INSPECCIÓN DE RIESGOS DE PROPIEDAD

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1 Boletín 01 INSPECCIÓN DE RIESGOS DE PROPIEDAD RISK.DISPUTE. STRATEGY

2 QUÉ ES? Las inspecciones de Riesgos a la propiedad tienen como objetivo identificar los diferentes riesgos que puedan amenazar la infraestructura, maquinaria y contenidos de cualquier compañía. Estos Riesgos Puros, como son conocidos, están asociados principalmente a pérdidas de Daños Materiales y Lucro Cesante, sin excluir los Riesgos a las Personas y los de Responsabilidad Civil. Es importante aclarar que el alcance de estas inspecciones cubre los Riesgos asegurables y no asegurables. Una vez identificados los Riesgos a los que la compañía está expuesta, se realiza una valoración de los mismos, brindando como resultado final, un entendimiento claro de los Riesgos y posibles oportunidades de mejora que ayudarán a la empresa a mitigarlos y/o eliminarlos. Una inspección de Riesgos y sus resultados brinda información valiosa a la alta gerencia y al Gerente de Riesgos para tomar decisiones basadas en Riesgos, dándole el sustento técnico para priorizar y fundamentar las inversiones que se deben realizar para controlar y monitorear los Riesgos identificados. De la inspección de Riesgos de campo se pueden derivar dos informes y entregables: Informe de suscripción de Seguros e informe de Control de Pérdidas. El primero tiene fines de buscar un aseguramiento, presentando el Riesgo al mercado asegurador y el segundo, tiene como objetivo identificar los Riesgos y brindar oportunidades de mejora. Cabe anotar que el segundo tipo de informe no cuenta con una descripción y análisis tan detallado como el primero. 1 Inspección de Riesgos de Propiedad

3 CÓMO SE HACE? (metodología e información necesaria) El personal e información de referencia son claves en el éxito de la actividad. No importa si son empleados de la compañía o personas de firmas externas, el conocimiento técnico es fundamental para lograr que los resultados de la actividad sean útiles, por lo tanto el nivel de capacitación y entrenamiento del personal que realiza las inspecciones de riesgos, debe ser el adecuado de acuerdo con el tipo de industria. Para brindar recomendaciones acordes al Riesgo y ajustadas a la necesidad de la empresa se debe tener en cuenta la normatividad específica, no sólo aquella de obligatorio cumplimiento, sino normas referentes a nivel internacional u otras fuentes de conocimiento importantes que constituyan las mejores prácticas empresariales en la elaboración de recomendaciones, que a futuro se traducirán en medidas de tratamiento y planes de acción con una asignación importante de recursos de la organización. Una inspección se puede dividir en tres etapas: Planificación, ejecución de la inspección y entrega de los resultados. En la planificación de la inspección se deben elegir las personas que inspeccionarán (Ingenieros de Riesgos) y las personas que atenderán la visita. Estas personas deben contar con un conocimiento amplio de la empresa. Igualmente, se debe contar con información técnica previa para tener un conocimiento y entendimiento de la organización, sus instalaciones y procesos; contar con una correcta y amplia información previa, dará como resultado una inspección efectiva. Una inspección puede ser anunciada o no. En la ejecución de la inspección, se debe realizar la visita durante el funcionamiento normal de sus instalaciones y procesos. Un factor importante es la exhaustividad: se deben recorrer todas las instalaciones y áreas, ya que en caso de no hacerlo se puede dejar de identificar posibles Riesgos críticos. Normalmente en empresas productivas, se ejecuta la inspección siguiendo los pasos del proceso productivo. Tal como se comentó anteriormente, en una inspección no sólo se observan aspectos de Daños Materiales, sino también Riesgos a las personas. Durante la inspección, es normal que el inspector Ingeniero vaya comunicando las medidas preventivas y de protección que se deben tomar para controlar los Riesgos que se van identificando. En la entrega de los resultados de la inspección, es importante contar con información clara y con datos ordenados y completos para poder contar con un buen análisis y evaluación de Riesgos. Posteriormente, se deben diseñar y formular las oportunidades de mejora sustentadas en referencias técnicas. Marsh 2

4 En Marsh Risk Consulting se cuenta con dos entregables: Informe de suscripción y el informe de Control de Pérdidas. El primero es el más detallado, donde se describe el Riesgo, se analiza, se evalúa y se dan oportunidades de mejora. El Control de pérdidas está más orientado a la identificación de Riesgos y sus oportunidades de mejora. El PRE Report (Property Risk Evaluation Report), que es el informe de suscripción, se orienta hacia el Mercado reasegurador internacional, el mismo es el resultado de una serie de encuestas realizadas por MRC (MARSH RISK CONSULTING) en el mercado asegurador y reasegurador, los cuales sugirieron que el reporte estuviera compuesto por los capítulos que en él se exponen. Para la elaboración del PRE Report se emplea el método C.O.P.E., el cual nos permite determinar las condiciones de la instalación en cuanto a su Construcción, Ocupación, Protecciones y Exposiciones (C.O.P.E.) y por ende la identificación de los riesgos inherentes. Sistemas detección y alarma: detectores de fuego, alarmas de emergencia manuales y automáticas. Sistemas fijos contra incendio: redes de protección contra incendio, equipos de bombeo, hidrantes, gabinetes, sistemas especiales de extinción como regaderas, CO2 y sistemas de inundación, así como los extintores portátiles acompañado de la existencia de programas de auto inspección y prueba de los mismos. Finalmente, en el ítem de Exposición se considera la localización de la instalación bajo estudio y la incidencia sobre la misma de variables como terremoto, existencia de peligros de la naturaleza como vientos huracanados, proximidad a ríos, laderas o zonas de deslizamiento, paso por los predios de líneas férreas, líneas de alta tensión, poliductos, etc., así como la exposición por las ocupaciones vecinas como aeropuertos, estadios, coliseos (o sitios de concentración masiva de personas) u otras instalaciones productivas con procesos azarosos. En el ítem de Construcción se analizan los riesgos inherentes a la Edificación que se generan por la distribución en sí de la instalación, su espaciamiento y diseño, código de construcción utilizado, edad y condiciones físicas de las edificaciones, etc. (orden y aseo). El ítem de Ocupación, se refiere a los Riesgos inherentes de la ocupación y/o labores que se adelantarán en el predio a alquilar (riesgos por causa humana, el uso de materiales azarosos y la confiabilidad de los servicios industriales requeridos para la operación normal de la instalación). En el ítem de Protecciones, se evalúan las protecciones públicas y privadas existentes con que cuenta la instalación bajo análisis como son: Sistemas de seguridad física: vigilancia privada o propia, mecanismos de control de acceso, circuitos cerrados de televisión y monitoreo, alarmas de intrusos, etc. 3 Inspección de Riesgos de Propiedad

5 Los informes también cuentan con un capítulo de evaluación de Riesgos Risk to ManageSM. La metodología Risk to ManageSM de se utiliza para identificar y evaluar los riesgos críticos para la actividad, y comunicar los aspectos de riesgo a los interesados, tanto interiores como exteriores. A nivel de instalación física, un Risk to ManageSM es un factor potencial que si se materializa, llevará a una pérdida o efecto sobre la actividad indeseado o inaceptable. Los Risk to ManageSM que se derivan de nuestra revisión de la información suministrada y entrevistas con el personal del cliente, consideran los factores clave de riesgo para la instalación, y los programas y medidas actualmente presentes para gestionarlos. Los resultados se resumen abajo como Risk to ManageSM (RTM) y se les asigna una identificación (ID) exclusiva, como referencia y seguimiento en el proceso Risk to ManageSM. Así se pueden definir los riesgos prioritarios para las instalaciones y la compañía. En los informes también se evalúan los Riesgos - PRC Risk Ranking. Otro de los puntos importantes a resaltar dentro la metodología utilizada por MRC es el ranking de riesgos mediante una metodología denominada PRC Risk Ranking, en la cual se realiza una valoración general de los principales riesgos que afecten a la propiedad, mostrando un mapa de colores donde se resume gráficamente la gestión del riesgos de la empresa y qué planes de mejoramiento del estado del riesgo se deberían considerar de acuerdo con los resultados de la evaluación y qué medidas se deberían tomar según las categorías definidas en Gestión del Riesgo de la propiedad y operaciones. Se realiza también una calificación cuantitativa de Riesgos Loss Estimates. Se realizará una estimación de pérdidas basada en la experiencia del sector de la actividad, sucesos postulados e información proporcionada por el cliente. El cálculo de pérdidas esperadas se basa en la revisión de la construcción del edificio, de las operaciones, de los sistemas de protección contra incendios, y las características de la protección contra incendios en el momento de la evaluación. Las estimaciones también se basan en el estado observado en el momento de la visita. Por su naturaleza, estas estimaciones contienen cierto elemento de subjetividad. Consecuentemente, las estimaciones no se pueden tomar como absolutas y podrían incluso verse superadas por cambios en las condiciones físicas de la instalación, o que el inicio y desarrollo de un siniestro fuera más grave del que se había previsto dentro de los límites de la estimación. El tratamiento, las oportunidades de mejora, es un importante capítulo de los dos informes. Otro de los grandes aportes de la Inspección de Riesgos es la generación de recomendaciones o nuevas oportunidades de mejoramiento, en función de lo que al respecto sugieren los códigos y estándares de la NFPA, la Factory Mutual, así como de la experiencia del Consultor de Riesgos de MRC. Dentro del informe se prepara un capítulo de Recomendaciones, en donde se presentan a consideración de la compañía un conjunto de medidas de control, eliminación, protección y prevención de pérdidas orientadas a mejorar la condición actual del riesgo y las personas en la instalación. Marsh 4

6 POR QUÉ ES IMPORTANTE HACERLO? Sólo a partir de una correcta valoración de los riesgos de una empresa, puede llevarse a cabo una eficiente gestión de los mismos. La inspección, como recurso apropiado para identificar estos riesgos, supone una de las facetas claves en todo el proceso de Gestión de Riesgos en una empresa. Es por ello que todo lo anteriormente descrito debe ser soportado por un fuerte compromiso y apoyo por parte de la alta dirección, otorgando la relevancia adecuada a las inspecciones de riesgos como componente fundamental de su sistema de gestión de Riesgos. Una correcta identificación, valoración y control de Riesgos puede evitar posibles siniestros o disminuir el impacto de ellos. Una valoración exhaustiva y prever estos Riesgos puede brindar a las empresas los siguientes beneficios: Concepciones correctas y contextualizadas sobre el Riesgo y el seguro. Una correcta identificación y análisis en los desajustes entre el programa de seguros y los verdaderos Riesgos a los que está expuesta; evidenciando los ajustes que se deben realizar. Una pronta y oportuna identificación de posible infravaloración de los activos y consecuente aplicación de regla proporcional por infra seguro en caso de siniestro. Identificar coberturas de Riesgos asegurables que aún no están incluidos en el programa de seguros. Revisión del programa de Riesgos y Seguros y actualizar la información necesaria. Sustento técnico y económico de las recomendaciones para mitigar y/o eliminar los Riesgos identificados. NORMAS Y REFERENTES RELACIONADOS Es ideal que toda actividad que contribuya a la gestión de riesgos en la organización esté enmarcada en un proceso esquemático y organizado. Tomando como referencia guías estructuradas de gestión de riesgos como la norma NTC-ISO 31000, se puede alinear las inspecciones de riesgos como una de las actividades a llevar a cabo dentro del alcance de las fases de Identificación y Análisis de Riesgos del proceso de gestión de riesgos, aunque por el alcance que se le otorgue a las inspecciones es posible también alinearlas con el alcance de las fases de Evaluación y Tratamiento del proceso mencionado. Diferentes compañías aseguradoras y empresas de Riesgos cuentan con esquemas y manuales para definir los procedimientos para realizar una inspección de Riesgos, todas altamente similares y alineadas al concepto general de Gestión de Riesgos NTC ISO Un ejemplo es la NFPA 551 Guía para la evaluación de inspecciones de Riesgos de Fuego. 5 Inspección de Riesgos de Propiedad

7 CÓMO INTERACTÚA O SE INTEGRA CON LA GESTIÓN DE RIESGOS? La inspección de Riesgos patrimoniales es una de las estrategias críticas que hacen parte del Sistema de Gestión de Riesgos Empresariales de cualquier tipo de compañía. No se debe perder en ningún momento de vista, que la interdependencia de los riesgos hace que un evento que en principio no haya sido identificado como prioritario para la empresa, pueda generar un efecto de bola de nieve y repercutir negativamente en aspectos operativos y estratégicos exponiendo su continuidad, y más teniendo en cuenta los entornos altamente competitivos en los que operan actualmente las organizaciones. La inspección de Riesgos a la propiedad es un primer paso en la identificación de Riesgos, el cual da información muy relevante e importante para la toma de decisiones, priorizando inversiones en las diferentes alternativas de control de Riesgos. Marsh 6

8 La información contenida aquí se basa en fuentes que consideramos confiables y debe quedar entendido como una información general de seguros y gestión de riesgos únicamente. La información no está destinada para que se tome como un concepto con respecto de una situación individual y no puede dependerse de la misma como tal. Copyright 2015 Marsh Ltd All rights reserved.

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