Manual de Preparación para la Certificación Bajo la Norma ISO 9001:2000, Orientado a Empresas del Sector Servicios en El Salvador

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1 CAPITULO V GLOSARIO DE TERMINOS Acción Correctiva Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable existente o defecto, para evitar su repetición. Acción Preventiva Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable, con el fin de evitar que se produzca. Acreditación Certificación realizada por un organismo reconocido de la capacidad, objetividad, competencia e integridad de una agencia, servicio, o individuo para certificar el cumplimiento de la Norma ISO Alta Dirección Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al mas alto nivel una organización. Ambiente de Trabajo Conjunto de condiciones bajo la cuales se realiza el trabajo. Estas incluyen los factores físicos, sociales, psicológicos y medioambientales ( tales como la temperatura, esquemas de reconocimiento, ergonomía y composición atmoferica). Auditor de la Calidad Persona calificada para efectuar auditorias de la calidad Auditoria Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en 140

2 que se cumplen los criterios de auditoria. Pueden ser externa o interna. Interna es una revisión del Sistema de Calidad de una empresa. Si es externa, un auditor visita la empresa y comprueba si las actividades de la empresa se corresponden con lo que se describe en el Sistema de Calidad. Aseguramiento de la Calidad Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza de que se cumplirán los requisitos relativos a la calidad. Calibración La comparación de un instrumento o sistema de medición de exactitud no verificada con un instrumento o sistema de exactitud conocida para detectar cualquier desviación del comportamiento requerido. Calidad Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. Capacidad Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto. Certificación. Acción que ejecuta un organismo reconocido e independiente de las partes interesadas, y que pone de manifiesto que un producto, proceso o servicio está conforme con una norma específica. Las partes interesadas son las que representan los intereses del fabricante o proveedor de un servicio (primera parte) y del usuario final o comprador (segunda parte). 141

3 Certificación ISO Consiste en la evaluación del sistema de calidad realizada por un ente externo y la emisión de un documento que garantiza que se tiene implantado un sistema que se ajusta a ISO 9000 y que proporciona al cliente productos y servicios de acuerdo a los requisitos pactados con el cliente. Círculos de la Calidad Grupos formados por un pequeño número de empleados (menos de 10) y su Supervisor, que tienen como objetivo estudiar y reflexionar para mejorar la Calidad de su trabajo Cliente Entidad natural o jurídica que exige el cumplimiento de unos requisitos inherentes al producto que obtiene. Comprador Cliente en una situación contractual Conformidad Cumplimiento de requisitos especificados Consultor Persona encargada por la empresa para que implante y desarrolle el Sistema de Calidad y consiga la certificación de la empresa por parte del organismo competente de certificación. Contratista Proveedor en una situación contractual. 142

4 Control de la Calidad Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Costo de la No Calidad Costos asociados con la provisión de productos o servicios de baja calidad. Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Datos Listas de clientes, proveedores o empleados; listas de normas, encuestas, planificación. Diagrama de Causa-Efecto También se conoce como Diagrama de Espinas de Pescado. Herramienta para analizar la fluctuación de un proceso, desarrollada por Kaoru Ishikawa. El diagrama ilustra las causas y subcausas que afectan a un proceso determinado y que producen un efecto (Síntoma). Es una de las Siete Herramientas de la Calidad Diagrama de Dispersión Representación gráfica que permite analizar la relación entre dos variables. Se representan dos conjuntos de datos, en el eje X la variable independiente y en el eje Y la variable que se supone depende de la anterior. El gráfico puede mostrar o no posibles relaciones entre ambas variables. Es una de las Siete Herramientas de la Calidad. Diagrama de Flujo Representación gráfica de los pasos de un proceso, que se realiza para entender mejor al mismo. Es una de las Siete Herramientas de la Calidad. 143

5 Diagrama de Pareto Herramienta gráfica en la cual se representa la frecuencia para un conjunto de causas ordenadas desde la más significativa hasta la menos significativa (Orden de frecuencia). Está vinculado con el Principio de Pareto, que sugiere que la mayor parte de los problemas de calidad provienen de solamente algunas pocas causas. Es una de las Siete Herramientas de la Calidad. Director o jefe de calidad Persona de la empresa que se encarga de todo lo referente a la Calidad. Juega un papel de organizador de todos las partes de la empresa, establece las adecuadas sinergias entre las partes, comprueba, mejora y vigila el correcto cumplimiento del Sistema de Calidad instaurado. Como la Calidad afecta a prácticamente toda la empresa, debe ser una persona que dependa directamente de la dirección para que disponga de la suficiente autonomía e imparcialidad. Diseño y Desarrollo Conjunto de procesos que transforma los requisitos en características especificadas o en orden de la especificación de un producto, proceso o sistema. Documentos Información y su medio de soporte Manual de Calidad, Procedimientos, Instrucciones Técnicas, instrucciones de fabricantes, cualquier tipo de normas. Efectividad Capacidad de atender las necesidades y expectativas de los clientes. (Foco de la ISO 9001:2000) Eficacia Extensión en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. 144

6 Eficiencia Del proceso. Relación entre el resultado alcanzado y el uso racional de los recursos y es el uso racional (sin desperdicios) de los recursos. (Foco de la ISO 9004:2000) Empresa de servicios Empresa cuyo proceso productivo genera un bien intangible. Equipo de medición Instrumento de medición, software, patrón de medición, material de referencia o equipos auxiliares o combinación de ellos necesarios para llevar acabo un proceso de medición. Especificación Documento que establece los requisitos que un producto o servicio debe cumplir Evaluación Proceso utilizado para verificar y medir el impacto de procesos en base al cumplimiento de objetivos pre-establecidos y las características de productos y servicios. La evaluación no se realiza sólo sobre el resultado final obtenido, sino también sobre el proceso utilizado. Evidencia Objetiva Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación, medición, ensayo u otros medios Evidencia de la auditoria Registros declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria. Y que son verificables. 145

7 Formato Soporte físico que una vez cumplimentado constituye un registro GCT/GTC/GC/TQM Gestión de la Calidad Total, Gestión Total de la Calidad, Gestión de la Calidad, Total Quality Management. Nombres comúnmente utilizados para identificar la filosofía y metodología que tiene como meta principal la mejora de los procesos, productos y servicios de una organización Gestión Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Gestión de la Calidad Actividades de la función empresaria que determinan la política de la calidad, los objetivos y las responsabilidades, y que se implementan a través de la planificación de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento de la calidad, en el marco del sistema de la calidad. Gestión de la Calidad Total Forma de gestión de un organismo centrada en la calidad, basada en la participación de todos sus miembros, y que apunta al éxito a largo plazo a través de la satisfacción del cliente y a proporcionar beneficios para todos los miembros del organismo y para la sociedad Globalización La expansión, multiplicación y profundización de las relaciones sociales y de las instituciones a través del espacio y tiempo, de modo que las actividades cotidianas resultan cada vez más influidas por los hechos y acontecimientos que ocurren en otras partes del globo, así como las decisiones y acciones de grupos y comunidades locales pueden alcanzar importantes repercusiones globales 146

8 Gráfico de Control Gráfico con una línea límite superior y una línea límite inferior donde se representan los valores de alguna medición estadística para una serie de muestras sucesivas. El gráfico incluye también una línea central que corresponde al valor medio de las observaciones. Es una de las Siete Herramientas de la Calidad. Histograma Representación gráfica de la distribución de un conjunto de observaciones en una serie de intervalos que cubre el rango de los valores. Generalmente, el número de observaciones en cada intervalo está representado por una columna de altura proporcional. Es una de las Siete Herramientas de la Calidad Infraestructura Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización. Inspección Actividades como medir, examinar, ensayar o comparar una o más características de un producto o servicio, y comparar los resultados con los requisitos especificados, con el fin de determinar la conformidad con respecto a cada una de esas características Instrucciones Técnicas El nivel más bajo en la pirámide documental, constituye la información técnica sobre la que se basan algunos de los procedimientos de la empresa. Aquí están incluidos todos los Registros del Sistema de Calidad (formularios de reclamaciones, de compras internas o externas, de resultados de métodos preventivos de corrección de errores, etc.), así como las instrucciones necesarias para el funcionamiento de una determinada máquina, la normativa externa (de cualquier tipo) que debe cumplir la empresa, etc. 147

9 ISO Del griego IGUAL, NORMALIZACION Las Siete Herramientas de la Calidad Herramientas de análisis que permiten estudiar los procesos con la finalidad de mejorarlos. Las siete herramientas son: Diagrama de Causa-Efecto, Planilla de Inspección, Gráfico de Control, Diagrama de Flujo, Histograma, Gráfico de Pareto y Diagrama de Dispersión. Manual de la Calidad Documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de la calidad de un organismo. Mejora continua Actitud y disciplina que resulta del concepto de que todo se puede mejorar y que este trabajo nunca termina. Mejoramiento de la Calidad Acciones emprendidas en todo el organismo con el fin de incrementar la efectividad y la eficiencia de las actividades y de los procesos para brindar beneficios adicionales al organismo y a sus clientes. Muestreo Aleatorio Técnica de muestreo utilizada comúnmente por la cual las unidades que componen la muestra son seleccionadas de tal manera que todas las combinaciones de unidades tienen la misma chance de ser elegidas como muestra No conformidad En Calidad no existen cosas que están mal hechas sino "no conformidades"; cualquier no conformidad con el Sistema de Gestión de la Calidad debe ser tratada por un método que la detecte, corrija y evite que vuelva a producirse. 148

10 Cualquier Sistema de Gestión de Calidad debe poseer un buen método de detección, análisis y corrección de posibles no conformidades. Norma Una Norma es una especificación técnica o de gestión, es un documento preciso y autorizado con los criterios necesarios para asegurar que el material, producto o procedimiento es conforme con el propósito por el cual fue concebido. Las normas son elaboradas con la cooperación y consenso o aprobación general de todas las partes interesadas. Están basadas en resultados comprobados de la ciencia, tecnología y experiencia, con el objeto de proporcionar los máximos beneficios a la sociedad, y son aprobadas por un Organismo reconocido a nivel nacional, regional o internacional Normalización Formulación y aplicación de reglas que pretenden encausar una determinada actividad dentro de un patrón de comportamiento adecuado. Normas ISO 9000 Conjunto de normas para establecer, documentar y mantener un sistema que asegure la calidad del producto final de un proceso (producto tangible o servicio Normas ISO 9001 Sistemas de la Calidad. Modelo para el aseguramiento de la Calidad en el diseño, el desarrollo, la producción, la instalación y el servicio postventa. Normas ISO 9002 Sistemas de la Calidad. Modelo para el aseguramiento de la Calidad en la producción, la instalación y el servicio postventa. Normas ISO

11 Sistemas de la calidad. Modelo para el aseguramiento de la Calidad en la inspección y los ensayos finales. Objetivos de tarea Los que aparecen en la descripción del puesto y por los que se paga a quien ocupa dicho puesto Objetivos de valor agregado Los que se realizan como una contribución al resultado de la empresa. Organismo Compañía, sociedad, firma, empresa o institución, o parte de éstas, pública o privada, que posee su propia estructura funcional y administrativa. Organización Responsabilidades, autoridades y relaciones, ordenadas según una estructura jerárquica, a través de la cual un organismo cumple sus funciones. Pirámide documental Soporte físico sobre el que se asienta el sistema de gestión de la calidad, consta de: Manual de Calidad, Procedimientos, Instrucciones técnicas. Plan de Calidad Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse y quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. Planificación de la Calidad Actividades que establecen los objetivos y los requisitos para la calidad, así como los requisitos para la aplicación de los elementos del sistema de la calidad 150

12 Planificación estratégica Proceso que permite a una organización definir su Misión, describir su entorno, identificar sus principales claves estratégicas y elaborar planes de actuación Política de la Calidad Orientaciones y objetivos generales de un organismo concerniente a la calidad, expresado formalmente por el nivel más alto de dirección. Procedimientos Documento no redactado en forma técnica, que especifica exactamente como se hacen las cosas en la empresa: desde como se gestionan las quejas y reclamaciones, como se evalúan los proveedores, como se transforma el producto o el servicio que realiza la empresa, hasta como se detectan y corrigen errores. Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, la cuales transforman elementos de entrada en resultados útiles. Producto Resultado de actividades o de procesos. Programa de Auditoria Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Proveedor Organismo que provee un producto a un cliente Registro Documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos 151

13 Registros de la Calidad Quejas interpuestas por los clientes, certificados, revisiones, verificaciones, etc Reingeniería Rediseño de forma radical (en contraste con mejoras incrementales) de procesos para aumentar la calidad y velocidad del servicio, a la vez que se reducen los costes. Normalmente estos cambios son consecuencia de la creación de nuevas técnicas informáticas. Retrabajo Acción tomada sobre un producto no conforme de modo que satisfaga los requisitos especificados. Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Cuando es implícita significa que es habitual o una practica común para la organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración este implícita. Revisión Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Satisfacción del Cliente Es el resultado de entregar un producto o servicio que cumple con los requerimientos del cliente. Servicio Resultado generado por actividades en la interfaz entre el proveedor y el cliente, y por actividades internas del proveedor, con el fin de responder a las necesidades del cliente. 152

14 Sistema Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan. Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. Sin entrar en una precisa definición técnica se puede decir que es el conjunto de reglas y forma de trabajo que debe seguir una empresa para cumplir la filosofía y estrategias que se ha definido y lograr los productos o servicios que sus clientes reclaman. Subcontratista Organismo que provee un producto al proveedor. Suministrador Empresa que pretende implantar un Sistema de Gestión de la Calidad Trazabilidad Aptitud de reconstruir la historia, la utilización o la localización de un producto por medio de identificaciones registradas. Validación Confirmación por examen y aporte de evidencias objetivas de que los requisitos particulares para un uso específico previsto han sido satisfechos Verificación Confirmación por examen y aporte de evidencias objetivas que los requisitos especificados han sido satisfechos Visión Proyección hacia el futuro de una situación deseable. 153

15 BIBLIOGRAFÍA International Organization for Standardization NORMAS ISO 9000:2000, 9001:2000, 9004:2000 Instituto Latinoamericano de la Calidad (INLAC) GUIA DE INTERPRETACIÓN ISO 9001 México Tabla, Guillermo GUIA PARA IMPLANTAR LA NORMA ISO 9000 Mc Graw-Hill Senlles, Andrés ISO 9000:2000. CALIDAD EN LOS SERVICIOS Ediciones Gestión 2000 España. 1 Edición SITIOS EN INTERNET

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