MANUAL DE POLITICAS DE RIESGO ESTRATEGICO

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1 MANUAL DE POLITICAS DE RIESGO ESTRATEGICO

2 REGISTRO DE CAMBIOS Y REVISIONES Fecha Descripción del cambio o revisión Versión Responsable Manual de Políticas de Riesgo Estratégico 1.0 Carlos Zapata Paulini 2

3 INDICE 1. INTRODUCCION OBJETIVO BASE LEGAL ALCANCE RESPONSABILIDADES DIRECTORIO DE TODAS LAS GERENCIAS Y/U OFICINAS: DE LA GERENCIA GENERAL DE LA OFICINA DE PLANEAMIENTO, PROSPECTIVA Y DESARROLLO ORGANIZATIVO DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA DE RIESGOS COMITÉ DE RIESGOS VIGENCIA TERMINOS Y DEFINICIONES POLITICAS DEL AMBIENTE ADECUADO DE LA GESTIÓN DEL RIESGO ESTRATÉGICO: DE LA IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL RIESGO ESTRATÉGICO DEL TRATAMIENTO Y CONTROL DEL RIESGOS ESTRATÉGICO MONITOREO Y REPORTE DEL RIESGO METODOLOGÍA

4 1. INTRODUCCION.- El presente manual contiene el conjunto de políticas, y metodologías adoptadas por el Fondo MIVIVIENDA S.A. a fin de efectuar una adecuada gestión del riesgo estratégico, que permita diseñar e implementar un enfoque sistemático para administrar los riesgos de esta naturaleza, entendidos como el conjunto de eventos externos y tendencias que pueden afectar el crecimiento de la entidad, así como la preservación de valor de la misma en el largo plazo. Así mismo, el presente Manual se dicta en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, con el objeto de gestionar adecuadamente el riesgo estratégico del Fondo MIVIVIENDA S.A. 2. OBJETIVO.- Establecer las políticas, y la metodología, así como las responsabilidades especificas alineadas al Reglamento de Organización y Funciones de cada Gerencia y Oficinas, a fin de identificar, medir, controlar y reportar apropiadamente los riesgos estratégicos a los que está expuesta la entidad, dentro del marco del Sistema de Gestión Integral de Riesgos (GIR). 3. BASE LEGAL.- El marco legal para la elaboración del presente Manual es: Ley de Conversión del Fondo Hipotecario de la Vivienda Fondo MIVIVIENDA a Fondo MIVIVENDA S.A. Ley N 28579, y sus modificatorias Estatuto Social del Fondo MIVIVIENDA S.A. Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros Ley N Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos, aprobado por Resolución SBS N , y sus modificatorias. Ley Nº Ley del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado FONAFE, aprobado por Ley N 27170, y sus modificatorias. Código de Buen Gobierno Corporativo para las Empresas bajo el ámbito de FONAFE. Directiva de Gestión de FONAFE, aprobada mediante Acuerdo de Directorio N /006FONAFE de fecha , publicada en el Portal de FONAFE el , y sus modificatorias. Lineamientos para la Formulación, Aprobación y Modificación del Plan Estratégico Institucional de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, aprobado mediante Acuerdo de Directorio N /002-FONAFE de fecha Lineamientos y Políticas para la Formulación del Plan Operativo y Presupuesto del año 2014 (Anexo 1), aprobado por Resolución de Dirección Ejecutivo N /DE-FONAFE de fecha

5 Reglamento de Organización y Funciones del Fondo MIVIVIENDA S.A., aprobado mediante Acuerdo de Directorio N 01-05D-2013 del , y sus modificatorias. 4. ALCANCE.- El presente Manual es de aplicación para todas las Gerencias y/u Oficinas del Fondo MIVIVIENDA S.A. (FMV S.A.) 5. RESPONSABILIDADES Directorio a) Aprobar las políticas integrales de riesgos, plan estratégico y operativo, presupuesto, gastos e inversiones del FMV S.A., así como sus modificaciones. b) Aprobar las normas y reglamentos internos que sean necesarios para cumplir el objeto social de la Empresa. c) Aprobar los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de la Gestión del Riesgo Estratégico 5.2. De todas las Gerencias y/u Oficinas: a) Administrar la GIR correspondiente al ámbito de su competencia, asegurando la consistencia de sus actividades con los niveles de tolerancia definidos previamente y el desarrollo de controles apropiados, asumiendo los resultados de su gestión. b) Son responsables de la implementación y la idoneidad de los controles establecidos para la gestión del riesgo estratégico. c) Cumplir con las políticas, procesos, procedimientos y controles establecidos en el presente manual De la Gerencia General a) Dirigir la formulación de las políticas institucionales, planes, estrategias y lineamientos, sujetos a la aprobación del Directorio. b) Aprobar normas, procedimientos, reglamentos, directivas y otros documentos de gestión que sean necesarios para llevar adelante la gestión del FMV S.A. c) Garantizar que los recursos necesarios se encuentren disponibles para la gestión eficaz del riesgo estratégico De la Oficina de Organizativo a) Dirigir y supervisar la formulación de los planes institucionales: Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo y Planes Operativos por Gerencias. b) Efectuar la actualización y seguimiento del Plan Estratégico Institucional De la Gerencia de a) Coordinar, dirigir, supervisar y evaluar los procesos de presupuesto de la Empresa, así como efectuar el control de gestión institucional. 5

6 b) Monitorear permanentemente el nivel de cumplimiento de los indicadores contenidos en el Plan Operativo del FMV S.A., reportando los resultados obtenidos a la Gerencia General, a la Oficina de Organizativo y a la Gerencia de Riesgos así como a las áreas pertinentes Gerencia de Riesgos a) Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Gestión Integral de Riesgos del FMV S,A, b) Proponer y supervisar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y metodologías apropiadas para la Gestión integral de Riesgos del FMV S.A. incluyendo los roles y responsabilidades pertinentes. c) Informar periódicamente al Directorio, Comité de Riesgos Gerencia General y las demás áreas de decisión correspondientes, sobre los riesgos, grado de exposición al riesgo aceptado y la gestión de los mismos, de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por el FMV S.A Comité de Riesgos a) Proponer y supervisar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y metodologías apropiadas para la Gestión Integral de Riesgos incluyendo los roles y responsabilidades pertinentes. b) Asegurar que en la administración de los riesgos se tomen en cuenta en la definición de planes de largo plazo y en las inversiones del FMV S.A. c) Aprobar el nivel de tolerancia y el grado de exposición al riesgo que el FMV S.A. está dispuesto a sumir en el desarrollo del negocio. 6. VIGENCIA.- El presente Manual de Políticas entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en la Intranet del Portal Institucional del Fondo MIVIVIENDA S.A.. 7. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.- a) Aceptación de riesgo: Una decisión informada de aceptar las consecuencias y probabilidad de un riesgo en particular. b) Amenaza: El riesgo de pérdidas o eventos negativos. Son las fallas en los sistemas, fraude, pérdidas financieras, problemas legales, relacionadas a las personas y procesos. Esta relación no es limitativa. c) Consecuencia: Es el producto de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, sea este una pérdida, perjuicio, desventaja o ganancia. Podría haber un rango de resultados posibles asociados a un evento. d) Evaluación de riesgo: Proceso por el que se evalúa el riesgo de una empresa, actividad, conjunto de actividades, área, portafolio, producto o servicio; mediante técnicas cualitativas, cuantitativas o una combinación de ambas. 6

7 e) Monitoreo: Comprobar supervisar, observar críticamente y/o registrar el progreso de una actividad, acción o sistema en forma sistemática para identificar cambios. f) Objetivo Estratégico: Indican a donde se quiere llegar o que se quiere alcanzar como Institución dentro de un período de implementación y evaluación del mediano o largo plazo (período mayor a un año). Sólo el Plan Estratégico Institucional contiene objetivos estratégicos. g) Plan Estratégico: Instrumento orientador de la gestión del Fondo MIVIVIENDA S.A. formulado desde una perspectiva temporal mayor al corto plazo, que enuncia la Misión, la Visión, los Objetivos Estratégicos, las Estrategias, los Indicadores de Desempeño y Metas. Este Plan se encuentra articulado con el Plan Estratégico de FONAFE y el Plan Estratégico Multianual del Sector Vivienda. h) Riesgo: Es una situación de incertidumbre que implica la posibilidad de ocurrencias de hechos con consecuencias negativas que podrían significar una pérdida o deterioro. i) Riesgo Estratégico: Posibilidad de pérdidas por decisiones de alto nivel asociadas a la creación de ventajas competitivas sostenibles. Se encuentra relacionado a fallas o debilidades en el análisis del mercado, tendencias e incertidumbre del entorno, competencias claves de la empresa y en el proceso de generación e innovación de valor; derivadas de las decisiones adversas del negocio, productos y/o servicios mal diseñados, mala aplicación de las decisiones, o falta de respuesta a las nuevas condiciones del mercado. j) Tratamiento / Mitigación de riesgos: Proceso por el que se opta por aceptar el riesgo, disminuir la probabilidad de ocurrencia, disminuir el impacto, transferirlo total o parcialmente, evitarlo, o una combinación de las medidas anteriores, de acuerdo al nivel de tolerancia al riesgo definido. k) Mapa de Riesgo Estratégico: Es una herramienta que permite organizar la información sobre los riesgos de las empresas y visualizar su magnitud, con el fin de establecer las estrategias adecuadas para su manejo. 8. POLITICAS.- Con el fin de asegurar una adecuada administración del Riesgo Estratégico, se han definido las siguientes políticas: 8.1. Del ambiente adecuado de la Gestión del Riesgo Estratégico: a) Fortalecer la seguridad y solidez del FMV S.A. mediante la eficiente gestión del riesgo estratégico como una categoría de riesgo distinta al Riesgo de Mercado, Riesgo Crediticio, Riesgo Operacional, entre otros. b) Se utilizarán alertas tempranas que permitan medir y controlar de forma trimestral el riesgo estratégico, para finalmente gestionar acciones preventivas y de respuesta de gestión del riesgo. 7

8 c) El FMV S.A. deberá contar con personal competente para el desarrollo de la gestión del riesgo estratégico De la identificación, análisis y evaluación del Riesgo Estratégico a) Identificar, analizar y evaluar el Riesgo Estratégico inherente a los lineamientos estratégicos de la Empresa, que pudieran tener impacto relevante sobre su evolución, (productos, servicios, otros.). b) Se debe de establecer el apetito y tolerancia al riesgo estratégico de los objetivos estratégicos a ser evaluados. c) Las iniciativas estratégicas contenidas en el Plan Estratégico deben contar con la evaluación del riesgo estratégico, considerando los factores que pueden impactar sobre los objetivos estratégicos, los cuales podrían ocasionar algún efecto negativo sobre el FMV S.A Del tratamiento y control del Riesgo Estratégico a) Cada Gerente y/o Jefe de oficina deberá garantizar el cumplimiento de las políticas definidas para la gestión del riesgo estratégico. b) Cada Gerente y/o berán definir controles o acciones de mitigación de acuerdo a los resultados de la evaluación de los riesgos estratégicos, en coordinación con la Gerencia de Riesgos Monitoreo y reporte del riesgo a) La Gerencia de deberá informar trimestralmente el nivel de cumplimiento de los indicadores contenidos en el Plan Operativo del FMV S.A., reportando los resultados obtenidos a la Gerencia General, a la Oficina de y Desarrollo Organizativo y a la Gerencia de Riesgos así como a las áreas pertinentes Metodología Gestión del Riesgo Estratégico: La administración del Riesgo Estratégico del Fondo MIVIVIENDA S.A. consta de seis etapas: a) Entendimiento de los Objetivos Estratégicos b) Identificación del Riesgo Estratégico c) Cuantificación y Evaluación del Riesgo Estratégico d) Tratamiento del Riesgo Estratégico 8

9 e) Monitoreo del Riesgo Estratégico f) Reporte del Riesgo Estratégico Entendimiento de los Objetivos Estratégicos del FMV S.A. a) Se deben de identificar los objetivos estratégicos y sus indicadores (incluyendo sus niveles de desviación tolerables) que se aplicarán al proceso de gestión del riesgo estratégico, el cual estará plasmado en el Plan Operativo del l FMV S.A. b) El nivel de apetito al riesgo y/o grado de exposición al riesgo del FMV S.A. esta determinado por el perfil global de riesgo de la entidad, la cual ha sido establecida de la siguiente manera: Nivel de Riesgo Neto Global del FMV, Bajo Fortaleza de Liquidez del FMV, Fuerte Fortaleza de Rentabilidad del FMV, Aceptable c) La tolerancia al riesgo del FMV S.A. ha sido definida como moderada, teniendo en cuenta el nivel de desviación que la Institución está dispuesta a asumir en caso de cambios de los objetivos estratégicos trazados. d) De acuerdo a lo indicado en el punto del presente Manual, se ha definido la matriz de frecuencia y de impacto de los riesgos identificados que puedan afectar de manera importante los ingresos o la consecución de otros objetivos estratégicos Identificación del Riesgo Estratégico a) La finalidad de esta etapa es identificar los riesgos estratégicos asociados a cada objetivo del Plan Estratégico, mismo que es elaborado cada cinco años, siendo evaluado anualmente y ajustado de ser necesario. Para un proceso de identificación eficaz de los riesgos, se deben considerar factores internos así como factores externos que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos; es decir, que se relacione con decisiones o acciones tomadas fuera del ámbito en el cual la organización ejecuta sus procesos. A continuación se describen los principales factores tanto internos como externos: Factores Externos Financieros - Económico Producto-Mercado Medioambientales Políticos Sociales Tecnológicos Factores Internos Infraestructura Personal Procesos Operaciones Tecnología 9

10 b) Cabe señalar que también debe tenerse en cuenta los aspectos relacionados a la Responsabilidad Social y el Gobierno Corporativo c) Luego de identificar los riesgos se deberá alinear cada riesgo identificado con su correspondiente objetivo estratégico. d) Así mismo, cada uno de los riesgo estratégicos identificados, se les debe relacionar con los procesos involucrados, los productos, servicios involucrados, los sistemas de información, servicios de terceros que le dan soporte, así como los responsables del mismo, para su registro, control, monitoreo y reporte a través del Mapa de Riesgos de Estratégicos Cuantificación y Evaluación del Riesgo Estratégico a) En esta etapa se analiza y evalúa los riesgos de carácter estratégico identificados que pudieran afectar los objetivos estratégicos del FMV S.A., mediante la estimación de sus frecuencia e impacto, que se describen a continuación: Frecuencia u ocurrencia: mide el grado de vulneración del cumplimiento del objetivo estratégico por el riesgo identificado. La escala a utilizar se muestra a continuación, donde se menciona los principales parámetros definidos para la evaluación cualitativa del riesgo estratégico. Frecuencia / Ocurrencia Muy Alta Alta Moderada Baja Muy Baja Descripción Se espera la ocurrencia del evento en la mayoría de las circunstancias. Ocurrencia del evento más de 12 veces al año. Casi con certeza se espera la ocurrencia del evento entre 81% y 100%. El evento ocurrirá en casi cualquier circunstancia. Ocurrencia del evento por lo menos 7 veces al año a 12 veces al año. Significativa probabilidad de ocurrencia entre 61% y 80%. El evento ocurrirá en algún momento. Ocurrencia del evento por lo menos 4 veces al año a 6 veces al año. Significativa probabilidad de ocurrencia entre 41% y 60%. El evento ocurrir en algún momento. Ocurrencia del evento por lo menos 2 veces al año a 3 veces al año. Significativa probabilidad de ocurrencia entre 21% y 40%. El evento puede ocurrir sólo bajo circunstancias excepcionales. Ocurrencia del evento una vez al año o más. Muy baja probabilidad de ocurrencia. Impacto sobre el objetivo estratégico: La estimación del impacto o pérdidas asociadas al no cumplir con las metas del 10

11 objetivo estratégico se han determinado mediante una escala del 1 al 5. El valor inicial de la matriz de impacto, estará dado por el 5% del promedio de pérdidas de los últimos 5 años, de los siguientes riesgos: a. Riesgo Crediticio b. Riesgo Cambiario Crediticio c. Riesgo de Mercado d. Riesgo Cambiario e. Riesgo de Liquidez f. Riesgo Operacional g. Riesgo de Tasa de Interés h. Riesgo Reputacional Los valores de los siguientes niveles serán determinados según la distribución por nivel de exposición del riesgo del Mapa de Riesgo Estratégico del FMV (Gráfico N 1). b) El nivel de exposición al Riesgo estratégico se describe en la tabla a continuación: Nivel de Exposición Baja Moderada Alta Critica Criterio de Nivel de Exposición al Riesgo El incumplimiento de los objetivos no generan una perdida estratégica de la empresa El incumplimiento de los objetivos podría tener algún impacto sobre los planes de la empresa, a través de postergaciones de proyectos o no ejecución de los mismos que no sean críticos para el negocio. El incumplimiento de objetivos tiene impacto sobre los planes de la empresa, ocasionando pérdidas económicas proyectadas por la no ejecución de dichos planes El incumplimiento de objetivos tiene impacto significativo sobre los objetivos de la empresa, ya sea por la no ejecución de los mismos o postergaciones que afectan el lanzamiento de productos, servicio, etc. Que pudiera afectar el crecimiento del negocio. c) En la Tabla Nº 1 se muestra la Matriz de Riesgo por Exposición Estratégica, mediante las zonas de calor que presentan exposición al riesgo d) Determinación del apetito individual por riesgo operacional: La matriz de exposición de riesgo estratégico se muestra a continuación, donde se han establecido las zonas de calor que 11

12 representan la exposición al riesgo estratégico, así como los valores (V) de cada cuadrante. Gráfico Nº 1: Mapa de Riesgo Estratégico 5 V51 V52 V53 V54 V55 4 V41 V42 V43 V44 V45 3 V31 V32 V33 V34 V35 2 V21 V22 V23 V24 V25 1 V11 V12 V13 V14 V Por tanto, el apetito de riesgo operacional para cada riesgo individual se establece en el valor más alto del nivel de exposición moderado, debido a que este es el nivel de exposición máximo aceptado por la institución. e) De esta forma se puede establecer el ranking por nivel de criticidad de los eventos de riesgo estratégico vinculado a los objetivos del negocio. f) El procedimiento de análisis del riesgo estratégico implica la determinación del nivel de riesgo absoluto o Nivel de Exposición por Riesgo Estratégico Tratamiento del Riesgo Estratégico a) Para los riesgos calificados como moderados y bajos, estos serán monitoreados. b) Para los riesgos calificados como críticos y altos, estos serán incluidos dentro de los planes de mitigación, tomando en consideración los tratamientos del riesgo siguientes: Evitar; el riesgo decidiendo no proceder con la actividad que probablemente generaría el riesgo. En algunos casos evitar inadecuadamente un riesgo puede aumentar el grado de exposición de otros, por lo que se deberá evaluar con cuidado las alternativas a seguir. Reducir; la probabilidad o el impacto de ocurrencia Mitigar los riesgos, involucra que otra área comparta el riesgo. Los mecanismos incluyen el uso de contratos, arreglos de seguros, estructuras organizacionales. Aceptar; luego que los riesgos hayan sido reducidos o trasferidos, se realiza una evaluación de los resultados observando los riesgos residuales, así como los riesgos mayores sin tratamiento; los cuales podrán ser retenidos o aceptados, siendo monitoreados después de una evaluación costo beneficios En el caso de aquellos riesgos mayores que pudiesen ser retenidos por diversos motivos, se debe considerar un plan 12

13 posterior de implementación de controles para minimizar dichos riesgos. Evaluar opciones de tratamiento de los riesgos; la selección de la opción más apropiada involucra balancear el costo de implementar cada opción contra los beneficios derivados de la misma. En general el costo de administrar el riesgo necesita ser comparado con los beneficios obtenidos Monitoreo continuo del Riesgo Estratégico a) El procedimiento asociado al monitoreo del riesgo estratégico requiere una revisión trimestral de los riesgos identificados así como de las acciones planteadas por los usuarios responsables como parte del tratamiento de los mismos, siendo necesario realizar las siguientes acciones: Monitorear los riesgos estratégicos y las acciones implementadas. Evaluar el cumplimiento de las metas de los objetivos estratégicos definidos Reporte del Riesgo Estratégico a) La Oficina de Organizativo reportará al Comité de Riesgos la información de los principales riesgos estratégicos identificados a través del Plan Estratégico, en coordinación con la Gerencia de Riesgos De la Oficina de Organizativo b) Se debe establecer un esquema de reporte de riesgos que permita el intercambio de información. Se establece un Mapa de Riesgos Estratégicos que contemple la siguiente información: Generación de reportes gerenciales con la exposición a riesgos estratégicos, en función del Plan Estratégico del FMV. Descripción del estado de exposición de los riesgos identificados. Estado de implementación de las acciones propuestas por los usuarios responsables. 13

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