TECNOLÓGICAS EMPRESAS

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1 SOLUCIONES TECNOLÓGICAS INTEGRALES PARA LAS EMPRESAS Por: Ivonne Rodríguez

2 CONTENIDO 1. Problemas actuales en las empresas 2. Bussines Intelligence 3. Capa: Data Warehouse 4. Capa: BI en el campo empresarial 5. Datamining 6. Procesos de Negocios: BPM y Workflows

3 1. Problemas actuales en las empresas El mundo de los negocios y los datos Los negocios Datos

4 1. Problemas actuales en las empresas Problemas: Sobrecarga de información Mucha información genérica Ausencia de información personalizada y/o relevante para los distintos perfiles que existen en un negocio Falta de retroalimentación oportuna para la mejora de los negocios

5 1. Problemas actuales en las empresas ERP Business Intelligence PROBLEMAS Workflows (cero papeles)

6 1. Problemas actuales en las empresas Sistema de Información Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Los elementos que integran un sistema de información son el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar, los recursos humanos que interactúan con el Sistema, y los procesos que se realizan en el sistema de información que básicamente son cuatro: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

7 Sistema de Información SI Interinstitucionales : está surgiendo actualmente, es consecuencia del desarrollo organizacional orientado a un mercado de carácter global. El INTERNET que se convierten en vehículo de comunicación entre la organización y el mercado. SI Estratégico: orientados a soportar y apoyar la toma de decisiones Ejm: los Sistemas de Información Gerencial (MIS), Sistemas de Información Ejecutivos (EIS), Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS) SI Técnicos Operativos: Llamados sistemas transaccionales u operacionales. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. Son intensivos en entrada y salida de información SI Táctico: soportar las actividades de coordinación de actividades y manejo de documentación, definidos para facilitar consultas sobre información almacenada en el sistema, proporcionar informes y, en resumen, facilitar la gestión independiente de la información por parte de los niveles intermedios de la organización Ejm: Sistemas Ofimáticos (OA), Sistemas de Transmisión de Mensajería ( y Fax Server), coordinación y control de tareas (WorkFlow) y tratamiento de documentos (Imagen, Trámite y Bases de Datos Documentarios).

8 ERP (Enterprise Resource Planning)

9 Introducción En la actualidad el conocimiento sobre sistemas de información es esencial porque la mayoría de las organizaciones necesita información para sobrevivir y prosperar. Un sistema de información se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de que pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos. Sabemos que es necesario diseñar diversos sistemas que den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa, sin embargo, más y más empresas están encontrando las ventajas de integrar sus sistemas a través de Sistemas Empresariales.

10 Qué es un ERP? La Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es una forma de utilizar la información en áreas claves como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, mercadeo y administración de relaciones con clientes. Se trata de unir estos elementos, y proporcionar a los usuarios del sistema una manera universal de acceder, ver, y utilizar la información que se guarda en diferentes sistemas de gestión empresarial a través de una sola aplicación.

11 Evolución Histórica MRP Material Requirements Planning MRP II Manufacturing Resource Planning MES Manufacturing Execution Systems ERP Enterprise Resource Planning SCM Supply Chain Management

12 Planificación de Recursos empresariales ERP En la actualidad, una empresa integrada es sinónimo de una empresa competitiva. Pero en los hechos, en muchas organizaciones la mayor parte de los procesos de los negocios se encuentran todavía fragmentados. Pero esta falta de integración limita la capacidad de las empresas para responder a las nuevas oportunidades de mercado, así como a sus propios clientes. Para prevenir esta situación, la tendencia es que los sistemas de una empresa trabajen en forma conjunta para convertirla en una organización más productiva y eficiente. Los ERPs son un paquete informático que cubre de forma parcial o total las áreas funcionales de la empresa. Con este paquete, las empresas pueden lograr la productividad deseada y el éxito en los negocios, permitiendo una reducción de costos, a través de una distribución de la información compartida en la totalidad de la empresa.

13 Características Base de datos centralizada Componentes del ERP interactúan entre si consolidando todas las operaciones En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez. Estos datos deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas deben modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos Típicamente hay un software para cada unidad funcional La Tendencia actual es ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias

14 Principales Proveedores SAP (15,6 %) PEOPLE SOFT (4,9 %) ORACLE (4,8 %) BAAN (3,0 %) JD. EDWARS ( 2,2 %)

15 Aplicaciones de un ERP Ventas, distribución Planeación de la producción Logística Manufactura Recursos humanos Contabilidad y finanzas

16 CUANDO COMPRAR UN ERP? 1. Es más rápido instalar ERPs ofertados que construir desde cero. 2. El tiempo de inversión necesario para dejar el ERP funcionando depende de: empresa. * Nivel de configuración que necesite la * Cantidad de información a migrar. 3. Inversión requerida para tener un ERP funcionando:

17

18 4. Tres preguntas básicas: 1 Está dispuesta tu compañía a cambiar la forma de hacer negocios para adaptarse al software? 2 Crees que habrá muchos cambios conforme crezca tu negocio? 3 Tienes funciones del negocio que provean una ventaja competitiva? 5. Si construyes, te beneficias porque mapea tu negocio existente, pero tiene altos costos de desarrollo y mantenimiento. Si compras, deberás modificar tu negocio o pagar mucho en adaptaciones.

19 Espera perder un 40% del personal del área de informática a lo largo del proceso de instalación. 4. Evita la ilusión de falsos ahorros: * Al implementar un ERP no disminuye el personal de sistemas necesario. * Sistemas deberá localizar bugs y aplicar parches * Generalmente el número de empleados permanece constante * Reemplazarás programadores por especialistas de aplicación.

20 PRINCIPALES RIESGOS DE UNA IMPLANTACIÓN Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas. Mala migración de datos. Involucración parcial de la compañía en el proyecto. Salida del patrocinador del proyecto. Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos. Uso ineficiente de los consultores. Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.

21 Ventajas Integración de información entre diferentes áreas. Información disponible e inmediata para la toma de decisiones. Incremento en la productividad. Mejoría en los tiempos de respuesta. Rápida adaptación a los cambios. Escalabilidad del sistema. Integridad de los datos. Seguridad definida por el usuario para el manejo de información.

22 Una empresa competitiva: Es flexible Da una respuesta rápida La empresa que tiene acceso a la información puede: Dar un mejor servicio a sus clientes Elevar estándares de calidad Evaluar las condiciones de mercado Reducción de inventarios Acortar tiempos Disminución de costos Mejora en las operaciones

23 Limitaciones Implementación es larga, cara y difícil. La implementación puede costar varias veces más que la licencia Empresa tiene que adaptar sus procesos al sistema Dependencia de un solo proveedor La fijación de un estándar a veces lleva a adoptar el mínimo común denominador

24 Conclusiones Los sistemas ERP son una Herramienta que hoy en día no puede faltar en nuestras organizaciones. Este tipo de sistemas se deriva de los sistemas MRP que estaban dirigidos hacia el área de producción y que hoy en día en aplicaciones informáticas se han consolidado como ERP Los ERP si son bien implantados, pueden darle a la organización ventajas competitivas como mantener información veraz y eficiente dentro y fuera de la empresa, mejorar los lazos de comunicación entre los diversos departamentos y niveles de la organización propiciando una comunicación fluida entre los departamentos y mejorando su forma de trabajar.

25 Los ERP's reducen la duplicidad o redundancia de la información y hace más eficiente la integración de los procesos comerciales de la organización. Los sistemas ERP conllevan gastos tecnológicos, de capacitación y el costo no tienen una tarifa fija, pues cambia a medida que la empresa lo personaliza para que se ajuste a sus procesos comerciales. El tiempo de implementación es tan difícil de especificar. Mientras algunos proveedores de ERP dicen que puede suceder entre 8 y 12 meses, se estima que generalmente será un proyecto de varios años.

26 Bussines Intelligence

27 AGENDA Visión general del BI Componentes básicos de un BI Arquitectura de un BI (capas)

28 1. Problemas actuales en las empresas Nuevos requerimientos Sistema Inteligente Datos Son un activo valioso para los negocios Deben ser administrados de manera inteligente

29 1. Problemas actuales en las empresas El mundo de los negocios y los datos Los negocios Datos CONOCIMIENTO

30 1. Problemas actuales en las empresas Datos, Información y Conocimiento Conocimiento Bajo volumen Alto valor Información Dato Alto volumen Bajo valor

31 1. Problemas actuales en las empresas Datos, Información y Conocimiento Conocimiento Entendimiento que se da en la mente Requiere reflexión y síntesis Difícil estructurar, transferir y capturar en las máquinas Frecuentemente tácita Información Dato Datos que tienen relevancia y un propósito La intervención humana es necesaria Es derivada de un conjunto de datos mediante agrupación de temas, sumarización, comparaciones y otras actividades Hechos objetivos Fácilmente capturados y estructurados Fácilmente transferidos

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33

34 Datos?

35 Qué es Business Intelligence? Business Intelligence es un sistema de información que se conforma de varias tecnologías utilizadas para implementar soluciones orientadas al usuario final que tienen la capacidad de convertir datos que cada empresa produce diariamente en información activa que permita conseguir el éxito, describiendo ventajas y mejorando la toma de decisiones.

36 Qué es Business Intelligence? Business Intelligence es un concepto que integra funciones tales como el acceso de datos, reporteo, explotación, pronóstico y análisis. De manera que se ha convertido en un apoyo indispensable para la Toma de Decisiones.

37 Conclusión:

38 Datos Información Operacional Informacional Transaccional Análisis DB Operacional DataWarehouse OLTP OLAP

39 Tecnología OLTP y OLAP OLTP (On Line Transactional Processing ) OLAP (On Line Analitical Processing) Usuario típico Empleados Gerentes o analistas Uso del sistema Operación día a día Análisis del negocio Interacción con el usuario Predeterminada Ad-hoc Datos Datos actuales Datos actuales + históricos Características de los datos Atómicos Resumidos Características del trabajo Lectura/escritura Lectura (excepto actualizaciones off-line) Unidad de trabajo Transacción Query Procesamiento Orientado a procesos Orientado a requerimientos Actualizaciones Un registro a la vez Varios registros a la vez

40 Tecnología OLTP y OLAP Quién pregunta qué? OLTP Pregunta: Cuando se envió la orden? Cuántos fueron los ingresos el ultimo año? Cuánto fue el inventario total el último año? Análisis Pregunta: Que factores afectaron el tiempo de entrega de las órdenes? Como contribuyó cada línea (o producto) a las ganancias por distrito (o tienda) durante el último trimestre (o mes o año)? Cuales productos tienen el más bajo Margen Bruto de retorno en inventario?

41 Tecnología OLTP y OLAP OLTP Operar el Negocio OLAP Administrar el Negocio

42 Componentes de una Solución BI Conceptualmente, BI es una solución modular con distintas fases de aproximación en función de cada necesidad (DSS) Planeación (BSC)

43

44 Arquitectura de un BI Un BI se compone de diferentes tecnologías que se integran para formar una solución empresarial Los componentes se orientan a transformar los datos en información oportuna y confiable para el usuario final. Una Arquitectura BI se divide en las siguientes capas: Sistemas Fuentes, Capa DataWarehouse y la Capa BI

45 Arquitectura Típica de Soluciones Business Intelligence

46 Arquitectura de un BI Sistemas Fuentes Los datos administrados por los sistemas de aplicación operacionales son la fuente principal de datos para el data warehouse. Estos sistemas son los encargados de recolectar información diaria de las tareas operativas de la organización Estos datos operacionales constituyen la base de todo sistema business Intelligence ya que de estos dependen la calidad de información que se entregue al usuario final. En muchas ocasiones también se requiere de datos externos para alimentar al sistema como hojas electrónicas, archivos de texto, debido a que algunas áreas de la institución no se encuentran automatizadas por lo que no cuentan con un sistema transaccional donde almacenar los datos.

47 Arquitectura de un BI Capa Data Warehouse La capa data warehouse es el centro de la arquitectura en un sistema business intelligence, que se encarga de organizar y almacenar los datos para el análisis de los mismos. Capa BI Tenemos herramientas necesarias para comprender los datos y utilizarlos para tomar decisiones inteligentes. Proporcionan toda la funcionalidad de análisis y creación de informes empresariales dirigidos a una amplia gama de posibles usuarios. Query and Reporting OLAP Herramientas Cuadros de mando Balanced Scorecard Datamining BSC

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