MEMORIA DESCRIPTIVA DEL PROYECTO GESTION Y ORGANIZACION PYME ASEPUR

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1 IMADE PLAN DE COMPETITIVIDAD Y CONSOLIDACIÓN DE LA PYME José Abascal, 57 Madrid MEMORIA DESCRIPTIVA DEL PROYECTO GESTION Y ORGANIZACION PYME ASEPUR Plan de innovación para empresas de Asepur Proyecto presentado por : ASEPUR Asociación de Empresarios de Polígonos Industriales de Urtinsa Alcorcón Dirección: C/empresas, c/ químicas despacho 2, alcorcon (Madrid) Tfno: Fax:

2 GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN PYME ASEPUR INNOVACIÓN DE PROCESOS, GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LAS PYMES DE ASEPUR A.- MEMORIA DESCRIPTIVA Y TÉCNICA I.- OBJETIVOS GENERALES Y CONCRETOS I.1.- Justificación de la necesidad del proyecto 3 I.2.- Objetivos generales del proyeto 7 I.3.- Objetivos específicos del proyecto 9 II.- COLECTIVO DE USUARIOS A LOS QUE SE DIRIGE 11 III.- DESCRIPCIÓN TÉCNICA GENERAL DEL PROYECTO A REALIZAR III.1.- Resumen de las fases del proyecto 13 III.2.- Cronograma de las fases del proyecto 15 III.3.- Desarrollo de las fases del proyecto 17 III.4.- Empresas interesadas en participar 49 III.5.- Continuidad del proyecto en próximos años 50 B.- MEMORIA ECONÓMICA I.- PRESUPUESTO DEL PROYECTO POR FASES Y ACTIVIDADES 51 II.- PLAN DE FINANCIACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO 53 III.- VIABILIDAD TÉCNICO-ECONÓMICA DEL MANTENIMIENTO POSTERIOR DEL SERVICIO 53 C.- INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD SOLICITANTE Y DE LOS PARTICIPANTES EN EL PROYECTO I.- MEMORIA DE LA ASOCIACIÓN: ACTIVIDAD, TRAYECTORIA Y EXPERIENCIA EN PROYECTOS SIMIILARES 56 II.- DATOS DE LAS EMPRESAS CONSULTORAS 59 III.- ANEXOS 67 2

3 A) MEMORIA DESCRIPTIVA Y TÉCNICA I.- OBJETIVOS GENERALES Y CONCRETOS. I.1.- JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DEL PROYECTO. Desde ASEPUR, conocemos el nivel tecnológico de nuestras empresas asociadas a finales de 2003, una información muy útil para saber que les urge la necesidad de incorporar nuevas tecnologías de información y comunicación así como mejorar sus estructuras productivas con criterios de organización más eficaces, teniendo constancia de que por si solas no van a realizar acciones de inversión en nuevas tecnologías si no disponen de apoyo técnico externo. Igualmente, hemos detectado que al tratarse de empresas industriales, invierten antes en maquinaria de producción que en nuevas tecnologías de información y comunicación. Este factor influye decisivamente en los procesos normales de preparación del personal, de la posible presencia en internet o en la posibilidad de iniciar transacciones telemáticas con clientes y proveedores. Por ello, desde Asepur vemos la necesidad de dirigir un plan director de la innovación de nuestras empresas asociadas, no sólo mediante este proyecto que ahora presentamos, sino mediante acciones informativas, seminarios y actos de sensibilización en el uso de las TIC. Con ello pretendemos modernizar sistemas de gestión y organización obsoletos que están haciendo que estas pymes industriales y de servicios tengan dificultades para consolidarse y competir en el mercado. En segundo lugar, falta sensibilización e interés por la implantación de nuevas tecnologías, lo que deriva en una baja utilización de éstas en sus procesos productivos y de gestión y se traduce en un nivel excesivamente bajo de uso de las tecnologías de información y comunicación. Esta circunstancia ha hecho que desde ASEPUR nos planteemos la necesidad de intervenir en un plan de mejora tecnológico tanto interno como de apoyo a nuestros asociados. Para poder acometer un conjunto de cambios en nuestras empresas, tanto industriales como de servicios ubicadas en nuestros dos polígonos de Alcorcón, debemos empezar por dar ejemplo y modernizar nuestras estructuras y medios técnicos propios. Esto nos supone la necesidad de auditar nuestra situación tecnológica y definir un plan de modernización tecnológico interno que contemplará nuevas inversiones, pasando por la formación de nuestro personal y terminando por entender el papel de organismo impulsor de las nuevas tecnologías que debe tener ASEPUR de ahora en adelante. 3

4 Del conocimiento previo de nuestros asociados, para poder encauzar las actuaciones de este Plan de Modernización, dentro del PCCP (Plan de Competitividad y Consolidación de la PYME), hemos sacado una serie de conclusiones sobre la situación tecnológica actual de nuestras empresas, así como del conjunto de sus necesidades. Principales carencias en tecnologías de información y comunicación de las Empresas del Polígono de Urtinsa. Nuestras empresas están contemplando cómo sus grandes competidores, con mayores recursos financieros, están realizando fuertes inversiones en el desarrollo tecnológico de la actividad, implantando aplicaciones de gestión integrada, reduciendo costes en materia de comunicaciones, desarrollando portales, comercio electrónico (tiendas virtuales), páginas web y otros instrumentos de gestión telemática de pedidos, reserva de materiales, formación, etc... Las principales carencias detectadas en una encuesta que se encargó por el Ayuntamiento que se presentó a los asociados que vinieron a los actos informativos del PCCP, son las que detallamos a continuación: Carencias en las empresas asociadas de ASEPUR a) Las empresas del polígono valoran más las inversiones en maquinariaria que en nuevas tecnologías b) Las PYMES de ASEPUR, pese a haber recibido ofertas desde AUNA para la instalación de cable en el polígono, no reciben el apoyo de nadie para introducir estas nuevas tecnologías en su actividad. Tampoco hemos podido apoyar programas de implantación de nuevas tecnologías por parte de técnicos especializados, y es ahí donde nuestra Asociación debe tener un papel preponderante. c) Apenas se utilizan medios de software y gestión avanzados en los procesos logísticos y administrativos.. Carencias detectadas en ASEPUR por los técnicos que han orientado este proyecto En ASEPUR somos conscientes de la importancia que tienen las nuevas tecnologías de información y comunicación en nuestros días, pero, a día de hoy, no hemos encontrado un programa de ayudas que dé continuidad en el tiempo a un plan estratégico de introducción de nuevas tecnologías, tanto en ASEPUR como en nuestras empresas asociadas. Los medios técnicos de ASEPUR son, en la actualidad, insuficientes para promocionar el uso de las nuevas tecnologías de forma generalizada en nuestras pymes, así como para 4

5 liderar por sí misma, proyectos de asesoramiento a la modernización en nuestras PYMES asociadas. Debe mejorarse, desde la asociación, la sensibilización por las tecnologías en los procesos ordinarios de las pymes como un factor de ahorro de costes y de mejora competitiva. Debemos fomentar acciones que aglutinen intereses colectivos que permitan afrontar las etapas iniciales de incorporación de PYMES a las nuevas tecnologías. Para ello, ASEPUR toma conciencia de su papel de liderazgo en campañas y actuaciones de fomento de tecnología en el sector I.2.- OBJETIVOS GENERALES DEL PROYECTO Ante las deficiencias detectadas en ASEPUR y en nuestras empresas asociadas, queremos llevar a cabo un proyecto de acciones de programación de recursos tecnológicos de mejora interna y modernización de ASEPUR (Plan de Innovación Tecnológico de ASEPUR). a) ACCIONES EN ASEPUR Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur e identificación de mejoras en el servicio al asociado Identificación de las necesidades de las empresas en materia de innovación, mejoras de la gestión y organización Implantar técnicas innovadoras de mejora del servicio al asociado Sensibilización de las pymes sobre la importancia de la tecnología b) ACCIONES EN LAS EMPRESAS Implantación de soluciones informáticas personalizadas. Apoyo técnico en la implantación de mecanismos innovadores de gestión y organización Asesoramiento en implantación de nuevas tecnologías industriales 5

6 I.3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PROYECTO El proyecto trata de dar salida a las necesidades de modernización de las empresas industriales y de servicios de ASEPUR, donde aún se usan poco las Tecnologías de Información y Comunicación, predominando procesos de gestión tradicionales, poco innovadores y con poca presencia de nuevas tecnologías. Los objetivos específicos del proyecto se definen en actuaciones genéricas para los asociados y en actuaciones específicas que se llevarán a cabo en las pymes. FASE 1: Actuaciones genéricas 1.- Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur e identificación de mejoras en el servicio al asociado: 2.- Identificación de las necesidades de las empresas en materia de innovación, mejoras de la gestión y organización 3.- Implantación de mecanismos y técnicas innovadoras de mejora del servicio al asociado. 4.- Acciones de sensibilización FASE 2: Actuaciones específicas dirigidas a PYMES 5.- Acciones de implantación de soluciones de gestión Implantación de soluciones informáticas personalizadas. Apoyo técnico en la implantación de mecanismos innovadores de gestión y organización Asesoramiento en implantación de nuevas tecnologías industriales 6

7 . Interés que puede tener este Proyecto para el colectivo de Asepur Las principales conclusiones que se obtuvieron después de los encuentros con Empresarios fueron de gran ayuda para el enfoque de este proyecto. Este proyecto es de gran interés para los asociados por diversos motivos: Todas tienen interés en no quedarse atrás en este terreno, porque son conscientes de que cambiarán los hábitos de compra y las formas de organización y gestión. Saben que ya empiezan a introducirse modelos de organización donde la tecnología es la base del negocio y quieren estar ahí. La gran mayoría ha reconocido tener a su personal poco o nada preparado nuevas tecnologías y piden ayuda o tutela desde la Asociación Más de las dos terceras partes quiere invertir en mejoras de gestión, innovación y nuevas tecnologías, pero no sabe por dónde empezar, no sabe cómo hacerlo, ni tiene asesores en ese campo que puedan ser adecuados. La realización de este proyecto que aglutina actuaciones comunes a costes asumibles para este colectivo de PYMES, permitirá modernizar las PYMES del Sur de Madrid, (hasta hace poco Zona Objetivo 2) que no cuentan con fuertes recursos para costear estas tecnologías, ya que sus beneficios no siempre son suficientes. Este proyecto abrirá nuevas líneas de trabajo y posibilidad de crecer con vistas al futuro. Si estas PYMES se adaptan al cambio, mantendrán el empleo, objetivo prioritario en todas ellas. El colectivo de empresas de ASEPUR son empresas en su mayoría pymes de cinco a veinte trabajadores, todas medianas y pequeñas industrias o distribuidores con serias debilidades y carencias en el uso de tecnología. II. COLECTIVO DE USUARIOS A LOS QUE SE DIRIGE EL PROYECTO ASEPUR (Asociación de Empresarios del Poligono Industrial de Urtinsa) es una Asociación que se constituyó en el año 1990 y cuyos asociados son, mayoritariamente, industriales tradicionales con una larga tradición en el sector y en la localidad, hallándose ubicados todos en la zona del polígono de Urtinsa en Alcorcón. ASEPUR cuenta con más de 180 asociados y espera llegar a las más de 650 empresas que están ubicadas en el polígono. El colectivo al que se dirige el proyecto son pymes de industria o servicios auxiliares. Según el estudio de las empresas de los polígonos de Alcorcón ( financiado por el Excmo Ayto. de alcorcón) el reparto de las empresas es el siguiente: 7

8 Polígono Industria Construcción Servicios Urtinsa I 31,9% 7,5% 60,6% Urtinsa II 33,9% 14% 52,1% San José de Valderas 24,3% 12,1% 63,6% P.Oeste Alcorcón 1,8% 0 98,2% Industrias Especiales 21% 7,9% 71% Ventorro El Cano 39% 7,5% 53,5% El estudio del conjunto de entidades asociadas a ASEPUR proporciona unas cifras tan relevantes como que engloba un total de 650 industriales, que a su vez, generan un total de 6000 empleos directos más los correspondientes empleos indirectos. Por actividades las empresas de Urtinsa I se dedican al comercio al por mayor en un 20,7%, seguido por la reparación de vehículos del 14%, la construcción en un 7,4%,y otras actividades de servicios en un 7%. Artes gráficas un 6%, Metalurgia 5%, Alimentación un 4% textil 4% y otras industrias en un 4%. Otras industrias el resto. Por actividades, en el polígono Urtinsa II se dedican al comercio al por mayor en un 20%, la construcción en un 14%, la reparación de vehículos en un 10%, textil y confección en un 8%.La industria se reparte en metal 7%, artes gráficas un 4%, transformación de caucho 2%, alimentación 2% y en material de equipo 2%. Otras industrias el resto. En cuanto a la situación tecnológica, es de destacar los siguientes datos que nos sirven de apoyo a este proyecto: Empresas sin página web ni correo electrónico 61,7% Empresas sólo con página web ( sin correo electrónico) 2,3% Empresas con y web 12,7% Empresas que solo tienen correo electrónico 23,3% Casi todas las empresas encuestadas consideran que la introducción de algún periférico u ordenador son medios ya innovadores. Donde más inversión se hace es en máquinas de proceso o herramientas de industria. Por ello, entendemos que es muy difícil que, por si mismas, lleven a cabo acciones de desarrollo y de mejora tecnológica, de modelos de intercambio de información con clientes o proveedores, o bien, de modelos de introducción de tecnologías de información y comunicación aplicadas a la gestión. 8

9 Generación de empleo En los estudios y análisis realizados por ASEPUR en los últimos ejercicios, bajo la financiación del Ayuntamiento de alcorcón, se observa que de 454 empresas encuestadas el 53% ha aumentado plantilla en los dos últimos años. No obstante, reconocen serias dificultades para encontrar candidatos. Creemos que este proyecto puede ser uno de los pilares básicos para introducir las modernas tecnologías en este tipo de PYMES, mejorando la capacidad de trabajo y la competitividad. Clasificación del colectivo para este proyecto Se han clasificado a las empresas interesadas en tres grupos claramente diferenciados, siguiendo criterios tecnológicos. Empresas interesadas en mejoras tecnológicas Empresas interesadas en mejorar su estructura de costes Empresas interesadas en apoyo externo a sus procesos de organización Empresas interesadas en soluciones de software personalizadas. III. DESCRIPCIÓN TÉCNICA GENERAL DEL PROYECTO III.1. RESUMEN DE LAS FASES DEL PROYECTO Para facilitar la comprensión de nuestro proyecto y de todas las acciones que vamos a realizar en los distintos meses que dura el proyecto, hemos desarrollado el siguiente cuadro en el que hemos distinguido tres tipos de actividades a realizar en los seis meses de duración de un proyecto. No obstante, sabemos que en los próximos años habrá nuevas empresas interesadas en este tipo de ayudas bajo tutela externa. En cada una de las fases y acciones del proyecto, hemos detallado perfectamente las actividades a realizar en ASEPUR como futuro centro impulsor de innovación de procesos y de apoyo a la implantación de tecnologías en PYMES asociadas. 9

10 Fase 1.- Actuaciones Genéricas dirigidas al colectivo 1.- Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur e identificación de mejoras en el servicio al asociado: Reunión de planificación general de desarrollo del proyecto Realización del Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur para la prestación del servicio al asociado 2.- Identificación de las necesidades de las empresas en materia de innovación, mejoras de la gestión y organización Definir los modelos de diagnósticos de situación tecnológica y sus materias prioritarias para la mejora de la competitividad de las pymes Realizar las visitas de diagnósticos de situación tecnológica y necesidades para la mejora competitiva de las pymes Redacción del informe de servicios que las pymes requieren de la asociación, así como contenidos que pueden ofrecer por vía telemática Redacción de los informes de diagnóstico por empresa y plan de recomendaciones de posibles actuaciones para mejorar su posición competitiva. 3.- Implantación de mecanismos y técnicas innovadoras de mejora del servicio al asociado Plan de mejora de la localización de servicios y empresas dentro del polígono de Urtinsa Creación del Código de buenas prácticas empresariales en las industrias del Polígono en materias sensibles y de obligado cumplimiento Búsqueda de soluciones de gestión, robótica y diseño industrial adaptadas a las necesidades detectadas, así como Apoyo técnico y asesoramiento en la viabilidad de su implantación. 4.- Acciones de sensibilización Actuaciones y sesiones informativas de las posibles actuaciones de innovación y mejora de organización Jornada de presentación de resultados del proyecto 10

11 FASE 2: Actuaciones Específicas dirigidas a PYMES 5.- Acciones de implantación de soluciones de gestión Implantación de soluciones informáticas personalizadas y software a medida para las pymes Apoyo técnico en la implantación de mecanismos innovadores de gestión y organización y de mejoras de sus sistemas de costes Asesoramiento en implantación de nuevas tecnologías industriales III.2.- CRONOGRAMA DE LAS FASES DEL PROYECTO FASE CRONOGRAMA DE ACTUACIONES DEL PROYECTO HOJA 1 DE 3 ACTIVIDADES A ACCIÓN MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 REALIZAR Reunión de planificación del proyecto y del diagnóstico de ASEPUR Realización del Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur para la prestación del servicio al asociado Definir los modelos de diagnósticos de situación tecnológica y sus materias prioritarias para la mejora de la competitividad de las pymes diagnósticos de situación tecnológica y necesidades para la mejora competitiva Redacción del informe de servicios que las pymes requieren de la asociación, así como contenidos que pueden ofrecer por vía Redacción de los informes de diagnóstico por empresa y plan de recomendaciones de posibles actuaciones para mejorar su posición 11

12 FASE 1 ACCIONES CRONOGRAMA DE ACTUACIONES DEL PROYECTO HOJA 2 DE 3 GENÉRICAS ACTIVIDADES A ACCIÓN MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 REALIZAR Plan de mejora de la localización de servicios y empresas dentro del polígono de Urtinsa Creación del Código de buenas prácticas empresariales en las industrias del Polígono en materias sensibles y de obligado cumplimiento. Búsqueda de soluciones de gestión, robótica y diseño industrial adaptadas a las necesidades detectadas Actuaciones y sesiones informativas de las posibles actuaciones de innovación y mejora de organización ACCIONES A REALIZAR EN LAS EMPRESAS ACCIONES ESPECÍFICAS CRONOGRAMA DE ACTUACIONES DEL PROYECTO HOJA 3 DE 3 FASE 2 ACTIVIDADES A ACCIÓN MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 REALIZAR Implantación de soluciones informáticas personalizadas y 5.1. software a medida para las pymes Apoyo técnico en la implantación de mecanismos innovadores de gestión y organización y de mejoras de sus sistemas de costes 5.2. Asesoramiento en implantación de nuevas tecnologías industriales 12

13 III.3. DESARROLLO DE LAS FASES DEL PROYECTO El proyecto que vamos a desarrollar, tiene una previsión temporal que supone 5 meses a lo largo del año En cada una de estas fases vamos a realizar acciones bien diferenciadas entre sí: por un lado desde ASEPUR, QUE CONSIDERAMOS ACTUACIONES GENÉRICAS y por otro, desde las propias empresas asociadas, QUE CONSIDERAMOS ACCIONES ESPECÍFICAS. El proyecto, se inicia en el año 2004, si bien esperamos darle continuidad a lo largo de los próximos años, con el fin de que nuestras empresas puedan adherirse de forma integral, en este plan de apoyo a la competitividad. A continuación pasamos a exponer de forma detallada cómo se llevará a cabo cada una de estas fases: FASE 1: Actuaciones en ASEPUR 1.- Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur e identificación de mejoras en el servicio al asociado: Reunión de planificación general de desarrollo del proyecto Realización del Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur para la prestación del servicio al asociado Reunión de planificación general de desarrollo del proyecto Dos personas de la Asociación se reunirán con dos consultores de organización y sistemas que serán los que llevarán a cabo labores de coordinación de los equipos y la dirección técnica de las actividades, con dos responsables de ASEPUR. Esta reunión tendrá lugar en los primeros días del primer mes de ejecución del proyecto y tendrá una duración estimada de 4 horas. La reunión se celebrará en las instalaciones de la Asociación con el siguiente orden del día: a) Definición de los equipos de trabajo y calendario de actuaciones, en función de las actividades que se aprueben por parte de la Comunidad de Madrid. 13

14 b) Concretar qué tareas deberán ser realizadas por la Asociación y cuáles por los consultores, así como por las otras empresas consultoras que van a participar en el proyecto. c) Acordar el sistema de funcionamiento, controles por hitos, responsabilidades y reuniones periódicas de seguimiento. d) Redactar un acta de la reunión y firmarla por ambas partes, consultores y responsables de ASEPUR. Costes previstos: Actividades (Acción 1.1.) Descripción del coste ud precio unitario en euros Totales sin iva Horas de técnico de ASEPUR Horas de director de consultoría Horas de consultor senior Subtotal total en euros sin iva Realización del Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur para la prestación del servicio al asociado En esta actividad se pretende realizar un diagnóstico de situación interna, del conjunto de servicios que se presta al asociado y sobre las formas y soportes en que se presentan. Actualmente casi todo se presenta en formato papel, siendo nuestra intención crear el espacio web para tener los contenidos en una zona de descarga. Queremos conocer el conjunto de actividades y servicios que sería posible realizar para tener asociadas a la mayor parte de las pymes de Urtinsa, lo que podremos conseguir con un plan de marketing y de actuaciones de mejora del servicio al asociado. Para ello, queremos que nos asesoren en los siguientes aspectos: sistemas de gestión del servicio al asociado. Gestión de contenidos, información y forma de presentarlos Revisión del plan estratégico de actividades y cotejar si se adecúa a las necesidades de nuestras pymes Tecnología informática y aplicaciones que usamos Diseño de un plan de actuaciones para ampliar servicios y conseguir que se asocien la mayor parte de las pymes, demostrándoles las ventajas de hacerlo. En esta actividad se realiza un diagnóstico de la situación interna y organizativa de ASEPUR por parte de los consultores de organización que participan en el proyecto. Se trata de realizar una consultoría de definición de servicios al asociado y de cómo ampliar y mejorar 14

15 nuestros servicios. Con este trabajo se conseguirá para mejorar los procesos de información, gestión interna, modernización tecnológica y definición del plan de fidelización y captación de nuevos asociados, mejorando los servicios que recibe hoy en día cada asociado. De este tipo de consultoría de organización de ASEPUR se espera conseguir un informe que nos indique las deficiencias encontradas y nos recomiende de forma estructurada cómo mejorar los servicios al asociado. Contenido del diagnóstico y mejoras que se recomendarán por epígrafes. Mejoras tecnológicas necesarias para mejorar el servicio coherente con las necesidades de sus PYMES. Definir la información que necesita el asociado, la periodicidad, las formas de captar la información, gestionar los contenidos y forma de presentarlos Formas de recibir apoyos para conseguir ejecutar el plan estratégico de actividades. Nos ayudarán a cotejar si se adecúa a las necesidades de nuestras pymes Diseño de un plan de actuaciones para ampliar servicios y conseguir que se asocien la mayor parte de las pymes de Urtinsa, demostrándoles las ventajas de hacerlo con folletos informativos sobre: o Acciones sociales o Apoyo legislativo o Acciones formativas o Búsqueda de oportunidades y ventajas para pymes o Bolsa de trabajo o Otros servicios a empresas La mayor parte de estas actividades esperamos poderlas hacer desde Internet, mediante un portal que estamos diseñando. Este informe lo desarrollan los consultores y nuestro personal. Los costes estimados son : Actividades (Acción 1.2.) Descripción del coste precio unitario en euros Totales Diagnóstico de situación Horas de consultores senior Horas de gerente de proyecto Horas de técnico de ASEPUR Redacción de Informes Horas de gerente de proyecto Horas de consultor senior s: Subtotal

16 2.- Identificación de las necesidades de las empresas en materia de innovación, mejoras de la gestión y organización Definir los modelos de diagnósticos de situación tecnológica y sus materias prioritarias para la mejora de la competitividad de las pymes Realizar las visitas de diagnósticos de situación tecnológica y necesidades para la mejora competitiva de las pymes Redacción del informe de servicios que las pymes requieren de la asociación, así como contenidos que pueden ofrecer por vía telemática Redacción de los informes de diagnóstico por empresa y plan de recomendaciones de posibles actuaciones para mejorar su posición competitiva Definir los modelos de diagnósticos de situación tecnológica y sus materias prioritarias para la mejora de la competitividad de las pymes En esta acción pretendemos definir el modelo que se va a utilizar en las visitas a las pymes, con el objetivo de que los diagnósticos recojan las principales necesidades que tienen nuestras pymes. Estos modelos de diagnóstico de situación serán cuestionarios de un máximo de 50 preguntas que versarán sobre las siguientes cuestiones: a) Aspectos relacionados con aplicaciones informáticas y telemáticas b) Aspectos relacionados con el uso de tecnología en procesos c) Aspectos de organización y controles internos d) Deficiencias en cumplimiento de obligaciones legales o formales e) Seguimiento de costes por secciones f) Otras necesidades detectadas por la dirección g) Servicios que sería conveniente ofrecer desde la asociación Estos modelos se redactarán por los consultores, pero participará un técnico de la asociación en la definición de los aspectos formales y prioritarios que ya se han detectado desde la propia asociación. Esta tarea es de gran importancia ya que nos permitirá detectar las principales necesidades de las pymes y darle prioridad a unas actuaciones sobre otras. Los costes previstos para la realización de estos modelos de diagnósticos son los siguientes: 16

17 Actividades (Acción 2.1.) Descripción del coste precio unitario en euros Totales Horas de gerente de consultoría Horas de consultor senior Horas de técnico de ASEPUR Subtotal Realizar las visitas de diagnósticos de situación tecnológica y necesidades para la mejora competitiva de las pymes Una vez ya tenemos los modelos de cuestionario para detectar las necesidades de las pymes, debemos realizar las visitas de seguimiento a nuestras pymes, con el fin de detectar si las necesidades que nos indicaron al redactar este proyecto son realmente prioritarias y si son reales. Para ello, los técnicos de nuestra asociación trabajarán durante tres días en contactar con las empresas participantes y en acordar el calendario de visitas empresa por empresa. Para ello, debe ser contactada una persona con responsabilidad suficiente dentro de la organización, con objeto de que sus respuestas sean tomadas como la opinión de la empresa. Una vez contactadas las empresas se realizará una visita de detección de necesidades a las pymes participantes en el proyecto. En total se trata de visitar un total de 24 empresas a una media de 3 horas de dedicación del consultor y de un técnico nuestro que acompañará en esa visita. De esta visita se obtienen los cuestionarios completos sobre necesidades, que serán evaluados por los consultores de forma objetiva, y que redactarán un breve informe de recomendaciones en la acción siguiente.los costes previstos de esta acción son los siguientes: Actividades (Acción 2.2.) Descripción del coste precio unitario en euros Totales sin iva Personal de la asociación en contactar con las pymes personal de la asociación en visitas materiales utilizados y costes de reproducción horas de consultor senior horas de consultor gerente Subtotal

18 2.3.- Redacción del informe de servicios que las pymes requieren de la asociación, así como contenidos que pueden ofrecer por vía telemática Después de las visitas a las empresas ya estamos en disposición de conocer los servicios que demandan realmente nuestros asociaciados. Por ello, los consultores redactarán un breve informe con los servicios que se demandan, la forma en que se podrían ofrecer y los contenidos mínimos de información que debería transmitirse a cada pyme en materias sensibles como: Tecnología Novedades legales y fiscales Aspectos de obligado cumplimiento ( Prevención de riesgos, residuos, energía, etc) Otros aspectos que se detecten Este breve informe nos servirá para orientar mejor el servicio al asociado, tanto en lo referente a contenidos de los envíos periódicos de información, sino también para completar contenidos de nuestra web en construcción. Será redactado por lo consultores externos y presentado a la directiva. Costes estimados: Actividades (Acción 2.3.) Descripción del coste Coste unitario en euros Totales sin iva Consultor gerente Consultor senior Subtotal Redacción de los informes de diagnóstico por empresa y plan de recomendaciones de posibles actuaciones para mejorar su posición competitiva. Con las visitas realizadas ya se tendrán los diagnósticos de situación por empresa y se redactará un informe confidencial a cada empresa que se remitirá por los consultores de organización y tecnología. En estos diagnósticos se tratarán los aspectos por los que se ha preguntado, pero sobre todo, se quiere hacer hincapié en las recomendaciones de mejora de la gestión y organización de las pymes. También se hará una recomendación especial sobre aspectos relacionados con la tecnología de la propia empresa y recomendaciones de cara a la mejora competitiva. Cada uno de estos informes termina con las recomendaciones sobre implantación de mejoras más recomendables que se pueden hacer en este proyecto. Con ello, ya tendremos la seguridad y la justificación exacta de lo más oportuno para ejecutar en las acciones específicas en cada pyme. 18

19 Los costes estimados para estos 24 informes serán los siguientes: Actividades (Acción 2.4.) Descripción del coste precio unitario en euros Totales sin iva Consultor senior 3 h por informe consultor gerente en revisión final Subtotal 5640 Esta acción se realiza desde la asociación, ya que las empresas han hecho peticiones de consultoría que escapan a sus posibilidades y queremos que se les oriente con criterio objetivo y profesional. En otros casos, hemos detectado acciones de poca prioridad sabiendo que tienen otras prioridades. 3.- Implantación de mecanismos y técnicas innovadoras de mejora del servicio al asociado Plan de mejora de la localización de servicios y empresas dentro del polígono de Urtinsa Creación del Código de buenas prácticas empresariales en las industrias del Polígono en materias sensibles y de obligado cumplimiento Búsqueda de soluciones de gestión, robótica y diseño industrial adaptadas a las necesidades detectadas, así como Apoyo técnico y asesoramiento en la viabilidad de su implantación Plan de mejora de la localización de servicios y empresas dentro del polígono de Urtinsa. Nuestro polígono tiene actualmente más de 600 empresas ubicadas en una superficie muy extensa. Esto representa que cualquier visitante que llegue al polígono la primera vez, entre ellos los transportistas, se encuentre con que no hay paneles de señalización ni de indicación sobre cómo localizar la empresa que se va buscando y la ruta a seguir desde la entrada al polígono. Esto hace perder mucho tiempo y dinero en una actividad que no añade valor al producto. Desde la asociación nos han solicitado la inclusión de tres paneles informativos de vinilo con un plano general del Polígono, así como dos puntos de información con buscador para localizar cada una de las empresas a las que un transportista o visitante puede buscar. Dicho localizador, se basa en una plataforma antivandálica protegida exterior y con software 19

20 específico que se ha solicitado a una empresa externa. Esta inversión tecnológica, pese a su coste unitario, si tenemos en cuenta el ahorro en horas de las personas que vienen al polígono por primera vez y se pierden, se calcula que puede amortizarse en menos de tres meses. Los costes de esta señalización de las empresas del polígono, así como los dos paneles informativos sobre localización de empresas tienen el siguiente coste: Actividades (Acción 3.1) Descripción del software Software de base de datos sobre empresas del polígono tres paneles fijos con plano del polígono de 2x 3 2 paneles de nformación y localización de empresas instalaciones de paneles y de los localizadores Descripción del coste precio unitario en euros Totales sin iva Subtotal Creación del Código de buenas prácticas empresariales en las industrias del Polígono en materias sensibles y de obligado cumplimiento. Las distintas reglamentaciones y la legislación específica que es aplicable a las empresas del polígono hace necesario diseñar una guía de buenas prácticas en materias tan importantes como la seguridad, el medio ambiente, la tecnología industrial, las comunicaciones y la legislación más importante a tener en cuenta por cada empresario. Por ello, queremos elaborar una guía de buenas prácticas para el empresario del polígono de Urtinsa, capaz de resumir los aspectos más importantes a tener en cuenta para mejorar la competitividad y para cumplir con sus obligaciones legales en las materias que le afectan legislativamente de forma directa. Este código de buenas prácticas será elaborado por distintos comités de expertos en cada materia, que darán su apoyo en la redacción de contenidos resumidos y esquemáticos, con el 20

21 fin de que sea fácil su entendimiento por el empresario. Esta guía será elaborada en un documento de no más de 60 páginas y encuadernada en imprenta para que sea un documento que se entregue en las jornadas de sensibilización del proyecto. Los contenidos más importantes a tener en cuenta serán: a) El medio ambiente y las obligaciones de la industria b) La innovación de procesos c) Las TIC en la industria actual d) Las obligaciones legales como empresa industrial e) Buenas prácticas a la hora de captar y servir pedidos f) La imagen frente al cliente g) Las ayudas y ventajas fiscales vigentes Estos contenidos serán desarrollados por seis expertos nombrados por las distintas comisiones que tiene la Asociación. Los costes previstos de esta acción son: Actividades (Acción 3.2) Descripción del coste precio unitario en euros Totales sin iva Colaboraciones externas personal de la asociación en la preparación de la guía costes de edición de materiales y diseño de la guía impresión de 150 copias Búsqueda de soluciones de gestión, robótica y diseño industrial adaptadas a las necesidades detectadas, así como Apoyo técnico y asesoramiento en la viabilidad de su implantación De las visitas previas de diagnóstico de situación, se habrá detectado un conjunto de necesidades y de posibles inversiones tecnológicas que no saben si pueden hacer ni el coste real de implantar esa nueva tecnología. Desde la asociación queremos que la búsqueda de los proveedores de software, de tecnología industrial o de nuevas soluciones personalizadas sea un obstáculo para implantar cambios en las empresas. Estos cambios de los que tendrán necesidades las pymes pueden abarcar cuestiones muy diversas. Las pymes necesitan saber si existe un proveedor de esa tecnología que necesitan, qué cuesta implantar ese cambio tecnológico y qué inversiones de software o 21

22 hardware requieren. En definitiva quieren saber qué les costará el cambio que les hemos recomendado, qué proveedores son válidos y cuándo pueden llevar a cabo ese cambio. Nuestra intención aquí es que los consultores del proyecto, en aquellas materias en las que no pueden asesorar a nuestras empresas, sean capaces de localizar tres ofertas y localizar proveedores para la tecnología requerida. Una vez localizados los proveedores, les remitirán a las empresas, de forma confidencial, la información personalizada y el coste estimado por fases. Con ello, las pymes ya pueden tener varias propuestas valoradas. Los costes de búsqueda y envío de las 24 propuestas de proveedores en pymes serán los siguientes: Actividades (Acción 3.3.) Descripción del coste precio unitario en euros Totales sin iva Consultores externos senior horas técnico de ASEPUR redacción de propuestas resumidas horas director Subtotal Acciones de sensibilización Actuaciones y sesiones informativas de las posibles actuaciones de innovación y mejora de organización Actuaciones y sesiones informativas de las posibles actuaciones de innovación y mejora de organización Las sesiones informativas al asociado se realizan en el segundo mes del proyecto, nada más se tiene en nuestro poder la guía de buenas prácticas de pymes. Estas sesiones se realizan con carácter informativo en grupos de 20 asociados, con el objetivo de poder informar a los 180 asociados de las ventajas de participar en este proyecto. Se trata de realizar cuatro sesiones informativas en las que se convocará a grupos de asociados en el aula adjunta a nuestra sede. En cada presentación participa el director de consultoría y un consultor de organización En estas presentaciones tendremos que hablar de lo siguiente: a) objetivos y fases del proyecto b) Qué se va a hacer en la asociación c) Qué se puede hacer en las pymes 22

23 a. Implantaciones de soluciones de gestión b. Implantar software a medida para pymes c. Tipos de apoyo técnico en la implantación de mecanismos innovadores de gestión d. Asesoramiento en la implantación de nuevas tecnologías industriales e. Otras soluciones de mejora competitiva d) Qué se financia por parte del PCCP a las pymes en cada desarrollo e) Plan de trabajo y fechas de terminación f) Aspectos importantes de cara a la justificación Los costes previstos serán los siguientes: Actividades (Acción 4.1.) Descripción del coste precio unitario en euros Totales sin iva Horas de director de Consultoría horas técnico de ASEPUR horas técnico de consultoría materiales para el asociado Subtotal FASE 2: Actuaciones Específicas dirigidas a PYMES 5.- Acciones de implantación de soluciones de gestión Implantación de soluciones informáticas personalizadas y software a medida para las pymes Apoyo técnico en la implantación de mecanismos innovadores de gestión y organización y de mejoras de sus sistemas de costes Asesoramiento en implantación de nuevas tecnologías industriales 23

24 5.1.- Implantación de soluciones informáticas personalizadas y software a medida para las pymes En este apartado, es donde se da perfecto cumplimiento a las actuaciones subvencionables en apoyo a la implantación de soluciones informáticas personalizadas y software a medida para las pymes. Para ello, y entre otras muchas actuaciones, se prestarán servicios de asesoramiento técnico dirigidos por la Asociación, en los que se realizarán consultorías técnicas con equipos especializados de profesionales de la informática y las telecomunicaciones. Para ello, se prestarán servicios de asesoramiento técnico dirigidos por la Asociación, en los que se realizarán consultorías técnicas con equipos especializados formados por profesionales de la informática y las comunicaciones en las siguientes actuaciones: - Implantación de aplicaciones de software de procesos - Mejoras de procesos de producción, comercialización, información y gestión incorporando software - Implantación de software a medida para las pymes - Implantación de aplicaciones de gestión estándar - Contabilidad - Almacenes y facturación - Control de presencia - Control de stocks - Gestión de tiempos de maquinaria - Gestión de atención al cliente CRM - Diseño de bases de datos a medida para la gestión - Aplicaciones específicas personalizadas Para ello se creará una bolsa de 300 horas en gerencias técnicas asistidas en nuevas tecnologías, encaminadas al asesoramiento personalizado de un grupo mínimo de 8 empresas previamente seleccionadas. Los costes previstos de esta fase incluyen también las inversiones en licencias de software específico para cada pyme, además de los costes de consultoría de adaptación y adiestramiento del personal en el uso de las nuevas herramientas y tecnologías. Los costes estimados son los siguientes: 24

25 Actividades (Acción 5.1.) Descripción del coste Totales Costes de software en licencias originales Costes de consultores externos en la implantación de dicho software Adiestrmiento de usuarios 8 empresas x 350 euros de media horas x 50 euros empresas x 3 horas x Coste personal de la asociación 40 x Subtotal Apoyo técnico en la implantación de mecanismos innovadores de gestión y organización y de mejoras de sus sistemas de costes En esta acción esperamos tener un grupo de 8 a 10 pymes que requieren identificar sus costes por producto o por sección, con el fin de obtener una base de datos o aplicación personalizada ( hoja de cálculo) que les permita conocer en realidad cuáles son sus costes por secciones y por productos. En segundo lugar, tendrán cabida consultorías de negocio dirigidas a: la mejora de procesos, identificación de mejoras en la gestión global del negocio, consultorías de organización interna La implantación de mecanismos innovadores de control de producción La implantación de mejoras organizativas por secciones o procesos Mejoras en el reciclaje y gestión de residuos sólidos Este tipo de consultorías son apoyos técnicos para la pyme, con objeto de que se lleven a cabo mecanismos innovadores de gestión y organización o se introduzcan mejoras en sus sistemas de costes. Los costes previstos son los siguientes: Actividades (Acción 5.2.) Descripción del coste Totales Horas de consultores externos senior 300 x Horas de consultor gerente 30 h x horas de personal asociación 40 x Coste de licencias software Subtotal

26 5.3.- Asesoramiento en implantación de nuevas tecnologías industriales esta acción va orientada a la implantación de tecnologías dirigidas a la fabricación, el control de los almacenes y los controles de procesos logísticos o de mejora del proceso de atención al cliente. En este sentido, se ha previsto incorporar técnicos en materias específicas como son la mejora de las técnicas de gestión de residuos, las mejoras en la calidad del producto y cualquier otra mejora en la tecnología de los procesos productivos Los costes previstos son los siguientes: Actividades (Acción 5.3.) Descripción del coste Totales Adquisición de licencias e inversiones en robótica o inversiones tecnológicas 3 x de mejora productiva Horas de consultores en implantación de soluciones de gestión o en consultoría de implantación de 250 h x tecnología Otros costes de software 2 x Subtotal III.4.- Empresas interesadas en participar. De la relación de empresas que figuran a continuación, empresas que han mostrado una predisposición favorable a participar cuando se les ha consultado, hemos de seleccionar sólo a 30 de las que 24 serán las que reciban asesoramiento técnico en la implantación de nuevas tecnologías y apoyo técnico a la implantación de mecanismos innovadores de gestión. Las razones de esta selección se determinan en las reuniones previas a las visitas de diagnóstico. De los asistentes a las reuniones saldrán las pymes en las que se hará el trabajo de apoyo y asesoramiento técnico. Nuestro trabajo desde la Asociación será velar por el buen cumplimiento de estas acciones y que las empresas que entren en este primer proyecto tengan interés real y estén dispuestas a invertir en estos desarrollos, tanto en aportaciones económicas, como en personal de apoyo a los consultores. 26

27 A continuación indicamos 40 empresas PYMES que pueden participar, si bien, el compromiso se firmará en la jornada de presentación, por lo que un 20% de estas empresas puede verse alterado por diversas circunstancias. La relación de empresas que han mostrado interés en participar en este proyecto figuran en una relación adjunta a esta memoria. Este interés lo han mostrado después de unas reuniones informativas previas a la ejecución de los trabajos. 27

28 III.5.- Continuidad del proyecto en próximos años El proyecto en si mismo, es un proyecto completo, tal como se establece en la orden de ayudas. Esto no significa que no pueda ampliarse en un futuro. El proyecto está pensado para que todas las empresas de ASEPUR puedan tener acceso a los apoyos técnicos en mejora de procesos, incorporen nuevas tecnologías y mejoren los sistemas de organización internos. El objetivo es conseguir empresas más competitivas. Los objetivos de la segunda fase de este plan de modernización consistirá en llevar acabo las siguientes acciones: Conseguir que se incorporen a la plataforma de comercio electrónico nuevas empresas Llevar acabo acciones de incorporación continuada de tecnología Conseguir una mejor sensibilización del personal de ASEPUR por la evolución de la tecnología en las empresas asociadas a ASEPUR Conseguir que el correo electrónico y el funcionamiento en red de varios usuarios sean moneda común en nuestras empresas Desterrar el miedo al uso de las nuevas tecnologías, no sólo para procesos administrativos, sino en el plano productivo, de control logístico o de nuevas aplicaciones y usos internos. Tras la finalización de esta primera fase de actuaciones, presentaremos la nueva versión de continuidad del proyecto dentro del plan de Competitividad y Consolidación de la PYME, hasta conseguir que introduzcan de forma regular nuevos mecanismos de gestión y tecnologías en más de 100 empresas del polígono de Urtinsa. 28

29 B MEMORIA ECONÓMICA.- PRESUPUESTO DEFINITIVO DEL PROYECTO POR FASES Y ACTIVIDADES I.- presupuesto del proyecto por fases y actividades ACCIÓN ACTIVIDADES A REALIZAR software coste colaboracion es costes personal coste materiales subtotales sin iva Reunión de planificación del proyecto y del diagnóstico de ASEPUR Realización del Diagnóstico de los sistemas de organización de Asepur para la prestación del servicio al asociado Definir los modelos de diagnósticos de situación tecnológica y sus materias Realizar las visitas de diagnósticos de situación tecnológica y necesidades para la Redacción del informe de servicios que las pymes requieren de la asociación, así como contenidos que pueden ofrecer por vía telemática Redacción de los informes de diagnóstico por empresa y plan de recomendaciones de posibles actuaciones para mejorar su posición competitiva Plan de mejora de la localización de servicios y empresas dentro del polígono de Urtinsa 7000 Creación del Código de buenas prácticas empresariales en las industrias del Polígono en materias sensibles y de obligado cumplimiento. Búsqueda de soluciones de gestión, robótica y diseño industrial adaptadas a las necesidades detectadas Actuaciones y sesiones informativas de las 4.1. posibles actuaciones de innovación y mejora de organización coste acciones genéricas Implantación de soluciones informáticas personalizadas y software a medida para las pymes Apoyo técnico en la implantación de 5.2 mecanismos innovadores de gestión y organización y de mejoras de sus sistemas de costes Asesoramiento en implantación de nuevas tecnologías industriales subtotal específicas TOTALES SIN IVA

30 II.- Plan de financiación para la realización del proyecto El plan de financiación que proponemos es el siguiente: aparatos y equipos colab. Externas personal material total COSTE ACCIONES GENÉRICAS iva aplicable acciones genéricas TOTAL ACCIONES GENÉRICAS COSTE ACCIONES ESPECIFICAS IVA aplicable acciones específicas TOTAL ACCIONES especificas coste total del proyecto con iva ayuda solicitada acciones genéricas 100% ayuda para acciones específicas sin iva del 50% excepto en equipos total ayuda solicitada a pagar por las empresas total coste del proyecto con iva a+b Total subvención solicitada III.- Viabilidad tecnico-económica del mantenimiento posterior del servicio Al ser instalaciones en las propias empresas apenas tiene mantenimiento posterior. Respecto a las bases de datos de asociados, apenas requieren mantenimiento, ya que son de ámbito local. No se trata de desarrollos en internet, por lo que no hay gastos de mantenimiento que puedan poner en peligro la continuidad y buen aprovechamiento de las inversiones realizadas. 30