogable en las condiciones que fija el Pliego de Clausulas Administrativas Particulares. El servicio estará totalmente operativo en un plazo máximo de 15 días desde la fecha de formalización del contrato. Coordinación General Página 1 de 6 28/7/2010

2 3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 3.1. Local e infraestructura La Agencia prestará los servicios encomendados desde sus propios locales donde ubicará al personal adecuado y los medios técnicos optimizados para su funcionamiento. La Agencia establecerá un sistema de mensajería a su cargo para el envío de documentación (billetes, bonos...) a los usuarios cuando sea necesario. Se valorarán las oficinas en territorio nacional, especialmente en Universidades y Organismos Públicos de Investigación Personal La Agencia estará obligada a poner al frente de los servicios que preste a ANECA a una persona responsable con capacidad y poder suficiente para: Ostentar la representación de la Agencia cuando sea necesaria su actuación en los actos derivados del cumplimiento de las obligaciones contraídas por la ejecución de los diferentes servicios contratados. Organizar las prestaciones y poner en práctica las instrucciones recibidas de ANECA. Realizar las propuestas pertinentes y colaborar con ANECA en la resolución de los problemas que se planteen durante la vigencia del contrato. El personal de la Agencia será seleccionado entre profesionales del sector que cuenten con la cualificación técnica precisa y con la experiencia suficiente para atender la normal ejecución del servicio. El citado personal será de, al menos 2 personas, incluido el responsable, con conocimiento de idiomas extranjeros. La Agencia, en su oferta, deberá facilitar el currículo de la persona responsable de la oficina, así como del resto de las personas asignadas a la misma. Dicho personal será el que la Agencia debe destinar al servicio no debiendo introducir variaciones salvo acuerdo previo con ANECA. La Agencia asumirá la dirección técnica del personal. La Agencia es responsable de la disciplina de su personal, haciéndose solidaria de los daños y perjuicios que éste pueda ocasionar en la ejecución del presente contrato. ANECA podrá exigir la inmediata sustitución de cualquiera de las personas que formen parte de la Agencia, cuando éstas tuvieran comportamientos incorrectos o se aprecie que no realizan el servicio correctamente. Asimismo, la Agencia estará obligada a sustituir las bajas por enfermedad, permisos o períodos vacacionales. Igualmente deberá atender la solicitud de ANECA referida al reforzamiento puntual Coordinación General Página 2 de 6 28/7/2010

3 o estacional del personal adscrito al servicio cuando el incremento objetivo del volumen de trabajo así lo determine Horario La Agencia prestará el servicio de forma regular y continuada todo el año, de lunes a viernes, en el horario mínimo de 09:00 a 20:00 horas. Se valorará como mejora, un servicio de atención más amplio sobre el horario mínimo establecido, ajustado a las necesidades de los usuarios. Además del horario habitual descrito anteriormente, la Agencia deberá prestar un servicio de emergencia gratuito (propio de la empresa y no subcontratado), 24 horas al día los 365 días del año. Su función será apoyar y ayudar al personal de ANECA en caso de urgencias y deberá ser capaz de resolver incidencias que impliquen pago posterior de los servicios (principalmente obtención de billetes y alojamiento) Medios materiales La empresa adjudicataria deberá acreditar suficiente infraestructura que garantice los servicios que se soliciten con detalle de los medios técnicos y equipos informáticos. Corresponde a la Agencia la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio. La Agencia proporcionará, a su cargo, los medios materiales suficientes para que se cumplan los fines a que está destinada, que incluirán los terminales expendedores de billetaje necesarios y demás gastos (teléfono, franqueo...) Prestación del servicio La Agencia tramitará los servicios prestados de acuerdo con los procedimientos definidos por ANECA, tanto al nivel de las autorizaciones necesarias para la emisión de billetes o bonos, como para la facturación. Teniendo, en cualquier caso, que enviar junto con los billetes o bonos un resguardo del servicio prestado a la Unidad correspondiente y al usuario. El envío de los billetes se realizará siempre que sea posible por medios electrónicos. En caso de ser imprescindible el envío físico de la documentación, lo realizará la Agencia de Viajes, que hará el seguimiento correspondiente para asegurar que el destinatario recibe dicha documentación. En la documentación a entregar a los usuarios en sus desplazamientos, además de los billetes, bonos o reservas, etc., deberán indicarse las direcciones y teléfonos de los lugares para resolver las incidencias que puedan surgir en relación con el transporte y alojamiento, especificando que los interesados no deberán abonar importe alguno, así como si la llamada es gratuita o no. Coordinación General Página 3 de 6 28/7/2010

4 También deberán figurar los riesgos que cubren los seguros ofertados, los importes de cobertura y la forma de resarcimiento Tarifas La Agencia deberá ofertar la posibilidad de viajar por cualquiera de los medios existentes. La Agencia se compromete a ofertar las tarifas más ventajosas para ANECA en cada uno de los viajes realizados por cualquier medio de transporte en función de las fechas, horarios, características del pasajero, así como otras circunstancias que concurran en dichos viajes. Los viajes se realizarán, de ser posible y con carácter general, en trayectos directos, en vuelos, líneas o recorridos que tengan la condición de regular, aunque cuando sea posible se podrán utilizar los servicios de compañías de low cost. La emisión de billetaje aéreo será siempre electrónica, la impresión en papel de billetaje aéreo queda excluida salvo petición expresa y por escrito del usuario. Los cargos por emisión en los billetes que la Agencia facilite no podrán ser superiores a los que impute la compañía aérea correspondiente. La Agencia se compromete a asumir la emisión de billetes y bonos de hotel aplicando a los precios los descuentos o mejoras que se deriven de los acuerdos o convenios que ANECA haya suscrito o pueda suscribir con empresas, compañías o entidades dedicadas al transporte o a la hostelería. La Agencia deberá tratar directamente con los hoteles sin intervención de mediador o corresponsal alguno. Asimismo, si ANECA informa a la Agencia de la existencia de hoteles bloqueados con tarifas especiales previamente concertadas por los organizadores de un evento al que se asiste con carácter oficial, la Agencia deberá asumir el compromiso de gestionar las reservas y facturar las mismas sin que las condiciones sufran variación alguna. En ningún caso podrán repercutirse a ANECA gastos derivados de la intermediación en la reserva o pago de hoteles. La Agencia se comprometerá a realizar los pagos de los hoteles por adelantado a fin de que los usuarios puedan presentar el bono a la llegada a los mismos como justificante de pago y sin necesidad de realizar desembolso alguno. 3.7 Facturación La Agencia tramitará los servicios prestados de acuerdo con los procedimientos impuestos por ANECA, tanto al nivel de las autorizaciones necesarias para la emisión de billetes o bonos así como para la facturación. Teniendo, en cualquier caso, que enviar junto con estos billetes o bonos un resguardo del servicio prestado a la Unidad correspondiente y al usuario. Coordinación General Página 4 de 6 28/7/2010

5 Una vez finalizado cada mes, y antes del envío de las facturas se hará llegar a ANECA vía telemática un fichero electrónico con todos los servicios prestados que van a ser incluidos en las facturas de ese mes. La Agencia se compromete a facturar individualmente cada servicio realizado, con indicación del importe así como de los descuentos o porcentajes que la empresa aplique. Igualmente se contemplará el medio de transporte utilizado, tarifa aplicada y, en su caso, número de billete, las fechas de desplazamiento y los días de estancia en cada hotel, así como el nombre, unidad y código presupuestario del usuario. La presentación de las facturas se realizará, de acuerdo con la normativa interna de ANECA Informes La Agencia facilitará a ANECA, al menos trimestral y anualmente, un informes de gestión sobre los servicios de viajes prestados, que necesariamente han de incluir: tipos de servicios prestados, destinos (frecuencia), medios de transporte y compañías empleadas, hoteles (frecuencia), gasto medio por usuario en cada servicio Cobertura de riesgos La Agencia suscribirá un seguro de responsabilidad civil por el ejercicio de la actividad, por un importe mínimo de euros (seiscientos mil euros). La Agencia realizará el pago de todos los títulos de transporte Internacional mediante una tarjeta de crédito corporativa propia cuyas prestaciones aseguradoras garanticen, al menos, la cobertura de las siguientes contingencias: Seguro de accidente en viaje: No inferior a euros. Seguro accidente 24 horas durante al menos 30 días. Traslado sanitario de enfermos o heridos. Transporte de restos mortales, excluido el pago de gastos de inhumación, cremación o ceremonia funeraria. Desplazamiento urgente del asegurado por fallecimiento de un familiar. Cobertura por demoras. Cobertura por pérdida de equipajes. Cobertura de responsabilidad civil. La Agencia garantizará que las compañías de transporte estén cubiertas por la correspondiente póliza de seguro, de acuerdo con la legislación vigente. Coordinación General Página 5 de 6 28/7/2010

6 4. OTRAS CONDICIONES La Agencia habrá de someterse en todo momento a las decisiones que le afecten y que sean adoptadas por la Dirección de ANECA, dentro del área de su respectiva competencia. En todo caso, el alojamiento, transporte, etc., encargado deberá efectuarse respetando la normativa interna de ANECA. Los descuentos y condiciones ofrecidos en la oferta por la Agencia en el concurso se aplicarán igualmente cuando los servicios se presten al personal o colaboradores de ANECA a título privado e igualmente en sentido contrario, aquellos descuentos que pudieran hacerse en los viajes a título privado se aplicarán también en los viajes profesionales. 5. PRESUPUESTO ESTIMATIVO El presupuesto estimativo para la presente contratación asciende a por año. En ningún caso esta cifra podrá considerarse como un mínimo compromiso de gasto durante el periodo de ejecución del contrato. 6. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN La empresa adjudicataria garantizará que todo personal que preste servicio en la misma mantendrá la más absoluta reserva sobre los datos que conozcan como consecuencia del ejercicio de sus funciones. La infracción de los deberes de confidencialidad y secreto serán causa de resolución del contrato, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda deducirse y que se hará efectiva por el procedimiento que corresponda. La empresa adjudicataria se compromete expresamente al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la misma, y a formar e informar en las obligaciones quede tales normas dimanan. 7. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA La documentación técnica se presentará en la forma exigida en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares y debidamente firmada por el representante de la empresa. Coordinación General Página 6 de 6 28/7/2010

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