GENERALITAT VALENCIANA MANUAL OPERATIVO PARA AGENCIAS DE VIAJES DE LA

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1 GENERALITAT VALENCIANA MANUAL OPERATIVO PARA AGENCIAS DE VIAJES DE LA COMUNIDAD VALENCIANA VACACIONES SOCIALES PARA PERSONAS MAYORES DE LA COMUNIDAD VALENCIANA TEMPORADA 2012 Manual operativo - 1

2 VACACIONES SOCIALES PARA PERSONAS MAYORES EN LA COMUNIDAD VALENCIANA MANUAL OPERATIVO DEL PROGRAMA PARA AGENCIAS DE VIAJES DE LA COMUNIDAD VALENCIANA TEMPORADA 2012 I N D I C E 1.- VIAJES COMBINADOS 2.- REQUISITOS PARA DISFRUTAR DEL PROGRAMA 3.- ESTANCIAS Y ALOJAMIENTOS 4.- LUGARES DE SALIDA 5.- HORAS DE SALIDA 6.- ACTIVIDADES 7.- PRECIOS 8.- DOCUMENTACION A PRESENTAR 9.- FORMA DE EFECTUAR RESERVAS 10.- EMISION DE RESERVAS 11.- EMISION DE BILLETES 12.- FORMA DE PAGO 13.- CANCELACIONES DEL PROGRAMA 14.- POLIZA DE SEGUROS Manual operativo - 2

3 1.- VIAJES COMBINADOS Según lo dispuesto en el Real Decreto Legislativo 1/2007 de 16 de Noviembre, VIAJES CEMO les autoriza, en la parte que nos corresponde, para que en nuestro nombre y representación formalicen y firmen conjuntamente con los usuarios del programa, los contratos de " VIAJES COMBINADOS ". En los billetes están incluidos los citados Contratos, constando éstos de tres copias que deberán ser firmadas por el usuario, una para el cliente, otra para la Agencia vendedora y la tercera para la Agencia organizadora. 2.- REQUISITOS PARA DISFRUTAR DEL PROGRAMA Podrán solicitar plazas en el Programa, las personas {residentes en la Comunidad Valenciana que sean ciudadanos españoles o de los demás estados miembros de la Unión Europea y del Espacio Económico Europeo (Suiza, Noruega, Islandia y Liechtenstein)} que cumplan los siguientes requisitos: 1.- Tener como mínimo 65 años cumplidos. 2.- Estar empadronado en alguno de los municipios de la Comunidad Valenciana. 3.- Ser pensionistas de jubilación del Sistema Público de Pensiones o bien otros pensionistas del Sistema Público de Pensiones, mayores de 60 años. 4.- Poder valerse por si mismos; no padecer enfermedad infectocontagiosa y no padecer trastornos mentales o alteraciones del comportamiento que puedan alterar la normal convivencia. 5.- Efectuar el pago del precio estipulado. 6.- También se considerarán beneficiarios, los cónyuges de estas personas, aunque no reúnan los requisitos de edad y pensión, pero deberán poder valerse por sí mismos y no padecer trastornos mentales o alteraciones del comportamiento que puedan alterar la normal convivencia. Manual operativo - 3

4 7.- Se admitirá como acompañante a un hijo/a con discapacidad, cuyo grado de minusvalía sea igual o superior al 45 %, siempre que el viaje lo realice con sus padres y ocupe cama supletoria en la misma habitación del hotel y la atención requerida en la estancia pueda ser dispensada por los padres o tutores a cuyo cargo viaja.(previamente acreditado). Cada usuario podrá disfrutar cada año como máximo de una estancia, siempre y cuando exista plaza para la provincia y turno demandado. En el caso de no alcanzarse el número de veinte inscripciones entre usuarios y acompañantes en una salida, la misma podrá cancelarse, anunciándose al menos con diez días de antelación al día de la salida. 3.- ESTANCIAS Y ALOJAMIENTOS Estancias de 8 días y 7 noches. Con salida Lunes (Entrada CENA en el hotel) y regreso Lunes (Salida después del ALMUERZO del hotel) para Comunidad Valenciana. Para las estancias de islas Baleares (8 días y 7 noches) y las Rutas Culturales (3 días/2noches), se especificará cada turno. Los hoteles contratados están dentro de la Comunidad Valenciana e Islas Baleares y disponen de: *Habitaciones dobles con baño completo, agua caliente, calefacción, teléfono y televisión. *Salones sociales para la realización de las actividades culturales y recreativas. *Servicios médicos complementarios a los de la Seguridad Social en estancias de 8 días. *Régimen de pensión completa, con posibilidad de menú dietético para quienes lo requieran. *Traslado de ida y vuelta desde la CAPITAL DE PROVINCIA donde resida el beneficiario hasta el establecimiento hotelero. *Cobertura de las diferentes contingencias a los beneficiarios del Programa y acompañantes a través de una póliza de seguros colectiva. Manual operativo - 4

5 4.- LUGARES DE SALIDA PARA TODOS LOS DESTINOS *VALENCIA -. Estación de autobuses de Valencia, Avda. Menéndez Pidal, 13. *ALICANTE -. Estación de autobuses de Alicante, C/ Muelle del Poniente S/N. *CASTELLON -. Estación Intermodal, Avda. del Pintor Oliet S/N. 5.- HORAS DE SALIDA DESDE PENINSULA ISLAS RUTAS CULTURALES VALENCIA 17.00h Consultar Consultar ALICANTE 17.00h (Destino Castellón) 18.00h (Resto Destinos) Consultar Consultar CASTELLON 17.00h Consultar Consultar 6.- ACTIVIDADES Para estancias de 8 días/7 noches el Programa contempla actividades culturales, excursiones a lugares de interés turístico próximos a la zona de destino; actividades deportivas y gimnásticas, así como juegos de mesa y otras actividades recreativas y de participación. Se incluyen dos excursiones. Manual operativo - 5

6 7.- PRECIOS EUROS PARA C. VALENCIANA EUROS PARA I. BALEARES EUROS PARA RUTAS CULTURALES EUROS SUPLEMENTO INDIVIDUALES POR NOCHE 8.- DOCUMENTACION A PRESENTAR 1.- Carta Generalitat Valenciana de adjudicación de plaza. 2.- DNI del solicitante y del cónyuge o acompañante. 9.- FORMA DE EFECTUAR LAS RESERVAS Las reservas las efectuaran las agencias autorizadas vía Internet accediendo al servicio localizado en la dirección a continuación indicada con el código de usuario y clave de acceso asignados. No se aceptará modificación o cambio de nombre en las reservas efectuadas. Manual operativo - 6

7 10.- EMISION DE RESERVAS La agencia autorizada deberá emitir la documentación de reservas de plazas desde la página Web en el botón indicado en la misma como EMISION RESERVA. Una vez pulsado dicho botón se imprimirán en papel blanco tipo A4 los siguientes documentos: 1.-) IMPORTE A PAGAR PARA REALIZAR LA RESERVA DE PLAZAS Factura de Comisión para la agencia vendedora, Condiciones Generales del Programa y Contrato de Viajes Combinados para la Agencia Vendedora. 2.-) FACTURA PARA ENVIAR A LA AGENCIA ORGANIZADORA Factura de comisión para Viajes Cemo S.A., Condiciones Generales del programa y Contrato de Viajes Combinados para la Agencia Organizadora. 3.-) RESERVA CLIENTE Cupón Reserva para el cliente. Condiciones Generales del Programa y Contrato de Viajes Combinados. 4.-) BANCO Cupón que el cliente sellará en el Banco de Valencia al efectuar el ingreso del resto a pagar. LAS AGENCIAS DEBEN RECORDAR A SUS CLIENTES QUE DEBERAN HACER EFECTIVO EL RESTO DEL IMPORTE DEL VIAJE AL MENOS 60 DIAS ANTES DE LA FECHA DE SALIDA, EXCEPTUANDO LAS RESERVAS REALIZADAS DENTRO DE ESTE PERIODO DE TIEMPO EN CUYO CASO EL PAGO SERA DENTRO DE LAS 48 HORAS SIGUIENTES DE EFECTUADA LA RESERVA Y LA AGENCIA DE VIAJES TENDRA QUE PASAR POR FAX A VIAJES CEMO EL RESGUARDO DEL INGRESO, EN CASO CONTRARIO LA RESERVA SERA CANCELADA AUTOMATICAMENTE. NOTA.- La agencia vendedora deberá enviar a Viajes Cemo S.A. el documento nº 2, firmado y sellado. Manual operativo - 7

8 11.- EMISION DE BILLETES Una vez ingresado el importe del billete en la cuenta indicada del Banco de Valencia y transcurridas 48 horas desde el mismo, el cliente presentara el ingreso en la Agencia Vendedora y esta le entregará los siguientes documentos pulsando en el botón indicado como EMISION BONOS/FACTURA : 1.-) FACTURA DEL CLIENTE Factura original por el importe total del viaje. 2.-) BUS Cupón que el cliente entregará en la salida del autocar. 3.-) HOTEL Cupón que el cliente entregará en la salida del hotel FORMA DE PAGO 1.-) IMPORTE A PAGAR EN LA AGENCIA EMISORA: DEPOSITO AGENCIA: COMISION IVA TOTAL 5,08 0,92 6,00 Euros Manual operativo - 8

9 EL USUARIO DEBERA ACUDIR A LA ENTIDAD FINANCIERA INDICADA POR VIAJES CEMO E INGRESAR EL RESTO DEL PRECIO DEL VIAJE AL MENOS 60 DIAS ANTES DE LA FECHA DE SALIDA, EXCEPTUANDO LAS RESERVAS REALIZADAS DENTRO DE ESTE PERIODO DE TIEMPO, EN CUYO CASO EL PAGO SERA DENTRO DE LAS 48 HORAS SIGUIENTES DE EFECTUADA LA RESERVA, CONSIDERANDOSE EN CASO CONTRARIO LA PLAZA AUTOMATICAMENTE ANULADA, ATENIÉNDOSE EN ESTE SUPUESTO A LA NORMATIVA EN VIGOR. 2.-) IMPORTE A PAGAR EN LA ENTIDAD FINANCIERA: EN CUALQUIER OFICINA DEL BANCO DE VALENCIA 124,00 EUROS PARA C. VALENCIANA 194,00 EUROS PARA I. BALEARES 79,00 EUROS PARA RUTAS CULTURALES 25,00 EUROS PARA INDIVIDUALES POR NOCHE 13.- CANCELACIONES DEL PROGRAMA La Agencia siempre deberá CANCELAR LAS PLAZAS. En todos los casos habrá gastos de gestión equivalente al depósito efectuado por el cliente en la agencia. No se podrán realizar nuevas reservas hasta que transcurran 7 días desde la anulación y como máximo 3 anulaciones por expediente. GASTOS DE ANULACIÓN: 1º - Si el desistimiento se produce con más de 10 días de antelación al señalado para el comienzo del viaje y menos de 15 días, el 5 % del importe global, además del depósito. Manual operativo - 9

10 2º - De 10 a 3 días el 15 %, del importe global, además del depósito. 3º - En las 48 horas, el 25 %, del importe global, además del depósito. 4º - Cuando no se presente a la salida será el 100 %. Cuando la anulación no pueda efectuarse dentro de las 48 horas anteriores como consecuencia de que la Agencia de Viajes se halle cerrada por coincidir con días festivos o causa mayor, los gastos de cancelación serán el 100 % Las anulaciones deberán estar justificadas por: *A - Fallecimiento, accidente o enfermedad grave que exija hospitalización del usuario o que dificulte su movilidad de tal modo que le impida valerse por sí mismo. *B - Fallecimiento, accidente o enfermedad grave que exija hospitalización de un familiar de primero o segundo grado de consanguinidad o afinidad. *C - Perjuicios graves que necesiten imperativamente la presencia del beneficiario el día de la salida, como robo, incendio, inundación o incidencia similar que afecten a la residencia habitual del asegurado. *D - Convocatoria como parte o testigo de un tribunal. No se aceptará ningún reembolso pasado 6 meses de la fecha de salida del viaje POLIZA DE SEGUROS Como información se facilita un resumen de las condiciones particulares de la póliza suscrita por Viajes Cemo, S.A. para el Programa, de acuerdo a las prescripciones técnicas: INDEMNIZACIONES Y CAPITALES ASEGURADOS Enfermedad o Accidente en Viaje Manual operativo - 10

11 *Todos los gastos derivados de la atención médica inmediata y urgente por procesos asegurados agudos, cuando el asegurado no sea beneficiario de la Seguridad Social %. *Gastos de hospitalización cuando el asegurado no sea beneficiario de la Seguridad Social hasta 30 días. *Gastos de traslado a un centro hospitalario y regreso, en caso de urgencia %. *Gastos de traslado al centro hospitalario %. *Gastos de traslado del asegurado a su domicilio por enfermedad, accidente grave o fallecimiento %. *Gastos reales de tratamiento postmortem, acondicionamiento para el traslado y sepelio hasta Euros. *Gastos de regreso del cónyuge o acompañante del asegurado trasladado a su domicilio por enfermedad, accidente grave o fallecimiento %. *Gastos por prolongación de estancia en hotel del familiar acompañante, en caso de hospitalización del asegurado (máximo 7 días) Euros por día. *Desplazamiento de dos familiares por hospitalización o fallecimiento del asegurado y regreso % *Gastos de alojamiento y manutención de los familiares desplazados (máximo 5 días) Euros por día. *Regreso anticipado por fallecimiento de un familiar en el grado de parentesco asegurado %. Reembolso del importe equivalente a los días no disfrutados *En caso de regreso anticipado por fallecimiento de un familiar en el grado de parentesco asegurado o por siniestro grave en el domicilio del asegurado Importe diario = Importe total del viaje: 8 días. Manual operativo - 11

12 Equipajes. *Robo, daños por incendio, lluvia, nieve ó pérdida total o parcial ocasionada por el transportista hasta 500 Euros. Manual operativo - 12

13 APLICACIÓN INFORMATICA GESTION DE RESERVAS VACACIONES SOCIALES PARA MAYORES GENERALITAT VALENCIANA 1. Descripción General. 2. Módulos de trabajo. 1

14 1. Descripción General. Esta aplicación tiene como objetivo la centralización y gestión de las reservas efectuadas dentro del programa social Vacaciones para mayores de la Generalitat Valenciana. El sistema permite realizar tareas de realización de reservas, consultas de disponibilidad y reservas, obtención de informes y control de recursos. Todo el trabajo se realiza a través de Internet, mediante un navegador ( browser ) estándar ( Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, etc.) utilizando cualquier sistema operativo que permita la conexión a la red. 2

15 Las opciones de trabajo disponibles se establecen una vez que el usuario se ha identificado mediante su login y su clave de acceso Todas las actividades realizadas por los distintos usuarios se quedan reflejadas en un registro de accesos (logs), en el que se incluyen datos del origen físico de las transacciones y una descripción de las mismas. 2. Módulos de trabajo Gestión para agencias: El sistema permite a las agencias autorizadas a ofertar los viajes englobados dentro de este programa realizar las siguientes tareas: - Consultar la disponibilidad de plazas en los diferentes hoteles disponibles en cada provincia. Directamente se puede consultar por la localidad del establecimiento o por el establecimiento, para ver fechas con plazas libres. 3

16 - Busqueda del Beneficiario mediante el número de expediente adjudicado o DNI del mismo. 4

17 - Efectuar reservas de plazas a favor de los beneficiarios con derecho a las mismas. - Consultar datos relativos a reservas efectuadas por la misma agencia. - Búsqueda directa de las reservas por el expediente o por el localizador. 5

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19 - Impresión de la documentación de las reservas desde las agencias para los beneficiarios para su posterior presentación en los establecimientos. (formato pdf). Obtención de informes: La aplicación permite extraer de la base de datos los siguientes informes: - Agencias: - Reservas efectuadas en los establecimientos en las fechas especificadas. Incluyen datos referentes a la reserva como referencia de la agencia, establecimiento, fecha de entrada, nombre y dni del cliente adjudicatario 7

20 (En este cuadro se ha difuminado el contenido de Agencia Hotel y Clientes de acuerdo con la Ley de Protección de datos). 8

21 Los informes pueden obtenerse acotados tanto por establecimiento como por fecha de entrada. 9