Facultad de Periodismo y Comunicación Social. Universidad Nacional de La Plata. Secretaría de Extensión

Transcripción

1 Facultad de Periodismo y Comunicación Social Universidad Nacional de La Plata Secretaría de Extensión Instructivo de Procedimientos de Rendición de Subsidios de VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO CUESTIONES GENERALES 1) CONTACTOS Para la ejecución de Proyectos de Voluntariado Universitario se tienen que tener en cuenta dos espacios: - Secretaría de Extensión. Edificio Néstor Kirchner, 3º piso Oficina 24, Tel , int Horario de atención de lunes a viernes de 9.00 a hs. E- Mail: extension@perio.unlp.edu.ar - Dirección Económica- Financiera. Edificio Néstor Kirchner, 3º piso Oficina 28, Tel , int. 158, de lunes a viernes de 8.30 a hs. Ante cualquier consulta sobre la gestión administrativa, académica e institucional dirigirse a la Secretaría de Extensión. Importante: Cada director/a deberá definir otro/a interlocutor/a que también sea el encargado/a de dialogar con la Secretaría por temas asociados al proyecto y comunicarlo vía mail a la Secretaría de Extensión con los datos de contacto de esa persona. Los proyectos financiados en el marco del Programa de Voluntariado Universitario se rinden según Resolución SPU Nº 2260/10 (que reemplaza la Resolución SPU 300/09), de todas formas este material no sustituye la misma, sólo intenta ser una guía de acompañamiento para la ejecución de proyectos. 1

2 2) CÓMO EJECUTO LOS GASTOS DEL PROYECTO? SOLICITUD DE ADELANTO Paso 1. Se deberá presentar ante la Dirección Económico-Financiera una carta dirigida a la Decana solicitando los fondos (CARTA 1) y una fotocopia del anverso y reverso del DNI del responsable del proyecto acompañada por la Solicitud de Adelanto a Responsable (ANEXO 1). Paso 2. Una vez presentada la documentación necesaria, la Dirección va a realizar el trámite interno correspondiente, que no dura más de dos días, y avisará al/la responsable del proyecto cuando esté listo el cheque para retirarlo. Paso 3. Cuando se haya gastado todo el dinero se tendrá que realizar la correspondiente rendición. Una vez aprobada la misma se entregará otro cheque. SOLICITUD DE REINTEGRO En el caso de que el docente responsable del proyecto haya realizado gastos a cuenta, es decir de su bolsillo, se podrá presentar la Solicitud de reintegro (ANEXO 2) en la Dirección Económico-Financiera que deberá estar acompañado por la correspondiente rendición y una carta dirigida a la Decana solicitando el reintegro del dinero (CARTA 2). ALGUNOS ÍTEMS PARA TENER EN CUENTA: Antes de comenzar con la ejecución de fondos se debe entregar una copia completa del proyecto a la Secretaría de Extensión de la Facultad. Todos los gastos se hacen con relación al presupuesto aprobado en el proyecto. El Ministerio de Educación y Deporte realiza el giro de los fondos en dos cuotas. La segunda cuota se depositará una vez que se haya entregado y evaluado el informe de avance. Si bien los proyectos pueden empezar a ejecutarse desde el momento que tienen fecha y número de resolución, esto no significa que el dinero esté disponible en la Facultad. No obstante, si tienen comprobantes acordes al presupuesto y posteriores a la fecha de la Resolución Ministerial pueden ser presentados al momento de la rendición. En caso de necesitar la modificación del presupuesto para la reasignación de recursos se tendrán que presentar en la Secretaría de Extensión de la Facultad dos notas firmadas por el/la director/a del 2

3 proyecto solicitando la autorización para reasignar los fondos. La carta debe estar dirigida al Director Nacional de Desarrollo Universitario y Voluntariado, Tec. Pablo Domenichini. Hay que tener en cuenta que los cambios no pueden superar los porcentajes máximos permitidos por rubro según la base de cada convocatoria (hasta el 50% en bienes de uso y hasta el 40% en viáticos/movilidad). COMPRAS 1) COMPRAS DIRECTAS DE $1 A $999 Las compras de entre $1 hasta $999 se podrán hacer de forma directa, sólo se exigirá el comprobante de pago (factura B ó C ó ticket). No se podrán gastar más de $999 en una compra directa de un mismo bien, exceptuando el combustible. Si se requiere habrá que presentar los tres presupuestos o esperar 3 meses para una nueva compra. 2) COMPRAS DESDE $1.000 HASTA $9.999 Y BIENES DE USO/INVENTARIABLES DE MENOR MONTO NOVEDAD Las compras comprendidas entre los $1.000 y $9.999 correspondientes a todo los rubros, a excepción del combustible (sólo se carga en YPF), se hacen presentando una terna presupuestaria y las ejecuta por cheque Económico-Financiera. Para comenzar el proceso deberán presentar una carta dirigida a la Decana para llevar adelante una compulsa de precios (CARTA 3). A las compras de cualquier bien de uso que superen los $4500, la Dirección Económico-Financiera les efectuará las retenciones correspondientes de AFIP. Deberán dirigirse con los 3 presupuestos a dicha oficina para que se autorice la compra. A las compras de cualquier servicio (fotocopias, impresiones, diseñador gráfico) que supere los $2900 y siempre que el prestador no sea monotributista, la Dirección Económico-Financiera le efectuará las retenciones correspondientes de AFIP. Deberán dirigirse con los 3 presupuestos a dicha oficina para que se autorice la compra. Si se destinan fondos para un servicio, por ejemplo una persona que diseñe un libro, se podrá gastar hasta $999 por mes, hasta 3 meses inclusive. En el caso de que el servicio supere los 3 meses, se deberá realizar un contrato de servicio, que lo ejecutará la Dirección Económico- Financiera de la Facultad. 3

4 3) COMPRAS MAYORES A $ La compra de bienes de uso/inventariables superiores a $ se solicita en la Dirección Económica-Financiera, acompañada de una carta de autorización de compra dirigida a la Decana y sigue las mismas pautas que cualquier compra mayor a mil pesos. La orden de compra tiene que ser anterior a la fecha de la factura, es por esta cuestión que no se debe realizar la compra hasta no tener la autorización de la Dirección Económica-Financiera. SOBRE LOS PRESUPUESTOS Los presupuestos deberán extenderse por bienes exactamente iguales (según tipo y en lo posible marca). Por ejemplo una cámara de fotos digital o un disco rígido deberán tener las mismas prestaciones y características. En el caso de impresoras deberán ser la misma marca y modelo. La compra se realizará al proveedor que cotice el bien a menor valor. En el caso que un proveedor no tenga el producto, podrá generar el presupuesto aclarando "NO COTIZA". Los presupuestos deberán contener los siguientes requisitos: Nombre del Proveedor Domicilio CUIT Teléfono Detalle del bien y monto presupuestado (parcial y total) Firma y aclaración del proveedor Deberán ser extendidos a nombre de: UNLP CUIT: Dirección: 7 Nº 776 IVA EXENTO ALGUNOS ÍTEMS PARA TENER EN CUENTA: IMPORTANTE Ningún gasto puede ser solventado con de tarjeta de crédito o débito. Todas las compras deberán ser realizadas en efectivo. Tampoco se podrán realizar compras por Mercado Libre, Home Banking, Groupon o similares. Todos los bienes de uso, una vez adquiridos, se incorporan al inventario de la Facultad. Los mismos son propiedad de la UNLP en usufructo del proyecto. Es decir, dado que pertenecen al patrimonio de la UNLP, una 4

5 vez concluidas las acciones del proyecto deben entregarse a la Dirección Económica-Financiera de la Facultad. RENDICIÓN DATOS A CONSIGNAR PARA LA RENDICIÓN A continuación se detallan los datos a consignar en el encabezado de la hoja de rendición, de acuerdo a la convocatoria y los comprobantes que presenten: VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO CONVOCATORIA CUOTA Resolución N : 4424/14 Expediente Ministerial N : 1612/14 Fecha: 4/12/ CUOTA Resolución N : 3316/15 Expediente Ministerial N : 1612/14 Fecha: 24/08/2015 VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO CONVOCATORIA CUOTA Resolución N : 83/15 Expediente Ministerial N : 1952/15 Fecha: 23/12/2015 VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO CONVOCATORIA CUOTA Resolución N : 1061/16 Expediente Ministerial N : 5115/16 Fecha: 22/11/2016 COMPROBANTES Las facturas que se aceptan son las B ó C siempre que las mismas sean legibles y escritas con una misma tinta. No se aceptarán facturas tipo A. 5

6 No serán aceptados comprobantes que presenten tachaduras ni enmiendas. En caso de que así fuera, éstos sólo podrán ser salvados añadiendo la siguiente leyenda: Digo vale acompañado por firma, aclaración y DNI o sello del responsable del comercio. El comprobante deberá encontrarse completo en su totalidad, es decir que deberá contener cantidad, descripción del servicio prestado, el bien adquirido, la cosa, obra o servicio, precio unitario y precio total, si es que existieran todos los campos. Al momento de la rendición debe ser entregado el ORIGINAL acompañado por la firma y DNI del responsable del proyecto. Qué datos tiene que tener la factura? Datos del vendedor Nombre y apellido o razón social Domicilio CUIT Número de inscripción sobre los ingresos brutos. Leyenda: IVA RESPONSABLE INSCRIPTO/ RESPONSABLE MONOTRIBUTO/ EXENTO Número de remitos (en caso de haber) Fecha de impresión y de vencimiento del talonario. Número de la Constancia de Autorización de Impresión (CAI). REVISÁ QUE EL TALONARIO NO ESTÉ VENCIDO Del comprador Nombre: UNLP (si dice dependencia debe decir Facultad de Periodismo y Comunicación Social; fijarse que no diga otra dependencia). Domicilio: 7 Nº 776 o Diagonal 113 nº 291 CUIT: IVA EXENTO De la operación Fecha de emisión Detalle del bien adquirido o servicio prestado. No podrá indicarse como productos o servicios VARIOS. Cantidad. Precios unitarios y totales (se debe agregar todo otro concepto que incida cuantitativamente en el precio final). No deberán discriminarse los impuestos. Firma y aclaración y sello de la casa en el cuerpo de la factura. Debe figurar la leyenda PAGADO 6

7 IMPORTANTE Son aceptados comprobantes que no sean factura ni ticket factura? Sí. Serán admitidos comprobantes que no hayan sido emitidos en legal forma hasta un 10% del monto del subsidio otorgado y con un tope máximo de $500 siendo justificados entre estos gastos vinculados a taxis, remise, tarjetas telefónicas, carga de tarjeta SUBE, peajes y otros en los que sea imposible la obtención de ticket factura o factura. SOBRE EL COMBUSTIBLE NOVEDAD En base al decreto 1189/2012 TODAS las cargas de combustible deberán ser realizadas a través de YPF S.A. En caso de ser realizada a través de otra empresa, la rendición será rechazada. Sólo en el caso del combustible NO es necesario presentar tres presupuestos si se gastan más de 999 pesos. Cómo se rinde el combustible? Se tendrá que presentar el ANEXO 3 completo, adjuntando la rendición correspondiente. NOVEDAD Cómo debo rendir los gastos de peaje? Los gastos de peaje deberán ser acompañados también por el ANEXO 3 donde se explicita el recorrido realizado. La presentación del ANEXO 3 podrá ser reemplazado por la carga de datos en el siguiente formulario: MeVms59tJVmkwwWP92teUJ0N5Db-Q/viewform?c=0&w=1 Si la persona que maneja el automóvil NO es la titular del proyecto, la rendición debe ser acompañada por una nota firmada por el dueño del auto en donde se autorice al/ los conductores designados con nombre y DNI. SOBRE LA SUBE NOVEDAD Cómo se rinde la carga de tarjetas SUBE? Se tendrá que presentar el ANEXO 4 completo, adjuntando la rendición correspondiente. La presentación del ANEXO 4 podrá ser reemplazado por la carga de datos en el siguiente formulario: MeVms59tJVmkwwWP92teUJ0N5Db-Q/viewform?c=0&w=1 7

8 SOBRE LA ENTREGA DE LA RENDICIÓN La rendición se entrega en la Dirección Económico-Financiera de la Facultad junto a la planilla de rendición de gastos ANEXO 5 y los comprobantes correspondientes. Las facturas y/o tickets se deben entregar pegados en hojas A4, con firma, aclaración y DNI del/la director/a en el cuerpo de cada factura. Las facturas y/o tickets se deben pegar en orden cronológico. La rendición debe contener la siguiente leyenda en el encabezado de la página (ANEXO 6): Voluntariado (año) Convocatoria ordinaria o extraordinaria: Nombre del proyecto: Fecha depósito (1era o 2da cuota): Monto giro: Solicitar la Información en la Dirección Económico- Financiera SPU Nº: Expediente Ministerial N : Director/a del Proyecto: Si se trata de comprobantes realizados por movilidad (SUBE, taxi, remise y pasajes) se debe incluir una leyenda con los siguientes datos (ANEXO 7): Cantidad de tickets: Monto total: Recorrido: Aclaración: Es importante que se presenten los tickets originales de SUBE o taxi junto a una fotocopia, dado que se borran. Los directores no deben foliar ni enumerar los comprobantes, dejando esta tarea a la Facultad. Al momento de hacer la presentación de la rendición se les aconseja realizar una copia del anexo 5 y de las facturas y tickets para que se les pueda firmar como comprobante de la entrega. Aclaración. El proyecto que al finalizar el plazo establecido no haya utilizado la totalidad del dinero transferido, deberá presentar una rendición parcial del monto utilizado hasta ese momento, dejando constancia del importe remanente por nota. En caso de prever la no utilización de dicho remanente, se deberá devolver. 8

9 INFORMES Desde la Secretaría de Extensión se les comunicará la fecha de entrega del informe de avance y posteriormente el informe final. En ambos casos deberán entregar dos copias impresas firmadas por el/la director/a y enviarlo digitalizado a extension@perio.unlp.edu.ar En caso de tener archivos, videos o producciones también deberán entregar dos copias y mandarlas en forma digital al siguiente correo: prodextension@gmail.com indicando en el asunto el nombre del proyecto y año de la convocatoria. Se debe detallar en el cuerpo del mail: nombre del proyecto, ejes en los que participa, nombre del responsable del proyecto, año de Convocatoria y Universidad a la que pertenece. Las imágenes deben estar sueltas, no insertas en archivos Word, Power Point, ni similares. 9