Las mejores sugerencias para comenzar con la administración automatizada de gastos

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1 Las mejores sugerencias para comenzar con la administración automatizada de gastos QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN AUTOMATIZADA DE GASTOS Y POR QUÉ LE DEBE INTERESAR? Este documento explica lo que es la administración automatizada de gastos y cómo se utiliza. Asimismo, le proporciona algunas sugerencias útiles acerca de cómo comenzar a implementar un proceso que le ayudará a ahorrar tiempo y dinero. INTRODUCCIÓN Ya que entre un 8% y un 10% del presupuesto de una empresa promedio está dedicado a gastos de viajes y entretenimiento (T&E), hace mucho sentido para un negocio administrar esta área significativa de gastos en forma eficiente. Los gastos de T&E pueden no ser una preocupación para usted hoy en día; sin embargo, conforme crezca su empresa, así crecerá el costo de hacer negocios. Sus empleados pueden necesitar efectuar viajes de negocios y/o presentar gastos ya sea para ganar nuevos negocios, visitar a clientes existentes o a la casa matriz, empezar en nuevos mercados, o sólo para construir y mantener relaciones con los proveedores y querrán que esos gastos se les reembolsen una vez que regresen. El implementar un sistema automatizado ahora permitirá cosechar grandes recompensas más adelante. Conforme un mayor número de empleados viajen para construir su negocio, los costos crecerán y el procesamiento y pago de los reportes de gastos se hará más difícil.

2 01 INTRODUCIENDO VIAJES Y GASTOS SIMPLIFICADOS DE PUNTA A PUNTA La buena noticia es que existe una forma sencilla de lograr que las reservas de viajes y la presentación de gastos sean más fáciles. Se denomina automatización de viajes y gastos y es un proceso de extremo a extremo utilizado por muchas empresas más grandes. Las personas que utilizan una solución de administración de viajes y gastos típicamente siguen estos pasos: 1. SOLICITAN UN VIAJE Típicamente, antes de que los empleados viajen, discutirán la necesidad de viajar con su gerente, sin conocer cuál será el costo. Sin embargo, si usted cuenta con una solución automatizada de administración de viajes y gastos, los empleados la pueden utilizar para investigar y apartar vuelos, cuartos de hotel, taxis, etc. y el sistema creará itinerarios (incluyendo costos) que se enviarán a sus gerentes. El gerente puede decidir aprobar o rechazar el itinerario en base a los precios cotizados. Si aprueba el viaje, éste se reservará automáticamente sin la necesidad de que el empleado haga algo más. 2. RESERVAN EL VIAJE Para mantener el control sobre los viajes de empleados, muchas empresas exigen que todo se reserve a través de su herramienta corporativa de reservas de viajes o mediante su empresa designada de administración de viajes (TMC). Esto permite que la organización limite las opciones de viajes, al mismo tiempo que cumplen con las obligaciones de atender a sus empleados. Si están utilizando un sistema automatizado de administración de viajes y gastos, únicamente las opciones que se encuentren dentro de la política estarán disponibles para efectuar la reserva. Como resultado, la agencia de viajes y la herramienta de reservas en línea facilitan que el empleado reserve dentro de la política.

3 Las investigaciones han mostrado2 que el utilizar una solución automatizada de administración de viajes y gastos reduce las tarifas de reserva en 60%, un ahorro significativo en costos. Datos Rápidos: El utilizar una solución automatizada de viajes y gastos reduce el costo de reservas hasta en un 60%, un ahorro significativo en costos 2. Toma 41% menos tiempo completar un solo reporte de gastos al utilizar una solución automatizada de viajes y gastos PRESENTAN SUS GASTOS En un proceso automatizado de punta a punta, después de que el viaje haya sido completado, los viajeros capturan sus gastos mediante una app móvil o en línea. Adjuntan imágenes de sus recibos y envían sus reportes de gastos para aprobación en forma electrónica. Esto reduce el tiempo de preparación de los reportes de gastos para los viajeros de negocios, ya que pueden agregar gastos en forma sencilla mientras están viajando. Las investigaciones han mostrado 3 que toma 41% menos tiempo completar un solo reporte de gastos al utilizar una solución automatizada de administración de viajes y gastos. 4. APRUEBAN GASTOS Una vez que un empleado haya presentado su reporte de gastos, su gerente puede analizar el reporte en su dispositivo móvil o con cualquier computadora con acceso a Internet sin importar en que parte del mundo se encuentre y ver todo el detalle relevante que requiere para aprobarlo. El reporte de gastos entonces se envía electrónicamente al equipo de finanzas, no requerirá reingresar los datos el reporte simplemente se integra con su sistema financiero para permitirle procesar los pagos y actualizar su libro mayor. Los recibos entonces se pueden archivar y Los beneficios de una solución automatizada de administración de viajes y gastos El sistema elimina el círculo de aprobación-costo-aprobación, ya que un solo precio estará disponible y puede ser confirmado anticipadamente. Si usted decide que no desea reservar el viaje, las reservas simplemente se cancelarán sin ningún costo para su empresa.

4 Datos Rápidos: Es 21% más rápido aprobar gastos utilizando una herramienta automatizada de administración de viajes y gastos 4. El utilizar un sistema automatizado de administración de viajes y gastos de punta a punta reduce los costos de procesamiento hasta en un 51% 5 y permite un monitoreo más exacto. estarán disponibles conforme se requieran (Concur guarda recibos y facturas hasta por 10 años, por lo que tendrá toda la información a la mano para cuestiones de auditorías y fiscales). De acuerdo a investigaciones, es 21% más rápido aprobar gastos utilizando una herramienta automatizada de administración de viajes y gastos REEMBOLSAR GASTOS Debido a que el reembolso de gastos es un tema muy emotivo, es importante asegurar que se reembolsen los gastos oportunamente a los empleados. Adicionalmente, las empresas típicamente emiten tarjetas corporativas para sus empleados, por lo cual requieren asegurarse que su personal reciba los reembolsos a tiempo para pagar esas tarjetas y que no incurran en cargos moratorios. De acuerdo a investigaciones, el utilizar un sistema de administración de viajes y gastos de punta a punta reduce los costos de procesamiento de viajes hasta en un 51% y permite un monitoreo más exacto. 6. REPORTAR Y ANALIZAR Se requiere reembolsar los gastos e identificarlos, no tan sólo para cumplir con el IVA o con otras políticas de impuestos, pero también por diversas regulaciones (por ejemplo, la ley de transparencia o regulaciones corporativas). Los beneficios de una solución automatizada de administración de viajes y gastos Un sistema automatizado de administración de viajes y gastos puede capturar datos que se pueden utilizar para asegurar el cumplimiento con la legislación de impuestos y con las políticas internas. El análisis de los datos también puede revelar con cuáles proveedores la empresa está gastando dinero periódicamente, para permitirle negociar tarifas con descuentos

5 Las mejores sugerencias para comenzar Comience simple 02 Utilice herramientas sin costo y pruébelas antes de comprar Prepare algunas directrices para T&E Pruebe los ahorros en costos Disfrute la tranquilidad UN CASO DE ESTUDIO DE T&E Un ejemplo de la forma en la cual el utilizar este tipo de software puede beneficiar a una organización proviene de Lexacom, un software de dictado digital utilizado por profesionistas jurídicos y médicos en el Reino Unido. Lexacom es una empresa pequeña que decidió utilizar un software de administración de viajes y gastos de punta a punta para reemplazar un proceso manual de gastos. El razonamiento que apoyó su decisión fue porque, de acuerdo a su Gerente Senior de Operaciones Mitchell Hart- Lincoln, nuestro sistema basado en papel y en hojas de cálculo no estaba funcionando bien. Implementaron la solución integrada de administración de viajes y gastos, un ejercicio que Hart-Lincoln denominó un no-brainer, para procesar los múltiples reportes de gastos presentados por su fuerza de ventas, la cual viaja mucho. Al implementar esta solución, Lexacom obtuvo visibilidad sobre los reportes de gastos que sus empleados presentan y como resultado, se establecieron mejores controles para la política de gastos. También redujeron el tiempo que el personal administrativo invertía en revisar los reportes de gastos, fueron capaces de calcular totales de kilometraje en forma más exacta mediante la integración con Google Maps y obtuvieron una capacidad mejorada para recuperar el IVA. Su fuerza de ventas también descubrió que disfrutaban particularmente de la capacidad de utilizar su app móvil para administrar gastos durante sus viajes. 03 LAS MEJORES SUGERENCIAS PARA COMENZAR He aquí algunas sugerencias acerca de las mejores formas de comenzar con la tarea de automatizar su proceso de administración de gastos de T&E: 1. COMIENCE SIMPLE La administración de gastos es clave. La mejor forma de comenzar es encontrar y utilizar una herramienta automatizada para gastos. Comience con una versión sencilla que capture y de seguimiento a gastos y haga que sus empleados la utilicen.

6 Siguientes pasos: Le gustaría conocer más? He aquí algunos de los siguientes pasos: Antes de que seleccione una herramienta, usted debería considerar lo siguiente: Debe ser fácil de implementar (particularmente si usted no cuenta con un equipo de TI grande o dedicado) Vaya a y haga clic en el botón Test Drive para obtener una prueba gratuita de nuestra solución integrada de administración de viajes y gastos. Vea un video Descubra la forma en la cual Concur funciona viendo nuestros videos en nuestro sitio web o en YouTube. Lea un caso de estudio o vea testimonios de nuestros clientes Vaya al centro de recursos de Concur para leer casos de estudio de nuestros clientes o vea algunos de los testimonios en video de nuestros clientes. Vale la pena utilizar una versión que se aloje en la nube, para que usted no tenga que darle soporte o adquirir infraestructura para mantenerla operando. Consiga una versión que cuente con una app móvil que sea fácil de utilizar para los viajeros frecuentes. 2. UTILICE HERRAMIENTAS SIN COSTO Y PRUÉBELAS ANTES DE COMPRAR También podría valer la pena probar una solución de administración de viajes y gastos antes de comprarla para asegurarse que funcionará para su empresa. 3. PREPARE ALGUNAS DIRECTRICES PARA T&E Una vez que haya establecido sus directrices y/o política de T&E, compártala con sus empleados, fomente su entendimiento y la necesidad de tenerla para el negocio. Es más probable que los empleados la cumplan si entienden por qué es importante. Usted puede descargar políticas de T&E de ejemplo gratuitas en línea y Concur también tiene una disponible para que la utilice. 4. PRUEBE LOS AHORROS EN COSTOS Una vez que haya eliminado todas esas hojas de cálculo y haya consolidado los datos en un solo sistema, será mucho más fácil obtener una visión más exacta de sus gastos de T&E. Ahora usted podrá utilizar esta información para negociar mejores precios con los proveedores que utiliza periódicamente, como hoteles, compañías de taxis, o hasta restaurantes. 5. DISFRUTE LA TRANQUILIDAD Nuestra sugerencia final es que duerma tranquilo. Si usted está utilizando el sistema de administración de viajes y gastos correcto para su empresa, le ayudará a tranquilizar a su gerente de finanzas y a los auditores convenciéndolos que todo está bajo control. Esto significa que usted tendrá menor riesgo de sufrir fraudes y aumentará la probabilidad de cumplir con las regulaciones fiscales

7 04 CONCLUSIÓN Una solución de viajes y gastos de punta a punta le ayudará a administrar los costos de T&E en forma transparente, le otorgará a su empresa una mayor visibilidad y control sobre los gastos y permitirá que los viajeros completen sus reservas en forma sencilla adhiriéndose a la política de la empresa. Una buena solución de administración de viajes y gastos también le ahorrará a su empresa dinero, y permitirá que todo el personal se beneficie de un proceso simplificado y más eficiente, el cual a su vez también ahorrará una gran cantidad de tiempo. Entonces, conforme su empresa crezca y los viajes de negocios aumenten, usted podrá utilizar el retorno sobre la inversión generado por su solución automatizada de gastos para justificar inversiones futuras en herramientas para viajes. Concur puede eliminar las adivinanzas en la implementación de una solución exitosa de administración de viajes y gastos, al mismo tiempo que le ayuda a su empresa a ahorrar tiempo y dinero. Siempre estaremos disponibles para proporcionarle consejos y orientación. Póngase en contacto con nosotros en el teléfono o vaya a También le ayudamos a viajeros de negocios individuales a facilitar sus viajes con TripIt, la app de viajes gratuita y con TripIt Pro su asistente personal de viajes con todas las ventajas de TripIt además de características adicionales poderosas para mantenerlo informado. Encuéntrenos en Facebook, Twitter y LinkedIn. ACERCA DE CONCUR Concur es un proveedor líder de soluciones integradas de administración de viajes y gastos. Las soluciones adaptables basadas en web y móviles de Concur apoyan a las empresas y a sus empleados a controlar costos y a ahorrar tiempo. Obtenga más información en 1 Aberdeen Group, T&E Expense Management: The Best-in-Class Pillars of Next-Generation Expense Management, Managing the T&E Lifecycle: Integrating Processes, Driving Performance, Sept , 4, 5 Aberdeen Group, State of T&E Expense Management, February Concur, Redmond, WA U.S.A. Todos los derechos reservados. Todos los nombres de empresas y de productos son propiedad de sus respectivos fabricantes. Las especificaciones y otros detalles aquí contenidos son exactos en la fecha de impresión, pero pueden cambiar sin previa notificación. WP TIPS FOR AUTOMATED EXP MGMT MX 2013/12

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