Eventos de capacitación grupal de IB África, Europa y Oriente Medio Fase 1: Guía para la presentación de solicitudes

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1 Eventos de capacitación grupal de IB África, Europa y Oriente Medio Fase 1: Guía para la presentación de solicitudes Guía para preparar y presentar solicitudes de eventos de capacitación grupal EVENTOS DE IB ÁFRICA, EUROPA Y ORIENTE MEDIO 2017

2 Qué es un evento de capacitación grupal? Los eventos de capacitación grupal se realizan por solicitud y consisten en uno o más talleres organizados para satisfacer las necesidades de desarrollo profesional de dos o más colegios pertenecientes a una comunidad o red geográfica definida. Los eventos de capacitación grupal están pensados para responder a las necesidades de formación específicas de una región, y ofrecen a los educadores oportunidades de trabajar en colaboración y crear redes de contactos, a la vez eliminando o reduciendo en gran medida los gastos de viaje que implica la participación en los eventos de desarrollo profesional existentes en la región de África, Europa y Oriente Medio del IB. Estos eventos se realizan en el lugar que provee el solicitante (el colegio organizador) y son gestionados por la oficina regional de IB África, Europa y Oriente Medio. Quién puede solicitar estos eventos? Los Colegios del Mundo del IB, asociaciones, secciones, redes o universidades que hayan detectado una necesidad de formación no satisfecha pueden presentar su solicitud a través de ibo.org, como mínimo cinco meses antes de las fechas deseadas para la capacitación. El portal de solicitud se encuentra aquí. Cuánto cuesta un evento de capacitación grupal? Los eventos de capacitación grupal son una alternativa económica para formar a los docentes. Las tasas de inscripción para 15 horas de formación (por participante) son: Colegio organizador EUR 399,00 Colegio asociado EUR 429,00 Tenga en cuenta lo siguiente: Se aplica una subvención para comidas y bebidas de EUR 11,00 por persona a todas las inscripciones (colegio organizador y colegios asociados). Se aplica un descuento adicional de EUR 18,00 por persona a las inscripciones del colegio organizador cuando se inscribe a 50 participantes o más para un evento de capacitación grupal. Se aplican tasas por inscripción fuera de plazo a todos los participantes que se inscriban menos de 21 días antes de la fecha de inicio del evento. Cuando se aprueba una solicitud de un evento de capacitación grupal, se envía una propuesta completa que incluye las tasas, los descuentos, las subvenciones, los costos reembolsables, el pago y los términos de cancelación. 2

3 Cuáles son los criterios para que el IB acepte una solicitud? El IB revisará las solicitudes basándose en los siguientes criterios: Superposición o coincidencia de fechas con talleres que ya se imparten en eventos regionales del IB Motivación del colegio organizador y nivel de interacción anterior con los colegios asociados Dificultades de acceso a nivel local o regional Disponibilidad de responsables de taller Necesidades lingüísticas específicas Número de profesores que necesitan formación Nota: El IB se reserva el derecho de rechazar una solicitud de un evento de capacitación grupal si no cumple estos criterios. Qué asignaturas y temas se ofrecen? Puede solicitarse cualquier taller que se ofrezca a través del IB; sin embargo, la realización de toda capacitación está sujeta a la disponibilidad de los responsables de taller. La oficina regional de IB África, Europa y Oriente Medio informará lo antes posible a los colegios organizadores si hay problemas de disponibilidad de responsables de taller. Los talleres se imparten en cualquiera de las tres lenguas oficiales del IB (español, francés o inglés). Las solicitudes de talleres en otras lenguas se considerarán caso por caso. Si se encuentra un responsable de taller bilingüe, tenga en cuenta que es posible que no todos los elementos del taller estén disponibles en la lengua solicitada. Responsabilidades del organizador del evento El organizador del evento asume la responsabilidad principal de actuar como anfitrión y organizador del evento de capacitación grupal. Es preciso nombrar un coordinador asignado específicamente al evento. Esta persona será la encargada de todos los aspectos de la planificación del evento y será el contacto principal para la comunicación con el IB, con los colegios asociados que participen en el evento y con los responsables de taller. Esta persona debe ser fácil de contactar y mostrarse receptiva antes, durante y después del evento. Una vez aceptada la solicitud del evento de capacitación grupal, se dará más información detallada acerca de las tareas que corresponderán al organizador del evento. Duración Un taller grupal consiste en 15 horas de formación obligatoria impartida en 2 días consecutivos. El IB deberá aprobar por escrito toda modificación que se solicite realizar al calendario propuesto. 3

4 Calendario propuesto (15 horas de formación): Primer día Segundo día Sesión Sesión Pausa de café Pausa de café Sesión Sesión Almuerzo Almuerzo Sesión Sesión Pausa de café Pausa de café Sesión Sesión Pausa de café Pausa de café Sesión Sesión 10 Participantes Para todos los talleres se exige un mínimo de 10 participantes que provengan de al menos 2 colegios distintos. Si se inscriben en el evento de capacitación grupal más de 50 participantes, el organizador del evento recibirá descuentos adicionales para sus participantes. En el momento de presentar la solicitud, se deberá indicar todos los colegios que participarán en el evento de capacitación grupal. La inscripción se restringirá únicamente a esos colegios. El IB deberá aprobar por escrito toda solicitud de incluir colegios adicionales. Todos los Colegios del Mundo del IB deberán inscribir a sus propios participantes en el evento de capacitación grupal a través de IBIS/Regis. El organizador del evento no podrá inscribir a los participantes de otros colegios. Los colegios que no ofrezcan programas del IB y que hayan sido identificados durante el proceso de solicitud podrán inscribir a sus participantes pagando con tarjeta de crédito. IMPORTANTE: El colegio organizador tiene la responsabilidad de ponerse en contacto con todos los colegios asociados y de mantener una comunicación eficaz con ellos antes de la realización del evento de capacitación grupal. Esta tarea incluye: Consulta inicial para acordar el nombre del taller, el número previsto de participantes y las fechas viables Promoción del evento una vez confirmado Comunicación de todos los detalles del taller, envío de recordatorios de inscripción y respuesta a consultas El IB se comunicará únicamente con el coordinador nombrado por el colegio organizador, y la comunicación oportuna de la información sobre el evento a los colegios asociados dependerá de esta persona. 4

5 Responsables de taller La oficina regional de IB África, Europa y Oriente Medio se encarga únicamente de asignar el personal a los eventos de capacitación grupal. Las entidades solicitantes podrán recomendar responsables de taller para que se tomen en consideración. El IB comunicará al coordinador del colegio organizador los datos de contacto del responsable o los responsables de taller. El colegio organizador podrá recomendar un responsable de taller interno, certificado por la Red de educadores del IB, para que ejecute labores de apoyo durante el evento de capacitación grupal. Si recibe la confirmación del IB, el responsable de taller interno recibirá unos honorarios completos por sus servicios. Proporción entre responsables de taller y participantes (por sala del taller): De 10 a 25 participantes De 26 a 36 participantes Un responsable de taller Dos responsables de taller Responsable de taller de otra región Si el organizador del evento solicita un responsable de taller de fuera de la región de África, Europa y Oriente Medio, y el IB lo confirma, el número mínimo de participantes aumenta a 15 para ese taller. Representantes locales del programa Si se realiza un evento de capacitación grupal con más de 100 participantes o más de 4 talleres del mismo programa, hará falta un representante local del programa. El representante local del programa es nombrado por la oficina regional de IB África, Europa y Oriente Medio; su misión es proporcionar apoyo adicional y supervisión para fines de garantía de la calidad. Proporción de representantes locales del programa: De 0 a 4 talleres De 4 a 12 talleres (100 delegados o más) 12 talleres o más (200 delegados o más) No se requiere ningún representante local del programa. Se requiere un representante local del programa. Se requieren dos representantes locales del programa. Proceso de solicitud 1. Lea en su totalidad las directrices para eventos de capacitación grupal. 2. Complete la solicitud en línea. Todas las solicitudes deben presentarse como mínimo cinco meses antes del evento propuesto. Las solicitudes deben enviarse en línea; en el caso de solicitudes de grupos de colegios, asociaciones, secciones o universidades, escriba a PDIBAEMcluster@ibo.org. 5

6 Proceso de revisión Tras recibir una solicitud de un evento de capacitación grupal, la oficina regional de IB África, Europa y Oriente Medio se pondrá en contacto con el colegio organizador para programar una llamada introductoria. Durante esta llamada, se repasa en detalle la solicitud del colegio organizador y se analiza toda dificultad logística. Después de que ha tenido lugar la llamada introductoria, el equipo de desarrollo profesional de IB África, Europa y Oriente Medio realiza una evaluación formal de la solicitud, teniendo en consideración los criterios anteriormente mencionados. El IB procurará notificar al colegio organizador en un plazo de cuatro semanas si la solicitud de evento de capacitación grupal se ha aprobado o rechazado. Tenga en cuenta que si en el calendario de desarrollo profesional de IB África, Europa y Oriente Medio, o en fechas cercanas al taller grupal solicitado, ya se ofrecen actividades de desarrollo profesional adecuadas, la solicitud no será aprobada. Aprobación y confirmación Si se aprueba la solicitud, el colegio organizador recibirá una propuesta y una declaración de aceptación, que resumirá los detalles y las tasas aplicadas al evento de capacitación grupal. A fin de confirmar el evento, el colegio organizador deberá firmar este último documento, aceptando así los términos y condiciones del evento de capacitación grupal, y deberá enviarlo dentro de los 10 días siguientes a la fecha de recepción. Asimismo, se requiere al colegio organizador que complete una lista de compromiso previo, con una estimación del número de participantes de todos los talleres. Una vez recibidas la declaración de aceptación firmada y la lista de compromiso previo, el equipo de desarrollo profesional de IB África, Europa y Oriente Medio confirmará el evento y cederá la gestión al equipo responsable de contratos y eventos; este repasará la lista de verificación del evento de capacitación grupal con el coordinador del colegio organizador, y pondrá en marcha el proceso de inscripción y preparación del evento. Inscripción y preparación del evento El equipo de desarrollo profesional de IB África, Europa y Oriente Medio administrará el proceso de inscripción mediante el sistema IBIS/Regis, e informará al coordinador del colegio organizador sobre la fecha de inicio y finalización del período de inscripción. Tenga en cuenta que todas las inscripciones (del colegio organizador y los colegios asociados) deben haberse completado antes de la fecha límite de inscripción (21 días antes de la fecha de inicio del evento). El equipo de desarrollo profesional de IB África, Europa y Oriente Medio, en colaboración con el equipo de la Red de educadores del IB, seleccionará al responsable o los responsables de taller y notificará al coordinador del colegio organizador una vez que se hayan confirmado las designaciones. El IB organizará el viaje del responsable o los responsables de taller. Otras tareas, según se indica en la lista de verificación del evento de capacitación grupal, serán responsabilidad del coordinador del colegio organizador y se completarán en los meses previos al evento de capacitación grupal. Entre ellas, cabe mencionar la organización del alojamiento del responsable o los responsables de taller; la gestión de la comunicación con los colegios asociados; 6

7 la impresión de cuadernos de trabajo; la coordinación de la comida y la bebida; la papelería; los carteles para el lugar donde se realizará el taller; y las tarjetas de identificación. Preguntas Para toda pregunta relacionada con los eventos de capacitación grupal, póngase en contacto con el equipo de desarrollo profesional de IB África, Europa y Oriente Medio escribiendo a PDIBAEMcluster@ibo.org. 7