CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

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1 Revisó: Director de Admisiones y Registro Coordinador de Admisiones Coordinador de Registro PROCESO Página 1 de 5 Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 03 de 2007 Resolución N 1854 OBJETIVO Garantizar que las actividades de admisión de aspirantes y de registro académico se realicen de forma oportuna y confiable de acuerdo al calendario académico. ALCANCE Aplica a todas las actividades vinculadas a la admisión y registro académico de los estudiantes de la Universidad Industrial de Santander. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS Internos: Profesores Consejos y Superior Consejos de Facultad Consejos de Escuela Secretaria General Estudiantes Unidades Académicas (Escuelas) Todos los procesos Externos: ICFES Procesos: Proceso Talento Humano - Subproceso de Seguridad y Salud en Solicitudes de colegios Fecha de presentación del examen ICFES Solicitud del aspirante Registro ICFES Solicitud de transferencias Solicitud de reservas de cupos Solicitudes de los estudiantes Información de las Escuelas Información del proceso Información de auditorías Solicitudes académicas Calendario Políticas/objetivos/ Acuerdos Plan de Desarrollo Institucional Proyecto Institucional Contexto Interno Planear: Planeación detallada de las actividades de divulgación de los Programas s. Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso. Identificar y definir las actividades de formación para el proceso Identificar los peligro/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y salud en el Trabajo, y Hacer: Divulgación de los Programas Cronograma de actividades de divulgación Listado de admitidos y no admitidos Estadísticas generales Certificados Reporte de trabajo de grado Reporte de estudiantes de intercambio Aprobación de solicitudes de los estudiantes Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento. Informe de desempeño del proceso. Acciones aplicadas eficazmente. Matriz de Riesgos de Gestión del Proceso. Internos: Estudiantes UIS Unidades Académicas (Escuelas) Todos los Procesos Comunidad Universitaria Seguimiento Institucional Proceso Talento Humano Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso de Recursos Físicos Subproceso Externos : Estudiantes de once grado

2 PROCESO Página 2 de 5 el Trabajo Proceso de Recursos Físicos Subproceso Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico, Social y Tecnológico) Plan de Formación de Talento Humano Necesidades de formación del proceso Resultados de la Evaluación de Desempeño Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo) s de Pregrado Presencial Selección e Ingreso de aspirantes Expedición de Certificados Cancelación de Matrículas Expedición de Certificados Registro de Calificaciones Trámites de solicitudes estudiantiles Implementar controles nuevos o modificados. Difundir y conocer el plan de emergencia. Ejecutar y monitorear las acciones y controles den el Mapa de Riesgos de Gestión Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo y. Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Dar cumplimiento a los requisitos legales. Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado. Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada Plan de emergencias actualizado Plan de formación del proceso ejecutado. Admitidos Estudiantes de otras universidades Acudientes de los Estudiantes Entidades Externas Visitantes Contratistas

3 PROCESO Página 3 de 5 Verificar: Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento Actuar: Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora

4 PROCESO Página 4 de 5 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Recursos físicos: Equipos de oficina Medios de comunicación Software: Sistema de Información Líder del proceso: Director de Admisiones y Registro Colaboradores: Coordinador de Admisiones Auxiliares de Admisiones (2) Secretaria de Admisiones y Registro Auxiliar de Admisiones y Registro Profesional de Sistemas adscrito a la Dirección de Admisiones y Registro Profesional de Servicios de Información adscrito a la Dirección de Admisiones y Registro Coordinador de Registro Auxiliares de Registro (2) Auxiliares de Certificados (2) Secretaria de Admisiones y Registro Auxiliar de admisiones y Registro Auxiliar de Archivo Comité: Comité de Admisiones Beneficiario: Información oportuna y confiable Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades Legales y reglamentarios: Ley 115 de 1994 Decreto 644 de abril 16 del 2001 Ley 30 del 28 de diciembre de 1992 Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior, del Congreso de la República Ley 1084 de 2006 del Congreso de la República De Organización: Reglamento UIS. (Teniendo en cuenta los respectivos acuerdos y resoluciones que lo modifican). Calendario UIS. Acuerdo 046 de 2000 (Abril 25) del Consejo. Acuerdo 010 de 2007 (Enero 30) del Consejo. Acuerdo 229 de agosto 19 de 2008 del Consejo Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI. 01 Ver hoja de vida de los indicadores

5 PROCESO Página 5 de 5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reuniones periódicas con lo miembros del grupo primario del proceso. Seguimiento a las encuestas de satisfacción Seguimiento a los Indicadores Auditorías internas Ver Listado Maestro de Registros. Ver Listado Maestro de Documentos Internos CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 03 de 2007 Creación del Documento 02 Octubre 30 de 2008 Cambio de Requisitos, Actualización de Actividades y Salidas 03 Marzo 11 de 2009 Cambios en el alcance 04 Julio 30 de Mayo 16 de Septiembre 06 de 2017 Eliminación de la norma NTC-GP 1000:2004 de los Requisitos y se dejó ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01 Clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y. Inclusión de las actividades asociadas a la gestión del riesgo y fortalecimiento de las actividades relacionadas con el sistema de seguridad y salud en el trabajo y ambiental