GASTOS DE VIAJE. CARGO: Coordinadora Control Interno CARGO: Coordinadora Sistema de Gestión de la Calidad. Administrativo Nacional

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1 Página: 1/7 ELABORA: Andrea Garcés REVISA: Adriana Lucia Londoño Grajales APRUEBA: Hernan Montoya Cadavid CARGO: Coordinadora Control Interno CARGO: Coordinadora Sistema de Gestión de la Calidad CARGO: Director Administrativo Nacional FIRMA: FIRMA: FIRMA: 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos bajo los cuales se definen, autorizan y reembolsan los gastos de viaje, en que incurren los empleados y contratistas vinculados a la Fundación Hogares Claret. 2. ALCANCE Aplica para todos los empleados vinculados directamente con la Fundación Hogares Claret a nivel Nacional, así como para todos los contratistas que desarrollan actividades relacionadas con la labor Institucional, desde que se identifica la necesidad de movilizarse a nivel local o nacional hasta que se legaliza el asignado para el viaje. 3. DEFINICIONES 3.1 Gastos de viaje: Son todos aquellos recursos financieros entregados de forma ocasional a los empleados o contratistas para movilizarse fuera de su lugar de trabajo en el cumplimiento de funciones asignadas. 3.2 Gastos de representación: Son gastos generados por atenciones a terceros vinculados con la institución, para beneficio y desarrollo de la Fundación y a la luz de los principios éticos y valores que nos rigen. 3.3 Solicitud de de gastos de viaje: Documento mediante el cual se solicita la autorización y los recursos requeridos para la realización de un viaje en cumplimiento de labor fuera del sitio habitual de trabajo. 3.4 de gastos de viaje: Documento mediante el cual se justifican los gastos cubiertos con el dinero anticipado para la realización del viaje.

2 Página: 2/7 4. DESCRIPCIÓN 4.1. Condiciones generales Destinación: Los s de gastos de viaje requeridos para el desarrollo de funciones de los empleados y contratistas de la Fundación, estarán destinados a cubrir gastos de alimentación, transporte y hospedaje solo cuando sea necesario y autorizado, con el fin de facilitar el logro de los objetivos encomendados por la institución Criterios de Asignación a. Para garantizar la gestión de trámites relacionados con el alojamiento, alimentación, transporte y la razonabilidad de los gastos, los viajes se deben programar con debida anticipación; las solicitudes de viajes nacionales deberán ser presentadas con un mínimo de cinco (5) días hábiles previos al viaje mediante formato F-160 Solicitud de completamente diligenciado con una X en el recuadro Viaje. b. Se asignarán s de gastos de viaje cuando el empleado o contratista deba desplazarse a un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo para atender asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades asignadas. c. Los valores de los s serán asignados según las responsabilidades del numeral 4.2 de acuerdo con el motivo del viaje, la ciudad, el número de días y el plan de viaje que presente el empleado o contratista. d. La Fundación Hogares Claret podrá asignar el lugar de alojamiento y alimentación en cualquiera de las sedes de la (s) Regional(es) donde se realice el viaje. e. La Fundación suministrará los tiquetes aéreos requeridos. Estos serán asignados en clase económica, solo en casos excepcionales y autorizados por la Presidencia o Dirección General se utilizará una clase diferente. f. Toda compra de tiquetes aéreos será coordinada por la Secretaria de Presidencia con previa autorización. La gestión de tiquetes debe realizarse con criterios de economía, buscando entre las distintas aerolíneas la mejor alternativa de costos para la institución. La Fundación reconocerá el valor de los impuestos de salida de la ciudad origen. g. En caso de cancelación o suspensión del viaje, el dinero entregado para el cubrimiento de los gastos de viaje deberá ser devuelto dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Igualmente deberá reportarse a la Dirección Administrativa Nacional y/o Secretaria de Presidencia la suspensión del viaje para efectos de trámites de cancelación de reservas.

3 Página: 3/7 h. Las modificaciones relacionadas con el itinerario establecido, deben ser justificadas y aprobadas por la Dirección Administrativa Nacional. i. Mientras un se encuentre pendiente de legalización, no se podrá tramitar ni entregar otro, la Coordinación Financiera o los Asistentes Administrativos en las Regionales previamente al desembolso del verificará que no haya s pendientes por legalizar. j. No es permitido transferir o compartir s entre empleados o dejar saldos para utilizarlos en una nueva actividad Legalización Anticipo de Gastos de Viajes. a. La legalización de s de gastos de viaje debe efectuarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al regreso. El incumplimiento de esta norma dará lugar al descuento por nómina del saldo pendiente por legalizar. Dicha legalización de gastos debe ir acompañada de las facturas originales que soportan los gastos realizados y su relación detallada y ordenada, así como las rutas y las fechas de los transportes en el documento. b. En caso de interrumpirse o requerirse menor tiempo en la actividad a desarrollar el valor correspondiente debe ser reintegrado por el empleado en una cuenta de la Fundación. c. El reembolso de cualquier saldo a favor del empleado será consignado en la cuenta bancaria de nómina del empleado o mediante cheque dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de los documentos de la legalización. d. En caso de existir un saldo a favor de la Fundación Hogares Claret, se deberá consignar en la cuenta bancaria de donde fueron retirados los recursos o en su defecto, en la cuenta que para ello informe la Dirección Administrativa Nacional o la Coordinación Financiera. e. Los siguientes gastos deben ser justificados mediante facturas, cuentas de cobro, recibos, tiquetes aéreos, entre otros, originales sin tachones, enmendaduras y de acuerdo a los requisitos mínimos legales. - Alojamiento - Transporte aéreo y/o terrestre - Alimentos - Gastos de representación autorizados por la Presidencia y/o Dirección Administrativa Nacional

4 Página: 4/7 f. Los siguientes son los gastos de viaje no autorizados: - Consumo de bar, mini bar, bebidas alcohólicas - Salones de belleza, spa. - Artículos de aseo personal. - Cigarrillos. - Regalos personales. - Penalidades por pérdidas de vuelos debido a descuido o cambios de vuelo no justificados. - Cualquier otro tipo de gasto no necesario para el cumplimiento de las funciones asignadas. g. Los valores de transporte deben ser relacionados en la legalización de gastos de viaje especificando claramente la ruta y el costo. La utilización de vehículos particulares para viajes en asuntos relacionados con la Fundación, se autoriza solamente cuando resulte más económico y conveniente que el uso de otro medio de transporte. En éstos se reconocerá únicamente el costo del combustible, peajes y parqueaderos siempre y cuando sean autorizados por la Dirección Administrativa Nacional. h. No se reconocerá las multas que se generen como resultado del incumplimiento de la normas de transito. i. Los empleados o contratistas de la oficina central que viajen a las regionales y que por motivo de disponibilidad, comodidad o seguridad no puedan hospedarse en los Hogares, la dirección de cada regional deberá realizar el pago de los días correspondiente en un hotel cercano, cómodo, seguro y económico, costos que serán imputables a la respectiva regional. Para el caso de empleados o contratistas de las regionales que viajen a actividades en otras regionales, los costos del viaje deben ser asumidos por la regional beneficiada del servicio o actividad prestada por empleado que viaje. j. Los empleados o contratistas deben alimentarse en las instalaciones de los hogares de cada regional. k. En el caso de presentarse inconvenientes se podrán alimentar por fuera del hogar teniendo en cuenta la razonabilidad de los recursos

5 Página: 5/ Responsabilidades Dirección Administrativa Nacional - Autorizar las solicitudes y legalizaciones de s para gastos de viajes locales y nacionales de los Directores Regionales, Coordinadores Nacionales y demás personal a su cargo. - Velar por la razonabilidad, el costo, el cumplimiento del cronograma de trabajo y los objetivos propuestos para cada viaje del personal a su cargo Direcciones Administrativas Regionales - Autorizar las solicitudes y legalizaciones de s para gastos viajes locales y nacionales de personal a su cargo hasta por doscientos mil pesos $ por trayecto y empleado. En caso que se supere el monto o el viaje sea de los Directores Administrativos y Terapéuticos Regionales debe ser autorizado por el Director Administrativo Nacional. - Velar por la razonabilidad, el costo, el cumplimiento del cronograma de trabajo y los objetivos propuestos para cada viaje del personal a su cargo - Reembolsar a los empleados o contratistas a su cargo todos aquellos gastos en que se incurra, siempre y cuando no supere el monto, se encuentren dentro de los lineamientos de la Fundación y estén debidamente autorizados Coordinación Financiera - Rembolsar a los empleados o contratistas todos aquellos gastos en que se incurra, siempre y cuando se encuentren dentro de los lineamientos de la Fundación y estén debidamente autorizados. - Informar a la Dirección Administrativa Nacional los casos en los cuales los s de gastos de viaje no han sido legalizados oportunamente para proceder al respectivo descuento por nómina Empleados y contratistas - Dar estricto cumplimiento a las disposiciones del presente documento. - Presentar la solicitud de de gastos de viaje con mínimo cinco (5) días calendario previos a la fecha de salida, para el caso de viajes nacionales.

6 Página: 6/7 - Presentar la solicitud de legalización de gastos de viaje en los tres (3) días hábiles siguientes a su finalización. - Presentar a su jefe inmediato, junto con la solicitud de legalización de gastos, un informe indicando el cumplimiento de los objetivos. Nota: El área de tesorería no entregará ningún que no cuente con la respectiva solicitud de gastos de viaje y su correspondiente autorización. Así mismo no aceptará soportes que no cuenten con los requisitos establecidos por la legislación nacional y verificará la presentación de la documentación original que sirva de soporte de los gastos de viaje. Además, constatará que las cuentas de cobro de los proveedores (hoteles, tiquetes, alimentación), corresponden a lo efectivamente solicitado, minimizando el riesgo de pagos dobles Solicitud de para gastos de viaje y legalización de gastos PASO # DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO Identificar la necesidad de desplazamiento local o nacional y estimar los gastos en que se incurrirá con motivo del viaje Presentar la solicitud de autorización y para gastos de viaje con una anterioridad de cinco (5) días hábiles. Autorizar el viaje y asignar el monto del al solicitante Transferir o girar cheque al solicitante por el valor del monto asignado para gastos de viaje. Diligenciar el formato Legalización de gastos de viaje adjuntando los respectivos soportes y presentarlo dentro de los tres (3) días hábiles posteriores al regreso. Aprobar los gastos incurridos durante el viaje. Director Administrativo Regional, Director Administrativo Nacional Asistente o auxiliar de tesorería, asistente financiera Director Administrativo Regional, Director Administrativo Nacional N.A. F-160 Solicitud de F-160 Solicitud de N.A.

7 Página: 7/7 PASO # DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO Reembolsar a la Fundación 7. mediante consignación en la cuenta que se le indique, los dineros que no hayan sido gastados o que no estén debidamente soportados Reembolsar al empleado los gastos causados por encima del de acuerdo con la autorización y racionalidad del gasto. Presentar junto con la solicitud de legalización, el informe de todas las actividades desarrolladas a satisfacción Empleado responsable N.A. 5. ANEXOS F-160 Solicitud de.. F-162 Control de transportes.

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