Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Vehículos

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1 Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Vehículos Tabla de contenido I. Información del Acuerdo Marco de Precios... 3 II. Registro de usuario/ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano... 4 III. Proceso de adquisición de Vehículos en la Tienda Virtual de Estado Colombiano... 6 IV. Búsqueda de la Celda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano... 7 A. Pasos para identificar Referencias dentro de la celda... 7 B. Información de cada Referencia... 9 C. Precio del Vehículo V. Solicitud de cotización de Vehículos A. Socios del Negocio B. Plazo del evento C. Anexos: formato de solicitud de cotización D. Mensajes E. Finalizar evento de cotización F. Ajustes y revocatorias G. Análisis de las ofertas de los Proveedores H. Selección del Proveedor VI. Solicitud de compra I. Dirección de entrega de los bienes o servicios J. Archivos anexos K. Estudios y documentos previos L. Fecha de vencimiento M. Datos del Supervisor de la Orden de Compra N. Gravámenes adicionales O. Artículos del carro P. Presupuesto que soporta la compra VII. Orden de Compra A. Aprobación solicitud de compra B. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra

2 C. Documentos del Proceso D. Registro presupuestal VIII. Recepción, Facturación y Pago A. Facturación y pago IX. Modificaciones de la Orden de Compra X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra

3 I. Información del Acuerdo Marco de Precios La presente guía busca ayudar a las Entidad Estatales en el proceso de adquisición de Vehículos, sus Adecuaciones y Accesorios y la prestación del servicio de Mantenimiento Preventivo a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Los términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con las definiciones incluidas en los Documentos del Proceso del Acuerdo Marco de Precios. Antes de adelantar el proceso de adquisición en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco de Precios al que se va a vincular. En el siguiente link encontrará el Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Vehículos, con sus Adecuaciones y sus Accesorios, y la prestación del Servicio de Mantenimiento Preventivo: Ver Acuerdo Marco de Precios. Información general del Acuerdo Marco de Precios (i) Número de Proceso: CCE AMP-2014 (ii) Alcance: Establecer las condiciones en las cuales los Proveedores venden los Vehículos, con sus Adecuaciones y sus Accesorios, y prestan el servicio de Mantenimiento Preventivo; y las Entidades Compradoras los adquieren. (iii) Fecha máxima de generación de Órdenes de Compra: 31 de diciembre de 2015, prorrogable por un (1) año adicional. (iv) Tiempos del proceso: Los Proveedores del Acuerdo Marco de Precios disponen de 10 días hábiles para cotizar los Vehículos requeridos por la Entidad Compradora. Para finalizar el evento de cotización antes del tiempo mencionado ver Sección V.E. Una vez finalizado el evento de cotización la Entidad Compradora dispone de 10 días hábiles para realizar la Orden de Compra. Los Proveedores disponen de un plazo máximo de 60 días calendario contados a partir de la fecha de la Orden de Compra, salvo por lo establecido en el siguiente párrafo. El Proveedor cuenta con 150 días calendario para la entrega de los Vehículos, cuando: (i) se deban realizar las Adecuaciones o instalar los Accesorios solicitados por la Entidad Compradora; (ii) la entrega es en un lugar diferente a las Ciudades de Entrega; (iii) la cantidad de Vehículos a entregar es 20 unidades o más. (v) Criterios de selección: La Entidad Compradora debe generar una requisición en la cotización del Proveedor quien haya ofrecido el menor precio. 3

4 (vi) Precio: Es el definido por el Proveedor en la cotización. El precio se compone de: (a) el valor de la Referencia definido en el Catálogo el cual incluye el IVA y el impuesto al consumo; (b) el valor del Mantenimiento Preventivo; (c) el costo de entrega del Vehículo en el lugar indicado por la Entidad Compradora, cuando este no es una Ciudad de Entrega; (d) el valor de las Adecuaciones definido en la ficha técnica de cada Referencia el cual incluye los impuestos aplicables a estos; (e) el valor de las Accesorios definido en la ficha técnica de cada Referencia el cual incluye los impuestos aplicables a estos; (f) los costos de la matrícula; (g) el valor de los gravámenes adicionales identificados por la Entidad Compradora en la solicitud de cotización; (h) el valor de las Adecuaciones y de los Accesorios adicionales requeridos (sólo aplica para bus y buseta); y (i) opcionalmente el valor del SOAT de acuerdo al tipo de Vehículo y la vigencia requerida. El valor definido en el literal (a) es el que resulta de aplicar al precio establecido en la Guía de Valores de Fasecolda el descuento ofrecido por el Proveedor en la Operación Principal. Este precio se actualiza mensualmente. (vii) Lugares de entrega: El Proveedor debe garantizar la entrega de los Vehículos sin costo adicional en las Ciudades Entrega definidas en los Documentos del Proceso. Estas son: Armenia, Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Cúcuta, Ibagué, Manizales, Medellín, Montería, Neiva, Pasto, Pereira, Popayán, Riohacha, Santa Marta, Sincelejo, Tunja, Valledupar, Villavicencio y Yopal. Para el caso de los Vehículos Eléctricos y los Vehículos Híbridos son las ciudades de Bogotá, Medellín, Barranquilla y Cali. La Entidad Compradora puede solicitar en el formato de cotización otro lugar de entrega siempre y cuando asuma los costos adicionales que se generen. Estos costos adicionales serán incluidos por el Proveedor en el formato de cotización. (viii) Facturación y pago: El Proveedor debe facturar el valor a pagar por la Entidad Compradora una vez cuente con los documentos necesarios para iniciar el proceso de matrícula. Las Entidades Compradoras deben aprobar o rechazar las facturas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su presentación y pagar las facturas dentro de los treinta (30) días siguientes a la entrega del Vehículo. El Proveedor puede facturar de manera independiente el valor Vehículo, al valor de las Adecuaciones y los Accesorios, el valor del Mantenimiento Preventivo y el valor de los demás costos asociados a la adquisición. Todos los valores facturados deben respetar los valores cotizados a la Entidad Compradora y en el agregado no pueden superar el valor total definido en la cotización. La Entidad Compradora debe tener en cuenta estas consideraciones para solicitar la disponibilidad presupuestal adecuada para realizar la contratación. II. Registro de usuario/ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano Para iniciar el proceso de adquisición la Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en 4

5 recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta. El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 5

6 Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente Un usuario ya registrado debe ingresar a y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión. III. Proceso de adquisición de Vehículos en la Tienda Virtual de Estado Colombiano El Acuerdo Marco de Precios determina que la compra de Vehículos debe realizarse por medio de una solicitud de cotización a los Proveedores que ofrezcan las Referencias contenidas dentro de una Celda. Una Celda es el resultado de la escogencia de un Segmento, la característica técnica que aplique al Vehículo y el intervalo de precio que se ajuste al presupuesto. Diagrama 1 Escogencia de la Celda 6

7 IV. Búsqueda de la Celda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano El Catálogo es la herramienta informativa que ayuda a las Entidades Compradoras a definir económica y técnicamente su necesidad. El Catálogo contiene el precio de mercado y los descuentos por volumen de cada Vehículo, su ficha técnica y las características de las adecuaciones y accesorios adicionales. A. Pasos para identificar Referencias dentro de la celda La Entidad Compradora debe identificar las Referencias de las celdas (ver Diagrama 1) cumpliendo los siguientes 7 pasos: Paso 1. Para determinar la Celda la Entidad Compradora una vez se encuentre en la página principal da clic a la derecha en el cuadrado formado por 9 puntos. Paso 2. Inmediatamente la barra se oculta y aparece el botón elegir. Al dar clic en este botón se despliega una lista en la cual se debe escoger Acuerdos Marco de Precios: 7

8 Paso 3. En la opción Acuerdos Marco de Precios se despliega la lista con los Acuerdos Marco de Precios vigentes. Dentro de esta se da clic en Vehículos. Paso 4. En la opción Vehículos se despliegan los Segmentos de Vehículos. De acuerdo a la necesidad de la Entidad esta escoge el tipo de Vehículo que necesite. Paso 5. Una vez escogido el Segmento, se despliegan las características técnicas aplicables a los Vehículos. En el ejemplo se escoge automóviles y la característica técnica corresponde al cilindraje real del Vehículo. Paso 6. Escogido el cilindraje se despliega la lista de los intervalos de precios. En el ejemplo se escoge un intervalo de cilindraje de 1450 cc a 1649cc. 8

9 Paso 7. Escogido el intervalo de precios, la plataforma muestra las Referencias que se encuentran en la Celda. En el ejemplo el intervalo es entre 35 y 43 millones. En los casos que el número de Referencias no ameritaba una diferenciación de intervalos de precios la plataforma despliega como última opción la característica técnica. En el caso del Vehículo eléctrico este mismo es una Celda. B. Información de cada Referencia Para cada uno de las Vehículo la plataforma despliega información técnica y económica que permite determinar las características técnicas y calcular el valor de la disponibilidad presupuestal necesaria para la compra. Para acceder a esta información se da clic sobre el nombre en azul del Vehículo. En siguiente ejemplo se muestra el nombre, el Proveedor y el precio de mercado cuyo referente es el valor en la Guía de Valores de Fasecolda. El precio marcado en negrilla corresponde al precio menos el descuento negociado en la Operación Principal para una unidad. 9

10 En el ítem Enlaces se encuentran los links a la minuta del contrato, la Guía de Valores de Fasecolda y el documento con las fichas técnicas de las Adecuaciones y los Accesorios. En la parte inferior de esta misma página se encuentra la información técnica del Vehículo, el precio del Mantenimiento Preventivo, los descuentos adicionales por volumen y el precio de las Adecuaciones y Accesorios que deben ser adicionados a la hora de calcular el presupuesto estimado. El precio tanto del Mantenimiento Preventivo como de las Adecuaciones y de los Accesorios incluye el IVA. 10

11 C. Precio del Vehículo El precio del Vehículo en el Catalogo es el que resulte de aplicar el descuento por unidad o por volumen al precio de Fasecolda. Estos precios son actualizados mensualmente. El precio del Vehículo incluye los impuestos aplicables a este como son el IVA y el Impoconsumo. No incluye el valor del Mantenimiento Preventivo ni de las Adecuaciones ni los Accesorios adicionales ni de los costos de entrega que implique recibir el Vehículo en algún sitio diferente a las Ciudades Entrega definidas. Estas son: Armenia, Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Cúcuta, Ibagué, 11

12 Manizales, Medellín, Montería, Neiva, Pasto, Pereira, Popayán, Riohacha, Santa Marta, Sincelejo, Tunja, Valledupar, Villavicencio y Yopal. Para el caso de los Vehículos Eléctricos y los Vehículos Híbridos son las ciudades de Bogotá, Medellín, Barranquilla y Cali. Al valor de la suma de los ítems anteriores es necesario incluir el precio de la matrícula, opcionalmente el precio del SOAT sino se adquiere a través del Acuerdo Marco de Precios y los costos que implican los gravámenes adicionales. Por lo tanto el precio final del Vehículos es el resultante de la siguiente formula: { ( )} Para iniciar el Proceso de Contratación, el Acuerdo Marco de Precios determina que la compra de Vehículos debe realizarse por medio de una solicitud de cotización a los Proveedores que ofrezcan las Referencias contenidas dentro de una Celda. V. Solicitud de cotización de Vehículos Para solicitar una cotización ingrese a la pestaña Cotización ubicada en el menú superior, haga clic en Crear un evento. Busque la plantilla del Evento No. 815 "Cotización Vehículos", para realizar la búsqueda escriba la palabra Vehículos o 815 y haga clic en el botón crear. La Entidad Compradora debe realizar una solicitud de cotización por cada tipo de Vehículo que necesite. 12

13 Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso. La Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos en la solicitud de cotización, los demás están predefinidos y no deben ser modificados: Socios de negocios: Es posible incluir como observador del evento a un usuario de la Entidad Compradora. Plazo del evento: Es la fecha y hora límite que tienen los Proveedores para responder a la solicitud de cotización. Por defecto la plataforma define los 10 días hábiles establecidos en el Acuerdo Marco de Precios. La Entidad Compradora no debe definir un plazo menor que 10 días hábiles. Anexos: Los archivos anexos incluyen información adicional de la celda que la Entidad Compradora desea adquirir. 13

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15 A. Socios del Negocio Es posible incluir como observador del evento a un usuario de la Entidad Compradora, estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual. B. Plazo del evento El Acuerdo Marco de Precios establece que Entidad Compradora debe dar 10 días hábiles para cotizar los Vehículos a los Proveedores que se cumplen a las 11:59 pm. C. Anexos: formato de solicitud de cotización El formato de solicitud de cotización es una platilla en formato Excel donde la Entidad Compradora define la Celda que contiene las Referencias que satisfacen su necesidad. La Entidad Compradora debe descargar el archivo Solicitud_de_cotización que aparece en Datos adjuntos, al abrir el archivo debe hacer clic en el botón amarillo habilitar contenido. 15

16 Cómo se diligencia el formato de solicitud de cotización? Una vez descargado el adjunto la Entidad Compradora debe habilitar la edición y el contenido del archivo de Excel. Esto se realiza dando clic en la barra amarilla que aparece en la parte de arriba de la hoja de cálculo. El procedimiento para el diligenciamiento del formato está compuesto por los siguientes 12 pasos: Paso 1: Diligenciar la información de la Entidad Compradora. Paso 2: Para la escogencia de la Celda el usuario debe desplegar la listas en el orden siguiente: (i) Segmento; (ii) Característica técnica e (iii) Intervalo de precio. Paso 3: El usuario debe especificar el número de unidades que requiere del mismo tipo Vehículos. 16

17 Paso 4: El usuario debe escoger las Adecuaciones y los Accesorios que requiera desplegando la lista en la columna check. La columna medida se diligencia cuando es necesario especificarle al Proveedor el número unidades que se requieren del elemento (Por ejemplo: 4 películas de seguridad, 3 metros de pintura adicional o 5 metros de adhesivos), la medida o la capacidad de la carrocería para los buses, busetas y camiones o la normatividad que debe cumplir el bien. Paso 5: La casilla de Adecuaciones y Accesorios adicionales es solo aplicable para el segmento buses y busetas ofrecidas por los Proveedores en la Operación Principal, cuya descripción y valor se encuentra en los Enlaces de cada Referencia. Para los otros segmentos el Acuerdo Marco solo incluye las adecuaciones y accesorios listados en el paso 5. Paso 6: El Mantenimiento Preventivo debe ser definido por la Entidad Compradora en tiempo y kilómetros recorridos. Recuerde que el Mantenimiento Preventivo adicional al ofrecido genera un costo proporcional al requerimiento. 17

18 Paso 7: El usuario debe diligenciar la casilla de matrícula con el tipo de registro que requiere (Oficial, particular, etc). Este proceso lo debe realizar el Proveedor. Paso 8: En la casilla de los Gravámenes adicionales la Entidad Compradora debe especificar las estampillas y de más rubros a los que es objeto la Orden de Compra para esa Entidad. Paso 9: El usuario debe especificar el lugar de entrega ya sea una de las Ciudades de Entrega que no genera un sobrecosto o utilizando la lista adjunta de los municipios en Colombia. Recuerde especificar las unidades que se van a entregar en cada lugar. Si requiere más lugares utilice el botón agregar filas. Paso 10. Opcionalmente el usuario puede solicitar el SOAT o adquirirlo con descuento a través del Acuerdo Marco de Precios de SOAT. Paso 11: Utilice el botón guardar para trasladar la información a la pestaña de Cotización que será diligenciada por el Proveedor con los precios. Introduzca cualquier clave para proteger la información. Guarde el archivo en su computador. Este archivo debe ser cargado en la TVEC. D. Mensajes Una vez creado el evento de cotización, es posible que la Entidad Compradora sea consultada por los proveedores acerca de la solicitud de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad Mensajes y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la 18

19 respuesta a través de Mensajes a todos los proveedores, sin importar el remitente original. Es importante que toda la comunicación del evento de cotización se realice únicamente a través de la opción de Mensajes de la Tienda Virtual, cualquier comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida. En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación. E. Finalizar evento de cotización El evento de cotización finaliza luego de trascurridos los 10 días hábiles. La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Marco de Precios, solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones: (i) Todos los proveedores han enviado cotización, y (ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los proveedores a través de la Tienda Virtual, solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas, y ha recibido respuesta positiva de todos los proveedores. Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas. Recuerde que una vez finalizado el proceso de cotización es obligatorio continuar en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios hasta la adjudicación del mismo. 19

20 F. Ajustes y revocatorias La adquisición de vehículos al amparo del Acuerdo Marco de Precios es un Proceso de Contratación que inicia con el evento de cotización. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan, por lo cual recomendamos leer con detenimiento el presente Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de vehículos, los manuales, ver los videos y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar eventos de cotización y órdenes de compra excepcionalmente. Las Entidades Estatales pueden ajustar el evento de cotización cuando han cometido errores enviando un mensaje a los Proveedores dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha del evento de solicitud de cotización, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El mensaje debe indicar el error incluido en la solicitud de cotización y la modificación efectuada para solucionarlo. Una vez enviado el mensaje a todos los Proveedores, la Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de solicitud de cotización corregido. El botón para finalizar el evento se encuentra en la parte de abajo de la plantilla. En caso de revocar, la Entidad Compradora debe informar a los proveedores y a Colombia Compra Eficiente de las justificaciones de esta acción. 20

21 G. Análisis de las ofertas de los Proveedores Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad Compradora puede consultar las cotizaciones en su correo electrónico o en "Cotización", en el menú superior de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Debe hacer clic en la solicitud de cotización correspondiente, luego en la pestaña Respuestas y finalmente, en el nombre de cada respuesta para ver el valor total de la cotización y sus archivos adjuntos. Adicionalmente, el usuario puede Exportar todas las respuestas para generar un archivo en Excel con las mismas. 21

22 H. Selección del Proveedor La Entidad Compradora debe elegir la cotización que ofrezca los Vehículos que cumplen con las características solicitadas y que haya ofrecido el menor precio relacionado en la Solicitud de Cotización y agregarla al Carrito. Para seleccionar la cotización ganadora la Entidad Compradora debe ingresar a la respuesta del Proveedor y hacer clic sobre Seleccionar dando clic sobre utilizar el Proveedor definido. Para llevar la solicitud al Carrito se da clic en el botón Acciones y se escoge la opción Agregar a una nueva solicitud. 22

23 VI. Solicitud de compra La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito una vez ha seleccionado la cotización ganadora, debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes al del Acuerdo Marco de Precios para Vehículos. La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen (i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) los estudios y documentos previos, (iv) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (iv) los gravámenes adicionales, (v) en artículos del carro el artículo del Proveedor seleccionado, (vi) el presupuesto que soporta la compra, (vii) Cadena de aprobación. 23

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25 I. Dirección de entrega de los bienes o servicios La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa, en Dirección en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega. Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en Crear, diligenciar el formulario y hacer clic en Guardar. En Especificaciones adicionales de entrega la Entidad Compradora puede dar instrucciones a los proveedores para la entrega de los Vehículos. J. Archivos anexos La Entidad Compradora debe, en Datos Adjuntos, adjuntar los siguientes archivos (i) Plantilla de cotización enviada por el Proveedor seleccionado con la oferta ganadora. (ii) Copia del CDP (s) y si la orden de compra es por más de una vigencia copia de la autorización de Vigencia Futura. (iii) La Entidad Compradora puede incluir archivos adicionales con información del proceso si lo considera conveniente. K. Estudios y documentos previos Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente: 25

26 (i) (ii) (iii) El Manual de Acuerdos Marco 1 establece que la Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar las condiciones de uno u otro Proveedor como las más favorables. La Entidad Estatal es responsable de la selección del Proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el Acuerdo Marco de Precios. Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta. Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta 2. La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Acuerdo Marco de Precios correspondiente. L. Fecha de vencimiento Debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra, esta fecha de vencimiento es la fecha de generación de la orden de Compra más el tiempo de entrega indicado por el Proveedor en la cotización, esta fecha no debe superar 150 días. M. Datos del Supervisor de la Orden de Compra Indicar el nombre, teléfono y correo electrónico del supervisor de la Orden de Compra. N. Gravámenes adicionales Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo Gravámenes adicionales aquellos que sean aplicables. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes adicionales que apliquen. O. Artículos del carro En la sección Artículos del carro encuentra los el artículo del Proveedor seleccionado, el Proveedor y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado el artículo(s) al Carrito. 1 Ver Manual 2 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos multilaterales. 26

27 Para editar los artículos del carro incluidos en la solicitud de compra, la Entidad Compradora debe llevar el cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz, hacer clic, y realizar los cambios y guardarlos. P. Presupuesto que soporta la compra En Artículos del Carro la Entidad Compradora debe asignar el CDP (s) que soportan la compra del o los Vehículos, Adecuaciones y Accesorios, Matrícula y SOAT. Es importante recordar que el Proveedor facturará de manera independiente el Vehículo, las Adecuaciones y los Accesorios, y mantenimiento y SOAT, por lo cual la Entidad Compradora debe verificar que incluya todos los CDP(s) y rubros presupuestales que correspondan. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa en la línea del artículo, y elegir el CDP / VF correspondiente los cuales deben contener los rubros presupuestales adecuados que soportan la contratación. 27

28 Si no encuentra el CDP/VF debe registrarlo en Agregar cuenta, diligenciar el formulario y hacer clic en Guardar. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP / VF como lo considere conveniente. El campo # Unidad se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades Compradoras que no hacen parte del SIIF el # Unidad corresponde al NIT de la Entidad Compradora. Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP/VF a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono de las flechas, elegir los CDP/VF correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de Monto. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en Guardar para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del valor a adquirir. Nota: Recomendamos a la Entidad Compradora, antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto, validar los siguientes campos: Valor total de la solicitud de compra Número del CDP/VF Archivos adjuntos 28

29 En Cadena de Aprobación está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En "Comentarios el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los proveedores. Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en Guardar para que quede guardada en estado borrador en Solicitudes. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a Solicitudes en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna Acciones en la línea de la solicitud correspondiente. El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en Enviar para aprobación. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar. Nota: Bajo la columna Acciones, en la sección Solicitudes en el menú superior, la Entidad Compradora puede: - Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra. - Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto. VII. Orden de Compra El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra. A. Aprobación solicitud de compra El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en Solicitudes en el menú superior. La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora. 29

30 El ordenador del gasto puede hacer clic en Rechazar para devolver la solicitud al comprador, o en Aprobar para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud. El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de Tareas pendientes, seleccionar la solicitud y hacer clic en Aprobar o Rechazar. B. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica la disponibilidad presupuestal del CDP/VF registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al proveedor. Si la Entidad Compradora no hace parte del SIIF, después de la aprobación de la solicitud de compra, el sistema envía la Orden de Compra al Proveedor y genera un mensaje en la pantalla indicando el número de la Orden de Compra. 30

31 Para consultar la Orden de Compra la Entidad Compradora debe ingresar en el menú superior en la pestaña Órdenes, el sistema le mostrará todas las Órdenes de Compra de la Entidad. Para ingresar a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el número de la Orden de Compra. Al ingresar a la información Orden de Compra la Entidad Compradora encontrará: (i) Fecha de generación del Orden de Compra (ii) Un link a la solicitud de compra (iii) La información diligenciada por la Entidad en la solicitud de compra. (iv) La información del Proveedor y haciendo clic en el nombre del Proveedor el sistema le mostrará la información del Proveedor: información de contacto, información bancaria, información tributaria, actividad económica. (v) Artículos. 31

32 Para ver la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el botón que se encuentra al final de la información de la Orden de Compra Vista de impresión del proveedor y el sistema le mostrará la Orden de Compra con el logo de la Entidad. La Entidad puede imprimir la Orden de Compra o enviarla por correo. 32

33 C. Documentos del Proceso El Manual de Acuerdos Marco establece los Documentos del Proceso (ver Manual). D. Registro presupuestal Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Las Entidad Compradoras que usan SIIF deben realizar el procedimiento en SIIF. Toda la información del Proveedor se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección Proveedores : NIT, Cuenta bancaria, régimen tributario y actividad económica e información de contacto. 33

34 VIII. Recepción, Facturación y Pago La Entidad Compradora debe registrar el recibo de los bienes y servicios en Recepción, en el menú superior. Allí debe marcar la cajita Recibir todo, o registrar el recibo parcial de los bienes y servicios digitando la cantidad recibida y haciendo clic en Guardar. A. Facturación y pago Una vez registrado el recibo de los bienes y servicios, el usuario comprador de la Entidad Compradora debe aceptar o rechazar la factura enviada por el proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado 34

35 Colombiano. Puede consultar las facturas recibidas ingresando a Facturas en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación de facturas en Tareas Pendientes. La recepción de las facturas también es notificada por correo electrónico. En la factura, el mensaje Revisión indica la relación entre el valor de la Orden de Compra y el valor de la factura. Este mensaje muestra si el valor Coincide o No Coincide. Sin embargo, el comprador es autónomo de aceptar o rechazar la factura. La Entidad Compradora debe aprobar o rechazar la factura dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de la misma. El Proveedor facturará de manera independiente el Vehículo, las Adecuaciones y los Accesorios, y mantenimiento y SOAT. Todos los valores facturados deben respetar los valores cotizados a la Entidad Compradora. La Entidad Compradora debe tener en cuenta estas consideraciones para realizar los pagos. En la factura, el mensaje Revisión indica la relación entre el valor de la Orden de Compra y el valor de la factura. Este mensaje muestra si el valor Coincide o No Coincide. Sin embargo, el comprador es autónomo de aceptar o rechazar la factura. La Entidad Compradora debe aprobar la factura y efectuar el pago al Proveedor dentro de los 30 días calendario siguiente a la presentación de la factura de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios 3. La Entidad Compradora puede consultar la información de contacto y la cuenta del proveedor en Proveedores, en el menú superior. 3 Ver cláusula 10 Acuerdo Marco de Precios. 35

36 IX. Modificaciones de la Orden de Compra El Manual de Acuerdos Marco establece en el numeral D Ejecución de la Orden de Compra que: Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra o acordar la terminación anticipada. Para el efecto, la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y notificar la modificación, adición o terminación a Colombia Compra Eficiente y presentar el soporte respectivo. La modificación, adición o terminación se entiende realizada solamente cuando se publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para hacer los cambios. (Ver Manual) Para realizar la modificación a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe enviar a través de la página de Colombia Compra Eficiente una Solicitud para Acuerdo Marco de Precios en PQRS, donde adjunte el soporte de la modificación: (a) soporte de solicitud de la Entidad Compradora al Proveedor y soporte del Proveedor de la aceptación de la modificación. Los documentos deben estar firmados por el ordenador del gasto y el representante legal cuando corresponda. X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra Al finalizar la ejecución de la Orden de Compra, la Entidad Estatal debe proceder a publicar el soporte de la liquidación. Para publicar el documento de liquidación en la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe enviar a través de la página de Colombia Compra Eficiente una Solicitud para Acuerdo Marco en PQRS donde adjunte el soporte de la liquidación. Colombia Compra Eficiente tiene 5 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para hacer los cambios. Una vez publicada la liquidación, la Entidad Compradora debe ingresar a Ordenes en el menú superior. Bajo la columna Acciones, debe hacer clic en el ícono de Cerrar orden de compra, el sistema genera un mensaje de confirmación de cierre de la Orden de Compra. 36

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