Mercadeo de Información Bibliográfica

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Mercadeo de Información Bibliográfica Descripción de actividades - Mercadeo de Información Bibliográfica DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Divulgar los servicios del Sistema de Bibliotecas de la Universidad, así como noticias relevantes o novedades respecto a nuevos recursos bibliográficos adquiridos, a través de diferentes medios publicitarios. 2. ALCANCE El proceso inicia con la definición de los temas a divulgar y finaliza con la publicación de los mismos a través de los diferentes canales de divulgación. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI 2.3: Desarrollar nuevos servicios y garantizar una evolución permanente de los servicios actuales de acuerdo con las necesidades de los grupos de interés Lineamientos La publicación de los videos se hace únicamente los martes y jueves de cada semana. La publicación de las imágenes en las pantallas, se realiza únicamente los lunes, miércoles y viernes de cada semana. Manual de estilo. El diseño del Boletín debe seguir las normas estándar de digitalización para la carátula. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso 4.2. Responsabilidades Jefe Servicios: Debe asegurar que las imágenes y textos a publicar en cada uno de los canales de divulgación, sean pertinentes y estén ejecutados correctamente. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Gestor Servicios de Información: Se debe realizar un registro de cada una de las actividades publicitarias que se realicen. Debe haber una publicación constante en redes sociales (Facebook y Tweeter) de las imágenes publicitarias del Sistema de Bibliotecas. 5. DEFINICIONES Boletín de novedades: Documento que presenta una selección del material bibliográfico ingresado en el último mes las colecciones del Sistema de Bibliotecas. VIMEO: Es una red social de Internet basada en videos. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Mercadeo de Información Bibliográfica 6.2. Descripción de actividades - Mercadeo de Información Bibliográfica ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de promocionar un servicio, adquisición de recurso bibliográfico nuevo o una novedad o noticia relevante en el momento. Servicios de Información Sistema Bibliotecas Información divulgada a los usuarios de la comunidad uniandina Estudiantes, profesores, empelados, egresados ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Definir temática específica Cada Gestor de cada sala/biblioteca define una temática para la exposición con base en material nuevo que haya sido adquirido o temas de interés general. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 2 Recopilar e imprimir información bibliográfica Una vez definida la temática de la exposición, se procede a recopilar información con base en bibliografía pertinente. 3 Organizar logística de la exposición Durante una semana se coordina toda la logística necesaria para la exposición. Se realiza la recopilación de referencias bibliográficas, adecuación del espacio físico, elaboración de publicidad y difusión del evento. 4 5 Divulgar información en medios Planear contenido de videos Se divulga la exposición a través de afiches, rompe fila; adicionalmente se hace publicidad a través de redes de comunicación como el portal web y redes sociales. Semestralmente se reúnen el Jefe de Servicios junto con el gestor Sala Virtual y los auxiliares para planear el contenido de los videos que se van a publicar durante el semestre. Se definen dos tipos de videos: los que promocionan los servicios del Sistema de Bibliotecas y los que están relacionados con temas de interés general. 6 Solicitar elaboración de videos La elaboración del video se solicita al grupo de difusión (Goanimaate). 7 Recibir propuestas de videos El Jefe de Servicios junto con el equipo de difusión recibe las propuestas de videos 8 Definir publicidad, imagen, título y texto En caso de que se requiera divulgar información sobre alguna noticia o algún servicio nuevo, se debe definir la forma de publicitar dicha información a través del slider del Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 portal web o de la sección de noticias. Adicionalmente de acuerdo a las medidas, se definen la imagen el título y el texto. 9 Presentar propuesta a Jefe de Servicios Se presenta la propuesta de publicidad al Jefe de Servicios a través de una reunión, teniendo en cuenta los siguientes formatos: JPEG, PNG, PDF y MP4. 10 Definir y enviar información a publicar por correo Se define cómo se hará la promoción de suscripciones a servicios y de nuevos recursos electrónicos, así como la divulgación de noticias. Se envía la información que se debe publicar a través de correo electrónico a un Gestor de Información. Información a publicar 11 Elaborar diseño de divulgación Con base en la información enviada por el Jefe de Servicios, se elabora el diseño de la publicación y se envía al Jefe de Servicios. 12 Recopilar información de nuevos recursos bibliográficos físicos Para la elaboración del Boletín, cada Gestor debe recopilar información sobre los recursos bibliográficos físicos que se adquirieron el mes anterior. La información se recopila en archivos de cada gestor o biblioteca satélite 13 Listar y enviar información con ref. bibliográficas Se lista la portada con las referencias bibliográficas de cada libro y su respectiva ubicación. Se envía un documento en Word con la información al Coordinador de Servicios de Información Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 14 Preparación de temática según área de conocimiento Para la elaboración de las carteleras, según el área de conocimiento de cada sala, cada gestor debe preparar una temática para divulgarlas en las carteleras. 15 Enviar propuesta de cartelera a Coordinador Servicios Biblioteca Por correo electrónico se envía al Coordinador de Servicios la propuesta de la cartelera incluyendo imagen, texto, cita y bibliografía. 16 Evaluar propuesta El jefe de servicios evalúa las propuestas de los diferentes medios de publicidad con base en los criterios estipulados en el manual de estilo del Sistema de Bibliotecas y Manual de estilo institucional Propuesta publicitaria Para el caso de los videos, el Jefe de Servicios se reúne con el equipo de difusión para ver y evaluar las propuestas de videos. 17 Notificar Se le notifica por correo electrónico a quien presentó la propuesta de divulgación, las modificaciones o ajustes que debe realizar. Notificación de modificaciones por hacer 18 Realizar ajustes y enviar propuesta modificada Se realizan los ajustes requeridos y se reenvía la propuesta al Jefe de Servicios Propuesta corregida 19 Publicar en redes sociales Publicar todos los contenidos en las redes sociales (noticias, imágenes y videos). 20 Divulgar en canales de comunicación Se realiza la divulgación correspondiente a través de los siguientes canales de comunicación: TECNICO SOPORTE - SBADM Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Video: Todos los videos se suben a los diferentes medios de divulgación: portal web del Sistema de Bibliotecas, canal en Vimeo. Portal web: Las imágenes que se van a publicar se suben al portal web del Sistema de Bibliotecas. Correo electrónico: Se envían correos electrónicos masivos divulgando la publicidad para las suscripciones a servicios, dependiendo del perfil de los usuarios (egresados, estudiantes, empleados, profesores). Boletín: Se publican los boletines en el portal web del Sistema de Bibliotecas. 21 Convertir a PDF y enviar a Técnico de Soporte Una vez que los documentos tipo Word, enviados por los Gestores, estén validados, se convierten a formato pdf y se envían por correo electrónico a un Técnico de Soporte. COORDINADOR SERVICIOS Boletín en pdf 22 Organizar documentos y enviar a impresión Se organiza toda la información que se va a publicar y se envía por correo electrónico para la impresión. COORDINADOR SERVICIOS Recibir documentos impresos y repartir entre los Gestores Se reciben los documentos de las carteleras impresos y se reparten entre los Gestores de salas/bibliotecas de toda la Universidad. COORDINADOR SERVICIOS Ubicar carteles en sala/biblioteca Cada Gestor ubica los carteles impresos en la sala/biblioteca que le corresponde. Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 25 Definir cronograma y temas a publicar Mensualmente el Jefe de servicios define los temas que se publicarán a través de las pantallas. Igualmente, genera un cronograma de cómo se realizará la publicación a lo largo del mes. 26 Asignar temas Una vez se sepa que temas se publicarán, se asigna uno a cada Gestor 27 Elaborar y enviar propuesta de pieza Se elabora el diseño de las piezas para la pantalla, incluyendo el texto y la imagen. Propuesta de piezas 28 Realizar revisión preliminar de propuestas Se revisan todas las piezas asegurándose que el texto haya quedado escrito correctamente y que la imagen sea acorde al tema que se espera transmitir. 29 Devolver pieza al gestor En caso de que se requieran hacer correcciones a las piezas, se devuelven al Gestor que las elaboró y se le notifica que debe ajustarlas. 30 Realizar ajustes y enviar nueva propuesta Se hacen los ajustes requeridos y se reenvía la propuesta modificada por correo electrónico. Propuesta de pantallas corregida 31 Realizar revisión final Se realiza una revisión final de las piezas, evaluando el texto y la imagen. 32 Devolver piezas al Gestor En caso de que se requieran modificaciones se le notifica al Gestor de Servicios. Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 Mercadeo de Información Bibliográfica NIVEL 2 MACROPROCESO NIVEL 1 33 Enviar imágenes a cada sala/biblioteca Una vez las piezas estén correctamente elaboradas, se envían JEFE SERVICIOS por correo electrónico a los diferentes Gestores de cada sala/biblioteca. 34 Publicar imágenes en punto de información Cada Gestor debe divulgar las imágenes en los puntos de información de la sala/biblioteca que le corresponde. INFORMACIÓN 35 Definir medidas de pantallas y enviar piezas a Técnico de Soporte Se cuadran las medidas de las piezas para que puedan publicarse correctamente en las pantallas, y se envían por correo electrónico a un Técnico de Soporte. INFORMACIÓN 36 Se suben las imágenes en las Subir imágenes TECNICO SOPORTE pantallas de las bibliotecas/salas de la a pantallas - SBADM universidad. Piezas a publicar 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. - Manual de entidad visual - Manual de estilo del Sistema de Bibliotecas FICHA DEL INDICADOR 8. INDICADORES PORCENTAJE DE IMÁGENES PUBLICADAS Código del indicador IND Responsable del indicador Gestor Sala Virtual Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Identificar el crecimiento de las publicaciones realizadas en las pantallas de difusión. Se realiza la recolección y suma de datos de las imágenes que se publicaron en pantallas por mes en el año en curso y en el año anterior, se multiplican dichos resultados y se dividen en 100% Porcentaje [total de imágenes publicadas / total de imágenes publicadas en el año inmediatamente anterior] * 100 Numerador : imágenes publicadas en el año en curso Denominador: imágenes publicadas en el año anterior No aplica Estadísticas Formato Estadístico mensual Sistema Bibliotecas Anual Mantener o superar en un 10% las publicaciones. Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Publicar información o textos con errores ortográficos 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 23/09/2015 Publicación 15/07/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Ingeniera de Procesos 23/09/2015 REVISÓ Ricardo Florez SBSER /01/2016 APROBÓ Ricardo Florez SBSER /01/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 11