Caracterización A. IDENTIFICACION DEL PROCESO

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1 A. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: Control Interno Institucional CI 2. Tipo de Proceso: Evaluación 3. Responsable del Proceso: Auditor (a) Interno (a) o Jefe de Control Interno. Objetivo del Proceso: Verificar que las actividades establecidas en los Procesos institucionales se desarrollen de acuerdo a los requisitos legales, reglamentarios y documentación procedimental definida, con el fin de detectar desviaciones y proponer recomendaciones que permitan la consolidación de la calidad y el logro de los objetivos en la institución. 4. Alcance del Proceso: La evaluación esta dirigida a los procesos institucionales en la búsqueda de actividades de mejoramiento y su implementación. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.1 Interrelaciones con otros procesos y entes: 6.2 Requisitos Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Internos ( de la institución ) MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004

2 Los procesos del Sistema de Entes Externos de Control Contraloría General de la Republica Contraloría General del Departamento Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de la Entidades del orden Nacional y Territorial. Contaduría General de la Nación Derechos de Autor Constitución Política Art. 209, 269. Ley 87 de 1993, Ley 594/00 Ley 872 de 2003 Decreto 1826/94, Decreto 2145/99, Decreto 1537/01. Decreto 1599/05 Resoluciones de la Contraloría Resolución 357/08. Circulares DAFP Legales: ver normograma Oportunidad de los Informes de Auditoria Celeridad de los Informes de Auditoria Transparencia en la Evaluación de Procesos Claridad y Precisión en los Informes. Recomendaciones efectivas * Acuerdo del Consejo Superior 088 de Octubre 30 de1997. * Acuerdo del Consejo Superior 028 de abril 8 de * Resolución de Rectoría 0524 del 31 de marzo de 1995 * Resolución de Rectoría 1294 del 17 de noviembre de 2006 * Resolución de Rectoría 0917 del 15 de agosto de *Resolución de Rectoría de julio de 2006 *Resolución de Rectoría 0918 del 15 de agosto de 2006 Subsistema de Control de Evaluación Numerales 4.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5.1,8.5.2,8.5.3

3 C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) 7. Emisor 8. Entradas Los procesos del Sistema de Gestión de la calidad. Órganos Externos de Control : Contraloría General de la Republica Contraloría General del Departamento Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y Territorial. Contaduría General de la Nación Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional Derechos de Autor. Informes de auditorias anteriores. Mapa de Procesos. Procedimientos Mapa de Riesgos Informe Ejecutivo Anual evaluación del sistema de control Interno (Periodos anteriores). Planes de Mejoramiento. 9. Actividades ( P_H_V_A ) P: Diseñar Plan de Acción Anual. 10. Salidas (Productos o Resultados) Plan de Acción Anual 11. Receptor Procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Órganos Externos de Control Contraloría General de la Republica Contraloría General del Departamento Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y Territorial. Contaduría General de la Nación Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional Derechos de Autor Mapa de Procesos Informes de Auditorias anteriores P: Preparar programa de auditorias Programa de Auditoria

4 Mapa de Riesgos P: planear actividades para monitoreo de riesgos. Ley 87 de 1993 P: programar actividades Circulares DAFP para fortalecimiento de cultura de control. Mapa de Procesos P: Preparar plan para evaluación de procesos. Plan de Monitoreo de Riesgos Programa de actividades para fortalecimiento de Cultura de Control Plan de Trabajo para evaluación de Procesos. Programa de Auditoria Circulares del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. Circulares DAFP Programa de Auditoria Plan de Acción para la ejecución de Auditorias Mapa de Riesgos Plan de Monitoreo de Riesgos Programa de actividades para fortalecimiento de Cultura de Control P: preparar Plan de Acción para Auditorias programadas. P : establecer actividades para la evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de H: Ejecutar Auditorias programadas H: monitorear los riesgos de los procesos de la entidad. H: Desarrollar actividades para fortalecimiento de cultura de control, autocontrol y autoevaluación. Plan de Acción para la ejecución de Auditorias Plan de Trabajo para evaluación del Sistema de Control Interno y de Informe de Auditoria Interna. Recomendaciones de mejora. Planes de Mejoramiento Informe de monitoreo de riesgos Artículos, Talleres Boletines,

5 Manual de Indicadores Mapa de Procesos Caracterización H: Realizar evaluación de procesos. Informe de evaluación de procesos Informe de Gestión de Procesos Resoluciones de la Contraloría Normas de la Contaduría General de la Nación. Plan de Trabajo para evaluación del Sistema de Control Interno y de H: Realizar evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de Informe Ejecutivo Anual Sobre Avance del Modelo Estándar de Control Interno Informe de Avance y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad Informe de Control Interno Contable Informes de Austeridad del Gasto. Informe de uso de Software Plan de Acción Anual V: Verificar cumplimiento actividades establecidas en el Plan de acción anual. Programa de Auditoria Plan de Acción para la ejecución de Auditorias Recomendaciones mejora de V: Verificar la ejecución del programa de auditoria V: Verificar implementación de recomendaciones de mejora Informe de evaluación del Plan de Acción Anual Informe de evaluación del Programa de Auditoria Informe de aplicación recomendaciones de mejora

6 Informe Ejecutivo Anual Sobre Avance del Modelo Estándar de Control Interno Informe de Avance y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad. Planes de Mejoramiento V: Verificar avance y desarrollo del Sistema de Control Interno y Calidad Informe de avance y desarrollo del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad. D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas F. Identificación de Riesgos del Proceso ( Ver mapa de riesgos E. RECURSOS asociados a cada proceso ), códigos : 1. Suministro inadecuado de información 2. Inadecuado funcionamiento del software de evaluación 3. Selección deficiente de procesos a evaluar 4. Talento Humano con escasa capacitación. 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos Recurso Condición Recurso Condición Cargo G. CONTROLES AL PROCESO Hardware 4 computadores de Oficina dotada con buena Un Jefe de Oficina Verificar a través de mesa con memoria de módulos adecuados tres (3) Auditores indicadores, la gestión del gigas 1 computador portátil y buen sistema de ventilación Internos Una Secretaria proceso

7 Software especial para evaluar Microsoft Office Módulo de verificación para el SIF, SIA, SIP, NOMINA Actualizado con licencia. Sillas ergonómicas buena Realizar seguimiento a la implementación de acciones de mejora. Elementos de oficina buena Evaluar el avance y desarrollo del Sistema de Control Interno y Calidad Impresora Multifuncional Evaluar logro de los Objetivos del Proceso. Videobeam H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO Establecer un sistema eficiente de control que permita cumplir con los fines institucionales, requisitos legales y fines esenciales del estado. I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DE INDICADOR FORMULA META TIPO DE INDICADO R RESPONSABL E FRECUENCIA DE MEDICION FUENTE DE INFORMACIO N 16. Ver cuadro de mando de indicadores por proceso y Ficha Técnica de Indicadores ( hoja de vida ) Ejecución de Auditorias # de auditorias ejecutadas # de auditorias programadas * % Eficacia Auditor interno Trimestral Oficina uso de tiempo programado Tiempo usado en la realización de auditorias * % Eficacia Auditor interno Trimestral Oficina Tiempo programado para las Auditorias

8 consolidación del Sistema de C.I. % de Avance y Desarrollo del Sistema de C.I. 20 Efectividad Auditor interno Semestral Oficina Recomendaci ones efectivas Recomendaciones aplicadas Recomendaciones efectuadas 20 Efectividad Auditor interno Semestral Oficina J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, Formatos, Guías, ) Procedimientos de Control Interno Institucional Guías de Auditoria, Lista de verificación de 18. Documentos Externos ( Si los hay) ( Ver listado maestro de documentos internos ) ( Ver listado maestro de documentos externos ) Fecha Control de Cambios Cambio Justificación y Qué se Modifico? Versión Distribución

9 Elaboró Auditora Interna Asesor del Sistema de Gestión de Calidad Caracterización Revisó Comité de Calidad. Aprobó Comité de Calidad. Fecha Fecha Fecha

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