2. Puestos que le reportan directamente: Cobrador, Auxiliar Administrativo, Auxiliar contable. 3. Ubicación en el Organigrama. Gerente Administrativo

Transcripción

1 DESCRIPCION DE PUESTO I. IDENTIFICACION GENERAL. Clave: DP-02-2 Título: Jefe de Crédito y Cobranza /Bancos Revisión: 0 Área: Administración Fecha: 18 - Sep -09 II. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL. 1. Puesto al que reporta: Gerente Administrativo 2. Puestos que le reportan directamente: Cobrador, Auxiliar Administrativo, Auxiliar contable. 3. Ubicación en el Organigrama Gerente Administrativo Jefe de Crédito y Cobranza / Bancos Auxiliar Contable Auxiliar Administrativo Cobrador III. MISION DEL PUESTO (razón de ser): Asegurar el registro, control y conciliación, de los clientes, facturas de venta, notas de crédito. Solicitar el cobro a clientes regulares o morosos. Autorización o bloque de crédito a clientes. Asegurar el registro, control y conciliación de las obligaciones que la empresa contrajo con Bancos. IV. FUNCIONES: Verifica los vencimientos de las cuentas por cobrar, para detectar saldos vencidos y solicitar el respectivo pago. Gestión de créditos de clientes Cancelación y liberación de facturas. Verificación de la documentación y solicitud de crédito, autorización de créditos a nuevos clientes Controla los saldos de las cuentas bancarias Elabora conciliaciones de saldos de las cuentas bancarias, y reclama aquellos cargos o abonos no identificados por la empresa. Solicita en caso requerido aclaraciones a bancos Jul-09

2 Cumplir los procedimientos y procesos establecidos del SGC Mantener orden y limpieza en las áreas bajo su responsabilidad V. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES. 1. ASPECTOS ACADEMICOS. 1.1 Nivel Académico Requerido: Contador Publico 1.2 Competencias: Administración de archivo, manejo y control de cobros para sus depósitos bancarios. Conocimiento del sistema SIRE en las aplicaciones de su área. Manejo de sistema Office, Idioma ingles 60 %. Manejo de programa contable. 2. EXPERIENCIA. 2.1 En puestos Similares: 4 años 2.2 En Otros Puestos : 1 a 3 años 2.3 Tiempo Previsto para adaptación: 3 meses VI. RELACIONES INTERPERSONALES. Evaluación general del tipo de relaciones de trabajo que el ocupante del puesto desarrolla con otras personas, dentro y fuera de la empresa, para obtener y dar información, negociar, convencer, instruir 1. INTERNAS: CON QUIEN? Gerente Administrativo Director General Gerente Comercial Vendedores Auxiliar Contable Auxiliar Administrativo Cajera Cobrador PARA QUE? Gerente Administrativo: informe del estado de cuentas por cobrar por cliente. Entrega de ingresos para su captura en contabilidad. Apoyo en cadenas productivas. Director General: Estado de cuenta de clientes morosos, autorización y cancelación de créditos, informa del estatus de clientes para recuperación de cartera vencida e Informe diario de cobranza y ventas del día. Gerente Comercial: aclaraciones referentes a cobros de clientes con vendedores e información de clientes morosos. Apoyo en cadenas productivas. Vendedores: aclaraciones referentes a cobros de

3 clientes, re facturación, cancelación de facturas y emisión de notas de crédito. Auxiliar Contable: control de documentos por cobrar, facturas y notas de crédito. Estado de cortes de caja. Ingreso de cobranza al sistema. Identificación de bauchers de pagos con tarjeta de crédito, y apoyo corte parcial de caja. Auxiliar Administrativo: archivo de documentación. Cajera: corte de caja del día. Cobrador: plan de cobranza, depósitos de cheques, 2. EXTERNAS: CON QUIEN? Clientes Ejecutivos de Bancos Ejecutivos de Nafinsa Servicios de traslado de valores Prochemex FONACOT PARA QUE? Cliente: gestión de cobro, saldos vencidos, informe de recolección de cheques. Aclaraciones de saldos. Ejecutivos de Bancos: aclaraciones de saldos no identificados, solicitud de estados de cuenta, actualización de nuevos servicios que ofrecen los bancos. Ejecutivos de Nafinsa: verificación de pagos de cheques por cadenas productivas. Servicio de traslado de valores: Entrega de efectivo para su depósito. Prochemex: protección de cheques FONACOT: seguimiento a operaciones con crédito fonacot VII. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO. 1. COMPLEJIDAD FUNCIONAL Y TOMA DE DECISIONES: Evaluación general del tipo de labores que se llevan a cabo, así como la trascendencia de las mismas y la habilidad que requiere para la toma de las decisiones que implican. 1.1 INICIATIVA Y CRITERIO: ( ) Recibe y sigue instrucciones. ( ) Resuelve problemas sencillos menos del 50 % de su tiempo. ( ) Resuelve problemas sencillos más del 50 % de su tiempo. ( ) Resuelve problemas difíciles menos del 50 % de su tiempo. ( X ) Resuelve problemas difíciles más del 50 % de su tiempo. ( ) Resuelve problemas difíciles y sin antecedentes aplicables como contenido normal del puesto. 1.2 ESFUERZO MENTAL ( ) Atención normal la mayoría del tiempo. ( ) Atención intensa y sostenida solo por periodos cortos. ( ) Atención intensa y sostenida en forma frecuente. ( X ) El trabajo requiere de una gran concentración. ( ) Las distracciones pueden producir consecuencias críticas 1.3. TRABAJO BAJO PRESION ( ) Situaciones más bien relajadas la mayoría del tiempo. ( ) Situaciones sujetas a tensión normal de trabajo. ( ) Eventualmente la tensión es superior a lo normal.

4 ( ) Frecuentemente la tensión es superior a lo normal. ( X ) El puesto implica muy frecuentes tensiones críticas 2. SUPERVISION EJERCIDA: NO APLICA ( ) Evaluación de la responsabilidad que el puesto tiene por la dirección, organización y control de personal subordinado. 2.1 NUMERO DE SUPERVISADOS: ( X ) DE 1 A 5 Directos ( ) DE 6 A 10 ( ) DE 11 A 15 ( ) MAS DE TIPO DE FUNCIONES QUE REALIZA EL PERSONAL SUPERVISADO: ( ) SIMPLES: como limpieza, jardinería, movimiento de materiales. ( ) SENCILLAS: procedimientos sencillos, técnicos, productivos o administrativos. ( X ) BASICAS: referentes a un Departamento o a varias funciones del mismo. ( ) MEDIANA COMPLEJIDAD: referentes a varios Departamentos o a toda un área. ( ) COMPLEJAS: varias áreas o toda la empresa. 3. ALCANCE DEL TRABAJO: Evaluación del impacto en los resultados que podría producirse por pérdidas o errores. ( ) Mínimo impacto; los errores, pueden descubrirse inmediata y fácilmente, son de baja trascendencia. ( ) Poco impacto; errores se descubren fácilmente. Las pérdidas serían poco importantes y corregibles ( ) Mediano impacto; los errores detectables en trámites posteriores, antes de dejar la unidad de trabajo y puede corregirse. ( ) Trabajo que requiere la aprobación de un jefe, evidenciándose sus resultados en informes o reportes periódicos ( ) Funciones que tienen impacto en toda una área de trabajo, influyendo en su productividad ( X ) Funciones que impactan varias áreas de la empresa, influyendo en su productividad o la de la empresa como tal. 4. DISCRECIONALIDAD POR INFORMACION CONFIDENCIAL. Evalúa la importancia que para el puesto tiene la no divulgación de información de carácter reservado para la empresa o el puesto mismo, en base a la frecuencia y grado en que tiene acceso a ella. 6.1 FRECUENCIA DE ACCESO. ( ) ESCASA ( ) OCASIONAL ( X ) CONSTANTE ( ) PERMANENTE 6.2 GRADO DE CONFIDENCIALIDAD ( ) NO CONFIDENCIAL ( ) CONFIDENCIAL ( ) MUY CONFIDENCIAL ( X ) ABSOLUTAMENTE CONFIDENCIAL 5. CONDICIONES DE TRABAJO. Considera todos los elementos de las circunstancias en que se realiza el trabajo y que pueden afectar el bienestar, la seguridad o el esfuerzo que es necesario desarrollar para realizar el trabajo; posibilidades de que el ocupante dañe su salud con medidas adecuadas de seguridad; y la cantidad y continuidad de esfuerzo fisico requerido para desempeñar el puesto 5.1 CONDICIONES AMBIENTALES ( ) MUY AGRADABLES ( ) AGRADABLES ( X ) SATISFACTORIAS ( ) DESAGRADABLES ( ) MUY DESAGRADABLES 5.2 RIESGOS ( X ) ESCASOS ( ) ACCIDENTES LEVES QUE NO REQUIEREN ATENCION MEDICA ( ) DE ATENCION MEDICA ( ) GRAVES 5.2 ESFUERZO FISICO CANTIDAD: CONTINUIDAD

5 ( X ) POCO ( ) ESPORADICO ( ) REGULAR ( ) PERIODICO ( ) CONSIDERABLE ( ) CONSTANTE ( ) BASTANTE ( ) PERMANENTE AUTORIZACIONES Gerente de Área Coordinador del SGC Director General