DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO

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1 DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO PLAN DE ACCIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LA DNN 14 (PARI). ELABORADO: UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL. VALIDADO: COMISIÓN INSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO (). APROBADO: CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL. Junio, 14

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3 Plan de Acción para la Administración de riesgos de la DNN 14. (PARI) La aplicación de la herramienta del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) en las Unidades Sustantivas y en las distintas dependencias que conforman la Coordinación Administrativa de la DNN. La respectiva revisión y sistematización de la información consignada en las diferentes matrices de SEVRI. El seguimiento de los pasos anteriores, permitió obtener el Plan de Acción para la Administración de Riesgo Institucional PARI 14. El cual constituye el resumen de cada uno los riesgos identificados por cada proceso analizado en las diferentes instancias ya mencionadas y cuya probabilidad de ocurrencia pueda ser alta o media y por lo tanto deberán ser administrados, tal y como se estipula en el punto número siete de los lineamientos de la Guía para la aplicación del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) en los procesos de la Dirección Nacional de Notariado. 1

4 Plan de Acción para la Administración de Riesgos de la DNN 14. Área / Unidad Legal Notarial. Objetivo Elaborar los proyectos o borradores de actos finales administrativos que contengan la autorización, modificación, extinción o determinación sancionatoria respecto a los notarios públicos. Factor de Riesgo Elaboración del documento o proyecto del acto final sobre la base de la información incompleta o errónea. Nivel de riesgo c/medida propuesta Medida Propuesta 1-Nano instructivo semanal. 2-Reuniones cortas con el personal. 3-Revisión aleatoria de expedientes administrativos. 4-Validación en sistema de documentos. 5-Enlace interinstitucional para la validación de documentos. 6-Capacitación de funcionarios(as). 7-Aumentar cantidad de modelos de resoluciones. Indicadores para el monitoreo 1-Número de instructivos. 2-Cantidad de reuniones. 3-Número de expedientes. 4-Número de validaciones. 5-Número de enlaces. 6-Número de funcionarios(as) capacitados(as). 7-Cantidad de modelos. Calendario II semestre 14 Responsable Responsable de ejecución de monitoreo Melvin Rojas Ugalde Fiscalización. Fiscalización del ejercicio de la función notarial en todo el territorio nacional, verificando el cumplimiento de la normativa vigente y documentando las faltas o irregularidades detectadas que produzcan lesión a la fe pública, seguridad jurídica, legitimidad, autenticidad todo en busca de la paz social. No lograr ubicar al notario a fiscalizar 1-Solicitar información a otras instituciones del Estado, como C.C.S.S y Registro Civil. 2-Verificación de oficina del notario. 3-Utilización de la base de datos del Colegio de Abogados. 4-Utilización de la base de datos del I.C.E (1113). 1-Cantidad de oficios. 2-Número de visitas. 3-Cantidad de expedientes consultados. 4-Cantidad de llamadas al Generar recordatorios masivos a 5-Número de recordatorios los notarios para actualización de realizados en el semestre. la base de datos. Número de notarios que actualizaron en ventanilla. II Semestre 14 Kattia Altamirano Mora. 6-Coordinar con la unidad de servicios notariales el obligar a los notarios a actualizar datos cuando estos se presenten a la institución a solicitar un servicio. 6-Número de notarios que actualizaron en ventanilla. Archivo Institucional Tener organizados y Perdida de expedientes accesibles los expedientes 624 a los usuarios internos y externos de la institución. 1-Boletas de préstamo y guías de documentos. 2-Control mediante sistema informático. 1-Cantidad de boletas elaboradas por mes. 2-Cantidad de documentos prestados diariamente. II Semestre 14 Juan Carlos Vásquez Ureña. 3-Lista de remisión de documentos al archivo institucional. 3-Cantidad de documentos transferidos al archivo diariamente. 4-Boleta de préstamo de control circulante. 5-Préstamo de documentos mediante sistema informático. 4-Cantidad de boletas elaboradas por mes. 5-Cantidad de documentos prestados diariamente. 6-Inventario actualizado de los expedientes. 7-Formulario de préstamos vencidos. 8-Fomulario de préstamo de documentos por un día. 6-Cantidad de inventarios elaborados por año. 7-Cantidad de documentos monitoreados diariamente. 8-Cantidad de documentos por día. 2

5 Plan de Acción para la Administración de Riesgos de la DNN 14. Área / Unidad Contabilidad finanzas Objetivo y Elaborar los estados financieros de la institución. Factor de Riesgo La no elaboración de los estados financieros de acuerdo a plazos establecidos. Nivel de riesgo c/medida propuesta Medida Propuesta 1-Solicitar la información previamente de manera verbal. 2-Verificación de asientos contables. Indicadores para el monitoreo 1-2-Número de consecutivos contables. Calendario II Semestre 14 Douglas Calvo Sánchez Responsable Responsable de ejecución de monitoreo 3-Revisión de las transacciones en el sistema contra documentos físicos y viceversa. 3-Número de revisiones realizadas. 4-Conciliaciones bancarias y auxiliares contables. 5-Estados financieros auditados. 6-Fortalecimiento de la oficina financiero contable. 7-Solicitar previamente la información por escrito. 4-Número de conciliaciones bancarias realizadas. 5-Auditorias realizadas. 6-Cantiadad de acciones realizadas. 7-Número de documentos solicitados. Recursos Humanos (Gestión) Garantizar la correcta Deficiencia en la revisión revisión de títulos y de los atestados académicos años de experiencia aportados por los profesional que presentan usuarios internos. los funcionarios para el reconocimiento de carrera profesional. 1-Herramienta Excel. 2-Lista de chequeo de requisitos. 3-Medidas de capacitación. 4-Elaboración de manuales de procedimientos. 1-Cantidad de veces que se utiliza la herramienta Excel. 2- Lista de chequeo. 3-Cantidad de capacitaciones. 4-Cantidad de procedimientos desarrollados. II Semestre 14 Xinia Ramírez Sequeira. Recursos Humanos (Planillas) Garantizar un pago efectivo de la planilla. Errores y omisiones en el pago de la planilla. 1-Adquisicón de un sistema de planillas. 2-Capacitación de almenos otro funcionario que genere la planilla. 1-Número de reportes. 2-Número de funcionarios capacitados. II Semestre 14 Marilyn Cárdenas Mora. 3-Validación de la planilla, antes de ejecutarla. 4-Validación por parte de la jefatura. 5-Revisión de aspectos legales. 3-Cantidad de validaciones. 4-Cantidad de validaciones. 5-Cantidad de revisiones. 3

6 Plan de Acción para la Administración de Riesgos de la DNN 14. Área / Unidad Tesorería Objetivo Realizar compras de bienes y servicios que no se cuente en el inventario y que sean de emergencia para las diferentes unidades de la institución. Factor de Riesgo Faltante de dinero en efectivo Nivel de riesgo c/medida propuesta Medida Propuesta 1-Mantener la caja chica con llave. 2-Custodia y orden de los documentos. 3-Arqueos de caja chica, contables una vez a la semana. Indicadores para el monitoreo 1-2-Cantidad de ordenes de pago. 3-Número de arqueos. Calendario II Semestre 14 Responsable Responsable de ejecución de monitoreo Enrique Jiménez Varela Atención al público en la recepción y no en la oficina. 5-Elaborar manual de procedimientos. 6-Contar con una oficina adecuada, con un espacio destinado a la atención de usuarios internos y externos (despacho de cheques). 4-Cantidad de personas atendidas. 5-Número de procedimientos desarrollados. 6-Oficina acondicionada para la tesorería. 7-Contar con una cámara de vigilancia en el área de despacho de cheques. 7-Equipo de monitoreo. Proveeduría Dirigir la adquisición de bienes y servicios atraves de los procedimientos establecidos en la ley de Contratación administrativa y su reglamento. Atraso en la adquisición de los bienes y servicios 1-Verificación del cumplimiento de requisitos. 2-Apego a los procedimientos establecidos. 1-Cantidad de contrataciones solicitadas. 2-Cantidad de contrataciones solicitadas. II Semestre 14 Jeffrey Ureña Garita. 30 Responsable SEVRI Institucional Planificación Institucional CONTROL DE MODIFICACIONES: No. Versión Fecha de Actualización Descripción del Cambio 1 Junio 10 del 14 Emisión inicial 30 MUY IMPORTANTE 45 INACEPTABLE IMPORTANTE 30 MUY IMPORTANTE 10 TOLERABLE 15 MODERADO Alto Medio 4